در زندگی با چالش های مختلفی روبرو هستیم. چارلز آر. سویندول یک بار گفت: "زندگی 10% آن چیزی است که برای شما اتفاق می افتد و 90% نحوه پاسخ شما به آن است". در مدیریت پروژه 10 درصد خود پروژه است، 90 درصد دیگر نحوه اجرای پروژه و حل مشکلات است. در هر صنعتی که فعالیت می کنید، پروژه ها برای شرکت ها ضروری است تا ایده های خود را آزمایش کنند، نیازهای مشتریان را برآورده کنند و مشکلات صنعت را حل کنند.
ما به مسائل مختلف مدیریتی که مانع از موفقیت پروژه های شما می شود، نگاه خواهیم کرد. هدف از نگاهی درون‌نگر به نحوه مدیریت پروژه‌هایتان این است که به شما در درک نحوه دستیابی به عملکرد بالاتر از طریق تمرین خوب کمک کند.
در مدیریت پروژه، ما اغلب در مورد رانش هدف صحبت می کنیم. اما قبل از اینکه بتوانیم در مورد آن صحبت کنیم، باید مطمئن شویم که اهداف تعیین شده است. بدون این، پروژه به درستی پیشرفت نمی کند.
3 ویژگی اصلی وجود دارد که مدیران پروژه و سازمان ها باید روی آنها تمرکز کنند: بودجه برنامه و کیفیت.
این ویژگی ها باید با یک مقدار عددی مرتبط باشند تا امکان تجزیه و تحلیل عملکرد پروژه فراهم شود. اگر ذینفعان ارزشی را که می توانند برای مشارکت خود دریافت کنند، درک کنند، پروژه موفق خواهد بود. با این حال، تنها 58 درصد از سازمان ها به طور کامل ارزش پروژه خود را درک می کنند.
از آنجایی که بیشتر آنها ارزش پروژه خود را درک نمی کنند، شرکت ها مقدار زیادی پول را از دست می دهند در حالی که رضایت کارکنان کاهش می یابد و منجر به جدا شدن از پروژه ها می شود. اشتباهی که اغلب مرتکب می‌شود این است که هنگام برنامه‌ریزی پروژه‌ها، شرکت‌ها بر حاشیه سود تمرکز می‌کنند تا ارزشی برای مشتریان خود ارائه کنند.
اطمینان حاصل کنید که اهداف شما با استراتژی شرکت شما برای اولویت بندی پروژه ها همسو هستند. آنهایی که بیشترین ارتباط را با استراتژی کلی دارند باید در اولویت قرار گیرند. و همیشه رضایت مشتریان خود را در اولویت قرار دهید.
عدم دید پروژه یک مشکل واقعی است. و عدم مشاهده در دسترس بودن کارمندان، حجم کاری آنها، یا حتی پیشرفت وظایف آنها می تواند به طور جدی کل روند را کند کند.
دیدی که نرم افزار psa برای منابع برنامه ریزی منابع ارائه می دهد ضروری است. شما می دانید که کارکنان شما در کدام وظایف مؤثرتر خواهند بود. شما دید بهتری نسبت به عملکرد کارکنان خواهید داشت که یک جنبه ضروری از مدیریت پروژه است.
منابع پروژه ها را به جلو می برند. اگرچه مهارت‌های پیش‌بینی و برنامه‌ریزی مفید است، اما بدون دیده شدن، اجرای این مهارت‌ها غیرممکن می‌شود. ابزارهای برنامه ریزی منابع به شما این امکان را می دهند که مهارت های منابع خود را مشاهده کنید تا آنها را به طور موثر تخصیص دهید، چشم اندازی از حاشیه آینده ایجاد شده توسط پیشرفت و گردش مالی داشته باشید و نرخ استفاده را برای عملکرد بهتر پیگیری کنید.
علاوه بر این، ابزارهای برنامه ریزی منابع تضمین می کنند که منابع به طور مناسب برای پاسخگویی به تقاضای مشتری مدیریت می شوند.
طبق تحقیقات Bull Horn، 57 درصد از پروژه ها به دلیل عدم ارتباط با شکست مواجه می شوند. هنگامی که پروژه ها در سطح جهانی انجام می شود، عدم ارتباط بین مدیران پروژه و سایر ذینفعان مستقر در سراسر جهان می تواند بر عملکرد کلی تأثیر بگذارد و منجر به تاخیر شود.
