اگر شما هم جز آن دسته از افراد هستی که وقت کم میاری، اگر به کارهای مختلف روزانه خودت نمی رسی، اگر بارها سعی کردی یک مهارت را آموزش ببینی اما هر دفعه با مشکل برنامه ریزی روبرو میشی، قطعا این آموزش میتونه راه حلی برای مشکل زمان تو باشه. در این آموزش من به شما آموزش می دهم که :
یکی از با اهمیت ترین و برزگترین دغدغه های انسان معاصر و مدرن در جهان امروزی، مدیریت زمان است. ما در روز انسان ها و افراد زیادی را مشاهده می کنیم و یا با آنها برخورد داریم که تلاش می کنند به تمامی کارهای خودشان برسند. اما جالبه که از بسیاری از کارهاشون دائما عقب می افتند.
احتمالا شما هم این جمله را بسیار شنیده اید "وقت انجام این کارها را ندارم" جالب است این جمله در حالتی مطرح می شود که افراد حتی برای انجام کارهایی که در زندگی شان اولویت بالایی دارد نیز از این عبارت استفاده می کنند. مشکل زمان، یا بهتر بگیم مساله زمان جز آن دسته از مسایلی نیست که نتوانیم آن را حل کنیم و باید بدانیم این موضوع هم یک مهارت هست و تنها می توانیم با تمرین کردن آن مهارت را بدست آوریم. اما متاسفانه باید بگوییم که این موضوع این روزها تبدیل به یک چالش و معضل در زندگی افراد شده است و تمامی افراد را به نوعی درگیر خودش کرده است. شاید به جرات بتوانیم بگوییم یکی از بزرگترین معظلات مربوط به رشد و توسعه فردی به خصوص در حوزه آموزش و کسب و کار تبدیل شده است.
آخرین مقاله ایی که در مورد مدیریت زمان و تاثیر آن در مطالعه و کسب و کار در مجله کارآفرینی به چاپ رسیده است به این نکته مهم اشاره داشته است که راندمان عملیاتی در بیشتر از 80 درصد سازمان ها و شرکت های با درآمد و پربازده دنیا، بیشتر از آن چیزی است که در حال حاضر به آن می پردازند. یعنی اگر بخواهیم به زبان ساده تر این موضوع را مطرح کنیم، ما در اکثر کسب و کارهای معظم و بزرگ دنیا شاهد خروجی و نتایجی هستیم که باید در 10 سال اخیر به آنها می رسیدند.
اما به دلیل مساله ایی که مطرحکردیم یعنی نداشتن مدیریت زمان اصولی هنوز نتوانسته اند به این مهم دست پیدا کنند. بعبارت ساده تر هنوز به تمام ظرفیت ها و پتانسیل های خودسان نتوانسته اند دست پیدا کنند. پس می توان یک نتیجه گیری کلی داشت که مساله ی زمان و راندمان در زمان، یکی از مطالب بسیار مهم و جدی است که باید به آن پرداخت تا مفهوم رشد فردی را هر چه بیشتر به نتیجه برسانیم.
در این قسمت هیچ تفاوتی وجود ندارد که شما یک محصل، دانشجو یا دانش آموز باشید و برای درس خواندن یک مدیریت زمان صحیح نداشته باشید و یا این که یک صادر کننده مشهور باشید و چندین نام تجاری و شرکت بزرگ و مطرح داشته باشید. تا زمانی که نتوانید بین کارها و برنامه های خودتان یک هماهنگی زمانی صحیح ایجاد کنید، مساله ایی که در بحث مدیریت زمان دارای اهمیت می باشد. ارتباط بین راندمان و پتانسیل یا همان توانایی و مفهوم زمان می باشد.
بعبارتی می توان گفت تمام سعی و هدف ما از مدیریت زمان، بصورت مستقیم، توازن بین توانایی های یک انسان و به نتیجه رسیدن آن توانایی ها در بازه زمانی مشخص است. اگر شما توانایی داشته باشید میان آن چه که قادر به انجام آن هستید و آن چه که مهلت زمان انجام یک کار به شمار می آید یک رابطه صحیح ایجاد کنید، اطمینان داشته باشید که موفقیت از آن شما خواهد بود.
فرض کنید اگر شما بتوانید بعنوان یک کارمند، میان خانواده، مطالعه، کسب و کار، رشد فردی و همچنین افزایش روحیه ی زندگی خودتان یک توازن از لحاظ زمانی ایجاد کنید، آنگاه می توانید در هر کدام از موارد فوق الذکر، به توانایی بی نظیر و استثایی دست پیدا کنید.
