برگزاری یک رویداد در عین پُراسترس بودن وقتی به سرانجامِ موفقی برسد، تجربه عمیقاً لذت‌بخش و منحصربه‌فردی برای برگزارکنندگان است.
بسیاری از افراد به خاطر وجود بسترهایی نظیر رویدادهای خانوادگی، سیاسی، دانشجویی، جهادی و ... تجربه هماهنگی و اجرای رویداد را داشته‌اند. اما اگر با آن از تجربه‌شان گپ بزنید، متوجه می‌شوید که بسیاری‌شان یا تجربه تلخی از کارگروهی با هم‌وطنان داشته‌اند! یا دست‌تنها مانده‌اند یا حتی به فرم «هیئتی» و بدون برنامه‌ریزیِ خاصی رویداد را برگزار کرده‌اند.
یک رویدادِ استاندارد و خوب، رویدادی است که طبق برنامه‌ریزی قبلی، با رعایت جزییات کیفی، و در عین حال آموزنده، پیشبرنده و لذت‌بخش برای مخاطبان و برگزارکنندگان باشد.
دو بال مهم شروع به کار یک رویداد «نیروی انسانی» و «زمان‌بندی» مناسب است.
اگر زمانِ کافی برای برنامه‌ریزی برای اجرای یک رویداد ندارید، به هیچ عنوان زیر بار مسؤولیتش نروید؛ برگزار نکردنِ یک رویداد به مراتب رفتار هوشمندانه‌تری است تا یک رویدادِ بی‌کیفیت برگزار کنیم.
حواس‌تان باشد ما هزینه می‌کنیم، انرژیِ زیادی صرف می‌کنیم تا چیزی که وجود ندارد را با یک رویداد خوب ایجاد کنیم.
مراقب باشیم که کار بی‌کیفیت علاوه‌بر هدررفت موضوع باعث دورریختن هزینه و از دست‌دادنِ نیروی انسانی‌ای می‌شود که دیگر انرژی و انگیزه سابق را ندارد.
قوانین پیش از شروع:
قانون اول: از کار «هیئتی» بپرهیزید!
اصطلاح کار «هیئتی» یعنی مشخص‌نبودن وظایفِ هر فرد از تیم اجرایی. در کار «هیئتی» هرفرد به طور شخصی و بنا به تصادف قبول مسؤولیت می‌کند. از کار هیئتی شدیداً بپرهیزید!
قانون دوم: رئیس‌بازی و کپی‌کاری ممنوع!
مهم‌تر از برگزاریِ یک رویداد، این است که هم‌تیمی‌های شما از کار لذت ببرند و با استقلال فکری چیزهای تازه یاد بگیرند. پس از همین اول برنامه لحن دستوری و کپی‌کاری تعطیل!
قانون سوم: قد جیب‌تان حرف بزنید!
پیش از شروع کار از وضعیت مالی، امکانات فیزیکی (محل برگزاری) و نیروی انسانی خود اطمینان پیدا کنید. اگر از پول، تیم یا فضا مطمئن نیستید، دست نگه دارید.
و حالا! فرض می‌کنیم که قوانین را رعایت کرده‌اید و حالا شما به عنوان یک دبیر اجرایی یا یکی از برگزارکنندگان ادامه مطلب را می‌خوانی.
بزن بریم!
گامِ اول: مطالعه کنید!
شما دبیر رویداد هستید. پس بهتر این است که به موضوعِ برگزاری احاطه نسبی داشته باشید.
پیش از هرچیز لازم است درباره موضوعِ رویداد و گروه‌هایی که به‌طور تخصصی در حال کار روی مسأله هستند، کسب اطلاع کنید.
دست به کار شوید و چندین ساعت وقت روی سرچ و پرس‌وجو از رفقا و آدم‌های این حوزه بگذارید. سعی کنید از ماهیت کار و گروه‌ها حسابی سر دربیاورید.
گامِ دوم: جاهای خالی را پیدا کنید.
خلاء موجود در موضوع را پیدا کنید.
- چه‌کاری تا به حال درباره این موضوع به درستی انجام نشده؟
- رویدادِ شما چه کمکی به پیشبرد موضوع می‌تواند بکند؟
- چه ویژگی(های) مثبت و ارزشمندی در رویداد شما وجود دارد که برای آن می‌خواهید انرژی و هزینه صرف کنید؟
خلاء را با متخصصان این حوزه در میان بگذارید.
در انتهای این مرحله شما قادر خواهید به یک فرمِ ابتدایی برای «محتوا» و «قالب» برگزاری برسید.
در انتهای این مرحله می‌بایست جلسه‌ای بگذارید و یا از طریق راه‌های ارتباطی دیگر اعضای اولیه تیم خود را دعوت کنید.
با موافقت ضمنی اعضا سراغ مراحل بعدی بروید.
گامِ سوم: بنویسید!
همه‌چیز را مکتوب کنید.
