چکیده: آیا تا به حال از یک روز کاری 12 ساعته خسته شده‌اید در حالی که حس می‌کنید به اندازه کافی موثر نبوده‌اید؟ ما در تمام طول روز تلاش می‌کنیم موارد موجود در لیست تودو (To Do List) خود را تیک بزنیم، اما در نهایت حس می‌کنیم که این کار به خوبی انجام نشده است یا بدتر از آن به قدر کافی مفید نبوده‌ایم! چطور می‌توانیم موثرتر باشیم و حس کنیم این کار به روش خوب و قابل مدیریت انجام می‌شود؟
یک حقیقت جالب: نود و شش درصد از مردم، تلفن همراه خود را در ساعت نخست بیداری خود چک می‌کنند (حدود 61 درصد، در پنج دقیقه نخست بیداری خود، یک نیم نگاهی به موبایل خود می‌کنند).
در حالی که ممکن است این کار بی خطر به نظر برسد، اما چک کردن تلفن همراه به محض باز کردن چشم‌ها سبب می‌شود یک حالت انفعالی در ما شکل بگیرد.
به این موضوع فکر کنید.
اگر نخستین کاری که بعد از بیدار شدن انجام می‌دهید، چک کردن ایمیل، خواندن پیامک یا گوش دادن به پیام‌های صوتی باشد، در واقع به دیگران اجازه داده‌اید که بر روی کل روز شما تاثیر بگذارند. به عبارتی شما با این کار خود را در اولویت دوم قرار داده‌اید.
بسیاری از ما در این مورد مقصر هستیم و این موضوع به طور اجتناب ناپذیری بر بهره‌وری ما تاثیر می‌گذارد.
من زمان زیادی را برای فکر کردن به این موضوع صرف کرده‌ام: چگونه می‌توانیم مولدتر باشیم به نحوی که احساس کنیم عملکردمان خوب و قابل مدیریت است. در سه سال گذشته، با افراد زیادی در زمینه‌های مختلف - از حوزه انتشارات، حوزه سرگرمی تا حوزه کسب و کار - مصاحبه کرده‌ام، تا بفهمم چگونه می‌توانیم روزهای خود را به گونه‌ای موثرتر رقم بزنیم که دستاوردهای بیشتری داشته باشیم.
در این گفتگوها، من بارها و بارها شنیده‌ام که شما نمی‌توانید اجازه دهید که اولویت‌های دیگران مسیر روز شما را تعیین کنند. بلکه باید در مورد نحوه بیدار شدن، سازماندهی وقت و متناسب بودن کار با برنامه خود تعمق داشته باشید.
کرونوتایپ (Chronotype) چیست؟
کرونوتایپ وضعیت طبیعی بدن در طول روز است، اینکه یک فرد چه زمانی با انرژی است و چه زمانی خواب آلود! به عبارت ساده‌تر بیانگر ریتم بدن و یا ساعت بدن است. برخی افراد صبح‌ها با انرژی‌تر (به اصطلاح خروس‌ها) و برخی دیگر شب‌ها با انرژی‌تر (به اصطلاح جغدها) هستند.
برای مطالعه بیشتر به این لینک مراجعه کنید.
در اینجا، چهار نکته مهم که از صحبت با افراد موثر به دست آوردم را به اشتراک می‌گذارم، و امیدوارم که این موارد برای شما هم مفید باشد.
کرونوتایپ یک واژه باحال و باکلاس برای بیان ساعت بدن است. این موضوع به چرخه طبیعی 24 ساعته بین خواب و بیداری اشاره دارد. هر شخص یک کرونوتایپ مخصوص به خود را دارد، نقطه اوج این نمودار جایی است که انرژی شخص در بالاترین حد خود قرار دارد.
حدود 10 درصد افراد، در دسته خروس‌ها جا دارند، این افراد در ابتدای صبح بسیار با انرژی هستند. در سوی دیگر 20 درصد افراد قرار دارند که دسته جغدها را تشکیل می‌دهند، این افراد در شب هنگام کارهای خود را بهتر انجام می‌دهند. اما بیشتر افراد در دسته میانی قرار می‌گیرند، این افراد پیک انرژی خود را پیش از ظهر تجربه کرده و با یک شیب کم انرژی خود را از دست می‌دهند و سپس یک بار دیگر در بعد از ظهر سطح بالای انرژی را تجربه می‌کنند.
