من برای برنامه ریزی کارام معمولا از TO DO لیست استفاده می کنم . و خب این روش برنامه ریزی علی رغم تمام خوبی هایی که داره اما عیب و ایراداتی هم داره. که من اینگونه شرح می دم:
اول اینکه این لیست با اضافه شدن یک کار جدید باید دوباره اولویت بندی بشه که خب درسته که زمان زیادی نمی بره اما مرتبا این لیست در حال اضافه شدنه که مدام باید تصمیم گیری بشه که کدام کار ارجح تر است و کدام کار را میشه به تعویق انداخت که هر دوی اینها آفته . چرا که اولی باعث خستگی در تصمیم گیری میشه و دومی باعث عادت به تعویق انداختن کارها .
دوم اینکه این لیست همیشه در حال اضافه شدنه و خب این که ما روزمون را صرف انجام کارایی کنیم که در آن لیست کذایی نوشته ایم ،خوبه ، اما از آنجا که آن لیست، خیال تمام شدن نداره و ما هم که ربات نیستیم ، و خوبه که کمی هم به جنبه های انسانی وجود خودمون هم احترام بذاریم بنابراین نمیشه که هر روز با کارهای لیست ، خودمون رو هلاک کنیم .! پس تفریح و سرگرمی مون چی میشه ؟!
اینطور بگم، تا زمانی که ما در ذهنمون یا روی کاغذ ، یک لیست بلند بالایی از کارهایی که باید انجام بدیم داریم ، اون رو مدام در ذهن بالا و پایین می کنیم ،حالا اگر هم خواستیم کمی تفریح کنیم ، نشخوار کردن اون لیست تو پس زمینه ی ذهنمون تقریبا غیر ممکنه . (آخه لیست اهداف و آرزوهاست دیگه!)
این از کیفیت تفریح ما به شدت کم می کنه . ضمن اینکه اگر هم کمی بیخیال اون لیست بشیم و چند روزی را کلا به تفریح بپردازیم، احتمالا عذاب وجدان روزهای از دست رفته گریبان گیر ما میشه !.
فکر کنم تا اینجا کاملا متقاعد شدید که این لیست کارها را به همراه من باید آتیش بزنید .
اما خب این همه ی ماجرا نیست . اگر شما روز را بدون لیست کارهایی که باید انجام بدید، شروع کنید . ناخواسته این لیست در ذهنتون شکل می گیره(شبیه بسیاری از آدم ها که کارهایشان را نمی نویسند ) و این لیست ذهنی، به مراتب ایراداتش بیشتر از نوشتن اونه .
خب اینجاست که سراغ یکی از بروزترین روش های برنامه ریزی زمان می ریم که کله گنده هایی مثل ،ایلان ماسک ، بیل گیتس ، و کال نیوپورت از این روش استفاده می کنند!
این یه روش ساده هست که قراره بسته هایی زمانی ایجاد کنیم و کارها رو در این بسته‌ها قرار بدیم ،به همین راحتی ! .
این وسط هم یه نکاتی رو رعایت می‌کنیم تا کار هم لذت بخش تر بشه و هم اثر بخش‌تر.
نکته ی مهم این قضیه اینه که قراره کارها رو بدون وقفه تو این بلوک ها انجام بدیم . و تمامی تفریحات و سفر و قرارها رو هم تو این بسته های زمانی جایگزاری کنیم . !!
به چند دلیل :
اینکه این روش باعث ایجاد deadline میشه . و همین باعث میشه اون قانون معروف پارکینسون رو کارامون بی تاثیر بشه ( قانون میگه واسه هر کاری هر چقدر وقت بذاری همون قدر وقت میبره ! )
این روش باعث میشه کارها رو کمتر به تعویق بندازیم . علتش هم اینه که هم خودمون و هم ذهن مبارکمون میدونه که این وقتی که برای این کار خاص اختصاص دادیم، دیگه بهش تعلق نمی گیره و میشه مصداق این جمله که : « یا الان یا هیچ وقت » ،و خب همین جمله که تو ذهن تکرار بشه ما رو مجاب میکنه که اون کار رو انجام بدیم!
نکته ی جالب دیگش اینه که اولویت بندی کارها هم دیگه معنی نمیده !. شما واسه هر کاری چه مهم چه غیر مهم وقت در نظر گرفتین، پس دیگه نگران این نیستین که با انجام تفریح از فلان کار باز میمونید !. ( این خیلی باحاله )
این روش خود به خود باعث میشه که شما کارهای بزرگ رو تبدیل به کارهای کوچیک کنین که از شانس روزگار یکی از روش های حل مسائل بزرگه ! . چون بلوک های زمانی شما محدوده و خب کارهای بزرگ توش جا نمیشن!
