منتشر شده در computerworld به تاریخ ۴ می ۲۰۲۱
لینک منبع: fast fixes for common Google Docs problems۶
روزگاری، یک پردازشگر کلمه چیزی بیش از یک بوم خالی برای انتقال افکار انتقالی از انگشت شما نبود. شما می‌توانستید برنامه را باز کنید، هر آنچه را که می‌خواستید تایپ کنید - و خب، تقریباً همین بود. این روزها، پرداختن به اسناد عملا به یک هنر تبدیل شده است. و حتی اگر گوگل داک یکی از گزینه‌های قابل‌دسترس‌تر در آنجا باشد. این سرویس به طرز شگفت‌آوری چند لایه شده است.
بیشتر اوقات، این مسئله خوبی است. استفاده از اسناد هنوز هم به طور کلی آسان است، و اغلب اهداف معمول پردازش کلمه را به‌اندازه کافی پوشش می‌دهد. اما گاهی اوقات، لایه‌های پیچیدگی می‌توانند منجر به سردردهای بزرگ شوند که همه چیز را دربرمی‌گیرد اما بسیار کم‌اهمیت و بی‌ارزش‌اند.
امروزه ما به برخی از رایج‌ترین چالش‌ها و سریع‌ترین راه‌ها برای حل آن‌ها فکر خواهیم کرد. چه شما تنها مسئول استفاده از اطلاعات خودتان باشید و چه به عنوان مشکل‌ساز برای دفتر کار، گروه دوستان و یا خانواده خود عمل کنید (چه به صورت رسمی و چه در یکی از آن موقعیت‌های دوست‌داشتنی \"پشتیبانی فناوری\" که پرداخت نشده است(، این مرجعی است که شما باید هر مشکلی که ممکن است برایتان پیش بیاید را حل کنید.
)توجه داشته باشید که بسیاری از مسائل توصیف‌شده در اینجا مختص رابط وب داک برای مرورگرهای دسکتاپ است، که بسیار کامل‌تر و پیچیده‌تر از معادل‌های سرویس برنامه تلفن همراه است.)
اسناد اغلب نشان‌دهنده ساعت‌ها کار با‌ارزش هستند- و زمانی که از بین می‌روند، بازگشت ایده‌ها همیشه آسان نیست. بنابراین چه اتفاقی می‌افتد وقتی یکی از اعضای تیم شما (که کسی ممکن است شما باشید یا فرد دیگر) اطلاعات گوگل داک را تغییر دهد و شما بعدا متوجه خواهید شد که آن اشتباه است؟
مطمئنا، فرمان جهانی Undo-Ctrl-Z یا (⌘-Z، در مک) نیز وجود دارد، که در منوی ویرایش داک نیز یافت می‌شود- اما این تنها در صورتی کار می‌کند که شما شخصی باشید که فایل را ویرایش کرده است. اگر شخص دیگری مقصر باشد، اگر شما از زمانی که تغییر ایجاد شده از اطلاعات دور شده باشید، و یا اگر شما تغییرات دیگری را از آن زمان که می‌خواهید حفظ کنید، انجام داده‌اید، Undo به شما کمک نخواهد کرد.
بنابراین در اینجا ثابت شده است: به یاد داشته باشید که بر سیستم تاریخچه نسخه قوی داک تکیه کنید. شما می‌توانید آن را در منوی پرونده یا با استفاده از میان‌بر صفحه‌کلید Ctrl-Alt-Shift-H یا (⌘-Alt-Shift-H) پیدا کنید. در آنجا، شما نسخه‌هایی از سند خود را پیدا خواهید کرد که در نقاط مختلف رها شده‌اند و می‌توانند به طور مستقیم به عنوان جایگزین کامل برای نسخه فعلی سند شما جایگزین شوند.
با این حال، مسئله پیچیده این است که این نسخه‌های تنها به صورت پراکنده ذخیره می‌شوند، که به این معنی است که شما ممکن است یکی از آن‌ها را از نقطه دقیقی که می‌خواهید بازیابی کنید پیدا کنید یا نکنید. بهترین راه برای این کار این است که به صورت دستی اطلاعات را وادار کنید تا نسخه را در هر زمانی که به یک نقطه عطف می‌رسید و یا انتظار دارید که تغییرات عمده‌ای ایجاد شود، ذخیره کند. به این ترتیب، همیشه می‌دانید که راهی سریع و آسان برای بازگشت به حالت قبل دارید یا حداقل نسخه از پیش تغییر یافته خود را به عنوان یک نقطه مرجع ببینید.
برای ذخیره کردن یک نسخه از نوشتار خود به صورت دستی، منوی File را باز کرده، بر روی «تاریخ نسخه» کلیک کرده، و سپس «Name current version» را انتخاب کنید. به نسخه هر نامی که می‌خواهید بدهید- من خودم به Clancy علاقه دارم، اما برای استفاده از چیزی توصیفی‌تر احساس آزادی می‌کنم- و سپس آن وضعیت دقیق اطلاعات شما همیشه در منوی اصلی تاریخچه نسخه در دسترس بوده و به راحتی قابل‌شناسایی خواهد بود.