دَن پینک (Dan Pink) نویسنده کتاب کِی: ترفندهای علمی زمانسنجی عالی (When: The Scientific Secrets of Perfect Timing) به من گفته بود که توجه به کرونوتایپ و سازماندهی فعالیت‌ها پیرامون نقطه اوج انرژی، سبب می‌شود که بازدهی بیشتری در زمان کمتری داشته باشیم.
او به من گفت: «من هر روز برنامه‌ای برای نوشتن (کتاب) دارم، من این کار را صبح‌ها انجام می‌دهم، درست زمانی که سرحال‌ترم. من یک هدف مشخص برای تعداد واژگانی که قرار است در آن روز بنویسم تعیین می‌کنم، و تا زمانی که این هدف محقق نشده است، به کاری دیگری مشغول نخواهم شد. زمانی که به هدف رسیدم، حالا آزادم که به کار دیگری بپردازم». پینک از تمام انرژی خود در صبحگاه استفاده می‌کند تا به خوبی عمیق شده و بر روی کارش تمرکز کند - در این هنگام سعی می‌کند از همه حواس پرتی‌ها به دور باشد.
او در بعد از ظهر، زمانی که در شیب افت انرژی خود قرار می‌گیرد، سعی می‌کند به فعالیت‌های آسان‌تر بپردازد. «من در این زمان به ایمیل‌های خود پاسخ می‌دهم و به مرتب‌سازی فایل‌ها و یا اسکن اسناد می‌پردازم. سپس حدود ساعت سه و چهار، زمانی که برای بار دوم اوج می‌گیریم به کارهایی که نیاز به تمرکز کامل ندارند مانند مصاحبه می‌پردازم. در این زمان احساس می‌کنم که از لحاظ ذهنی آزاد، خلاق و پذیرای ایده‌های تازه هستم».
به عنوان نتیجه ناشی از این برنامه‌ریزی، کتاب کِی (When) تنها کتاب پینک هست که به موقع برای چاپ به ناشر ارائه شده است.
نکته مهم: برای برنامه‌ریزی روزانه، کرونوتایپ خود را در نظر بگیرید. کارهای خود را با توجه به نیاز آنها با سطح انرژی روزانه خود تنظیم کنید.
یک روز موثر به خودی خود پدیدار نمی‌شود، بلکه باید برایش برنامه‌ریزی کنیم. زمانی که ما بنویسیم که چه چیزی را می‌خواهیم انجام دهیم و کِی و کجا قرار است آن را انجام دهیم، با احتمال بیشتری به آن اهداف دست خواهیم یافت.
مشاور اجرایی بهره‌وری گوگل، لورا مویی مارتین (Laura Mae Martin)، در مصاحبه‌ای به من گفت که روز خود را در شب قبل از آن برنامه‌ریزی می‌کند. برای شروع، او سه اولویت اصلی روز را در تمپلیت خود مشخص می‌کند. «در زیر اولویت اول می‌نویسد تا این کار تمام نشود، هر چیز دیگری حواس پرتی است، بنابراین این یک کار تنها کاری است که باید انجام دهم».
او از این روش استفاده می‌کند تا کل روز خود را به صورت ساعت به ساعت برنامه‌ریزی کند. «حتا نوشتن این که من قصد دارم بین ساعت 7 صبح تا 8 صبح کار کنم، باعث می‌شود که بیشتر کار کنم». در روش مارتین، چیزهایی وجود دارند که از آن به عنوان تودوهای نُقلی (snack sized to-dos) یاد می‌شود، این کارها (تودوها) به قدری کوچک هستند که می‌توانند بین دو فعالیت اصلی قرار بگیرند، مانند پاسخ‌دهی به ایمیل و یا انجام یک تماس تلفنی.
نکته مهم: کنترل روز خود را به یک برنامه‌ریزی خیلی دقیق بسپارید. از روش مارتین برای یک هفته استفاده کنید. بهترین زمان برای استفاده از این روش پایان روز کاری است، بدین ترتیب کارهای روز بعد به صورت تازه در گوشه ذهن شما باقی خواهد ماند.
آگاه بودن از جایی که قرار است در آن کار کنید راه دیگری برای ساختار بخشیدن به یک روز کاری مفید است. کال نیوپورت (Cal Newport) نویسنده کتاب کار عمیق (Deep Work) و پروفسور دانشگاه جورج تاون (Georgetown) عمدن محل کار را با نوع کاری که قرار است انجام شود مرتبط می‌سازد.
