اخیراً این فرصت را داشتم که برای یک سازمان برای مدیریت پروژه توسعه وب سایت آن استخدام شوم. در حین کار با مدیر پورتفولیو، از او پرسیدم: «یکی از اولین دستاوردهایی که از من انتظار دارید چیست؟» او پاسخ داد، "تحویل منشور پروژه." من تعجب کردم: "چرا سر و صدای زیادی در مورد ارائه منشور پروژه برای یک پروژه کوچک مانند پروژه توسعه وب سایت وجود دارد؟" با این حال، در حین کار با او بر روی منشور پروژه، متوجه شدم که حتی برای پروژه ای مانند این، زمان و تلاش زیادی برای تهیه منشور پروژه لازم است.
همانطور که ریتا مالکاهی در یکی از کتاب های آماده سازی خود برای دریافت مدرک PMP می نویسد: «ارزش منشور پروژه را دست کم نگیرید. این یک سند مهم است که یک پروژه نباید بدون آن شروع شود. اگر منشور پروژه به عنوان تعریفی از چگونگی اندازه گیری موفقیت عمل می کند، بدون منشور پروژه، پروژه و مدیر پروژه نمی توانند موفق باشند.» بنابراین بیایید نگاهی به اهمیت منشور پروژه بیندازیم و منشور پروژه چیست.
منشور پروژه سندی است که به طور رسمی یک پروژه یا یک فاز را شروع می کند. به طور رسمی وجود پروژه را تأیید می کند و منبع مرجعی برای آینده فراهم می کند. منشور از ابتدا تا انتها به مدیریت پروژه جهت و هدف می دهد. همانطور که رندی تانگو، یک متخصص پروژه کسب‌وکار، در یکی از مقالات خود اشاره کرد: «به منشور پروژه خود بسیار افتخار کنید و مراقب باشید، زیرا در اینجاست که بذرهای خوب را می کارید. در نهایت از شما مراقبت خواهد کرد.»
منشور پروژه، مدیر پروژه را نام می برد و اختیارات مدیر پروژه را مشخص می کند. این به مدیر پروژه این قدرت را می دهد که از منابع سازمانی برای دستیابی به اهداف پروژه استفاده کند.
برای دریافت اطلاع تکمیلی در موررد منشور پروژه اینجا کلیک کنید
منشور پروژه باید نیاز تجاری را که منجر به انجام پروژه می شود توضیح دهد.
همچنین اطلاعات برنامه ریزی سطح بالا (محدوده، مفروضات، موارد قابل تحویل و غیره) را در مورد پروژه دریافت می کند. مشخصات فعالیت های پروژه بعداً توسعه می یابد.
بیانیه کار پروژه شرح مکتوب محصول، خدمات یا نتیجه پروژه است.
منشور پروژه در مورد کسب و کار توضیح می دهد که چرا یک پروژه در حال انجام است، مشکلی که آن را حل می کند، و همچنین تجزیه و تحلیل سود و هزینه.
همانطور که قبلا ذکر شد، هدف اصلی منشور پروژه، اجازه دادن به مدیر پروژه برای شروع پروژه تایید شده و اجازه استفاده از منابع سازمانی برای دستیابی به اهداف پروژه است.
اگر منشورپروژه به درستی ایجاد شود، به مدیران اجرایی کمک می کند تا ارزش تجاری پروژه را ببینند. آنها همچنین می توانند به منشور مراجعه کنند تا بفهمند که چقدر پروژه با استراتژی های سازمانی هماهنگ است.
Josh Nankivel:
«منشور پروژه باید به عنوان یک نمای کلی اجرایی از پروژه شما باشد، که هر مدیر جدیدی می تواند برای ارزیابی آن به آن مراجعه کند. یک منشور پروژه خوب می‌تواند به شما کمک کند از بررسی‌های غیرضروری یا تعطیلی پروژه‌تان نجات پیدا کنید، زیرا برخی از مدیران ارزش تجاری آن را از منظر خود نمی‌دانند.»
طبق راهنمای استاندارد PMBOK، منشور پروژه در طول فرآیند "تعریف" ایجاد می شود. این فرآیند یکی از اولین مواردی است که در یک پروژه انجام می شود و در دامنه فرآیند "شروع" تکمیل می شود.
اسپانسر یا آغازگر منشور پروژه را امضا می کند. راهنمای PMBOK، بیان می‌کند: «پروژه‌ها توسط شخصی خارج از پروژه مانند یک حامی، PMO یا کمیته راهبری پورتفولیو مجاز می‌شوند. آغازگر یا حامی پروژه باید در سطحی باشد که برای تامین مالی پروژه مناسب باشد. آنها یا منشور پروژه را ایجاد می کنند یا این وظیفه را به مدیر پروژه محول می کنند. امضای آغازگر در منشور مجوز پروژه را می دهد.
باید به وضوح بیان کند که چه کسی مسئول تامین مالی است و چه کسی باید سند را امضا کند. جاش نانکیول در یکی از مقاله‌های خود می‌گوید: «من با چندین مدیر پروژه کار کرده‌ام که با مشکلات مالی مواجه شدند، زیرا مدیر یا اجرایی خاصی که گفته بود پروژه‌ای را از بودجه خود تأمین می‌کند، به نتیجه نرسید. منشور پروژه باید به وضوح بیان کند که چه کسی مسئول تأمین مالی است و آنها نیز باید آن را امضا کنند!»
ممکن است علاقه مند به یادگیری در مورد چگونگی صرفه جویی در هزینه هنگام اجرای یک پروژه باشید.
آیا مدیر پروژه می تواند در تهیه منشور پروژه مشارکت داشته باشد؟
اگرچه او در منشور پروژه منصوب شده است، یک مدیر پروژه همچنان می تواند در تهیه منشور پروژه مشارکت داشته باشد. اسپانسر یا آغازگر معمولاً منشور را همراه با تیم مدیریت پروژه ایجاد می کند. اسپانسر ممکن است فاقد مهارت های لازم برای تهیه منشور پروژه باشد و ممکن است برای تهیه منشور به کمک مدیر پروژه نیاز داشته باشد.
برخی از حقایق کلیدی که باید در مورد منشور پروژه:
· در فرآیند منشور پروژه "توسعه" فرآیند شروع توسعه یافته است.
· بر اساس یک نیاز تجاری ایجاد می شود و سند باید آن نیاز را توضیح دهد.
· اسپانسر یا آغازگر آن را امضا می کند.
· باید شامل الزامات پروژه سطح بالا باشد.
· باید شامل نمای نقطه عطف سطح بالا از برنامه زمانبندی پروژه باشد.
· این یک سند سطح بالا است که شامل جزئیات پروژه نمی شود. مشخصات فعالیت های پروژه بعداً توسعه خواهد یافت.
· این شامل بودجه اولیه پروژه در سطح خلاصه است.
منشور پروژه بخش مهمی از هر پروژه است که در آن در واقع وجود هر پروژه را تایید می کند و به مدیر پروژه اجازه می دهد پروژه را شروع کند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد منشور پروژه و چندین جنبه دیگر مدیریت پروژه، دوره جامع مدیریت پروژه امیرکبیر به شما کمک می کند تا نقش مدیر پروژه و اهمیت منشور پروژه را درک کنید.