آیا تا به حال متن را از یک ایمیل، یک صفحه وب، یا برخی منابع دیگر پیست کرده‌اید و سپس متوجه شدید که بخش‌هایی از آن در قالب غیرعادی ALL CAPS است؟ یا شاید شما در حال کار بر روی ویرایش یک سند هستید و باید همه عناوین موجود در مورد عنوان باشد تا صحیح به نظر برسد. هر چه که باشد، ممکن است شما را از زحمت تبدیل دستی تمام آن متن نجات دهد و اجازه دهید که اسناد کار سنگین را انجام دهند.
فقط متن مورد نظر را برجسته کنید، بر روی منوی Format در بالای صفحه کلیک کنید، سپس روی \" Text\" و پس از آن \" Capitalization\" کلیک کنید. در آنجا، در عمق ساختار منو داک، شما یک ابزار تک کلیک برای تغییر متنی که انتخاب کرده‌اید در همه موارد کوچک، همه موارد بزرگ، یا مورد عنوان، بدون اتلاف زمان و با حداقل تلاش لازم پیدا خواهید کرد.
به طور پیش‌فرض، گوگل داک جادویی را اجرا می‌کند که قرار است مفید باشد اما اغلب می‌تواند آزاردهنده باشد. به عنوان مثال، این سرویس به طور خودکار اولین کلمه از هر جمله‌ای که تایپ می‌کنید را بزرگ می‌کند، تمام علامت‌های کوتیشن که شما از سبک استاندارد نقل‌قول مستقیم وارد می‌کنید را به سبک بحث‌برانگیز نقل‌قول مجعول تغییر خواهد داد، و یک هایپرلینک به هر آدرس وب که وارد یک داده می‌کنید اضافه خواهد کرد.
گوگل داک همچنین بیضوی سه‌نویسه استاندارد را (...)به بیضی‌های تک کاراکتر (…)، با استفاده از نماد Unicode برای آن بخش از علائم نگارشی، تغییر می‌دهد. آن بخش‌های عددی نرمال (مانند ۲ / ۱) را به نمادهای تک کاراکتری (مانند ۲ / ۱) نیز تنظیم می‌کند و علایم اختصاری خاص (مانند (c / o را به معادل‌های نماد تک کاراکتری یونی‌کد (مانند %) تغییر می‌دهد.
برای اهداف خاص، این تغییرات ممکن است خوشایند باشند - اما درست مانند اغلب اوقات، مضر هستند. با این حال، نگران نباشید، زیرا می‌توانید هر یک از این رفتارها را از کار انداخته و به آن‌ها بگویید که متن اصلی خود را به حال خود رها کنند. این راز در منوی ترجیحات دو بخشی که به راحتی نادیده گرفته می‌شوند، وجود دارد. برای رسیدن به آنجا، بر روی منوی ابزار در بالای رابط دسکتاپ داک کلیک کنید، سپس «Preferences» را از فهرست گزینه‌هایی که بالا می‌آیند انتخاب کنید. در اینجا، لیستی از گزینه‌های برخی از عادات اساسی جایگزینی متن Docs را خواهید دید.
این حوزه به شما این امکان را می‌دهد که از بزرگ کردن خودکار، تبدیل انتقال نقل‌قول «هوشمند»، و قالب‌بندی خودکار لینک، در میان چیزهای دیگر صرف‌نظر کنید. در مورد بخش‌ها و دیگر شکل‌های پیشرفته‌تر جانشینی‌های متن، شما باید روی هدر «Substitutions» در بالای همان پنجره کلیک کنید تا آن‌ها را پیدا کنید و و سپس علامت کادر کنار تعویض‌هایی را که می‌خواهید از بین بروند، بردارید.
لیوان به جای اینکه ½ خالی باشد، ناگهان ۲ / ۱ پر است، اینطور نیست؟
این اصول می‌خواهند به شما بگویند که چه زمانی در دستور زبان خود اشتباه کرده‌اید، که مطمئنا گاهی اوقات می‌تواند مفید باشد. اما همچنین می‌تواند به طور باور‌نکردنی آزاردهنده باشد-اگر، بگویید، شما عمدا قوانین را به دلایل خاص زیرپا می‌گذارید و یا بر رویکردهای استایل‌شده تکیه می‌کنید و حواس خود را توسط تمام خطوط قرمز کج‌و‌معوج که به چیزهایی که در واقع مشکل نیستند اشاره دارد، پرت می‌کنید. (آنجا باشید، این کار را انجام دهید.)
اگر این سرخوردگی آشنا به نظر می‌رسد، با غیرفعال کردن پیشنهادهای دستور زبان Docs'- چه برای همیشه و چه فقط برای مدت کوتاهی، بر مبنای مورد نیاز- به خودتان استراحت دهید. شما می‌توانید فرمانی را برای انجام این کار در منوی ابزار تحت «Spelling and grammar» پیدا کنید؛ فقط روی خط با برچسب «Show grammar suggestions» کلیک کنید تا آن را بررسی و غیرفعال کنید.