خروجیِ دو مرحله قبل به شما نشان خواهد داد که:
۱- چه تعداد نیرو و در قالب چه گروه‌هایی نیاز دارید؟
۲- موضوعات پیشنهادی و قالب برنامه‌تان چیست؟
پس در یک فایل مرتب تیم‌هایی که نیاز دارید را با جزییات کارهایی که باید تا اتمامِ برنامه انجام شود، با دقت بنویسید.
این تیم‌ها می‌توانند شامل:
۱- تدارکات ]مسؤولیت ثبت‌نام، پذیرایی، دکور و ...[
۲- رسانه ]عکاسی، پیش‌خبر، گزارش مشروح و...[
۳- تبلیغات ]ارسال پوستر، تبلیغات مجازی، ساخت صفحه رویداد در ایوند[
۴- طراحی ]طراحی تِم رویداد، پوستر، استند و ...[
۵- مدیا ]تدوین کلیپ و تیزر و فایل‌های صوتی و تصویری برنامه[
و ... باشند.
موضوعات پیشنهادی و کنداکتورِ اولیه برنامه را یادداشت کنید.
فایل‌ها را در اختیار اعضای تیم قرار دهید تا مطالعه کنند.
به اعضای تیم گوش‌زد کنید که از الان برای طراحی دکور و پوستر و همه جزییات برنامه فکر کنند و پیشنهادات‌شان را یادداشت کنند.
حالا نوبت اولین جلسه رسمی با تیمِ عزیزتان است!
گام چهارم: جلسه چندین ساعته!
۱) حتماً با تمامیِ اعضای تیم جلسه حضوری و جمعیِ مفصل داشته باشید.
اعضای تیم نیاز دارند تا در قالب جلسات حضوریِ چندین ساعته یخ‌شان بشکند و هم‌دیگر را خوب بشناسند.
از اعضا بخواهید قبل از حضور در جلسه فایل‌های شما را پیش‌مطالعه بکنند. یادتان باشد که آن‌چه شما در اختیارشان گذاشتید وحی منزل نیست، بلکه پیشنهادات شما به عنوان یک دبیر اجرایی است و قرار است در جلسه اول چکش‌کاری شود!
۲) گزارش هرآن‌چه تا کنون انجام داده‌اید و اطلاعاتی که به دست آورده‌اید را ارائه دهید.
بسیار مهم است که هم‌تیمی‌های شما در جزیی‌ترین مسائل مربوط به موضوع و قالب برنامه مسلط باشند.
اعضای تیم باید در مورد ویژگی‌های مثبت رویداد و چراییِ برگزاری نیز توجیه باشند تا حس مثبتی از برگزاری چنین رویدادی را به اطرافیان‌شان نیز منتقل کنند.
فراموش نکنید اعضای تیمِ شما می‌توانند بهترین کانال تبلیغاتیِ شما نیز باشند.
لازم نیست جزییات برخوردهای‌تان با سایر مسؤولان برای برگزاری را به آن‌ها منتقل کنید.
پس از ارائه گزارش عملکردتان به اعضای تیم، در مورد وظایف تیم‌ها، موضوعات و ... نیز برای‌شان توضیح دهید تا هرکس با توجه به علاقه‌اش ذهنیتی از کار پیدا کند.
۳) موضوعات و قالب برنامه را با هم‌فکریِ اعضای تیم نهایی کنید.
۴) به اعضا پیشنهاد دهید که با توجه به سابقه کاری یا علاقه‌شان یکی از تیم‌های زیرمجموعه را انتخاب کنند. اگر تعداد اعضای‌تان بیش از تعداد تیم‌بندی بود، چندنفر می‌توانند باهم مسؤولیت قبول کنند.
۵) از هم‌تیمی‌ها بخواهید با توجه به موضوع و قالب برنامه ایده دکور و طرح پوستر را بدهند.
در گروه‌های اجرایی‌ای که تعداد افراد بیش از ۵ نفر است و یا اعضا هم‌دیگر را خوب نمی‌شناسند، این حرکت می‌تواند آسِ شما باشد! چه‌گونه؟
سعی کنید خودتان قبل از هرکس ایده داشته باشید تا اگر سایر اعضا ایده‌ای نداشتند شما طوفان فکری را راه بیندازید. مفصل وقت بگذارید. از تک‌تک اعضا نظر بخواهید. موضوع و ایده مُصورشان را به چالش بکشید تا در آخر به طراحی‌های خوبی متناسب با موضوع و در عین حال خلاقانه برسید!
چرا این مرحله آس یک دبیر اجرایی است؟
بچه‌های تیم‌تان در این گپ‌وگفتِ ایده‌پردازانه ضمن چالش و تسلط به موضوع خودشان را پیش شما عیان می‌کنند! کافی است کمی تیز باشید تا بفهمید استعداد و علاقه هرکس در چیست. بنابراین راحت‌تر می‌توانید مسؤول هر بخش را انتخاب کنید.