ولی تنها اگر در یکی از مطالب بالا دچار نقصان شوید و نتوانید زمان بندی صحیحی برای کارهای خود داشته باشید آنگاه می بایست سالیان طولانی تاوان عدم مدیریت زمان خود را نه تنها در همان زمینه، بلکه در بسیاری از قسمت های زندگی خود بدهید.
برای اینکه این موضوع کاملا قابل درک باشد اجازه دهید یک مثال ساده را در این قسمت برای شما طرح کنم. فرض بفرمایید که شما در روز 8 ساعت مشغول به کار می باشید و در هر روز مدت 1 ساعت را با خانواده خودتان می گذرانید و اما بعد از آن هنگامی که قصد مطالعه کردن و یا آموزش دیدن را دارید، دیگر به هیچ یک از کارهای خود نمی رسید و احساس می کنید که آن روز کاملا به انتها رسیده است و دیگر فرصتی برای انجام کارهای خود ندارید.
امکان دارید شما در آن زمان احساس این را نداشته باشید که عدم مدیریت صحیح زمان برای کارهای دارای اولویت چه ضررهایی به شما می زند، اما در 4 سال آینده متوجه این موضوع می شوید که تبدیل به یک کارمند بیسواد و بدون تجربه علمی کافی هستید.
با اطلاعات روز جهانی آشنا نیستید و طبیعی ست که کسب و کار شما با مشکلات عدیده و بزرگی روبرو می شود. در آن زمان به احتمال زیاد، شما از اوضاع روحی مناسبی برخوردار نیستید و خانواده تون نیز دیگر توانایی آن را ندارند که از کنار شما بودن لذت ببرند. تمامی این مسایل از یک نقطه مشترک سرچشمه می گیرد و آن چیزی نیست جز اینکه شما نتوانستید بین توانایی های خودتان و زمانی که برای زندگی داشته اید، یک تعادل و توازن مناسب ایجاد کنید.
اگر شما هم جز آن دسته افرادی هستید که با مدیریت زمان و برنامه ریزی مشکل دارید دیگر نیاز به نگرانی نیست چرا که شما هم اکنون در حال مطالعه تجربیاتی از استاد علی معینی سرشت هستید. ما در این مقاله به بررسی 24 راهکار اصلی در مورد مدیریت زمان می پردازیم و تمامی آنها را به شما آموزش می دهیم.
بیست و چهار راهکاری که می تواند زندگی شما را از نقطه نظر مدیریت زمان دگرگون کند. تنها از شما می خواهیم به جملاتی که مطالعه می کنید تفکر کنید. آنها را یادداشت برداری کنید و تلاش کنید تمامی آنها را بطور کامل انجام دهید:
ابتدایی ترین و اولین تکنیکی که می توانید از آن برای رسیدن به مدیریت زمان درست بهره ببرید این است که شما باید هنر آنالیز و یا بعبارتی تحلیل کردن زمان را بخوبی آموزش ببینید. اگر از همین امروز برنامه مدونی را بری خودتون ایجاد کرده اید تا مدیریت زمان زندگی تون را تحت کنترل بگیرید، باید بگویم که باید چندین روز برای مثال به میزان دو هفته تمام کارهاتون را زیر نظر داشته باشید.
روزهای خودتان را بصورت معمول و مانند گذشته سپری کنید و تنها لازم است که هر کاری انجام می دهید را بنویسید. در آخر آن روز، میزان زمانی که اتلاف کردید و دارای اولویت برای شما نبوده اند را یادداشت نمایید. برای مثال 5 روز صبحانه خودم را در 10 دقیقه به پایان رساندم اما 45 دقیقه بر روی میز ناهار خوری با همکارن خودم مشغول صحبت کردن بودم و هیچ نتیجه ایی و برآیندی برایم به همراه نداشت جز اینکه یک ساعت دیرتر به خانه رسیدم.
انجام مداوم این کار در مدت زمان مطرح شده یاعث می شود که یک علامت ضربدر بزرگ برای زمان های از بین رفته داشته باشید. همچنین توانایی آن را دارید تا با دید بهتری زمان های از دست رفته خودتان را مدیریت و کنترل کنید
افرادی که به نتایج کارها اهمیت می دهند و بعبارتی نتیجه گرا هستند مفهوم زمان را بهتر می توانند درک نمایند. اصولا زمانی که بدون هیچ برنامه ایی برای بدست آوردن نتیجه ایی وارد یک فعالیتی می شوید زمان از دست شما خارج می شود و ساعت های طولانی را صرف کارهایی می کنید که نتیجه ایی از آن دریافت نمی کنید. برای نمونه، اگر قرار بر این است که امروز با یک مدیر مواجه شوید و یا با رئیس بانک صحبتی را داشته باشید، بدنبال حاشیه ها نروید و نتیجه را بدانید.