به عنوان مثال، یک مشکل ارتباطی در مورد پرداخت تامین کننده می تواند منجر به تاخیر در حمل و نقل شود اگر به درستی رسیدگی نشود. اگر ارتباط روان و شفاف نباشد، می تواند عواقب مالی بزرگی را به همراه داشته باشد.
همچنین مهم است که به یاد داشته باشید که ارتباط مکرر با کارکنان در مورد عملکرد آنها می تواند به آنها کمک کند تا کار موثرتری داشته باشند. بازخورد خوب در مورد دستاوردهای کارکنان منجر به تعهد بهتر آنها می شود.
برای ارتباط بهتر، یک ابزار برنامه ریزی منابع یا نرم افزار مدیریت پروژه می تواند ارتباط بین اعضای تیم، مدیران و ذینفعان را بهبود بخشد. هدف این است که اطلاعات مناسب را در زمان مناسب در مکان مناسب برای همه فراهم کنیم و به همه اجازه دهیم از پیشرفت پروژه و موانع آن مطلع شوند و پیشنهاداتی ارائه دهند.
سه چهارم پروژه ها به دلیل عدم مشارکت مدیریت ارشد شکست می خورند. مدیران ارشد به مدیر پروژه در مورد اهداف و استراتژی کلی توضیح می دهند. از آنجایی که مدیران ارشد نقش مهمی به عنوان حامیان پروژه ایفا می کنند، باید از مدیران پروژه حمایت کنند و نظر نهایی خود را در مورد برخی تصمیمات مهم بیان کنند.
یک نظرسنجی توسط Project Smart UK از 1000 مدیر پروژه پرسید که آیا نقش ها، مسئولیت ها و سطوح اختیارات در پروژه هایی که روی آنها کار می کنند مشخص است یا خیر. در اینجا پاسخ آنها آمده است:
کاملا موافقم: 2.8%
موافق: 34.3%
مخالف: 51%
مخالفت شدید: 9.7%
نمی دانم: 2.3٪.
تقریباً 63 درصد از افراد مورد بررسی نقش خود را نمی دانستند یا دستورالعمل خاصی از مافوق خود دریافت نکرده بودند.
نرخ شکست برای پروژه هایی با بودجه بیش از 1 میلیون دلار 50 درصد بیشتر از پروژه هایی با بودجه کمتر از 350000 دلار است. بنابراین، مدیریت پروژه های خرد آسان تر از پروژه های کلان است.
هر پروژه منحصر به فرد است و عدم قطعیت های خاص خود را از نظر ریسک دارد. همیشه بهترین کار این است که ریسک را کمی کنید. هنگام برنامه ریزی یک بودجه مالی، همیشه درصدی از ریسک و هزینه بیش از حد را در نظر بگیرید که می تواند باعث ایجاد تنش با حامیان مالی یا مشتریان شود. همیشه مدیران پروژه را با راهنمای نحوه پاسخگویی به ریسک های خاص پروژه آماده کنید. ابزارهای خوب نیز برای نظارت بر پیشرفت پروژه و عملکرد مالی در بودجه شما ضروری هستند.
ابزارهایی مانند نرم‌افزار حسابداری پروژه و نرم‌افزار ردیابی زمان مدیریت پروژه، این دید طولانی‌مدت را فراهم می‌کنند و زمانی که یک پروژه از بودجه خارج می‌شود به شما هشدار می‌دهند.
عدم برنامه‌ریزی یک تیم با مدیران و مدیریت پروژه قطعاً منجر به شکست می‌شود. هنگامی که هر سه سطح مدیریت به اطلاعات به روز در زمان واقعی دسترسی ندارند، آن زمانی است که شما به سمت شکست می روید.
این جلسات باید به طور منظم در سازمان ها برگزار شود تا در مورد مسائل بحث شود و معیارهای عملکرد و پیشرفت بررسی شود. همچنین فرصتی برای به اشتراک گذاشتن دید در عملکرد وظایف فردی است.
علاوه بر این، گرد هم آوردن اعضای تیم، طوفان فکری و اجماع را آسان‌تر می‌کند. این امر تأثیر زیادی بر عملکرد پروژه دارد.
مشکلات اغلب در طول مدیریت پروژه رخ می دهد، با این حال، راه حل ها به خودی خود ظاهر نمی شوند. برای حل این مشکلات، سازمان ها نیاز به مدیران پروژه موثر دارند که پروژه را در جهت درست هدایت کنند. 80 درصد از پروژه های "با عملکرد بالا" توسط یک مدیر پروژه تایید شده هدایت می شوند. بنابراین انتخاب فرد مناسب برای رهبری پروژه، فردی با مهارت های مناسب، خطر شکست را کاهش می دهد.
