اگر می‌خواهید پوشش خبری خوبی برای کسب و کار کوچک یا بزرگ خود داشته باشید، باید هنر نگارش پرس ریلیز (خبر رسمی) مناسب رسانه‌ها را یاد بگیرید.
امروزه یکی از مهارت‌های اصلی برای هر کارشناس روابط عمومی و یا حتی هر کارشناس مارکتینگ شاید این باشد که بتواند در ابتدا بهترین خبر را نگارش کند و در نهایت هم بتواند آن را به درستی توزیع کند. اکنون با وجود بستر اینترنت زمان آن رسیده که هر کسب و کاری، اخبار خود را به درستی رسانه‌ای کند.
به خاطر داشته باشید که پرس ریلیز در مقابل تمامی روش‌های نوین بازاریابی دیجیتال و برندینگ، یکی از ماندگارترین و در عین حال کم‌هزینه‌ترین روش‌هاست.
پس بد نیست شرکت‌ها، زمانی که استراتژی‌های روابط عمومی و بازاریابی خود را آماده می‌کنند توجه خاصی به پرس ریلیز و اهمیت خبر رسمی داشته باشند.
اما قبل از این که پرس ریلیز را در برنامه‌های جاری شرکت قرار دهید، بهتر است با شیوه نگارش صحیح یک پرس ریلیز آشنا شوید.
در ابتدا باید بدانید کدام موضوع برای مخاطب شما جذاب است. بخاطر داشته باشید هر خبر خوب باید قلابی برای جذب مخاطب داشته باشد.
برای پاسخ به سوال «چطور پرس ریلیز بنویسیم» باید به چندین سوال دیگر از جمله این که پرس ریلیز چیست؟ چرا باید برای کسب وکار خود پرس ریلیز نوشت؟ چه زمانی پرس ریلیز بنویسیم؟ چه اطلاعاتی را باید در پرس ریلیز خود بیاوریم و از چه قالبی برای پرس ریلیز باید استفاده کنیم، پاسخ دهیم.
پرس ریلیز چیست؟
پرس ریلیز یا خبر رسمی، متنی حاوی آخرین خبر یک کسب و کار و به عبارتی یکی از ابزارهای روابط عمومی است. به طور معمول، پرس ریلیز، فرمت یک مقاله خبری را دارد و به سبک هرم وارونه نگارش می‌شود.
مطالعه بیشتر : پرس ریلیز چیست؟
تمامی شرکت‌ها، چه شرکت‌های بزرگ و چه شرکت‌های کوچک باید بتوانند از پرس ریلیز برای رسیدن به اهداف خود استفاده کنند. این اهداف معمولا شامل موارد زیر است:
- پوشش رسانه‌ای کسب کنند
- برای برند خود اعتبار کسب کنند
- مدیریت بحران کنند
- از رسانه‌های معتبر بک لینک بگیرند
- برای محصولات خود با کمترین هزینه بازاریابی کنند
هر زمان، که موضوعی مهم و جذاب وجود داشته باشد باید پرس ریلیز نوشته شود.
- اطلاع رسانی در مورد یک خبر فوری: همه رسانه‌های خبری به دنبال اخبار دست اول هستند. پس باید بخاطر داشته باشیم که با ارسال خبر خوب خود، به رسانه‌ها، امکان داشتن خبر دست اول را به آنها داده‌ایم.
- محصول جدید تولید شده است: کسب و کارها زمانی که محصول یا خدمات جدید تولید می‌کنند می‌توانند این محصول را از طریق رسانه‌های خبری معرفی و عرضه کنند.
- شرکت در رویدادها: اگر کسب وکاری در نمایشگاه، همایش، کنفرانس و رویدادهایی از این دست شرکت می‌کند، می‌تواند با پرس ریلیز حضور خود را در این رویدادها خبرساز کند.
