پروژه های عمرانی و ساخت و ساز عموما بصورت آبشاری (Waterfall) مدیریت می شوند. در خصوص پروژه های پیمانکاری در ابتدا زمانبندی پروژه توسط کارفرمایان و پیمانکاران تدوین شده و در قالب فایل ساختار شکست کار (WBS) تدوین می شود.
آنچه که تعهد بین طرفین یک قرارداد می باشد همین زمانبندی ارائه شده است. اما اجرای کار مستلزم توزیع صحیح اجزای کار در ساختار سازمانی شرکت پیمانکار است.
ساختار سازمانی این شرکت ها عموما بدین صورت است که دپارتمان های خرید، و بخش های مختلف اجرایی مستقل از ساختار پروژه ها از یکدیگر تفکیک می شوند. برای مثال واحد خرید وظیفه ی خرید اقلام همه ی پروژه ها را بر عهده دارد و واحد های تولید نیز مستقل از اینکه برای چه پروژه ای محصول تولید می کنند وجود دارند.
لذا تعریف کار در واحد های داخلی با چیزی که مدیران کلان شرکت انتظار دارند متفاوت است. برای یک کارشناس در واحد خرید، خرید یک مجموعه کالا یک واحد کاری یا (Task) قلمداد می شود. در این صورت هدف کارشناس نیز باز تعریف می شود. وی مسئولیت کمتری در قبال کل پروژه احساس می کند و در ازا تمرکز بیشتری بر روی کار خود دارد. برای او انجام به موقع کارهایی که به وی اختصاص داده شده است اولویت دارد و می داند در صورتی که کارهایش به موقع انجام گردد از مزایای آن (مانند پاداش، جایگاه شغلی بهتر و ...) بهره مند خواهد بود.
نکته ی دیگری که وجود دارد این است که سرپرستی در واحد های کوچک سازمان ها همواره بخش چالش بر انگیزی بوده است. در واحد های کوچک سازمان افرادی به سمت های سرپرستی می رسند که یا سخت کوش بوده یا روابط بهتری با مدیران بالادست داشته اند. این افراد لزوما دانش مدیریت منابع و را ندارند، استفاده نمی کنند و از مقیاس های متفاوت و بعضا اشتباهی برای ارزیابی کارها و افراد استفاده می کنند. از این افراد نمی توان انتظار داشت که لزوما یک مدیر ایده آل باشند.
در اینجا نیاز به مدلی احساس می شود که این اهداف را دنبال کند:
1- اهداف واحد های کوچک سازمان را با اهداف کلان شرکت تراز (Align) کند.
2- رفتار متفاوت سرپرستان واحد ها را به نحوی مدل کند که آزادی عمل آنها در شیوه ی ارزیابی از کار در کنار تعهد آنها به مدیرانشان در قبال زمابندی حفظ گردد.
3- نتایج آن در بازه های زمانی کوتاه (ماهانه یا هر دو هفته) ملموس باشد.
دلیل مورد شماره 3 این است که واحد های کوچک سازمان، با کارهای کوچکتری سر و کار دارند که در زمان های کوتاه تری انجام می شود. آنها لازم دارند بتوانند ارزیابی عملکرد خود را به نسبت کارهایی ببینند که خود مسئولیت انجام آن را دارند، نه برای مثال کل پروژه.
شواهدی وجود دارد که نشان می دهد رفتار واحد های کوچک سازمان مطابقت زیادی با متدلوژی چابک (Agile) دارد:
1- جزئیات کار وارد شده به یک واحد سازمان برای آن واحد تقریبا نامشخص است. مدیران یک واحد سازمانی نقش یک مشتری را برای آن واحد ایفا می کنند و کار جدید یک نیاز جدید است که تا قبل از آن مطرح نشده.
2- برای واحد های کوچک پایانی برای کار وجود ندارد. انجام یک وظیفه (Task) می تواند با شروع یک وظیفه ی جدید همزمان باشد.
اما نقص Agile این است که تخمین دقیقی برای پایان کار ندارد. آنچه که برای مدیران پروژه و مدیران سازمان با اهمیت است تعهد آنها نسبت به زمانبندی و WBS ای است که در ابتدا تنظیم شده است. و این موضوع شاید دلیل اصلی این است که تاکنون مدلسازی رفتار واحدهای داخلی با توجه به نیازهایی که خودشان دارند کمتر مورد توجه قرار گرفته است.
حال سوالی که مطرح است این است که آیا می توان همزمان به مدلی دست یافت که همزمان رفتار واحد های داخلی سازمان را به مدل کند و هم تعهدات سازمان نسبت به کارفرمایان را پایش کند؟
آیا برای مثال ترکیبی از OKR و Agile می تواند قابل پیاده سازی برای آنها باشد؟ این موضوعی است که در پست های بعد به آن خواهم پرداخت.
