چگونه با "ترلو" مدیریت را "چابک" کنیم؟

پشت هر پروژه موفق؛ فکرها، آرزوها و از خودگذشتگی های زیادی در جریان است که بدون برنامه ریزی به بدترین شکل "فدا" خواهند شد. "محمدمهدی نوری"

سلام و درود

اهمیت مدیریت و برنامه ریزی در طول تاریخ بارها از زبان بزرگان مدیریت اینگونه بیان شده است:

"هرچه اندازه گیری شود، بهبود میابد." - پیتر دراکر

"یک رهبر کسی ست که می تواند طرح گسترده ای از چشم اندازها و مسیر ها را مشخص کرده و بگوید این راهیست که ما برای رفتن انتخاب کرده ایم، به این دلیل آن را انتخاب کرده ایم و چطور به آن خواهیم رسید. در واقع مدیر کسی ست که کاپوت رو بالا بزنه و کاربراتور رو تنظیم کنه. (استعاره از اهل عمل بودن و چابکی)" - برایان تریسی

"مدیریت زمان یک اکسیمورون (یک شکل از سخنرانی است که) است. زمان فراتر از کنترل ماست و ساعت بدون توجه به اینکه ما چگونه زندگی را هدایت می کنیم، ساعت را ترک می کند. مدیریتِ اولویت، تنها راهِ بهترین استفاده از زمان است." - جان مکسوِل

بسیاری از بزرگان مدیریت براین باورند که مدیریت زمان، تحلیل چشم اندازها و وجود شاخص هایی برای اندازه گیری در کار و زندگی می توانند از مهم ترین عوامل موفقیت باشند..

من در این مقاله تجربیاتم درباره مدیریت زمان و نحوه مدیریت فعالیت ها از طریق متد مدیریت پروژه اسکرام با استفاده از نرم افزار ترلو بیان خواهم کرد.. امید است مطلوب صاحبان نظر و دوستان عزیز دیگر قرار گیرد..

برای داشتن چشم انداز بهتر درباره برخی کلمات و مفاهیم خاص، مسائل بصورت زیر طبقه بندی شده اند:

• چابک - agile
• اصول بیانیه چابک
• اسکرام - Scrum
• اصول چابکی در اسکرام
• نرم افزار ترلو
• پیاده سازی اسکرام در ترلو

چابک - Agile

توسعه چابک نرم‌افزار یا توسعه نرم‌افزاری چابک گروهی از متدهای توسعهٔ نرم‌افزار مبتنی بر تکرار و به شکل تدریجی هستند که در آنها، راه‌حل‌ها از طریق خودسازمان‌دهی و همکاری بین تیم‌های مختلف کاری، انجام می‌شوند. این روش، برنامه‌ریزی تطبیقی، توسعه و تحویل تکاملی و رویکرد زمانِ بسته‌بندیِ تکرارشونده را ارتقا بخشیده و پاسخ‌های سریع و انعطاف‌پذیر را برای انجام تغییرات تقویت می‌کند. در واقع چابک‌سازی یک چارچوب مفهومی است که پیش‌بینی تعاملات در سراسر چرخهٔ توسعه را بهبود می‌بخشد.

مانیفست چابک در سال ۲۰۰۱ این اصطلاح را معرفی کرد..

