چند نکته کوتاه برای داشتن ارائه‌ای خوب

محتوای این مطلب از آرشیو بلاگ سابق‌ام آورده شده‌است. فکر می‌کنم زمستان سال 92 (دوره لیسانس - در درس شیوه ارائه) نوشته بودم. کم و کاستی‌های محتوایی و نگارشی را لطفا نادیده بگیرید :)

ارائه شفاهی(Oral Presentation) یکی از راه های خوب انتقال اطلاعات به یک مجموعه از افراد است که این ارائه می تواند در یک محدوده بزرگتر و به صورت عام صورت گیرد و یا به صورت یک ارائه برای یک مجموعه خاص از افراد با یک عنوان تخصصی در آن حوزه انجام شود. با توجه به اینکه ارائه شفاهی را در چند بعد می توان مورد بررسی قرار داد و هر کدام ویژگی های خاص خود را دارند بنابراین با توجه به گستردگی مطالب درحوزه ارائه، در این نوشته سعی خواهم کرد نکاتی را که در حول یک ارائه شفاهی علمی و فنی که در یک مجموعه آکادمیک اجرا می شود، بیاورم.

 نکات به شرح زیر می باشند: 

• مطالعه، مطالعه و مطالعه؛ بی شک کسی که می خواهد مطلبی را ارائه دهد باید اطلاعات خوبی نیز حول موضوع ارائه خود داشته باشد. اطلاعاتی که صرفا به صورت عام نباید باشد بلکه به صورت کاملا تخصصی بوده و با درک و تصور خوبی در ذهن ارائه دهنده نقش ببندد. بنابراین یکی از اساسی ترین موارد برای ایراد یک سخنرانی اطلاعات خوب است که از مطالعه منابع خوب و معتبر حاصل می شود.
• قبل از ارائه آمادگی روحی لازم را کسب کنید؛ آمادگی روحی یکی از مهم ترین رکن ها قبل از هر سخنرانی با ارائه است، ارائه کننده ای که بدون اعتماد به نفس کافی، تسلط خوب به خود و پاکسازی ذهن خود از ذغدغه ها و... ارائه خود را شروع کند مسلما با یک سوال از طرف شنوندگان به هم میریزد و در طول ارائه نیز استرس خود را  بالا می برد. اما راهکار چیست؟ معمولا این اتفاق بیشتر زمانی اتفاق می افتد که فرد اولین بار باشد که به روی سن می رود تا سخنرانی خود را ایراد کند و یا در یک محیط جدید و نا آشنا بخواهد سخنرانی کند و برای جلوگیری از این ها بهتر است قبل از این ارائه خود را شروع کند آشنایی کلی نسبت به محیط اطراف خود و افراد حاضر در ارائه  کسب کند. دقت کنید که اطلاعات کلی و نه جزئی! چرا که دقت به یک سری جزئیات ممکن است ذهن رو مشوش کند. 
• اگر استرس دارید، به چند تکنیک ساده عمل کنید؛ استرس قبل امتحان، سخنرانی، مسابقه و... امری کاملا طبیعی و اجتناب ناپذیر است اما می توان با احتمال بالایی نیز گفت قابل برطرف شدن نیز هست. عدم توجه به جزئیات، تنفس عمیق، توجه به توانایی های مثبت خود، بزرگ نکردن موضوع و... چند تکنیکی است که به نظر من در کاهش استرس تاثیر به سزایی دارند و شدیدا با مورد تنفس عمیق و اتکا به توانایی های مثبت، موافق هستم.
• فایل ازائه خود را آماده کنید؛ یکی از ابزار های جالب که در ارائه شفاهی وجود دارد نرم افزار های مختلفی است که امکان طراحی محتوای ارائه را به شکلی سمعی بصری فراهم می کنند. سعی کنید از این نرم افزار ها که Power Point یکی محبوب ترین آن ها می باشد، استفاده کنید. تنظیم و طراحی اسلاید ها خود جای بحث است که در نوشته ای جدا به آن خواهیم پرداخت.
