سیستم جلسات الکترونیکی (EMS) نوعی نرم‌افزار رایانه‌ای است که حل مسئله را به طور خلاقانه و تصمیم گیری گروه‌ها در درون سازمان‌ها را تسهیل می‌کند. این اصطلاح مترادف با سیستم های پشتیبانی گروهی (GSS) است و اساساً مترادف با سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری گروهی (GDSS) به شمار می‌رود.
تشکیل جلسات الکترونیکی می‌تواند در اوضاع ویژه، عملکردی مناسب را برای پیشبرد اهداف سازمان‌ها داشته باشد. مخصوصاً اگر این جلسات دارای اهمیتی بالا باشند، مانند جلسات تصمیم گیری هیئت مدیره و یا مجامع سازمان‌ها و شرکت‌های تجاری، بررسی اسناد و صحه گذاری بر تصمیمات کلان نهادها و سازمان‌ها.
برای برگزاری جلسات الکترونیکی همواره باید به چند نکته مهم در استفاده یا طراحی سیستم جلسات الکترونیکی توجه داشت، این توجهات علاوه بر جنبه‌های فنی زوایای حقوقی را نیز در بر می‌گیرد که این موارد از دید قانونی عبارتند از:
احراز هویت شرکت‌کنندگان در جلسات از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، زیرا یکی از ارکان رای‌گیری و تصمیم‌گیری مصوبات که در قانون تجارت به آن اشاره شده است، حضور خود سهام‌دار و یا نماینده او می‌باشد، لذا اینکه آیا خود شخص شرکت می‌کند و یا نماینده او و اینکه چگونه این اصالت احراز می‌گردد از اهمیت بالا برخوردار است، البته روش‌های متعددی برای این احراز وجود دارد، که می‌توان به روش‌های عام و خاص، داخلی و خارجی اشاره نمود، که در جای خودش باید به آنها پرداخته شود.
وجود امضای دیجیتالی نیز در ایجاد اسناد و تایید آنها و امکان ارائه آنها به مرجع ثبت از اهمیت برخوردار است، در داخل کشور مراکز قانونی برای صدور امضای دیجیتال و اصالت بخشیدن به آن وجود دارند که می‌توان با استفاده از سخت افزار و یا نرم‌افزار این امکان را برای سیستم‌های برگزاری جلسات الکترونیکی مهیا نمود، وجود امضاء می‌تواند باعث شود تا علاوه بر تایید اسناد تهیه شده، اعتبار قانونی آنها نیز مهیا و امکان ارائه به دیگر مراجع را نیز دارا شوند.
استناد پذیری اسناد تهیه شده، چه به صورت دستی و چه به صورت خودکار مطابق با آنچه که در قانون تجارت الکترونیکی و مصوبه نظام هویت معتبر در فضای مجازی کشور به آن اشاره شده است نیز با اهمیت است، استناد پذیری و غیر قابل انکار بودن از خصیصه‌هایی است که باید مورد عنایت باشد، به طور مثال رمزنگاری کردن ارتباطات و اسناد تهیه شده، منضم کردن اسناد به امضای دیجیتالی، ثبت آن در نهاد ثالث (امین) از راهکارهایی است که می‌توان به آن اندیشید.
انجام رای گیری در جلسات نیز بسیار امر مهمی است، اعمال استانداردهای لازم در رای گیری که می‌تواند بسیار نیز متنوع باشد از ارکان تشکیل جلسات است، این رای گیری‌ها می‌تواند به صورت نرم‌افزاری و یا استفاده از ابزارهای سخت منحصر به فرد یاری گرفته و امور رای گیری را سامان دهد، غیر قابل تغییر بودن آرا، حفظ آراء، عنداللزوم قابل انتساب و یا حفظ ناشناسی رای دهندگان، اعتبار و خدشه ناپذیری آنها، ذخیره سازی و امحای آنان از مسائلی است که باید مورد عنایت واقع گردد.
علاوه بر موارد فوق که باید حتماً در ایجاد ساختارها و فرایندها مد نظر قرار گیرد، موارد زیر نیز باید مورد عنایت باشد تا بتوان اطمینان حاصل نمود یک جلسه، به طور دقیق برگزار و مدیریت شده است:
لذا با توجه به مطالبی که عنوان شد به عنوان گام نخست قبل از آنکه موضوع را بسیار پیچیده نماییم، بهتر آن است که الزامات لازم ایجاد یک EMS را که در بالا اشاره شد مهیا نماییم و از ابزارها، خدمات و قواعد موجود برای ایجاد چنین سیستمی بهره ببریم. شاید بتوان از زیرساخت‌های پیام‌رسان‌ها در این مورد استفاده کرد و با دریافت خدمات از دیگر نهادهای اعتبار دهنده نیز استفاده جست.