اصول بیانیه چابک

1. بالاترین اولویت ما جلب رضایت مشتری با تحویل زود و مداوم نرم افزاری ارزشمند می‌باشد.
2. استقبال از تغییر نیازمندی ها، حتی در اواخر فرآیند توسعه. فرآیند های چابک، تغییر را در جهت مزیتِ رقابتی مشتری مهار میکنند
3. تحویل زود به زود نرم‌افزار قابل استفاده (دو،سه هفته یک بار تا دو،سه ماه یک بار با ترجیح بر فاصله‌های زمانی کوتاه‌تر)
4. ذینفعان کسب و کار و توسعه دهنده ها می بایست به صورت روزانه در طول پروژه با هم کار کنند.
5. پروژه ها را بر دوش افراد با انگیزه بنا کنید. فضای لازم را به آنها بدهید و از نیازهای آن ها پشتیبانی کنید و به آنها اعتماد کنید تا کارها را انجام دهند.
6. کارآمدترین و موثرترین روش انتقال اطلاعات به تیم توسعه و تبادل آن در میان اعضای تیم ، گفتگوی چهره به چهره است.
7. نرم افزار قابل استفاده اصلی ترین معیار سنجش پیشرفت است.
8. فرآیند های چابک توسعه پایدار را ترویج می دهند حامیان مالی, توسعه دهندگان و کاربران باید بتوانند سرعت پيشرفت ثابتی را براي مدت نامحدودی حفظ كنند.
9. توجه مداوم به برتری فنی و طراحی خوب باعث افزایش چابکی می شود.
10. سادگی -- هنر به حداکثر رساندن مقدار کار انجام نشده -- ضروری است.
11. بهترین معماری ها , نیاز مندی ها و طراحی ها از تیم های خود سازمانده پدید آور می شود.
12. در فواصل منظم , تیم برچگونگی موثرتر شدن تامل وتفکر می نماید و سپس تیم رفتار خود را بر اساس بازتاب این تفکر تنظیم و هم سو می نماید

اسکرام - Scrum

چارچوب یا فرایند مدل اسکرام یک چارچوب تکرارپذیر و افزایشی برای کنترل پروژه (مدیریت نرم‌افزار) است که معمولاً در زیر شاخه مدل فرایند تولید نرم‌افزار چابک و سریع است؛ و یک نوع مدل تولید نرم‌افزار در مهندسی نرم‌افزار بحساب می‌رود.

اصول چابکی اسکرام

- موارد مطرح شده زیر کلیات اصول اسکرام را ذکر کرده است، در مقاله های آتی راجع به اسکرام بیشتر توضیح داده خواهد شد.. -

• تغییر پذیری و عدم قطعیت
• تغییر پذیری سودمند را بپذیرید
• از توسعه تکراری و تدریجی کمک بگیرید
• به کمک بازرسی، تطبیق و شفافیت از تغییرپذیری استفاده کنید
• انواع عدم قطعیت را همزمان کاهش دهید
• پیش بینی و تطبیق
• انتخاب ها را باز نگهدارید.
• ناتوانی انسان در فهم درست و زودهنگام را بپذیرید
• طرفدار رویکرد تطبیقی و اکتشافی باشید.
• تغییرات را به شیوه اقتصادی بپذیرید
• بین پیش بینی زودهنگام و تطبیق به موقع تعادل برقرار کنید
• یادگیری معتبر
• پیش فرض های مهم را سریع ارزیابی کنید
• همزمان از چندین حلقه یادگیری استفاده کنید
• سازوکار برای دریافت سریع بازخورد ایجاد کنید
• کار در جریان
• اندازه
• بسته ی کارها را اقتصادی انتخاب کنید
• موجودی را شناسایی کنید و آن را با هدف ایجاد جریان مناسب مدیریت کنید
• به کارهای ناتمام بجای افراد بیکار توجه کنید
• هزینه تاخیر را بررسی کنید.
• پیشرفت
• خود را با اطلاعات بی درنگ تطبیق دهید و دوباره برنامه ریزی کنید
• پیشرفت کار را با ارزیابی دارایی هایی که کار می کنند، اندازه گیری کنید
• بر تحویل ارزش محور محصول تمرکز کنید
• کاراریی
• سریع حرکت کنید اما هرگز عجله نکنید
• با کیفیت بسازید
• تشریفات کمینه و کافی داشته باشید