یکی از دلایل تکراری شکست پروژه این است که مدیر پروژه تجربه و آموزش فنی لازم برای مدیریت برخی ابزارها را ندارد. برخی نیز فاقد مهارت های اجتماعی برای مدیریت یک پروژه به طور کلی و جهانی هستند.
مشکل دیگر می تواند به سادگی عدم مشارکت مدیریت باشد. برای اطمینان از موفقیت یک پروژه، آنها باید حضور داشته باشند و گوش دهند. آنها باید اطلاعات لازم را در اختیار تیم و مشتریان خود قرار دهند تا به سمت جلو حرکت کنند و مشکلات پیش آمده را حل کنند. رهبر خوب بودن نه تنها به مهارت‌های فنی، بلکه به مهارت‌های نرم زیادی مانند ارتباطات، حل تعارض و سازماندهی نیاز دارد.
پس از نیمه تمام پروژه، سازمان ها ممکن است برخی از نشانه ها را از دست بدهند، مانند مشکلات در جریان پول، تاخیر در ضرب الاجل، و هزینه های بیش از حد برای یک پروژه. مدیران پرمشغله اغلب وقت ندارند همه علائم هشدار دهنده را شناسایی کنند.
تنها راه حل این مشکل استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه و برنامه ریزی منابع است که سطح اتوماسیون مورد نیاز برای دنبال کردن سیگنال های هشدار را فراهم می کند. نرم افزار Stafiz، ERP برای مدیریت پروژه، این اتوماسیون کامل را ارائه می دهد.
می توانید پیشرفت، تنظیم بودجه و زمان صرف شده برای هر فعالیت را دنبال کنید. این نرم افزار به مدیران کمک می کند تا بدون از دست دادن زمان روی سایر جنبه های پروژه کار کنند.
این زمانی اتفاق می‌افتد که اهداف طبق برنامه‌ریزی محقق نشود و مدیر پروژه اولویت‌های خود را گم کند. هنگامی که یک تیم باید منتظر باشد تا تیم دیگری قبل از شروع کار خود، بر جریان پروژه تأثیر بگذارد.
این منجر به تاخیر می‌شود و همچنین زمانی اتفاق می‌افتد که سازمان بیش از حد بر حاشیه سود تمرکز می‌کند و سعی می‌کند هزینه‌ها را کاهش دهد و فکر می‌کند که می‌تواند با هزینه‌ها و منابع کمتری ارائه دهد. اینها دلایلی است که باعث می شود از هر شش پروژه، یک پروژه به طور متوسط 200 درصد بیش از حد هزینه داشته باشد و تقریباً 70 درصد بیش از برنامه زمانبندی داشته باشد.
امروزه کار با یکدیگر پیچیده تر می شود. تیم ها از راه دور کار می کنند و بسیاری از شرکت ها هنوز به ابزارهای دیجیتالی که به آنها اجازه می دهد وظایف و برنامه ریزی خود را هماهنگ کنند دسترسی ندارند. همانطور که قبلا ذکر شد، این پیچیدگی به عدم وجود ارتباط در پروژه یا قابل مشاهده بودن آن مربوط می شود. اما، همچنین به ناتوانی کارکنان در سازگاری با تغییرات یا اختلافات ناگهانی مانند مناطق زمانی مختلف یا روش های مختلف کار اشاره می کند.
روش‌های ایستا و قدیمی دیگر نمی‌توانند در دنیایی که سازگاری با تغییر برای موفقیت الزامی می‌شود، کارساز باشند. چه در سطح رهبری باشد و چه در سازمان تیمی، باید به خاطر داشت که انعطاف پذیری کلید نوآوری مستمر است.
یکی از دلایل اصلی موفقیت پروژه این است که 77 درصد از پروژه ها و مدیران با عملکرد بالا از نرم افزار مدیریت پروژه مناسب استفاده می کنند. زمانی که 44 درصد از مدیران پروژه از ابزار مناسبی برای کار با تیم خود استفاده نمی کنند، خطر شکست زیاد است. یکی از برنامه های کاربردی برای مدیریت پروژه نرم افزار کنترل پروژه MSP است.
برای شرکت در دوره آموزش نرم افزار MSP اینجا کلیک کنید.
