قبل از هر چیز به تعریفی دقیق و روان از تجزیه و تحلیل شغل باید بپردازیم :
تجزیه و تحلیل شغل، فرآیند جمع آوری و بررسی اطلاعات یک شغل است به عبارت دقیق تر تجزیه تحلیل شغل، شرح شغل و شرایط احراز شغل را مشخص میکند.
متوجه شدیم که در تعریف دقیق از تجزیه تحلیل شغل دو مورد شرح شغل و شرایط احراز شغل وجود دارد پس باید به تعریف این دو عنوان رو هم بدونیم.
شرح شغل مشخص میکند که فردی که میخواهیم استخدامش کنیم چه وظایف و مسئولیت هایی دارد و باید چه کارهایی انجام دهد.
در مقابل شرح شغل شرایط احراز شغل وجود دارد یعنی پس از اینکه مشخص کردیم وظایف فرد چیه باید توی شرایط احراز مشخص کنیم که فرد باید چه دانش و مهارت هایی رو برای اجرای عالی وظایف داشته باشه.
شرح شغل تاکید بر وظایف و مسئولیت های شغل است به عبارتی تاکید بر شغل است.
شرایط احراز تاکید بر دانش و مشخصه های فرد صاحب شغل است به عبارتی تاکید بر شاغل است.
خب حالا که با مفهوم کلی تجزیه تحلیل شغل آشنا شدیم وقت اونه که به فرآیند تجزیه تحلیل و شغل بپردازیم.
باید توجه داشت که فرآیند و هدف از تجزیه و تحلیل شغل در یک سازمان با توجه به موقعیت و هدف سازمان ممکنه که متفاوت باشه.
فرضا ممکنه شما برای یک شغلی در محل کار با یک یا دو نفر از مدیران جذب صحبت کنید و یک تجزیه و تحلیل ساده انجام بدین و همون کار شما رو راه بندازه تا بتونید سریع تر پروسه های دیگه رو پیش ببرید گاهی هم ممکنه که نشه با یک صحبت ساده اطلاعات کافی به دست آورد و باید فرآیندی رو برای انجام یک تجزیه تحلیل شغل انجام بدیم که در ادامه بهشون اشاره می‌کنم.
تجزیه و تحلیل شغل هم مثل خیلی از کار های دیگه نیاز هست که در اولین قدم هدف از انجامش مشخص بشه. چرا این کار همون ابتدا باید انجام بشه و چرا اینقدر مهمه؟ جواب ساده است وقتی شما یک تجزیه تحلیل قوی انجام بدین ضمن کاهش هزینه ها در جذب و استخدام نیرو، نیاز های آموزشی و توسعه سازمان نیز مشخص میشه.
در این مرحله باید راجب به موارد زیر تصمیم گیری کرد:
هدف از تجزیه و تحلیل شغل
انتخاب مشاغل ( کسب اطمینان از اهمیت و ضرورت شغل / تمرکز بر مشاغل پر تعداد )
برای مثال تجزیه و تحلیلی که برای ایجاد یک رشد و توسعه انجام میشه با تجزیه و تحلیل شغلی که برای نوشتن یک شرح شغل ساده انجام میشه قطعا نیازمند بودجه، نیرو انسانی و زمان بیشتری خواهد بود بنابراین باید هدف از انجام رو در ابتدا مشخص کنیم.
در این مرحله می بایست ابتدا باید عوامل شغل رو انتخاب کنیم ( مدیران جذب، متصدیان، سرپرستان و... ) و موضوعاتی که باید در شغل مورد توجه قرار گیرد را تعیین کنیم و سپس با یکی از روش های متداول جمع آوری اطلاعات شامل :
اقدام کنیم و موضوعات مهم درباره شغل را مطرح و در خصوص آن ها اطلاعات لازم را جمع آوری کنیم.
تهیه فهرستی کامل از وظایف کاری که با استفاده از اطلاعات به دست آوردیم.
تهیه فهرستی از ویژگی های مورد نیاز برای انجام شغل با استفاده از اطلاعات به دست آمده.