• محتوای فایل ارائه را متناسب با زمان ارائه تنظیم کنید؛ زمان ارائه یکی از مهم ترین فاکتور های یک ارائه از لحاظ کمی می باشد که با توجه به فاکتور زمان باید محتوا را نیز به شکل متناسب آماده کرد. معمولا در این قسمت با یک مسئله ای روبه رو خواهید شد مبنی بر اینکه با توجه به زمان ارائه که معمولا کم است (بین 10 الی 15 دقیقه) چه محتواهایی را باید در ارائه آورد و از چه محتواهایی چشم پوشی کرد در واقع درست این است که ارائه باید تمامی محتوا را پوشش دهد و این کار معمولا عنوانی با به اصطلاح Title وار کردن مطالب در ارئه است.
• به شیوه های انتقال اطلاعات توجه کنید؛ در حالت کلی به 3 طریق کلام، لحن و طنین و حرکات اجزای بدن می توان اطلاعات را انتقال داد. در این میان تحقیقات نشان می دهد که 7% از اطلاعات توسط کلام، 38% توسط لحن و طنین صدا که شامل تغییر تن صدا و... می شود و 55% آن توسط حرکات بدن، انتقال می یابد. بنابراین توجه کافی به هر کدام از این 3 مورد می تواند ارائه شما را موفق سازد.
• با فرض شرایط ارائه، تمرین کنید؛ قبل از اینکه به صورت واقعی ارائه خود را شروع کنید سعی کنید قبل از آن یک بار مطالبی را که می خواهید ارائه دهید مرور کنید و در صورت امکان اگر در خانه هستید بین افراد خانواده، اگر در شرکتی هستید بین همکارانتان، اگر در خوابگاه هستید بین دوستانتان و... ایراد کنید. این کار علاوه بر این که باعث می شود استرس شما کم شود تسلط شما به مطالب و توانایی تان در ارائه و جمع بندی مطالب را افزایش می دهد.
• فضای فیزیکی ارائه را در نظر بگیرید؛ فضایی که شما ارائه خود را ایراد می کنید مهم است و بهتر است قبل از شروع مراسم سخنرانی یا ارائه آشنایی کلی با آن داشته باشید و کمی به اطراف نگاه کنید تا فضا به هنگام ارائه خیلی نا آشنا نباشد.
• مخاطبان خود را بشناسید؛ آشنایی کلی با افراد شرکت کننده و تنظیم نحوه نگاه کردنتان به مخاطبان نیز مهم است و این مورد با نکته قبلی تاثیر خیلی زیادی در کاهش استرس و اضطراب شما دارد و به نوعی کمی ریلکس تر خواهید شد مخصوصا اگر با اعتماد به نفس خوبی این مورد را انجام دهید. سعی کنید یک نگاه کلی نیز به افراد حاضر در جمع داشته باشید.
• با قدم های استوار در جایگاه قرار بگیرید؛ نکاتی که در بندهای قبلی به آنها اشاره شد مواردی هستند که پیش از حضور در جایگاه انجام می گیرند. در بند های آتی بیشتر به نکاتی که در جایگاه و در شروع و هنگام ارائه مهم هستند، می پردازیم.
• از ابزار ها و امکانات تکنولوژیک استفاده کنید؛ یکی ابزار ها در این زمینه دیتاپروژکتور می باشد که می توانید به عنوان یک گجت بصری از آن استفاده کنید. در طول ارائه نیز می توانید با اشاره به شکل ها و نمودارها مطالب را بهتر القا کنید.
• شروع خوبی داشته باشید؛ شروع کردن هر نوشته و ارائه ای مهم است و رعایت یک سری نکات به خوبی آن ارائه و نوشته می انجامد. بهتر است سخنرانی تان را با نام خدا و عبارتی کوتاه و زیبا شروع کنید،از اساتید و صاحبنظران، والدین و ... به رسم ادب یاد کنید و اجازه بخواهید، عنوان ارائه خود را برای مخاطبان بخوانید. سپس با عنوان کردن فهرست مطالب شروع کنید اما یک موردی که در یک ارائه علمی و فنی باید رعایت شود این است که در شروع به صورت عام باید موضوع را مطرح کرد و در یک Scale بزرگتر صحبت نمود که در مقدمه این اتفاق می افتد. سپس مطالب را در حوزه تخصصی مقاله و یا نوشته تان به شکلی تخصصی و در حوزه یک طیفی خاص انجام دهید. در پایان سخنرانی نیز باید بتوانید یک جمع بندی داشته باشید و آن جمع بندی را به یک طیف عام تعمیم بدهید. شکل زیر به خوبی این موضوع را نشان می دهد.