اگر قرار بر این است که فرض مثال برنامه ریزی کنید و قراردادی را ببندید، تنها برای تنظیم قرارداد بروید. تنها با خودتان این را مطرح نکنید که "میرم به امید خدا ببینیم خدا چی میخواهد یک قراردادی هم اگر شد انشالله می بندیم" این موضوع باعث می شود که ساعت های بسیار طولانی را صرف مباحث جانبی کنید.
بنابراین این نتایج را در نظر داشته باشید و که باید براساس نتیجه ایی که در ذهن خود ایجاد کردید برای کارهای خود اقدام نمایید. برای مثال اگر قرار براین است به مدرسه فرزندتان بروید و در جلسه اولیا و مربیان شرکت نمایید، نیاز نیست یک ساعت زودتر بروید و با مدیر و تمامی معلمین فرزندتان در مورد مباحث مختلف شروع به صحبت کنید. به مدرسه بروید و در جلسه شرکت کنید به همین راحتی
فارغ از موضوع نتیجه گرا بودن، می بایست مهلت زمانی را نیز به مجموع کارها در روز خودتان اضافه نمایید. تمامی ما کم و بیش با چند لحظه تفاوت زمانی متوجه می شویم که برای به پایان رساندن کارهای خودمان به چه میزان زمان نیاز داریم.
بنابراین بهتر است که کارهای خود یک محدودیت زمانی مشخص قرار بدهیم تا بتوانیم به تمامی کارهای خود بپردازیم. برای مثال اگر قرار است برای یک هفته آتی برای منزل خرید داشته باشید براساس محاسباتی که داشته ایم تخمین زده ایم تنها با 1 ساعت زمان قرار دادن می توانیم به این کار بپردازیم بنابراین باید به همان میزان زمان اکتفا کنیم و بر روی آن پایبند بمانیم. برای مثال اینگونه نباشد که از قسمت ابتدایی مغازه یا فروشگاه تا آخرین قفسه را مشاهده کنیم و برای اینکه یک لیست خرید را خریداری نماییم. بطور مشخص به دنبال لیست برویم و آن کار را در بازه زمانی که تعیین شده است انجام دهیم. این موضوع در کنار نتیجه گرایی یک از مهمترین تکنیک های مدیریت زمان می باشد.
در مورد کارهای مهم امکان تصمیم گیری و تعیین برنامه زمانی بصورت روزانه صحیح نمی باشد. برای کارهای مهم مانند مسافرت، قرار های کاری و مطالعه کردن می بایست از ابتدای هفته برنامه ریززی انجام دهیم.
این روش کامل و قطعی برنامه ریزی به ما امکان اولویت بندی برای کارهای با اهمیت پایین را نیز فراهم می نماید. برای مثال اگر اطلاع داشته باشیم که روز سه شنبه یک قرارداد مهم را می بایست امضا نماییم از ابتدای هفته برنامه خود را بگونه ایی تنظیم می نماییم، دیگر هیچ اختلالی در برنامه ما ایجاد نشود و ما در زمان مقرر و براساس زمان تعیین شده، مدیریت زمان فعالیت های مهم خود را در نظر می گیریم.
در صورتی که برنامه ی مشخص شده از ابتدای هفته مشخص و تعیین نکرده باشیم، امکان هم پوشانی بر روی کارهای خود را داریم. برای مثال هنگامی که قرار دکتر چشم پرشک را درست در همان زمانی مشخص می کنیم که قرار مهمی با یکی از شرکت های صاحب نام را داریم. برای چه؟ بخاطر این که هیچ لیست مشخصی از برنامه های خود نداریم که به ما اولویت کارها را نشان دهد.
طبیعی است که امکان مدیریت تمامی کارها از ابتدای هفته مقدور نباشد. چرا که بسیاری از فعالیت ها دارای اولویت پایین تری برای ما می باشند و احتمالا باعث می شود که تغییر زمان در برنامه های خود داشته باشیم و یا بصورت ناگهانی برای ما اتفاق بیافتد. در همین لحظه است که ما می بایست برای هر روز خود یک برنامه قابل انعطاف نیز در نظر داشته باشیم.
