هر مجموعه ای برای صرفه جویی در زمان و بهبود عملکرد کارمندان نیاز دارد که تردد پرسنل را ثبت کند و این امر در دنیای امروز به عهده ی دستگاه های حضور و غیاب می باشد.
در گذشته برای ثبت تردد کارمندان از دستگاه های ساعتزنی استفاده می کردنند به این صورت که هر کارمند دارای کارتی با نام خود داشت و این کارت ها را در هنگام ورود و خروج داخل دستگاهی قرار میدادند و ساعت تردد آن ها بر روی کارت مهر می خورد؛ این نوع ثبت تردد هم دارای اتلاف وقت بود و هم هزینه ی زیادی برای سازمان ها به همراه داشت زیا امکان تقلب در آن بسیار بالا بود.
ولی امروزه دستگاه های حضور و غیاب با استفاده از فناوری های بیومتریک، از اتلاف وقت جلوگیری می کند و همچنین باعث صرفه جویی در هزینه های سازمان می شود.
با توجه به تعداد زیاد افرادی که در شیفت های مختلف در یک کسب و کار مشغول به کار هستند، پیگیری حضور و غیاب آن ها فرآیند دشواری است و نیروی انسانی زیادی را درگیر هدر می دهد ؛ زیرا باید مرخصی، اضافه کاری و تاخیر های آن ها محاسبه شود و این امر روی حقوق دریافتی کارمندان نیز تاثیر بسیاری ایجاد می کند.
استفاده نکردن از سیستم های کنترل تردد می تواند عواقبی مانند اتلاف هزینه برای مدیریت مجموعه ها به همراه داشته باشد.
اکنون کار دشوار انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب برای شرکت شما از بین چندین گزینه موجود در بازار فرا می رسد. قبل از تصمیم گیری در مورد سیستم مدیریت حضور و غیاب، مطمئن شوید که نیازهای شرکت شما را برآورده می کند.
بهتر است قبل از نهایی کردن دستگاه حضور و غیاب برای شرکت، چندین جنبه مانند تعداد کارمندان در سازمان، محدودیت‌های مدیریت، طریقه ی شناسایی افراد، ویژگی های ظاهری مورد پسند شما، میزان هزینه ی در نظر گرفته شده توسط سازمان، دارا بودن سیستم کنترل دسترسی، نرم افزار حضور و غیاب و غیره را در نظر بگیرید.
از فکتور های مهم دیگری که شاید کمتر به آن توجه کنید، پشتیبانی پس از خرید است.
دستگاه های حضور و غیاب نیز مانند دیگر دستگاه های الکترونیکی نیاز به پشتیبانی و بروزرسانی دارند؛ بنابر این هنگام خرید باید این نکته را هم در نظر بگیریم.
شاید یکی از مواردی که زیاد به آن اشاره نمی شود، نرم افزار های حضور و غیاب باشند که در ظاهر کم اهمیت ولی در اصل کامل کننده ی یک سیستم حضور و غیاب هستند.
نرم افزار حضور و غیاب کار های محاسباتی یک سیستم حضور و غیاب را انجام می دهد و اطلاعات ثبت شده ی دستگاه را تحلیل کرده و صورت تاریخ و ساعت ورود و خروج، مانده مرخصی، میزان اضافه کاری و حقوق و این قبیل اطلاعات را در اختیار مدیر دستگاه قرار می دهد.
قیمت دستگاه حضور و غیاب به عوامل مختلفی بستگی دارد؛ از جمله ی آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:
طریقه ی شناسایی افراد در دستگاه های حضور و غیاب از اهمیت زیادی برخوردار است. امروزه با پیشرفت علم و روش های شناسایی بیومتریک امکان تقلب بسیار کاهش یافته است اما برای تمام تکنولوژی های پیشرفته احتمال یک درصد خطا وجود دارد.
انواع روش های شناسایی دستگاه های حضور و غیاب:
امروزه برای کاهش احتمال خطا، از چند روش شناسایی در یک دستگاه استفاده می کنند.
منظور از ثبت داده ها، ثبت اطلاعاتی همچون اطلاعات فردی (مانند اثرانگشت، چهره و ... ) که برای تطبیق باید در پایگاه داده های دستگاه ثبت شد و اطلاعاتی مانند زمان ورود و خروج است.
دستگاه های مختلف دارای ظرفیت های متفاوتی هستند و باید قبل از خرید دستگاه حتما با در نظر گرفتن تعداد پرسنل و میزان تردد آن ها، دستگاه حضور و غیاب مورد نظر خود را انتخاب کنید.
قابلیت کنترل دسترسی این امکان را به شما می دهد که دسترسی کارمندان خود را به بعضی از موقعیت مکانی های شرکت کنترل کنید و تنها افرادی اجازه ی ورود به این قسمت ها را داشته باشند که شما از قبل برای دستگاه تعریف کرده اید.
این قابلیت می تواد برای درب ورودی شرکت نیز در نظر گرفته شود؛ به شکلی که تنها ارمندان شما اجازه ی ورود به شرکت را پیدا می کنند و افراد غریبه اجازه ورود داده نمی شود.
قابلیت کنترل دسترسی از جمله قابلیت های است که امنیت سازمان شما را ارتقا می دهد.
سرعت عملکرد دستگاه به قدرت و سرعت حسگر بکار رفته در دستگاه و سرعت پرداشگر، در پردازش داده های ورودی و تطبیق آن ها با داده های ثبت شده بستگی دارد.
جمع بندی
سیستم های حضور و غیاب از جمله سیستم هایی هستند که برای مدیریت یک مجموعه بسیار ضروری بوده و باعث جلوگیری از هدر رفت های مالی، زمانی و حتی نیروی انسانی شرکت می شود. در این مقاله بررسی کردیم که چه مواردی بر روی قیمت این دستگاه ها تاثیر می گذارد و با در نظر گرفتن چه ویژگی هایی باید دستگاه حضور و غیاب مناسب خود را انتخاب کنیم.
شرکت سامانه های بُعد پنجم با 21 سال فعالیت در زمینه ی دستگاه ها و نرم افزار های حضور و غیاب، امکان مشاوره ی حضوری و تلفنی را برای انتخاب مناسب ترین دستگاه برای سازمان شما را ایجاد می کند.
مهرنوش عسکری