- همکاری‌های جدید: اگر کسب وکاری برای توسعه خود با شرکت دیگری همکار شده است و به عبارتی پارتنرشیپ دارد می‌تواند از پرس ریلیز برای اطلاع‌رسانی این همکاری استفاده کند.
- اشتراک گذاری تحقیقات و دستاوردها: داده‌ها و اطلاعات جدید همیشه جذاب و خبری هستند. پس دستاوردها و تحقیقات جدید شرکت را می‌توان از طریق رسانه‌های خبری در سطح وسیع به اشتراک گذاشت.
- اطلاع رسانی در خصوص برنده شدن در مسابقه و دریافت جوایز: هیچگاه نباید از صحبت کردن در خصوص موفقیت‌های کسب وکار خود غافل شد.
- استخدام نیرو: حتی برای استخدام نیروهای جدید نیز می‌توان از پرس ریلیز استفاده کرد.
- مدیریت بحران: وقتی اتفاق بدی (از جمله خبر منفی) برای کسب‌وکاری روی می‌دهد به جای اهمیت ندادن به آن باید قبل از اینکه دیگران از این فرصت برای تخریب بیشتر استفاده کنند با نگارش یک بیانیه خبری و پرس ریلیز آن را حل و فصل کرد.
در تمامی موارد بالا حتما باید دقت داشت که موضوع حائز اهمیت و جذاب باشد. با در نظر گرفتن این موضوع می‌توان در رسانه‌ها موفق‌تر حاضر شد.
هر پرس ریلیز باید حاوی اطلاعات مهم پیرامون موضوع انتخاب شده باشد.
برای نگارش هر چه بهتر این اطلاعات مهم در پرس ریلیز باید با پاسخ به شش عنصر خبری که شامل چه چیزی، چه کسی، چه زمانی، چگونه، کجا و چرا است، اصلی‌ترین و مهم‌ترین اطلاعات را استخراج کرده و با توجه به اهمیت آنها را در قالب خبری که شامل تیتر، خلاصه خبر و در نهایت متن خبر است، قرار داد.
تیتر: تیتر همان قلاب اصلی برای جذب خواننده است. پس دقت در انتخاب مناسب‌ترین تیتر بسیار حائز اهمیت است.
خلاصه خبر: در خلاصه خبر باید اصلی‌ترین موضوعات را درج کرد. برای پیدا کردن اصلی‌ترین اطلاعات باید به شش عنصر خبری که شامل چه چیزی، چه کسی، چه زمانی، چگونه، کجا و چرا پاسخ داد و در نهایت از بین آنها مهم‌ترین‌ها را در خلاصه خبر درج کرد.
متن خبر: متن خبر، شامل چندین پاراگراف است که هر کدام بخشی از موضوع را بیان می‌کنند. مهم‌ترین‌ها در ابتدای متن خبر و کم اهمیت‌ترین‌ها در انتها می‌آیند.
برای نوشتن یک پرس ریلیز باید مثل خبرنگار رفتار کنید، مثل او فکر کنید و مثل او بنویسید. برای این کار باید اطلاعات مهم را در معرض دید خواننده قرار دهید. (تیتر و لید خوبی بنویسید) ، از همان ابتدا هدفتان را از نگارش این محتوای خبری برای خواننده روشن کنید.
تا حد ممکن پرس ریلیز خود را کوتاه بنویسید. اما از کلیشه‌هایی همچون اولین، بهترین، بزرگترین و... استفاده نکنید.
مخاطبان هدف خود را در رسانه‌های خبری مرتبط با حوزه فعالیت و موضوع پرس ریلیز باید انتخاب کرد. برای مثال اگر شرکتی در حوزه نرم افزار کار می‌کند، بهترین رسانه‌های خبری، برای این کسب و کار، رسانه‌های تکنولوژی محور هستند نه رسانه‌های صنعتی. با انتخاب درست رسانه می‌توان مخاطب مناسب و مرتبط را جذب کرد.