از دیگر مزایا این روش اینه که وقتی شما مجبور میشین روزها و هفته های خودتون رو با کارهای مهم پر کنید . یهو میبینین چه همه فضای خالی تو هر روز و هر هفته ی شما وجود داره . و خب مجبورین ،اونا رو هم با یه سری کار یا تفریح یا هر چی پر کنین . که متوجه میشین که زمان اونقدرا که شما فکر میکنید هم کم نیست . شما تا حالا خوب ازش استفاده نکردید !
پر کردن اون فضاهای خالی تو برنامه هاتون باعث میشه که یه سری به کارهای نیمه تمامی که هیچ وقت خدا وقت نمی کردین انجامشون بدین بندازین . یا هم یه سری برنامه های جدی واسه یادگیری یه هنر جدید یا ورزش کردن منظم طرح ریزی کنید . که خب لازم به ذکر است که همه اینها حس مسئولیت پذیری شما رو بالا می بره !
نکته ی پایانی که خیلی هم واضح هست ،هم اینه که تمام اینا باعث میشه که رو زمان خودتون کنترل داشته باشید و نه بالعکس !
خب از اینجا به بعد دیگه میریم تو کارش .تا این معجزه لعنتی رو تو زندگیامون پیاده سازی کنیم .
اون مقاله ای که دارم از روش مطالب رو کپی میکنم ۶ قدم معرفی کرده :
قدم اول : اهداف ، اولویت ها ، وظایف خود را مشخص کنید .
مشخصه که بلوک های زمانی شما قراره شما رو گام به گام به سمت اهداف شما حرکت بده . پس باید بدونین دارین واسه چه چیزی برنامه ریزی می کنین .
قدم دوم : مثه عکس اولین صفحه برای خودتون زمان رو به تایم های دوساعته یا یک ساعته یا هر ساعته که دلتون میخواد تقسیم بندی کنید .
زمان شروع و زمان پایان بلوک هم مشخص باشه .
مثلا از ساعت ۸ تا ۹ صبحانه . دقت کنید که واسه این هم میتونین یه دفتر بردارین و کاغذ و هم نرم افزارهایی واسه این کار هست که راحت اینکار رو انجام میده مثلا google calendar .
یه سری رنگا هم رو خوبه مشخص کنید که در نمای کلی متوجه بشین بیشتر هفته یا روز شما برای چه بخشی از زندگیتون سپری شده .
مثلا واسه کار : آبی واسه فعالیت های اجتماعی: زرد واسه کارهای شخصی : نارنجی واسه سلامتی: سبز و ...
قدم سوم : اون زمان ها رو که تقسیم بندی کردید پر کنید .
نکته مهم : کاری که نوشته شد نه تغییر میکنه و نه جا به جا میشه . (سخت شد نه ؟)
یواش یواش که این روش رو انجام دادین خود به خود رویه صبح و رویه شب واستون ایجاد میشه . یعنی یه سری کارها که هر روز صبح باید انجام بشه که خب این رویه ها خیلی مهمن و میتونن کل روز شما رو بسازن . پس باید حسابی حواستون به رویه های صبح و شبتون باشه .
قدم چهارم : تو بلوک زمانی ، تمرکز کامل خودتون رو اختصاص بدین به همون کاری که تعیین کردین .
اگه مثه من باشین درست همون لحظه که کارتون رو شروع می کنین یه پیام از فلان شبکه اجتماعی میتونه کلی از وقت شما رو بگیره . تو تایم کامل حواستون به کارتون باشه و عوامل حواس پرتی رو از خودتون دور کنین.
قدم پنجم : کارهای شبیه به هم رو با هم انجام بدید.
اینجا خوبه که یه تکنیک ریز دیگه رو هم یاد بگیریم که من بهش می گم : « دسته بندی کارها »
این تکنیک میگه خوبه که ماها کارهای شبیه به هم رو تو یه دسته قرار بدیم و همه رو با هم انجام بدیم. مثلا چک کردن ایمیل ها و پاسخ دایرکت های اینستا و شبکه سازی تو لینکدین تقریبا شبیه همن . پس همه رو بزاریم تو یه بلوک در یه روز از هفته انجامش بدیم . اینطوری هر روز بخشی از تمرکزمون با پاسخ به ایمیل ها هدر نمیره . وقت انجامش مشخصه ! . اصطلاحا دچار انجام کارهای سطحی نمیشیم . ! و کلی زمان به دست میاریم .
این روش باعث میشه که مسئولیت پذیری شما هم بالا بره . چطور ؟
اینطوری که فرض کنید یه برنامه ورزشی توپ واسه خودتون گذاشتین که سه ماه زمان میبره . شما هر روز برای انجام اون ورزش وقت اختصاص میدین . و خب دیگه این جمله معروف « وقت نکردم» رو نمی تونین به خودتون بگین !
