بسیاری از مردم احساس می‌کنند که توانایی مدیریت یک پروژه و یک تیم یک مهارت ذاتی است – که هرکسی باید بتواند آن را انجام دهد، آنقدر آسان است که باید یک کار پاره وقت باشد، و واقعا نیازی به استعداد نیست!
درست نیست!
همانطور که پروژه‌ها بزرگ‌تر و پیچیده‌تر می‌شوند و عملکردهای بیشتری تحت تأثیر آنها قرار می‌گیرند، توانایی مدیر پروژه برای مدیریت تصویر کلی و جزئیات پروژه برای موفقیت بسیار مهم است. در واقع، بخش "آسان" ممکن است یادگیری مهارت‌های سخت باشد، مانند استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه، یادگیری نرم افزار، نوشتن گزارش ها، انجام ارائه ها.
آنچه حیاتی تر می شود، مدیریت تمام روابط با و بین افراد پروژه است. در اینجا سه مهارت که باید هر مدیر پروژه‌ای آنها را داشته باشد آورده شده است:
اغلب گفته می شود که دلیل اصلی شکست پروژه ها به دلیل مشکلات ارتباطی است، نه به دلایل فنی. به عنوان مدیر پروژه، شما در مرکز چرخ قرار دارید، نقطه تمرکز مرکزی برای همه ارتباطاتی که پیرامون پروژه ادامه دارد. بسیار مهم است که مهارت های ارتباطی موثری را با تیم و ذی‌اثران خود ایجاد کنید.
شما باید بتوانید به خوبی ارتباط برقرار کنید:
-به صورت شفاهی
-نوشتاری
- سخنرانی به عنوان رهبر یک گروه
- در مکالمات یک به یک
مهارت های بین فردی نیز باید در سطح بالایی عمل کند. از خودت بپرس:
- چقدر خوب آنچه را که واقعاً احساس یا فکر می کنم به اشتراک می گذارم؟ آیا می توانم بدون اینکه گیرنده در حالت دفاعی قرار بگیرد این کار را انجام دهم؟
-چقدر قابل دسترس هستم؟ آیا مردم با مسائلی هر چقدر هم که شدید باشد به راحتی سراغ من می آیند؟
- آیا من مورد علاقه و احترام اعضای تیمم هستم؟ آیا کنار آمدن با من آسان است؟
- چقدر خوب با دیگران همدردی میکنم وقتی آنها به بحرانی می‌رسند، چه در پروژه یا در زندگی‌شان؟
- آیا ترجیح می دهم با دیگران به صورت گروهی کار کنم یا به تنهایی؟
برخی از افراد با کاریزما متولد می شوند. دیگران ممکن است مجبور باشند کمی برای توسعه آن تلاش کنند. به عنوان یک مدیر پروژه، بیشتر وقت شما درگیر تعامل با افراد است، حتی اگر یک مدیر پروژه "فنی" باشید. با توجه به این موضوع، انجام برخی از خود تحلیلی عینی از نحوه تعامل خود با دیگران و اصلاحات در صورت لزوم، در دراز مدت به شما کمک خواهد کرد.
چقدر توانایی کمک به دو عضو تیم در حل تعارض را دارید؟ آیا می توانید با یک مدیر کارآمد مذاکره کنید تا فردی که مهارت های حیاتی را به تیم شما اختصاص داده است به دست آورید؟ به عنوان یک مدیر پروژه، اگر این مجموعه مهارت ها را داشته باشید یا بتوانید توسعه دهید، احتمال موفقیت شما افزایش می یابد.
ایجاد تعهد تیمی در وهله اول با داشتن دلیل و هدف مشخص برای با هم بودن شروع می شود. هنگامی که این امر ایجاد شد، همیشه عاقلانه است که در حالی که تیم در حال انجام فرآیند تعریف و برنامه ریزی پروژه است، مقداری رابطه ایجاد کنید. زیربنای این درک شما از نحوه عملکرد پویایی تیم است. این فقط «انجام کار» نیست که مهم است، نحوه انجام آن مهم است. افرادی هستند که ترجیح می‌دهند در پروژه‌ای کم‌اهمیت باشند و از کار با تیم لذت ببرند تا در پروژه‌ای «گرم» که در آن نبرد، مسائل شخصیتی و درگیری دائمی وجود دارد. آیا می دانید چگونه امکان متعهد شدن تیم خود را بهینه کنید؟ برای تو؟ به تیم؟ به هدف؟ به پروژه؟
ارتباطات اغلب به‌عنوان یکی از شایع‌ترین دلایل «شکست» یک پروژه، یعنی دیر رسیدن، بودجه بیش از حد و/یا با عملکرد حاشیه‌ای ذکر می‌شود. اگر ارتباطات باز، صادقانه، مستقیم، دقیق و به صورت عمودی و افقی در سراسر سازمان مورد استفاده قرار گیرد، کارایی افزایش می‌یابد، حدس دوم متوقف می‌شود و برنامه‌های پنهان دیگر وجود ندارند. نتیجه: تیم های پروژه استرس کمتری را تجربه می کنند و میزان موفقیت بسیار بالاتری دارند.
به یاد داشته باشید، ما انتخاب می کنیم که چگونه به صورت خودآگاه یا ناخودآگاه ارتباط برقرار کنیم. بنابراین به آنچه می گویید و اینکه دیگران چگونه از شما برداشت می کنند توجه کنید. هنگامی که با تیم پروژه صحبت می کنید، آنها را تماشا کنید تا ببینید چگونه به سخنان شما پاسخ می دهند و بر اساس آن تنظیم کنید.