از طرفِ دیگر در این گپ مفصل اعضا با یک‌دیگر به گفت‌وگو می‌پردازند و از ذهنیتِ هم به یک شناخت نسبی می‌رسند. هنر شماست که سر شوخی را هم باز کنید و نگذارید گپ از حالت دوستانه و سرخوشانه خارج شود.
۶) حالا وقتش است! برای هر تیم یک «مسؤول هماهنگی» انتخاب کنید تا کارها روال‌تر و منظم‌تر باشد.
مسؤول هماهنگیِ هر تیم لازم نیست تمام کارها را خودش انجام دهد می‌تواند در تیم خود تقسیم وظایف و هماهنگی انجام دهد. اما او فرد گزارش‌دهنده و نهایی‌کننده کارهاست.
گام پنجم: ریزریز کنید!
۱) از همه بخواهید از یک اپلیکیشن برای برنامه‌ریزیِ رویداد استفاده کنند تا شما وظایف هر فرد یا گروه را با جزییات در آن شرح دهید.
راحت‌ترین و در دسترس‌ترین روش «Google Sheet» است. از همه بخواهید جیمیل بسازند. اصلاً زشت است اگر هنوز جیمیل ندارند!
با روش زیر می‌توانید به راحتی یک گوگل شیت را متناسبِ کار رویداد کنید:
الف) از طریق مرورگرتان به اکانت جیمیل یا گوگل‌تان وارد شوید.
ب) در قسمت جست‌وجوی گوگل عبارت «Google Sheets» را سرچ کنید. یا لینک زیر را باز کنید:
https://www.google.com/sheets/about
ج) پس از بازشدن لینک بالا روی دکمه «Go to Google Sheets» کلیک کنید.
د) روی قالب Blank کلیک کنید تا یک صفحه ساده برای‌تان باز شود.
ه) از گزینه Format و سپس Direction و انتخاب Right-to-Left Sheet می‌توانید صفحه را برای فارسی‌نویسی آماده کنید.
و) برای ستون‌های‌تان عناوین انتخاب کنید. مثلاً «نام»، «کارها»، «توضیحات» و «وضعیت».
ز) برای ستون وضعیت سه حالت «To Do»، «Doing» و «Done» یا عبارات فارسی معادل را می‌توانیم طراحی کنیم.
روش ساختن گوگل شیت با ستونِ منودار:
· ابتدا ستون «وضعیت» یا «Status» را به طور کامل ]یا به تعداد ردیف‌های جدول‌تان[ انتخاب کنید.
· با موس روی بخش انتخاب‌شده بروید و کلیک‌راست کنید.
· در منوی بازشده آخرین گزینه یعنی «Data Validation» را انتخاب کنید.
· در منوی بازشده در قسمت «Criteria» گزینه «List of Items» را انتخاب کنید.
· در نوار خالی روبه‌رویش وضعیت‌ها را تعریف کنید و با کاما جدا کنید: To Do, Doing, Done.
· سپس Save را بزنید.
حالا وقتش رسیده که اسامی تمامی اعضای تیم و جزییات کارهای آن‌ها را وارد کنید و در مقابل در ستون وضعیت‌شان همه گزینه‌ها را در حالت «To Do» قرار دهید.
۲) فایل گوگل‌شیت یا هر نوع اپلیکیشنی که انتخاب کردید را پس از تعریف‌کردن اعضا و تمام جزییات کارهایشان با اعضای تیم‌تان به اشتراک بگذارید.
حالا اعضای تیم‌تان می‌توانند هر زمان که پیگیری کاری را شروع یا به سرانجام رساندند، در این فایل مشترک مشخص کنند.
شما به عنوان دبیر اجرایی کار راحت‌تری برای پیگیری خواهید داشت. ضمن این‌که اعضا در گوگل شیت می‌توانند کامنت بگذارند و مسائل‌شان را مطرح کنند.
۳) فایل دقیقی از فازبندی و زمان‌بندی رویداد تهیه کنید و به اعضا ارسال کنید. حتی می‌توانید زمان‌بندی را در گوگل‌شیت یا هر نوع اپلیکیشن برنامه‌ریزی‌تان اضافه کنید.
گام ششم: هماهنگی‌ها را قطعی و مستقیم انجام دهید.
حالا که خیال‌تان کمی راحت است، سراغ نهایی‌کردنِ سالن، زمان برنامه، سخنرانان و سایر امکانات فیزیکی بروید.
بعد از پرش
خاطرتان باشد با اتمام زمان رویداد، کارهای شما تمام نمی‌شود. بخش عمده‌ای از کار تیم «رسانه» شامل ادیت عکس‌ها و گزارش مشروح برنامه مربوط به بعد از اجرای رویداد است.
بعد از آن است که با خیال راحت می‌توانید عکس دسته‌جمعی بیندازید و این تجربه هیجان‌انگیز و منحصربه‌فرد را در آلبوم زندگی‌تان ثبت کنید.
دست مریزاد!