قدم ششم : یه تایم از هفته رو هم به بازبینی هفته اختصاص بدید.
خب این به قول نوسینده اون مقاله ای که مطالب رو ازش وام گرفتم بهترین تایم و مهم ترین تایم هفته اس . که اصلا ببینید هفته تون بیشتر تو چه بخشی از زندگیتون صرف شده و چقدر موفق بودین . چقدر بازدهی داشتید و برای هفته ی آینده چه برنامه هایی دارید.
دقت کنید که همیشه برای برنامه ریزی ،کارهایی که زمان انجامش رو نمی تونید تغییر بدید رو اول تو برنامه بزارید تا بهتر بتونید برنامه ریزی کنید .
در پایان هم چند تا نکته برای خفن تر شدن این روش برنامه ریزی :
۱) وقتی تایم اون کار تمام شد یعنی تمام . دیگه اون کار رو ادامه ندید . دوباره یه بلوک دیگه برای اتمامش بهش اختصاص بدید . اما هیچ وقت از بلوک کار دیگه ای واسه تموم کردن کار نیمه تمام استفاده نکنید که کلا بنیاد تایم‌بلوکینگ رو بر باد می دید !
۲) بعد از هر مدت کار یه وقفه بدین . مثلا هر ۲۵ دقیقه کار ۵ دقیقه استراحت . برای بلوک ۲ ساعته چهار مرتبه تکرار میشه. اگه کار سخت بود استراحت های کوتاه رو بیشتر کنید .
۳) برای هر روز یک تم مشخص کنید . این باعث میشه که بهره وری بیشتری داشته باشید .
مثلا پنچ شنبه ها روز خرید . خب طبیعی هست که کارهای این روز بیشتر تو چه بخشی خواهد بود . خلاصه برای هر روزی یک تم مشخص داشته باشید.
۴) رویه های صبح و شب رو بسازید . این باعث میشه که عادت های خوب به صورت زنجیره وار تو زندگی شما شکل بگیره که در دراز مدت نتایج خیلی خوبی داره .
مثلا : رویه ی صبح : بیدارشدن – شست وشوی دست و صورت – مسواک – دم کردن قهوه – مطالعه – میل قهوه
چند تا گام اشتباه رو هم بگم که بعضیا مرتکب میشن و تمام.
۱) خودت رو به زحمت ننداز . برنامه ریزی باید مثه تفریح باشه .
خیلی ها تا اسم برنامه ریزی میاد فک میکنن باید با ثانیه ها بجنگن و پیروز بشن در حالی که تنها کاری که میشه ،خستگی از برنامه ریزیه . خیلیا هم از بس دقیق برنامه ریزی می کنند دیگه حوصله ای واسه اجراش ندارن!
قراره بهت خوش بگذره پس برنامه ریزی رو واسه خودت به تفریح تبدیل کن !
۲) سخت نگیر . پیش میاد !
یه سریا هم هستن که تا کوچکترین اتفاقی واسه برنامه ی نازنین شون میوفته تمام بنیان برنامه ریزی و مزایاش رو میزارن کنار ! . چون فکر میکنن نمیتونن برنامه ریزی خوبی داشته باشن . اینطوری نیست . هیشکی نمیتونه برنامه ریزی کنه و صد درصد اجراش کنه . یه کم انعطاف پذیری خوبه . سعه صدر هم !
فقط یادتون باشه با از دست دادن یه بلوک زمانی نباید یه بلوک دیگه رو هم از دست بدید!
۳) هیچ وقت با جزئیات برنامه هاتون رو مشخص نکنید . چرا؟ چون نیاز نیست :)
در پایان اینا بهترین اپ ها هستن که میشه ازشون واسه زمان بندی به روش تایم بلوکینگ استفاده کرد .
در پایان بگم که این مطلب عمده ی آن از Time_Blocking_How_to_Get_The_Most_Out_of_Your_Schedule نوشته ی آقای Dan Silvestre می‌باشد که البته بنده خودم بخش هایی رو به آن اضافه کردم که الهام بخش از کتاب کار عمیق کال نیوپورت و عادت های اتمی جیمز کلیر بود . امیدوارم براتون مفید باشه .
ضمن اینکه که این اولین تجربه ی من در نوشتن بود که خب اگر از نظر نگارشی یا انتقال مفهوم ایرادی داشت به بزرگی خودتون ببخشید.
#سلسه _مقاله_هایی که_شاید_برایتان_مفید_باشد.
تقدیم به همه ی آنهایی که به وقتشان اهمیت می دهند !