نرم افزار ترلو - Trello

چگونه چابکی و اسکرام، با نرم افزار ترلو نمود پیدا میکنند؟

• کارها یا اصطلاحا تسک ها در 4 گروه طبقه بندی میشوند
• اپیک Epic - بزرگ ترین کار قابل انجام
• تم Theme - بزرگترین کار قابل انجام پس از اپیک
• یوزر استوری User-Story - بزرگترین کار قابل انجام پس از تم
• تسک Task - کوچکترین جزء کار قابل انجام
• اپیک بزرگترین حجم رو در بر میگیره که معمولا بین 1ماه تا چند ماه رو شامل میشه/ مرحله بعدی به تم معروفه که بازه زمانی یک هفته تا یکماه رو شامل میشه / بازه زمانی بعدی به یوزر استوری معروفه که کمتر از یک هفته است و کوچکترین بازه زمانی در اسکرام به تسک معروفه که در چند ساعت جمع بندی میشه
• دلیل اینکه از چند طبقه تشکیل شده اند اینه که ما در اسکرام باید کارهارو به کوچکترین جز ممکن برای انجام کار تبدیل کنیم که هم "برآورد زمانی" راحت تر باشه و هم اینکه بتونیم "برآورد سرعت انجام کارها" رو حساب کنیم.
• اگر محتویات یک تم یا اپیک رو میخواستید به تسک تبدیل کنید، حتما از داخل همون چک لیست به تسک تبدیل بشه که اسمش تغییر نکنه، براتون یه مثال میزنم:
• ما میخوایم برنامه ریزی محتوایی انجام بدیم!
• پس داخل ترلو یک کارت اد میکنیم به اسم برنامه ریزی محتوایی
• برای اینکه این کار انجام بشه باید یسری کار انجام بدیم درسته؟
• کارهایی که باید انجام بشه تا این تسک رو تمام شده بدونیم رو اصطلاحا میگن: "تعریف کار انجام شده" یا اصطلاحا DoD - Definition of Done

"تعریف کار انجام شده" چطور نوشته می شود؟

یک چک لیست درست میکنیم به اسم DoD و تمام کارهایی که می بایست انجام شود را داخل آن مینویسیم مثلا :

• نوشتن استراتژی شبکه های اجتماعی
• اینستاگرام
• تلگرام
• لینکدین
• …
• انتخاب اعضای گروه محتوا، هماهنگی و جلسه توضیح کار (جلسه1)
• تهیه تقویم محتوایی
• شبکه اجتماعی
• وبلاگ
• تهیه نقشه راه محتوایی
• شبکه اجتماعی
• وبلاگ
• طراحی و تدوین استراتژی برندینگ
• شبکه های اجتماعی
• وبلاگ
• طراحی و تدوین برنامه بازاریابی محتوایی
• شبکه اجتماعی
• وبلاگ
• جلسه توجیه کارشناسان محتوا جهت تهیه، ترجمه و ارائه به ویراستار
• جلسه توجیه ویراستار
• جلسه توجیه کارشناس سئو
• جلسه توجیه مدیران
• مدیر محتوا
• مدیر شبکه اجتماعی
• مدیر سئو و مهندسی محتوا
• در نهایت تایید مدیران ( این چک لیست در تمام کارت هایی که میسازیم باید وجود داشته باشه چون همیشه چندنفر میتونن پیشنهاده بهتری در مورد تست و … داشته باشند و با انتقاد سازنده باعث پیشرفت کار بشن)

مرحله بعدی این است که چطور "تسک ها" رو وارد ترلو کنیم؟

ترلو قابلیت این رو داره که داخلش لیست (List) های متعددی رو ثبت کنیم؛ یکی از روش هایی که میتونیم در ترلو پروژه هارو مدیریت کنیم و چابک کار کنیم تقسیم بندی به صورت زیر خواهد بود:

• لیست اهداف - goals / داخل این لیست اهداف بلند مدت، اهداف کوتاه مدت
• لیست بک لاگ محصول - Product Backlog / داخل این لیست اپیک ها و تم ها رو ثبت میکنیم که قراره به قسمت های کوچکتر تقسیم بشن
• لیست اسپرینت بک لاگ - Sprint Backlog / این لیست برای تسک هایی هست که بصورت دوره ای قراره آنها رو انجام بدیم و بعد از رفتن به مراحل بعد "انجام شده" در نظر گرفته میشن
• لیست درحال انجام - In Process / این لیست برای قراردادن تسک های درحال انجام طراحی شده؛ یعنی کارهایی که افراد آنها رو انتخاب و در حال جلو بردن می باشند
• لیست تست و بازنگری - test or review / اسکرام معتقده کارها بعد از انجام نیاز به بازنگری و تست دارند، این لیست برای این طراحی شده که مسئول تست یا مدیرانی که قراره محصول رو تست کنن، تسک ها رو ببینن و تیکِ "چک شده توسط مدیران" رو در اون فعال کنند. این لیست هم از مهم ترین بخش های پروژه است چراکه اگر محصول درست و با دقت چک نشه باعث بروز مشکل و شرمندگی کل افراد میشه و تلاش های یه گروه یه زیر سوال میبره
• لیست انجام شده - Done / بعداز تست و بازنگری و تیک خوردنِ تمام مسائلی که مطرح کردیم، کارتِ مورد نظر یا همان تسک وارد لیستِ انجام شده میشه و ما تونستیم یه کار رو به نحو احسنت، با برنامه ریزی، طبق زمان بندی و مسئولیت های محول شده به اتمام برسونیم.
• ترلو قابلیت اینو داره که هم لینک بهش متصل کنیم و هم فایل های متنی، عکس و ویدیویی رو هم از طریق گوگل درایو و از طرق دیگه روش بارگذاری کنیم
• کسی که تسکی رو برای انجام دادن انتخاب میکنه باید از طریق members اسم خودش رو توی تسک ثبت کنه که اعضای دیگه تیم بدونن کی داره تسک رو جلو میبره
• با توجه به حجم کار و تصمیم مدیران گروه، زمانی که برای انجام هر تسک در نظر گرفته میشه، حتما باید روی تسک ثبت بشه و تا تاریخ مد نظر هرکس باید خودش رو موظف بدونه که به نحو احسنت DoD رو کامل کنه
• موضوع بعدی میرسه به log و گزارش تغییرات کارت - Activity / این مورد که در پایین صفحه هر کارت طراحی شده، به اعضای تیم و مدیران زمان دقیقِ هر تغییر رو نشون میده؛ مثل
• جابجایی کارت از لیستی به لیست دیگه
• زمانِ دقیقِ "زمان گذاری" روی هر کارت
• چک لیست های تهیه شده
• و در کل از تمام تغییرات گزارش تهیه میکنه
• برای بهتر جلو بردن کار، بهتره یک نفر مسئولیت جابجایی کارت ها و اعمال تغییرات رو بر عهده داشته باشه که برنامه ها و … قاطی نشه
• فقط در صورتی که کارِتون رو انجام دادید میتونید کارت رو ببرید به لیست جلویی که مدیر محتوا بتونه از لیبل جدید استفاده کنه و از اونجا به بعد کار محول میشه به نفر بعد
• به هیچ عنوان تاریخ زمان بندی که مدیر محتوا و مدیر برد تنظیم کردن رو عوض نکنید چون لاگ میندازه و مشخص میشه که قوانین رعایت نشده
• مدیر محتوا وظیفه داره لاگ تمام تسک هارو قبل از جلو بردنِ کار به مرحله بعدی چک کنه

چطور لیبل - Lable ها رو تعریف کنیم؟

موضوع مهم بعدی لیبل - Label ها هستن. لیبل ها کمک بزرگی به مدیریت پروژه های بزرگ میکنن. چطور؟ ما برای نشانه گذاری های خاص از لیبل استفاده میکنیم، هرچی اطلاعات بیشتری نسبت به یه تسک داشته باشیم، شناخت بیشتری نسبت به کار پیدا میکنی لییل های پیشنهادی من شامل این موارد میشه البته قطعا موارد بیشتری هستند ولی من تا الان به اینا برخوردم که شاید واسه شما هم کارآمد باشه

