مقاله سوم | یک جلسه، از تولد تا فراموشی

اگر تازه به این مجموعه رسیده‌اید، این مقاله بخشی از یک زنجیره فکری درباره MOCA (Modern Collaboration Architecture) است.
برای درک کامل‌تر مسیر بحث، پیشنهاد می‌کنم ابتدا این دو مقاله را بخوانید:

• مقاله اول: وقتی MOCA را فهمیدم، تازه دیدم چرا سازمان‌ها پرکار اما کم‌اثر شده‌اند

• مقاله دوم: این مشکل فقط مال ما نیست؛ یک مسئله جهانی است

این سه مقاله کنار هم، از تشخیص مسئله شروع می‌کنند و قدم‌به‌قدم به دیدن آن در عمل می‌رسند.

یادداشت نویسنده | درباره روش نگارش این مجموعه

این مقاله، مانند سایر نوشته‌های مجموعه MOCA، با کمک هوش مصنوعی تدوین شده است.
اما مسئله‌مندی، روایت، مثال‌ها و مسیر تحلیلی آن، حاصل مطالعه، تجربه و خط فکری شخصی من درباره MOCA (Modern Collaboration Architecture) است.

هوش مصنوعی در این مسیر نقش یک ابزار کمکی داشته؛
برای ویرایش، فشرده‌سازی و تبدیل یک تحلیل مفهومی به متنی روان‌تر و کاربردی‌تر.
این انتخاب آگاهانه بوده، چون معتقدم برای موضوعی مثل همکاری سازمانی،
روایت سناریومحور و قابل لمس،
بیش از یک مقاله صرفاً متنی و آکادمیک می‌تواند اثرگذار باشد.

این نوشته‌ها قرار نیست پاسخ نهایی بدهند؛
قرار است کمک کنند مسئله را در عمل ببینیم.

صحنه آشنا | یک جلسه کاملاً معمولی

یک جلسه معمولی است.
دعوت‌نامه آمده، چند نفر آنلاین‌اند، چند نفر حضوری.
موضوع مشخص است.
همه حرف می‌زنند.
چند تصمیم هم گرفته می‌شود.

در پایان، یکی می‌گوید:
«خیلی خوب بود، جمع‌بندی شد.»

جلسه تمام می‌شود.
و دقیقاً از همین‌جا، همه‌چیز شروع به گم‌شدن می‌کند.

بعد از جلسه چه می‌شود؟ (یا دقیق‌تر: چه نمی‌شود)

چند ساعت بعد:

• تصمیم‌ها کجا ثبت شد؟

• چه کسی مسئول کدام کار است؟

• فایل نهایی کدام بود؟

• پیگیری چه زمانی است؟

• اگر کسی جدید به تیم اضافه شود، از کجا بفهمد چه شد؟

هیچ‌کدام جواب مشخصی ندارند.

نه به این دلیل که کسی بی‌مسئولیت است،
بلکه چون هیچ‌چیز برای بعد از جلسه طراحی نشده است.

جلسه مشکل نداشت؛ ما جلسه را تنها رها کردیم

اینجا معمولاً اشتباه تشخیص می‌دهیم.
می‌گوییم:

• جلسه خوب نبود

• آدم‌ها آماده نبودند

• زمان‌بندی بد بود

اما واقعیت این است:

جلسه کار خودش را کرد؛
ما همکاری را قبل و بعد از آن رها کردیم.

جلسه یک «لحظه» است.
همکاری یک «جریان» است.
ما این دو را با هم اشتباه گرفته‌ایم.

جلسه بدون معماری چه شکلی است؟

در اکثر سازمان‌ها، جلسه:

• بدون context کافی شروع می‌شود

• بدون اتصال به تصمیم‌های قبلی پیش می‌رود

• بدون حافظه مشخص تمام می‌شود

جلسه می‌آید و می‌رود،
انگار یک جزیره جداست
که به هیچ‌چیز قبل و بعدش وصل نیست.

و بعد تعجب می‌کنیم چرا:

• تصمیم‌ها تکرار می‌شوند

• بحث‌ها دوباره باز می‌شوند

• پروژه‌ها جلو نمی‌روند

یک مکث لازم | این‌جا MOCA آرام وارد می‌شود

در MOCA،
جلسه یک اتفاق مستقل نیست.

جلسه:

• بخشی از یک جریان همکاری است

• قبلش context دارد

• وسطش تصمیم دارد

• بعدش action و حافظه دارد

نه تعریف پیچیده،
نه اصطلاح خاص.

فقط یک سؤال ساده:

این جلسه، در جریان کار کجاست؟

همان جلسه، در یک معماری همکاری

حالا همان جلسه را دوباره تصور کن،
اما این‌بار:

• قبل از جلسه:

  • تصمیم‌های قبلی مشخص‌اند

  • هدف جلسه شفاف است

• در جلسه:

  • تصمیم‌ها ثبت می‌شوند

  • مالک هر تصمیم معلوم است

• بعد از جلسه:

  • خروجی‌ها جایی مشخص دارند

  • پیگیری از همان‌جا شروع می‌شود

  • جلسه «تمام نمی‌شود»، بلکه وارد فاز بعدی می‌شود

هیچ چیز عجیب نیست.
فقط جلسه دیگر تنها نیست.

تفاوت اصلی همین‌جاست

تفاوت بین یک جلسه معمولی
و یک جلسه در معماری MOCA این نیست که:

• ابزار بهتر است

• آدم‌ها حرفه‌ای‌ترند

تفاوت این است که:

همکاری طراحی شده است.

جلسه دیگر بار اضافی نیست؛
جزئی از حرکت رو به جلوست.

جمع‌بندی | بیشتر جلسه‌ها بد نیستند

بیشتر جلسه‌ها بد نیستند.
ما فقط آن‌ها را بی‌سرنوشت رها می‌کنیم.

وقتی جلسه:

• به تصمیم وصل نباشد

• تصمیم به اقدام وصل نشود

• و اقدام حافظه نداشته باشد

طبیعی است که سازمان «پرکار اما کم‌اثر» به نظر برسد.

در مقاله بعدی،
یک قدم جلوتر می‌رویم:

وقتی تصمیم صاحب دارد و گم نمی‌شود،
همکاری چه تغییری می‌کند؟

اینجا تازه داستان جدی می‌شود.