نیپورت توضیح می‌دهد: «زمانی که من می‌خواهم یک موضوع مهم در زمینه علوم کامپیوتر را حل کنم، از روش‌های مشخصی استفاده می‌کنم، برای این کار مسیر پیاده‌روی خاصی را در اطراف شهر طی می‌کنم».
اما زمانی که به نوشتن مشغول است، یک روش کاملن متفاوت را دنبال می‌کند. «در خانه یک میز کاملن سفارشی دارم، درست شبیه میزی که در دوران کارشناسی برای انجام کار از آن استفاده می‌کردم. در کنار قفسه‌های تاریک، چراغ‌های برنجی کتابخانه وجود دارد. در زمانی که برای نوشتن، پشت این میز قرار می‌گیرم، نور مستقیمی میز را روشن می‌کند، در زمان نوشتن و در اینجا فقط من و کامپیوتر من حضور داریم».
به کارهایی که انجام می‌دهید فکر کنید. آنها را دسته‌بندی کنید و برای انجام هر کدام زمان و مکان مشخصی را در نظر بگیرد. برای مثال، شاید شما بخواهید که بررسی ایمیل خود را در ایوان آفتابی انجام داده و یا تماس کاری خود را در اتاق ساکت خود برگزار کنید.
نکته مهم: این روش را به مدت دو هفته تمرین کنید. مدتی طول می‌کشد تا با این روش همراه شوید، اما زمانی که برای مدتی آن را دنبال کنید آسان‌تر خواهد شد و سریع‌تر به تمرکز لازم می‌رسید. بعد از مدتی مغز شما به دنبال نشانه‌های محیطی و زمانی می‌گردد، و در صورتی که در شرایط مشخص شده قرار بگیرد به سرعت برای آنجام کار مشخص آماده می‌شود.
ممکن است به نظر برسد که افراد موثر و موفق حتمن برای کل روز خود برنامه‌ریزی می‌کنند. اما بیشتر افرادی که من با آنها صحبت کردم، چیزی مخالف این را بیان کردند.
دارن مورف (Darren Murph)، سرپرست دورکاری گیت لب (GitLab)، یکی از شرکت‌های بزرگ که به صورت دورکاری فعالیت می‌کند، به من گفت که برنامه‌ریزی صد درصدی یک ریسک بسیار بزرگ است.
مورف می‌گوید: «اگر کل روز شما به نشست‌های گوناگون اختصاص یابد، دیگر جایی برای زندگی واقعی باقی نخواهند ماند. برای مثال، اگر انگشت پای کودک شما به گوشه میز گیر کند و آسیب ببیند، شما نیاز دارید که مقداری از زمان خود را برای توجه به آن اختصاص دهید. در غیر این صورت، می‌تواند اثرات منفی مخربی را برای ذهن شما و اطرافیانتان به همراه داشته باشد».
هنگامی که شما هیچ زمان خالی‌ای در تقویم خود ندارید، این بدان معناست که هیچ زمانی برای خودتان، خلاقیت و الهام گرفتن و آرامش نخواهید داشت.
نکته مهم: یک روز پرمشغله حس اشتباهی از موثر بودن را به شما القا خواهد کرد. اگر تقویم‌تان بسیار شلوغ به نظر می‌رسد، از عمد برخی زمان‌ها را خالی بگذارید، بدین ترتیب این زمان‌های خالی به صورت بافر برای شما عمل خواهد کرد، کارها و اتفاق‌های غیرمنتظره به این زمان‌ها اختصاص خواهد یافت. از طرفی این زمان‌های خالی می‌تواند برای خلاقیت و رسیدن به ایده‌های خلاقانه اختصاص یابد.
بهره‌وری به این معنا نیست که شما چند ساعت کار کرده‌اید، یا چندتا از تودوهای (ToDo) خود را انجام داده‌اید. بلکه بدان معناست که شما در کار خود چقدر کارا بوده‌اید و چقدر از زمان خود به طور موثر استفاده کرده‌اید. برای موثر بودن، روز خود را به شانس واگذار نکنید، بلکه از نکات بالا استفاده کنید و روز خود را موثر کنید.
این نوشته، برگردان و برداشت آزاد من از نوشته‌ای با عنوان 4 Ways to Get More Done in Less Time از آمانتا ایمبر (Amantha Imber) است که بر روی هاروارد بیزینس ریویو (Harvard Business Review) منتشر شده است.