• مارکتینگ:
• تسویه حساب - Check-Out: درصورت تسویه کامل قرارداد از این برچسب استفاده میشود
• اقساط - Installment: برای افرادی که تقاضای پرداخت قسطی دارند از این برچسب استفاده می شود.
• میزان قسط های بسته شده حتما در چک لیست نوشته شود
• نهایتا پرداخت ها بصورت 2 چک در بازه زمانی 1ماهه دریافت خواهد شد.
• بی پاسخ - No Respond: پس از صحبت های اولیه و ارائه کاتالوگ و جزییات، پاسخی دریافت نشده باشد
• توقف پروژه - Failed: در صورتی که روند هر پروژه ای به تعویق افتاد یا متوقف شد، از لیبل قرمز استفاده و از طریق بازاریاب پیگیری می شود و در فرم مخصوص نظرسنجی ناموفق بودن پروژه، سعی بر رفع مشکل بوجود آمده خواهیم کرد
• صحبت اولیه - Connecting: صحبت های اولیه انجام شده است
• ثبت سفارش - CRM-Submit: ثبت سفارش مشتری در سامانه مدیریت مشتری
• نیاز به توجیه - Need-Convince: نیاز به صحبت های بیشتر و متقاعد کردن دارد
• برای این لیبل می بایست خصوصیات اخلاقی و .. مشتری هم ذکر شود که افراد با تجربه تر تیم بتونن رفتار مناسب تری در برخورد با مشتری یا کاربر داشته باشند.

خب حالا شاید این سوال بوجود بیاد که: "ما واسه همه کارامون این برنامه ریزی رو تقریبا داریم، چرا باید این همه داستان داشته باشه؟ این همه نوشتن و پیگیری و … واسه چیه؟ اینا که خودش وقت میگیره و متضاد کلمه چابکیه!؟"

- نه!! کاملا برعکس!!

شما برای کامل کردن هرکدوم از چک لیست های تسک های مختلف و نوشتن اونا میانگین 5 دقیقه در روز وقت میذارید ولی همه میدونن "چه کسی" داره"چه کاری" رو "چطور" جلو میبره! این موارد چند تا مزیت خیلی مهم داره!

• همه چیز روی نظم جلو میره
• زمان انجام کار هر تسک برآورد میشه
• زمان انجام کارِ هر نفر با توجه به توانایی هاش مشخص میشه
• وزن هر کار بعد از مدتی مشخص میشه که این خودش باعث میشه در پروژه های بعدی بتونیم برآورد بهتری از حجم کارعا تا اتمام پروژه داشته باشیم
• داشتن برآورد منطقی و درست باعث میشه کارها به موقع انجام شده و مشتری حس بهتری از همکاری با ما داشته باشه
• میزان هزینه هایی که به ازای هر ساعت کار انجام شده کاملا قابل اندازه گیری خواهد بود
• سرعت انجام کار یا velocity تیم بدست میاد و صدها مزیت دیگه...

حتی برای کار های شخصی هم اگر بخوایم روی ترلو برنامه ریزی کنیم، به راحتی قابل انجام خواهد بود. چطور؟قبلا گفته بودم (در مقاله برای موفقیت باید...) که کارها رو باید به سه دسته تقسیم کنیم: این تقسیم بندی و پیاده سازی اونا روی ترلو میتونه با یک نگاه، به شما چیزهای مهمی رو نشون بده..

• چه جلسه هایی دارم
• کدوم کارها از اولویت بالاتری برخورداره
• اهدافی که برای خودتون مشخص میکنید همیشه جلو چشمتونه و دائم دغدغه این رو پیدا میکنید که سروقت انجام شه تا به هدفتون برسید
• در نهایت اینکه چطور بتونیم با نیازهامون همسو و شخصی سازی کنیم این مدل رو به خلاقیت و جدیت خودمون بستگی داره که من پیشنهاد میکنم خودتون رو وادار کنید حاداقل برای مدت 3ماه اینکارو انجام بدید تا بازده و تاثیرش رو روی زندگی کاری و شخصیتون ببینید

این روند با تلاش بسیار و یه سری ریزه کاری ها که در مقاله ی مخصوص "اصول و کاربرد های اسکرام" براتون توضیح میدم باعث میشه به تدریج به سمت چابکی قدم برداریم.

شعارهای متد چابک رو بخاطر بسپریم و نهایت تلاشمون رو برای حرکت رو به جلو داشته باشیم

درود بر شما

خداقوت

به امید ارزش آفرینی، توسعه و تغییر…

دوستانی که به مشاوره در خصوص نحوه پیاده سازی متد های چابک بازاریابی آنلاین، توسعه برند و نحوه پیاده سازی نیاز دارند میتونن به ایمیل Info@bawetech.com پیام بدن و با تیم ما در تماس باشند.

محمد مهدی نوری / تیم توسعه و برنامه نویسی باوی تک | bawetech