پیش از آن که بتوانید پروژه ای را برنامه ریزی و اجرا کنید و با موفقیت به انجام برسانید باید یک مدیر پروژه استخدام کنید. یافتن کسی مناسب این جایگاه دشوار است. چنین فردی باید دارای طیفی از مهارت‌های نرم و تخصصی باشد. سوالات زیر به یافتن مدیر پروژه ای با این ویژگی ها از طریق یک مصاحبه کاری کمک می کند.
1. سابقه ی فردی و حرفه ای شما چیست؟
داشتن تصویری از داوطلب که رزومه او را جزیی تر کند حایز اهمیت است. اگر اندکی از داستان زندگی و گذشته ی حرفه ای او بدانید می توانید حدس بزنید که عکس العمل او در برابر مسائل کار چگونه خواهد بود و این که آیا با فرهنگ کاری سازمان شما می تواند همراه شود یا نه.
2. پیش از این در این صنعت کار کرده اید؟
بخش عمده ی مدیریت پروژه از صنعتی به صنعت دیگر مشابه است. پس اگر داوطلب قبلا در صنعت شما کار نکرده، دلیلی برای رد کردن او وجود ندارد اما داشتن چنین سابقه ای یک امتیاز مثبت محسوب می شود.
3. پروژه ی چالش برانگیز شما چه بوده و چطور مدیریت اش کردید؟
این سوال گفت و گوی نظری شما را به یک بحث عملی تبدیل می کند. از این جا متوجه می شوید که فرد چگونه در سازمان شما پروژه ها را مدیریت خواهد کرد. همچنین برداشتی از نحوه ی رهبری تیم و دست و پنجه نرم کردن با مشکلات توسط داوطلب را نمایانگر می سازد.
4. سبک رهبری شما چیست؟
روش های بسیاری برای مدیریت وجود دارد و همه آن ها نکات مثبت و منفی خود را دارند. مدیر پروژه باید به تناسب پروژه تصمیم بگیرد که چطور به آن ها جهت بدهد. این روش ها طیفی از رویکرد بالا به پایین تا رهبری خدمت گزار را شامل می شود.
5. سبک ارتباطی شما چیست؟
مدیران پروژه باید قادر به برقراری ارتباط موثر با اعضای تیم، سهام داران، فروشندگان و… باشند. هر گروهی شیوه ارتباطی نسبتا متفاوت خود را می طلبد. مثلا سهامداران می خواهند خطوط اصلی را بدانند در حالی که تیم ها به جزییات نیازمندند. پروژه ای که مدیر پروژه ی آن نتواند ارتباطات شفافی برقرار کند، از همان آغاز شکست خورده است.
6. چه زمانی متوجه انحراف پروژه از مسیرش می شوید؟
هر پروژه ای به موانعی بر می خورد اما هر مدیر پروژه ای قبل از علنی شدن مساله و تبدیل شدن آن به یک مشکل لاینحل متوجه آن نمی شود. توانایی نظارت و پیگری پیشرفت پروژه و تشخیص به موقع نرسیدن به اهداف تعیین شده شاید مهمترین وظیفه مدیر پروژه باشد.
7. اگر پروژه از برنامه منحرف شود چطور آن را به مسیرش بر می گردانید؟
وقتی مدیر پروژه متوجه عدم همخوانی پیشرفت پروژه با برنامه آن می شود چه گام هایی را برای بازگرداندن پروژه به مسیر اصلی اش انجام می دهد بی آن که تشکیلات را به خطر بیندازد؟ مدیر پروژه‌ای که ارزش استخدام شدن داشته باشد به این سوال با جزییات کاربردی پاسخ می دهد.
8. پروژه ایده آل شما چیست؟
البته که «پروژه ایده آل همین پروژه شماست» اما به جد تلاش کنید که آنها صادقانه پاسخ بدهند. به این ترتیب شما از کارهایی که فرد را سر شوق می آورد و حتی شاید در آن ها بهترین باشد باخبر می‌شوید و می توانید مدیر پروژه را در پروژه درستی مشغول کار کنید.
9. آیا تجربه مدیریت بودجه دارید؟
مدیران پروژه به طرح ریزی پروژه و رهبری تیم به سوی موفقیت می پردازند اما همواره مساله بودجه مطرح است لذا آن ها باید هر چه بهتر بدانند که چطور از بودجه استفاده کنند.
10. آیا تا کنون به مدیریت تیم ها از راه دور یا برون سپاری منابع پرداخته اید؟
همه ی پروژه ها زیر یک سقف اجرا نمی شوند. منابع ضروری ای وجود دارند که باید برون سپاری شوند. در این صورت نسبت به زمانی که با کارگران کار می شود شیوه های مدیریتی متفاوتی لازم می آید. دانستن این که داوطلبان، افراد و منابع را چگونه مدیریت می کنند می تواند نکته ای اساسی در استخدام آن ها باشد.
