ما در شرکت بومرنگ در یک تیم اسکرام 5 نفره در حوزه توسعه محصول، فعالیت داریم. این مستند تجربه کاری تیم ما، قبل و بعد از استفاده از نرم افزار «مَن‌دِی» است.
قبل از استفاده از «مَن‌دِی» روش کار به این شکل بود که اعضای تیم فعالیتهای خود را روی یک برد فیزیکی دنبال می‌کردند تا از وظایف خود و روند پیشرفت کارها آگاهی داشته باشند. در جلسات استندآپ روزانه، فعالیت‌ها بهروزرسانی و استیکی نوت‌های روز گذشته با استیکی نوت‌های امروز جایگزین می‌شدند. هریک از اعضای تیم وظیفه جابجایی استیکی نوت‌های خودشان را داشتند و فعالیت‌ها را بین ستون های وضعیت جابجا می‌کردند.
قبل از استفاده از سیستم مَن‌دِی، با مشکلاتی از این قبیل روبرو بودیم:
در ادامه نحوه کار با سیستم مدیریت پروژه «مَن‌دِی» و همچنین تجربه استفاده از آن را بیان می‌کنیم:
«مَن‌دِی» ارتباطات بین اعضای تیم را برای ما هماهنگ می‌کند، برای مثال زمانی که یکی از اعضای تیم یک فعالیت را در ستونها جابجا کند کلیه اعضای تیم از این بهروزرسانی مطلع میشوند. به همین دلیل نیاز ما به تماس تلفنی یا برگزاری جلسات هماهنگی کمتر شده است.
برای راه اندازی بخش پیام رسان، طبق شکل اقدام به فعالسازی و تنظیم پیام‌رسان در اپلیکیشن‌های پیام‌رسان نمودیم.
همچنین هر عضو برای اتصال حساب پیام‌رسان خود به حساب شرکت و آگاهی از تغییرات، پیام‌رسان خود را به صورت جداگانه تنظیم نمود.
ما در «مَن‌دِی» می‌توانیم چندین بورد ایجاد کنیم تا کار تیم‌های مختلف از یکدیگر تفکیک گردد. جهت ایجاد بورد، پس از ایجاد شرکت، گزینه «افزودن بورد» را مطابق شکل انتخاب می‌کنیم.
در پنجره باز شده، طبق شکل به تنظیم «اطلاعات شناسایی» بورد می‌پردازیم
سپس به تنظیم سربرگ «تنظیمات اسکرام» می‌پردازیم:
پس از برگزاری جلسه Planning و مشخص شدن اهداف اسپرینت، مدت زمان اسپرینت و دیگر بایدها و نبایدهای آن، تمامی فعالیت‌ها را با جزئیات مشخص، طبق شکل وارد مخزن محصول می‌نماییم.
«مَن دِی» روزهای کاری شرکت ما را از تعطیلات رسمی و تعطیلات تقویمی جدا می‌کند. به همین دلیل ایجاد اسپرینت و زمانبندی شروع و پایان به سادگی انجام میشود. برای این کار تاریخ شروع و مدت اسپرینت را به عنوان ورودی وارد می‌کنیم و تاریخ پایان محاسبه میشود.
برای ایجاد اسپرینت، به مخزن محصول مراجعه می‌نماییم و طبق شکل اقدام به ایجاد اسپرینت می‌نماییم.
برای شروع اسپرینت طبق شکل عمل می‌نماییم.
پس از شروع اسپرینت، در استوری بورد به مدیریت وضعیت کارهایی که قرار است در طول اسپرینت انجام دهیم می‌پردازیم. همه‌ی افراد تیم در طی اسپرینت، به این صفحه دسترسی دارند و وظایف مربوط به خود را در ستون‌های وضعیت جابجا می‌نمایند.
در صورت نیاز اسکرام مستر از طریق بخش «تنظیمات گردش کار» ستونها را جابجا، حذف یا اضافه می‌کند.
دنبال کردن
گاهی نیاز است که اعضای تیم در جریان انجام‌دادنی‌هایی باشند که به آنها مرتبط است ولی مسئول انجام آن نیستند. به این منظور با انتخاب علامت زنگ بالای یک ستون، وضعیت آن ستون را پیگیری می‌کنیم و یا طبق شکل روی عنوان انجام‌دادنی موردنظر کلیک می‌نماییم و در کادر توضیحات، در بخش افراد، روی علامت زنگ کلیک می‌نماییم.
فعالسازی بخش ویژه
وقتی که بعضی از فعالیت‌ها نیاز به اولویت بالاتری برای انجام داشته باشند، اسکرام مستر مطابق شکل بالا با فعالسازی این بخش اقدام به جدا کردن آن فعالیت‌ها از دیگر فعالیت‌ها می‌نماید.
ثبت تخمین زمان باقیمانده
با انتخاب هر انجام‌دادنی در کادر توضیحات، زمان باقیمانده را تخمین می‌زنیم. همچنین در بخش ثبت گزارش کار، می‌توانیم تخمین خود را از زمان باقیمانده، در طی زمان دقیق‌تر کنیم.
ثبت نظر و گزارش کار
اطلاعاتی که در طی انجام کار باید بین افراد تیم رد و بدل شود در این دو بخش به اشتراک می‌گذاریم. پس از ثبت نظر یا گزارش، «مَن‌دِی» دنبال‌کنندگان را از طریق اپلیکیشن پیام‌رسان مطلع می‌نماید.
در این قسمت می‌توانیم ستون‌های استوری بورد را ویرایش کنیم یا اقدام به ایجاد ستون‌های موردنظر نماییم.
به کمک این نمودار نحوه عملکرد و همچنین رفتار اجرایی و عملکرد کل تیم را طی یک اسپرینت ارزیابی می‌نماییم.
مدیران به کمک این نمودار از ظرفیت انجام کار در تیم اجرایی آگاه میشوند.
پس از اتمام زمان اسپرینت، برای ادامه کار، اسپرینت جدیدی تعریف می‌کنیم، همچنین چون احتمال دارد برخی از انجام دادنی‌ها در موعد مقرر به اتمام نرسند، ابزاری جهت اتمام اسپرینت ایجاد شده است که همزمان با پایان اسپرینت بتوانیم آنها را به اسپرینت بعد منتقل کنیم.
داشبوردهای اختصاصی به مدیران و سایر اعضا کمک می‌کند که پنل کاربری خود را مطابق را نیازشان طراحی کنند. برای مثال اسکرام مستر تیم برای اینکه همواره نمودار burndown را پیش رو داشته باشد و نیز نسبت توزیع وظایف بین افراد را ببیند این داشبورد را برای خود طراحی کرده است:
و عضو دیگری از تیم که نیاز دارد بر روی وظایف خود در دو بورد بصورت همزمان تمرکز کند این داشبورد را برای خود طراحی کرده است:
در بخش «داشبوردها» تمامی شرکت‌ها و بوردهایی که ایجاد نموده یا در آن عضو هستیم نمایش داده میشود ولی برای ایجاد داشبورد اختصاصی با چیدمان موردنظر خود، طبق شکل مراحل ایجاد داشبورد اختصاصی را انجام می‌دهیم.
پس از ایجاد داشبورد اختصاصی، امکان حذف و ویرایش آن و همچنین اضافه کردن امکانات موردنیاز توسط «ویجت‌ها» را داریم.
با استفاده از سیستم مدیریت پروژه مَن‌دِی توانستیم بر مشکلاتی که باعث هدر رفتن منابع و زمان تیم می‌شد غلبه کنیم و استفاده بهینه‌ای از منابع مختلف تیم و زمان آن داشته باشیم:
