پرس ریلیز (Press Release) که با اسامی دیگری همچون نیوز ریلیز (News Release)، مدیا ریلیز (Media Release)، بیانیه مطبوعاتی یا ویدئو ریلیز (انتشار ویدئو) هم شناخته می‌شود، نوعی محتوای نوشته شده یا ضبط شده است که مخاطبان اصلی آن خوانندگان رسانه‌های خبری هستند.
هدف اصلی از یک پرس ریلیز، اطلاع‌رسانی در خصوص موضوعاتی است که ارزش خبری دارند. به طور معمول یک پرس ریلیز به روزنامه‌ها، مجلات، ایستگاه‌های رادیویی، رسانه‌های آنلاین، ایستگاه‌های تلویزیونی یا شبکه‌های تلویزیونی ارسال، فکس و یا پست الکترونیکی می‌شود.
از لحاظ فنی پرس ریلیز یا همان خبر رسمی در دنیا، محتوای خبری است که به گزارشگران و رسانه‌ها ارسال می‌شود تا در صورت تایید و جذابیت منتشر شوند.
خبر رسمی در واقع یک داستان خبری کوتاه و جذاب است که توسط متخصصان روابط عمومی نوشته و به مخاطبان انتخاب شده در رسانه‌های خبری ارسال می‌شود.
یک پرس ریلیز مناسب باید اطلاعات کامل را در اختیار خواننده قرار دهد. این اطلاعات باید پاسخی به سوالات (چه کسی، چرا، چگونه، کی، چه چیزی و کجا) باشد. به عبارت دیگر، پرس ریلیز، نوعی محتوای خبری است که به زبان سوم شخص نوشته شده و شامل نقل‌قول و حاوی اطلاعات معتبری از کسب و کاری است که از آن برای حضور رسانه‌ای و پوشش خبری رویدادهای سازمانی خود استفاده کرده است.
متخصصان روابط عمومی غالبا، فرمت‌های استانداردی را برای محتواهای تولیدی خود استفاده می‌کنند که کاربردی هستند. محتواهایی که با این فرمت استاندارد تولید می‌شوند پرس ریلیز را از دیگر متدهای ارتباطی روابط عمومی جدا می‌کنند.
در واقع بدنه اصلی یک محتوای روابط عمومی شامل چهار تا پنج پاراگراف است که بین ۴۰۰ تا ۵۰۰ کلمه می‌شود. این در حالی است که پرس ریلیز می‌تواند بین ۳۰۰ تا ۸۰۰ کلمه باشد.
با نگارش تیتر (سرفصل) مناسبی که حاوی خلاصه اطلاعات لازم است، می‌توان توجه‌ها را به پرس ریلیز جلب کرد.
درج تاریخ نشانگر به روز بودن محتوا است و برای رسانه و روزنامه نگار تازه بودن رویداد و خبر از اهمیت بالایی برخودار است.
اولین پاراگراف هر محتوای مطبوعاتی است که به طور کلی پاسخ‌هایی اساسی به سوالات چه کسی، چه چیزی، کی، کجا و چرا می‌دهد.
شامل پاراگراف‌های بعدی است که توضیحات بیشتر و جزئیات دیگر مربوط به خبر را در بر می‌گیرد. نقل قول از مدیران و افراد مرتبط با خبر باید در این قسمت درج شود.
به طور کلی بویلرپلیت یک پاراگراف کوتاه است که پیش زمینه‌ای از شرکت و فعالیت آن را ارائه می‌دهد.
سابق بر این در آمریکای شمالی از نماد "-30-" بعد از بویلرپلیت و قبل از اطلاعات تماس شرکت به عنوان پایان بند پرس ریلیز استفاده می‌شده است، این نماد برای خبر وخبرنگار به معنای پایان محتوا است. نماد معادل و مدرن‌تر امروزی برای «کلوز- پایان» "###" است. در کشورهای دیگر، از نمادها یا کلمات دیگر مانند "ends" برای نشان دادن پایان محتوا نیز استفاده می‌شود.
• اطلاعات تماس: شامل نام، شماره تماس، ایمیل و دیگر اطلاعات تماس واحد روابط عمومی شرکت است که در انتهایی‌ترین بخش محتوای پرس ریلیز قرار می‌گیرد.
انتشار پرس ریلیز به صورت غیر مستقیم در سئو تاثیر دارد بنابراین کسب و کارها نباید استراتژی‌های روابط عمومی (PR) خود را برای موفقیت در سئو تدوین کنند.
اینترنت، دنیای خبر را نیز دستخوش تغییر کرده است. به همین ترتیب شیوه نگارش پرس ریلیز نیز تکامل یافته، به طوری که برای ارسال یک پرس ریلیز مناسب برای خبرگزاری‌های و سایت‌های خبری ضرورتا لازم نیست همه موارد را لحاظ کرد و در واقع بخشی از این پروسه در پلتفرم‌های نیوزوایرها به صورت خودکار درج می‌شود. اما همچنان بخش‌های اصلی همچون تیتر، لید، متن محتوا و اطلاعات تماس باید به درستی مطابق اصول اصلی نگارش شده و آماده توزیع شود.
خوب اکنون که با اجزای اصلی یک پرس ریلیز آشنا شدید، شاید بد نباشد با چگونگی نگارش آن نیز به گونه‌ای که حرفه‌ای و جذاب نیز باشد آشنا شوید.