همچنین اگر یک نام تجاری دارید که از املای نامعمول استفاده می‌کند و به طور مداوم اصلاح می‌شود، می‌توانید پیشنهادات املای خودکار را در این موقعیت‌ها خاموش کنید. همچنین می‌توانید از گزینه «دیکشنری شخصی» در همان منو برای اضافه کردن اصطلاحات خاص به واژگان Docs استفاده کنید و از فکر کردن به اشتباه بودن آن‌ها جلوگیری کنید.
چه کسی فهرست‌ها را دوست ندارد؟ گوگل داک اضافه کردن لیست‌های ستاره‌دار شده به اطلاعات شما را آسان می‌کند، و حتی تعدادی گزینه قالب‌بندی در منوی Format خود، تحت عنوان «Bullets & numbering» دارد، در صورتی که نقطه سیاه اصلی نتواند نیاز شما را برآورده کند.
با این حال، این گزینه‌های پیش‌فرض بسیار محدود هستند، و اگر چیز خاصی در ذهن داشته باشید، احتمالا شامل نمادی که می‌خواهید نخواهند بود. اما صبر کنید! همچنین این اصول به شما این امکان را می‌دهد که تقریبا هر نماد قابل‌تصور را به عنوان نشانه لیست ستاره‌دار خود وارد کنید. شما هرگز آن را درک نخواهید کرد، زیرا گزینه انجام این کار تنها بعد از این ظاهر می‌شود که شما یک لیست تهیه کرده‌اید.
بنابراین این را امتحان کنید: یک لیست ستاره‌دار در یک سند ایجاد کنید، یا با نگاه کردن به منو که ذکر کردیم یا با استفاده از میان‌بر ۸ Ctrl-Shift-یا (⌘-Shift-8) . سپس، با نشانگر خود در آن لیست، منوی Format را باز کنید و به بخش \"Bullets\" نگاه کنید. این بار، شما باید قادر به انتخاب آیتم «List options» باشید و زمانی که این کار را انجام دهید، می‌توانید «More bullets» را برای انتخاب از طیف گسترده‌ای از سبک‌های نماد گلوله انتخاب کنید.
این منو همچنین به شما این امکان را می‌دهد که شماره‌گذاری را بر روی یک لیست شماره‌دار تنظیم کنید، در صورتی که شما به لیستی نیاز داشته باشید که حول چیزی به غیر از اعداد تک رقمی بچرخید (به عنوان مثال «آیتم شماره ۱») یا باید فهرستی داشته باشید که با عددی به غیر از ۱ شروع شود.
با توجه به توانایی Docs در طی سال‌ها، یکی از ویژگی‌هایی که هنوز هم به طور عجیبی از دست می‌رود، توانایی قالب‌بندی یک صفحه به عنوان یک پاکت‌نامه یا به عنوان یک ورقه از برچسب‌های مناسب چاپ است. اگر برای کار خود به هر دو عملکرد نیاز دارید، باید برای به دست آوردن آن به گوگل داک شخص ثالثی اضافه شوید.
در قسمت جلوی پاکت، یک افزونه ساده به نام Page Sizer ساده‌ترین گزینه موجود است. آن را به حساب خود اضافه کنید (یا از مدیر خود بخواهید که این کار را برای شما انجام دهد، اگر در حساب شرکت هستید و دسترسی مستقیم به آن ندارید) و سپس به منوی Add-ons در بالای هر سند نگاه کنید تا آن را پیدا و فعال کنید.
پس از انجام این کار، می توانید ابعاد دقیق پاکت خود را وارد کنید - و، بنابراین با برچسب‌هایی که Create & Print Labels نام دارند، افزونه گوگل داک هر کاری که نیاز داشته باشید را انجام خواهد داد. این بخش در همان منوی Add-ons نشان داده خواهد شد، زمانی که نصب شد، دسترسی یک کلیکی به قالب‌بندی صفحه فوری برای انواع اندازه‌های برچسب رایج به شما خواهد داد( از Avery و دیگر ارائه‌دهندگان برچسب)
افزونه Page Sizer رایگان است، در‌حالی‌که Create & Print Labels برای استفاده با محدوده محدودی از فرمت‌های تگ استاندارد رایگان است(که احتمالا برای اکثر اهداف اتفاقی زیاد خواهد بود). برای دسترسی به تمام فرمت‌ها و ویژگی‌های موجود، سیستم‌ها مبلغ 30 دلار در سال یا 80 دلار برای مجوز مادام‌العمر هزینه می کنند.
این متن با استفاده از ربات مترجم مقالات هوش مصنوعی ترجمه شده و به صورت محدود مورد بازبینی انسانی قرار گرفته است.در نتیجه می‌تواند دارای برخی اشکالات ترجمه باشد.
مقالات لینک‌شده در این متن می‌توانند به صورت رایگان با استفاده از مقاله‌خوان ترجمیار به فارسی مطالعه شوند.
