من به قانون پارکینسون در مدیریت پروژه و کاربرد آن در زندگی کاری و شخصی خود معتقد هستم.
قانون پارکینسون از اولین جمله در مقاله ای که توسط "سي نورتکوت پارکينسون" در نوامبر 1955 منتشر شد، برگرفته شده است. این مقاله درباره سرعت گسترش بوروکراسی در طول زمان بود. با این حال، جمله زیر همان چیزی است که موضوع و اساس بسیاری از افکار و آثار بعدی او بوده است.
"کارها تا زمانی ادامه پیدا می‌کنند که زمان در دسترسشان برای تکمیل آن پر شود."
اولین معنای ارجاع شده اصل پارکینسون بر چندین اثر تسلط یافته که شناخته شده ترین آنها خلاصه قانون پارکینسون از نگاه استوک سنفورد است:
"اگر تا آخرین لحظه صبر کنید، فقط یک دقیقه طول می کشد تا این کار را انجام دهید."
نظریه پارکینسون از دیدگاه هورستمن:
"قراردادهای کاری متناسب با زمانی که ما به آن می دهیم انجام می‌شوند"
نقل قول آسیموف از قانون پارکینسون:
" ده ساعت در روز شما زمان دارید تا دو برابر از پنج ساعت در روز از تعهدات خود عقب بیفتید."
به طور خلاصه، هنگام در نظر گرفتن قانون پارکینسون در مدیریت پروژه، منطقی است که فرض کنیم اگر کاری باید در یک سال انجام شود، در یک سال انجام خواهد شد. اگر باید در شش ماه انجام شود، شش ماه طول می کشد. اگر کاری باید هفته آینده انجام شود، هفته آینده انجام خواهد شد. اگر کاری باید فردا انجام شود، فردا انجام می شود…. فکر میکنم شما تا الان این نکته را متوجه شده باشید.
روشی که من از قانون پارکینسون در مدیریت پروژه استفاده میکنم، در این جمله خلاصه می‌شود "کارها تا زمانی ادامه پیدا می‌کنند که زمان در دسترسشان برای تکمیل آن پر شود."
من فکر می کنم که همه ما می توانیم با جمله بالا، به ویژه در نقش یک مدیر پروژه، همخوانی داشته باشیم. تقریباً هر پروژه - خواه یک کار کوچک، یک پیشنهاد یا یک پروژه بزرگ - آنها در کوتاه ترین زمان (در اولین زمان) تحویل داده می شوند. اگر تیم شما یک هفته فرصت دارد تا برای ارائه آماده شود؛ آنها از هر دقیقه آن هفته استفاده خواهند کرد. اگر فقط یک ساعت فرصت داشته باشید که برای همان ارائه آماده شوید، مطمئنا نتیجه متفاوت خواهد بود.
در اینجا؛ آنچه من در اینجا در مورد آن صحبت می کنم زمان تقویم است. شما تمایل دارید متوجه شوید که اگر به یک کار به طور پیش فرض مدت زمان طولانی تری داده شود، زمان صرف شده (و هزینه های مرتبط) بر این اساس افزایش می یابد. با این حال، مواردی وجود دارد که ممکن است 5 روز برای تکمیل یک کار فرصت داشته باشید، برای 4 مورد از آنها کاری انجام ندهید و کار را در یک روز انجام دهید.
همه ما یک گزارش برای هیئت مدیره در قطار در راه رسیدن به جلسه تهیه کرده‌ایم یا یک نمودار سازمانی را 30 ثانیه قبل از موعد ارسال نهایی کرده‌ایم.
بنابراین، من معتقدم که قانون پارکینسون تعدادی قوانین همزمان دارد که اگرچه ممکن است متقابلاً منحصر به فرد باشد اما دارای ارتباطی است که می تواند برای شما و پروژه های شما مفید باشد. قانون پارکینسون در مدیریت پروژه این به این معنی است:
· زمان داده شده، زمان استفاده خواهد بود
· اهمیت یک کار متناسب با فوریت آن افزایش می یابد
بنابراین بیایید دو روش زیر را بررسی کنیم که چگونه می‌توانید قانون پارکینسون را برای خودتان و پروژه‌تان عملی کنید.
برای همه چیز ضرب الاجل تعیین کنید
اجازه ندهید هیچ کاری، هر چقدر هم که کوچک باشد، مهلت نامشخصی داشته باشد. مهلت های نامشخص برنامه های نامشخصی را ایجاد می کنند. با برچسب گذاری همه چیز با تاریخ سررسید، حرکات سریع‌تر و زودتر به نتیحه می‌رسند. ضربالاجل تعیین کنید، خود را به چالش بکشید تا در کمتر از 5 دقیقه به همه ایمیل ها پاسخ دهید. روز بعد سعی کنید آن را در زیر 3 دقیقه انجام دهید.
در تقویم خود، تمام ضرب الاجل ها را یک روز افزایش دهید. یا مسیر ماجراجویانه تری را انتخاب کنید و ضرب الاجل‌ها را در تمام پروژه‌های خود به بالا ببرید، اما با مقادیر متفاوت. ماهیت روانشناختی قانون پارکینسون باید اتفاق بیفتد زیرا شما به یاد نمی آورید که چه زمانی پروسه ها واقعاً به پایان رسیده اند، بنابراین همه آنها را زودتر انجام خواهید داد.
چگونه می توانید بهره وری خود را به حداکثر برسانید اگر حتی نمی دانید چه مدت روی یک پروژه کار کار کرده اید؟ نظارت منظم بر ساعات کاری پروژه بسیار مهم است. برای بهبود دقت ارسال و به روز نگه داشتن زمان، یک قانون ارسال روزانه گزارش در یک بازی زمانی مشخص، تعیین کنید.
ردیابی زمان شما را تشویق می کند که از پیشرفت پروژه آگاه باشید. با استفاده از داده های ردیابی زمان، 25 درصد زمان پروژه کمتری را به پروژه بعدی خود اختصاص دهید تا از قانون پارکینسون برای حداکثر کارایی استفاده کنید.
استراحت کنید. علاقه شخصی من! قانون پارکینسون به ما می‌گوید که می‌توانیم کارها را در زمان بسیار کمتری از آنچه فکر می‌کنیم به انجام برسانیم، این خبر بسیار خوبی است زیرا مغز ما طوری است که اگر بعد از ۹۰ دقیقه کار کمی استراحت کنیم، بهترین کارکرد را خواهد داشت. کار کردن برای دوره‌های طولانی‌تر از آن فقط ما را خسته می‌کند و کیفیت کار ما مستقیماً افت پیدا می کند. بنابراین بله، استراحت کردن در واقع به افزایش بهره وری شما کمک می کند.
دفعه بعد که پروژه ای را انجام می دهید این نکات قانون پارکینسون را به خاطر بسپارید و از زمان اضافی خود برای بازی گلف یا قلاب بافی یا چیزی دیگر استفاده کنید.
قانون پارکینسون در مدیریت پروژه وظایف، فعالیت ها و پروژه های کلی کاربردهای واضحی دارد. ما دو روش سریع را شناسایی کرده‌ایم که می‌توانید قانون پارکینسون را در مدیریت پروژه خود پیاده‌سازی کنید که به شما این امکان را می‌دهد که مزایای بسیار سریع و ملموسی را ببینید.