اگر به دنبال پوشش رسانه‌ای برای کسب و کار کوچک خود هستید، داشتن توانایی ارسال یک خبر موثر برای مطبوعات را باید فرا بگیرد.
مطالعه بیشتر: چگونه پرس ریلیز بنویسیم؟
استفاده از پرس ریلیز برای مدیران سئو یک مزیت است زیرا با توزیع درست پرس ریلیز در رسانه‌ها می‌توان بک‌لینک‌های خوبی برای سایت خود به دست آورد.
اطمینان حاصل کنید که داستان برند شما قابل توجه است
قبل از اینکه اولین سعی خود را برای حضور در رسانه‌ها داشته باشید، بهتر است درباره چیزهایی که خودتان دوست دارید در رسانه‌ها بخوانید، تماشا کنید و گوش دهید، فکر کنید. اکثر ما به طور کلی علاقه‌مند به چیزهایی هستیم که قبلا شنیده‌ایم، موضوعات تعجب آور و یا موضوعاتی که کمکی به حل مشکلات می‌کنند معمولا جذاب هستند. پس قبل از تهیه پیش نویس مطبوعاتی بهتر است این سؤال را از خود بپرسید:
۱. آیا در داستان من چیزی جدیدی وجود دارد؟
۲. آیا چیزی غیرمنتظره یا غیر معمول در داستان ما وجود دارد؟
۳. آیا موضوع برای افرادی که خارج از حوزه تجارت ما هستند هم جذاب است؟
۴. آیا اساسا این موضوع، موضوعی است که جلب توجه کند؟
آخرین سوال، سوال بسیار مهمی است، احتمالا برای همه افراد و کسب و کارها، استخدام نیروی جدید یا تولید یک محصول و خدمت جدید جذابیت دارد اما آیا این مساله برای دیگران هم همین‌قدر جذاب هستند؟ اگر جواب شما به این سوال «نه» است، بهتر است کار خود برای نگارش یک پرس ریلیز را به زمانی موکول کنید که جواب مناسبی برای سوال پیدا کرده باشید.
تیترهای جذاب بنویسید
روزنامه نگاران روزانه صدها ایمیل دریافت می‌کنند در فرمت قدیمی که تصمیم با روزنامه نگار است که چه پرس ریلیزی را پوشش دهد و کدام را نادیده بگیرد، تیتر اولین عنصر جذب او محسوب می‌شود.
پس با تیترهای جذاب و البته مفهوم توجه روزنامه‌نگار را جلب کنید و مطمئن باشید با این تیتر و هدلاین جذاب خود می‌توانید نه تنها روزنامه‌نگار که حتی خوانندگان رسانه را نیز به سمت خود جذب کنید.
از قدرت نقل قول نهایت استفاده را ببرید
نقل قول، نه تنها به نوشته شما سندیت می‌دهد بلکه کمک می‌کند تا پرس ریلیز جذاب‌تر باشد. با توجه به موضوع پرس ریلیز می‌توان یک تا دو نقل قول از افرادی که در آن موضوع نقش اساسی دارند درج کرد و به این ترتیب با کمک نقل قول نکاتی اساسی را که به مفهوم شدن و کامل شدن محتوا کمک می‌کند درج کرد.
لینک سازی کنید
یکی از بزرگترین مزایای استفاده از PR در استراتژی بازاریابی، ساختن لینک است. با وجود این که یک پرس ریلیز واقعی، ضرورتاً به سئو کمک نمی‌کند، اما پوشش رسانه‌ای که از پرس ریلیز حاصل می‌شود می‌تواند به سئو کمک شایانی کند. بنابراین حتما در پرس ریلیزها باید از کلمات کلیدی خود به درستی استفاده کرد.
براساس مقاله‌ای که در Search Engine Watch منتشر شده است، سینرژی قوی بین سئو و روابط عمومی وجود دارد. استفاده از پرس ریلیز برای مدیران سئو یک مزیت است زیرا با توزیع درست پرس ریلیز در رسانه‌ها می‌توان بک لینک‌های خوبی برای سایت خود به دست آورد.
اما همچنان به خاطر داشته باشید که انتشار پرس ریلیز به صورت غیر مستقیم در سئو تاثیر دارد بنابراین کسب و کارها نباید استراتژی‌های روابط عمومی (PR) خود را برای موفقیت در سئو تدوین کنند.
با عکس و فیلم مناسب، پرس ریلیز را جذاب‌تر کنید
آمارها حکایت از این دارند که درج عکس مناسب در پرس ریلیز، آمار مشاهده (Engagement) را تا 18 درصد و فیلم مناسب تا 55 درصد افزایش می‌دهد. بنابراین در انتخاب عکس و تدوین فیلم مناسب دقت کافی را به خرج دهید.
در توزیع سنتی پرس ریلیزهای تجاری یا کمپین‌های سیاسی یا دیگر فرم‌های پرس ریلیز، باید یک آژانس تبلیغاتی خوب کار را برعهده می‌گرفت تا نگارش و توزیع آن را به نیوزوایرها بسپارد. در این مرحله نیوزوایرها، توزیع محتوای پرس ریلیز را به رسانه‌ها به عهده می‌گرفتند.
اما در برخی موارد هم واحدهای روابط عمومی، خود دست به کار می‌شوند و بدون سپردن کار به آژانس‌‌های تبلیغاتی یا نیوزوایرها، پرس ریلیزهای خود را به صورت شخصی برای رسانه‌ها و خبرنگاران ارسال می‌کنند تا یا به صورت رایگان یا به صورت پولی انتشار یابند.