همچنین باید به خاطر داشت که اگر خبر، مناسب به مکان جغرافیایی خاصی است باید خبر در رسانه‌های خبری محلی کار شود.
در این فرمت باید اطلاعات اصلی در ابتدای متن پرس ریلیز قرار گیرد.
نقل قول یا همان کوت، گفته‌های مدیران شرکت‌ها در خصوص موضوع پرس ریلیز است که برای اعتباربخشی بیشتر به خبر به آن اضافه می‌شود.
امروزه همه می‌خواهند، سریع به اصل ماجرا پی ببرند، پس از اضافه گویی‌های بی مورد خودداری کنید.
اکنون به مرحله‌ای رسیدید که می‌توانید یک پرس ریلیز خوب بنویسید.
۱- زاویه‌ها یا همان ارزش‌های خبری خود را پیدا کنید:
هر خبر زوایای مختلفی دارد، زاویه همان دیدگاه شما است. ارزش‌های خبری شامل دربرگیری، شهرت، برخورد، استثناها، مجاورت، بزرگی و فراوانی و زمان است.
در برگیری: داستان و خبر شما چه قشری از جامعه را شامل می‌شود؟
شهرت: اگر شرکت، یا فعالیت شرکت، یا محصولات و خدمات آن شهرت داشته باشند، پس خبر ارزشمند است.
برخورد: آیا خبر حاوی حادثه، درگیری، اختلاف و منازعه است؟
استثناها: هر خبری که حاوی موارد استثنایی و شگفت انگیز باشد این ارزش خبری را دارد.
مجاورت: مجاورت به دو صورت می‌تواند برای مخاطبان ارزش خبری داشته باشد: مجاورت جغرافیایی یا مجاورت معنوی.
بزرگی و فراوانی: این ارزش خبری همان اعداد ارقام خبر را شامل می‌شود. در واقع آمار و ارقامی که در خبر بیان می‌شوند ارزش خبری دارند.
استثناها و شگفتی‌ها: برخی اخبار عجیب و به نوعی خاص هستند.
زمان یا تازگی رویداد: خبر باید تر و تازه باشد و هر چه تازگی خبر بیشتر باشد ارزش آن نیز بیشتر است.
وقتی ارزش‌های خبری خود را مشخص کردید، باید به عناصر خبر نیز دقت کنید. عناصر خبر همان چه چیزی، چه کسی، چه زمانی، چگونه، کجا و چرا است.
۱- تیتر مناسب بنویسید.
۲- لید (خلاصه خبر) جذاب و کامل بنویسید.
۳ - متن پرس ریلیز را در ۲ تا ۵ پاراگراف مناسب بنویسید.
۴- نقل قول بیاورید.
۵- اطلاعات تماس خود را فراموش نکنید.
۶- بویلر پلیت (Boilerplate) مناسب بگذارید.
۷- کلمات کلیدی متن را به صفحات مناسب از سایت خود لینک کنید و از CTA غافل نشوید.
با انتشار به موقع پرس ریلیز می‌توان به نتایج بهتری دست یافت. بهترین زمان ارسال و انتشار پرس ریلیز اول هفته است. پس بهتر است از انتشار پرس ریلیز در آخر هفته خودداری شود.
می‌توان، پرس ریلیز را به خبرنگاران و رسانه‌ها ارسال کرد تا آنها تصمیم بگیرند که آن را منتشر کنند یا نکنند. اما اگر می‌خواهید حتما خبرتان منتشر شود بهتر است از نیوزوایر استفاده کنید.
قبل از ارسال پرس ریلیز، برای اینکه اشتباهی نداشته باشید متن خود را دابل چک کنید (هم از لحاظ املایی و نگارشی و هم از لحاظ اصول خبری).
زمان انتشار به درستی انتخاب شده باشد.
خبر در رسانه‌های مناسب با فعالیت و حوزه جغرافیایی مرتبط با کسب و کار توزیع شود.
لینک‌ها و CTA ها را چک کنید.