• از جملات کوتاه، روان و ساده استفاده کنید؛ در ارائه علمی نمی توان رمان یا خاطره ای تعریف کرد بنابراین با توجه به کم بودن زمان و اهمیت کیفی، باید جملات کوتاه، روان و در عین حال جامع و کامل باشند تا مطلب گم نشود و به صورت کامل انتقال یابد. اگر زبان ارائه شما، زبان مادری تان نیست (که برای خود من غالبا اینطوری هست) سعی کنید قبل از ارائه مطالب را مرور کنید تا مشکل لهجه و تپق زدن را خیلی کم کنید تا مخاطبان بیشتر توجهشان به لهجه شما نباشد. البته داشتن لهجه امری کاملا طبیعی است .
• محاوره ای صحبت کنید؛ رسمی صحبت کردن بیش از حد نیز از جذابیت ارائه تان می کاهد که بهتر است به صورت محاوره ای و سلیس و روان صحبت کنید.
• از حاشیه پردازی و زیاده گویی بپرهیزید؛ حاشیه پردازی و خارج شدن از اصل موضوع علاوه بر اینکه داوران و افراد صاحبنظر را کمی آزرده می کند، مخاطبان را نیز کسل و سردرگم می کند. سعی کنید چیزهای بدیهی را زیاد تکرار نکنید.
• در طول ارائه مکان ایستادن خود را تغییر دهید؛ معمولا ثابت بودن و یکنواختی از جذابیت کار می کاهد و مخاطب را خسته کرده و در نتیجه توجه دیگران را به ارائه شما به شکل قابل توجهی کاهش می دهد. نکته مهمی که در بندهای ابتدائی عرض کردیم تاثیر 55 درصدی حرکات است بنابراین سعی کنید هر چند یکبار مکان خود را عوض کنید و موقعیت خود را از حالت یکنواختی در بیاورید.
• از زبان بدنتان استفاده کنید؛ زبان بدن موضوع مهمی است که معمولا کمتر به آن توجه می شود اما در عین حال یکی از نکات مهمی است که به شما در ارائه یک سخنرانی و انتقال یک مفهوم کمک می کند. زبان بدن به حرکاتی گفته می شود که با توجه به تفکری که در ذهن شماست، به صورت غریزی توسط قسمت های مختلف بدن اجرا می شود اما شما می توانید با تمرین و ممارست آن را به شکلی بهتر اجرا کنید. برای مثال بعد از گفتن مطلبی مهم می توانید چند لحظه مکث کرده و سبک(Style) صورت و بدن خود را به شکلی که دقت کرده اید، تغییر دهید.
• دست ها را به شکلی معنادار به کار گیرید؛ همانطور که در بند قبلی عرض کردم زبان بدن برای انتقال مطالب بسیار مهم و تاثیر گذار است. دست یک از اعضای بدن است که اگر به زبانی بهتر به نمایش در آید مسلما تاثیر خوبی نیز در تفهیم و انتقال مطلب خواهد داشت بنابراین سعی کنید از حرکات دست خود به شکل متعادل (نه بیش از حد و نه ثابت) استفاده کنید تا بر پویایی زبان بدن و ارائه خود بی انجامید.
• توزیع نگاه خوبی داشته باشید؛ نگاه کردن به مخاطبان و ادای مطلب با توزیع نگاه عادلانه ای علاوه بر اینکه ارتباط پویایی بین شما و مخاطب بر قرار می کند، می تواند در ارائه هر چه بهتر شما را یاری کند علاوه بر این با توزیع نگاه مناسبی دقت مخاطبانتان را به شنیدن حرف هایتان بیشتر می کنید و به نوعی جمع را هشیار نگه می دارید. 
• اصل نا یکنواختی صدا را رعایت کنید؛ همانطور که در بند های اولی عرض کردم تاثیر صدا و لحن آن در انتقال اطلاعات 38 درصد است که شامل افزایش تن صدا، تغییر لحن و طنین آن و... می شود، و بعد از مورد حرکات، صدا بیشترین تاثیر را دارد، بنابراین می توان نتیجه گرفت که عمده مطالب ما از این طریق به مخاطبان انتقال می یابد. و از این رو کنترل لحن و طنین به شکلی مناسب به صورت پیوسته همراه با زبان بدن، می تواند انتقال اطلاعات را بهتر کند. در نتیجه بهتر است در طول ارائه تن صدا را از حالت یکنواختی خارج کنید. برای مثال در عنوان مطالب می توانید تن صدا را کمی بالا ببرید و یا در بین مطالب با افزایش تن صدا و کمی مکث روی موضوعی تاکید کنید و... که مجموع این ها باعث می شود مخاطبان شما هشیارانه به مطالب شما گوش فرا دهند و در نتیجه کسلی را تا حد زیادی از بین ببرید.
• زمان را در نظر بگیرید؛ سعی کنید برای ارائه مطالب خود یک Timeline ذهنی و یا بهتر از آن به شکل نوشته داشته باشید تا زمان رو از دست ندید و بتوانید مطالب خودتان را به طور کامل ارائه دهید.
• از مخاطبان تشکر کنید؛ در انتهای ارائه و سخنرانی بهتر است از صبر و حوصله ای که مخاطبانتان به خرج دادند تشکر و قدردانی کنید. این مورد نه تنها احترام شما به مخاطبانتان را می رساند بلکه نوعی احساس خوب در بین آنها  نسبت به شما ایجاد می کند.
• با آرامش به سوالات پاسخ دهید؛ آرامش و کنترل احساسات در حین پاسخگویی به سوالات و ابهامات پیش آمده در بین مخاطبانتان خیلی مهم است. سعی کنید سوالات مخاطبتان را به خوبی تا انتها گوش کنید و سپس با آرامش و ارجاع به مطالب موجود در اسلاید هایتان پاسخ مناسب و درستی را ارئه دهید. در صورتی هم که پاسخ درستی را نمی توانید ارائه دهید با صداقت بگوئید که در آن زمینه حضور ذهن ندارید و یا مطالعه کرده و پاسخ را بعدا می گویید. این صداقت نه تنها از شأن شما نمی کاهد بلکه خیلی هم بهتر است.