11. اعضایی از تیم که با تمام توانشان کار نمی کنند را چگونه مدیریت می کنید؟
در بهترین تیم ها هم پیش می آید که برخی افراد عملکرد ضعیفی نشان می دهند. حین انجام پروژه فرصت توقف کار و تغییر تیم وجود ندارد. مدیر پروژه باید بتواند از پس این مشکلات بر آید و بداند که چگونه از همان آغاز مانع عملکرد ضعیف شود.
12. وقتی دست پاچه شوید یا اشتباهی کنید چطور از پسش بر می آیید؟
مدیران پروژه هم آدمند و ممکن است از همان ضعف هایی که دیگران دچارش می شوند رنج ببرند. تفاوت مدیر پروژه ی خوب و عالی در توانایی نظارت بر خود و پاسخ فعالانه دادن به ضعف عملکرد است.
13. ارتفاع اهرام مصر چقدر است؟
سوالاتی بپرسید که از قبل به پاسخ آن ها فکر نشده باشد. شما واقعا به دنبال یک پاسخ دقیق از این سوال نیستید و صرفا می خواهید توانایی مواجهه نقادانه و جدی داوطلب با چنین پرسشی را محک بزنید زیرا در طول پروژه پرسش ها و چالش های پیش بینی نشده ای سر بر می آورند.
14.آیا امور را محول می کنید؟
آخرین چیزی که نیاز دارید، مدیر پروژه ای ست که همه بار را بر دوش خودش بکشد. این سوال تا حدی فریب کارانه است یا حداقل به طور تلویحی سوالی دیگر در خود دارد. در واقع شما نمی خواهید بدانید که او کارها را به دیگران محول می کند یا نه بلکه چگونگی این کار محل پرسش است.
15. بزرگترین اشتباهی که در یک پروژه مرتکب شده اید چه بوده؟
هر کسی اشتباه می کند، مهم نحوه ی مواجهه با اشتباه است. اگر داوطلب بگوید که تاکنون هرگز مرتکب اشتباهی نشده می توانید مطمین باشید که صادق نیست و رزومه او را به سطل آشغال بیندازید. وقتی درباره ی اشتباهاتشان به شما می گویند توجه کنید که آیا مسوولیت آن را می پذیرند یا نه و البته اینکه چطور آن را حل کرده اند.
16. آخرین پروژه تان چطور به اتمام رسید؟
این پرسش مشخص می کند که فرد تا چه حد از پروژه های گذشته درس گرفته. هر پروژه تجربیاتی ارائه می کند که مدیر پروژه با آن ها رشد می کند.
17. در یک پروژه وظایف را چگونه اولویت بندی می کنید؟
همیشه در یک روز کارهایی بیش از آن چه می تواند انجام گیرد وجود دارد. مدیر پروژه باید تعیین کند که انجام چه کاری حیاتی ست و چه چیزی می تواند فروگذاشته شود.
18. چه نرم افزار مدیریت پروژه ای را ترجیح می دهید؟
مدیر پروژه نیاز به ابزارهایی برای طرح ریزی، نظارت و گزارش پروژه دارد. این پرسش مشخص می کند که وی تا چه حد نسبت به این ابزارها به روز است و به علاوه تصویری از ابزارها و فرآیندهایی که در مدیریت یک پروژه به کار می گیرد ارائه می دهد.
19. چه روش و یا چهارچوبی برای مدیریت پروژه ترجیح می دهید؟
راه های بسیاری برای مدیریت پروژه وجود دارد. شما می خواهید بدانید که آیا مدیر پروژه، این روش های متعدد را می شناسد یا نه و مهمتر از آن، آیا می تواند بهترین روش شناسی را برای پروژه به کار گیرد.
20. چطور با تیم ها به توافق می رسید؟
در بهترین تیم ها هم اختلاف پیش می آید. تیم های خوب با هم همکاری و به یکدیگر اعتماد می کنند. یک مدیر پروژه ی خوب تا حدی یک روان شناس است که می داند تعارض ها را چطور به سرعت رفع کند.
21. چه چیزی هست که نمی خواهی ما بدانیم؟
این سوال برای این نیست که واقعا به رازی از زندگی شخصی او پی ببرید بلکه بیشتر می خواهید نحوه مواجه او با سوال را بسنجید و به جای نقابی که او از پشت آن خودش را معرفی می کند، چهره واقعی او را ببینید. این سوال نشان دهنده ی مهارت ارتباطی فرد تحت فشار است.
