شما نمیتوانید سیستمی را روی یک فونداسیون پر از آشوب بنا کنید. اولین قدم برای واگذاری کارها، خلوت کردن سیستم از عواملِ اتلافِ انرژی است. دادههای ۱۲ ماه گذشته کسبوکار خود را (از نرمافزار حسابداری یا اکسل) استخراج کنید. درآمد کل، ساعات کار صرفشده و حاشیه سود هر مشتری را بررسی نمایید.
برای هر مشتری یک «نمره اصطکاک و دردسر» از ۱ تا ۱۰ تعیین کنید. شما در نهایت باید ۲۰ درصد از مشتریانِ انتهایی لیست (کسانی که بیشترین انرژی را میگیرند و کمترین پول را میدهند) جدا کنید. سپس با ارسال یک اخطاریه قطعی ۳۰ روزه، به آنها اعلام کنید که تغییر استراتژی دادهاید و ۳ رقیب را به جای خودتان معرفی کنید. باور کنید پس از این جراحی دردناک، شرکت شما نفس تازهای خواهد کشید.
شما نمیتوانید کارهای «سفارشی و خلاقانه» را به راحتی به کارمندان واگذار کنید، زیرا هر پروژه نیازمند تصمیمگیریهای لحظهای و ذهنِ خودِ شماست. تنها راه واگذاری اصولی، محصولسازیِ خدمات است. بررسی کنید که ۲۰ درصد از بهترین مشتریان شما، دقیقاً به دنبال چه ارزشی هستند؟
تمام آپشنها و شخصیسازیهای اضافی را حذف کنید. یک پکیج استانداردِ خدماتی با قیمت ثابت بسازید (همانطور که WP Curve انجام داد). سپس یک سند یکصفحهای به نام «محدوده کار» (Scope of Work) تدوین کنید و ارائه هرگونه خدمات خارج از این سند را برای کارمندان ممنوع کنید. اکنون کارمندان شما یک خط تولید شفاف دارند که بدون نیاز به حضور شما کار میکند.
در سیستمسازی مدرن، عناوین پرطمطراقی مانند “مدیرعامل”، “مدیر ارشد” یا “معاون” هیچ ارزشی ندارند؛ آنها فقط ابهامات را بیشتر میکنند. چارتهای سنتی را دور بیندازید و شرکت خود را به ۵ کارکرد اصلی (بینشگر، یکپارچهساز، فروش، عملیات و مالی) تقسیم کنید.
برای هر یک از این صندلیها، نیازی به نوشتن شرح وظایف طولانی و خستهکننده نیست. تنها ۳ تا ۵ خروجیِ کاملاً شفاف و قابلاندازهگیری تعریف کنید. قانون طلایی این است: برای هر صندلی، تنها و تنها یک نفر باید پاسخگوی مطلق باشد. وقتی دو نفر مسئول یک کار باشند، در واقع هیچکس مسئول آن نیست و در نهایت کار به گردن شما میافتد!
برای اینکه بتوانید با خیال راحت کارها را واگذار کنید، به جای حضور فیزیکی در شرکت، باید یک «داشبورد پرواز» داشته باشید. یک فایل اکسل ۱۳ هفتهای بسازید و ۵ تا ۱۵ شاخص فعالیتمحور (Lead Measures) را در آن مشخص کنید. برای هر شاخص یک هدف هفتگی و یک متولی تعیین کنید. رنگ سبز یعنی اهداف محقق شده و جای نگرانی نیست؛ رنگ قرمز یعنی بحران.
اگر ۶ مرحله قبلی را به درستی اجرا کرده باشید، سیستم شما آمادهی تست نهایی است. واگذاری کارها به صورت قطعی، تنها زمانی اتفاق میافتد که شما خودتان را از معادله حذف کنید. یک تاریخ دقیق در ۹۰ روز آینده انتخاب کنید و آن را برای تعطیلاتِ ۲ هفتهای مسدود کنید.
پیش از رفتن، دستورالعملهای استاندارد عملیاتی (SOP) برای ۳ تصمیم پردردسر (مثلاً نحوه برخورد با مشتری شاکی یا بازپرداخت وجه) را به صورت شفاف مکتوب کنید. قانون اصلی این آزمون، بیرحمیِ مطلق است.
میثم عزیزی
معمار کسب و کار