برای نمونه پیش آمدهایی چون رفتن به دکتر بصورت اورژانسی و یا زمان گذاشتن با خانواده جز مسایلی نیست که ما بتوانیم از ابتدای هفته برای آن برنامه ریزی کاملا مشخصی داشته باشیم و می بایست برای این موضوع کمی در برنامه های روزانه خود منطعف باشیم که بتوانیم برای آنها نیز زمان مشخصی را قرار دهیم. البته این نکته را نیز نباید فراموش کنیم که برنامه های ماهانه و یا هفتگی ما دارای اولویت بالاتری می باشند.
از جمله ویژگی های دیگری که برنامه روزی بصورت روزانه برای ما به همراه دارد این هست که اگر یکی از برنامه های روز ما دچار ایراد و اشکال شود و یا به عبارتی بطور کامل لغو شود ما دچار سردرگمی نیستیم و یک برنامه جانبی و جایگزین برای آن داریم.
برای مثال فرض نمایید که امروز با یکی از معلین مدرسه فرزندتان قرار دارید و چندین ساعت قبل، از سمت مدرسه فرزندتان پیامی مبنی بر لغو شدن جلسه امروز دریافت نمودید حال شما می بایست در این زمان چکاری انجام دهید؟ آیا می بایست چندین ساعت از آن روز را براحتی از دست دهید؟ واضح است که قانون مدیری زمان می گوید که داشتن یک برنامه منعطف به ما کمک شایانی می کند برای نمونه می توانیم از آن زمان برای مطالعه کردن و یا آموزش یک مهارت استفاده نماییم.
در حالتی می توانیم به مدیریت زمان بصورت اصولی دست پیدا کنیم که یک گزارش صحیح از فعالیت های انجام شده خود داشته باشیم. به نوعی در صورتی که ما اطلاع نداشته باشیم برای کدام یک از مهارت هایمان زمان قرار دادیم و کدام را ادامه ندادیم هیچ گاه توانایی مدیریت زمان بصورت کامل برای ما مقدور نمی باشد و بهبود لحظه ایی در کارهای ما ایجاد می شود.
برای داشتن یک ساز و کار مشخص و نظام مند مناسب ترین روش این است که تمامی کارهای انجام شده ی خود را لیست نماییم. اگر ب بخش زیادی از کارهای خود دست پیدا کردیم و برنامه های روزانه و هفتگی را به انتها رسانده باشیم، در آن حالت است که می توانیم ادعا کنیم زمان را مدیریت کرده ایم. اما اگر خللی در کارهای ما وجود داشته باشد، می توانیم با استفاده از تقسیم بندی کارهای و مدیریت زمان برای از بین بردن و رفع آنها برنامه ریزی را انجام دهیم.
می توان به جرات گفت یکی از اصلی ترین رازهای افراد موفق این است که اکثر فعالیت های مهم خود را درهمان ابتدای روز و در صبح انجام می دهند. بنابراین شما هم می توانید از تجربه افراد موفق درخصوص مدیریت زمان خود استفاده نمایید.
تلاش کنید تمامی کارهای دارای اولویت از جمله جلسات کاری، انجام فعالیت های اداری، مطالعه کردن و یا حتی خرید کردن را در ابتدای روز خود انجام دهید و برای هر روز خود یک برنامه دقیق و همچنین منضبط داشته باشید. این نوع فعالیت ها به شما کمک می نماید که در اواسط روز بخش زیادی از کارهای را به انتها رسانده باشید و با انعطاف بیشتری به سایر کارهای خود بپردازید.
از جمله اصلی ترین دشمنان مدیریت زمان، نداشتن تمرکز بر روی فعالیت هاست. برای بسیاری از افراد بارها و بارها پیش آمده است که مشغول انجام دادن یک فعالیت مهم باشند که بصورت ناگهانی با روشن شدن چراغ گوشی و اعلان دریافت پیامک و یا تماسی از کار خود فاصله گرفته باشیم. و مدت زمان بسیاری را برای انجام آن از دست داده باشیم. این تنها یک نمونه عینی و ساده از عدم تمرکز و تبعات منفی آن بر روی مدیرت زمان می باشد.
از جمله بهترین تکنیک هایی که می توان در مورد تمرکز و مدیریت زمان در این قسمت پیشنهاد نمود این هست که پیش از انجام فعالیت های مهم، تمامی وسایلی که امکان دارد حواس شما را به نوعی پرت نماید را از خود دور کنید و یا برای آن برنامه ایی مدون داشته باشید.
برای مثال اگر در جلسه مهمی در محل کار خود هستید تلفن همراه خود را خاموش کرده و یا دور از دسترس خود قرار دهید. به این نکته توجه داشته باشید که تلفن شما حتی نباید در حالت سایلنت در کنار دست شما باشد. انجام این فعالیت باعث می شود که شما در زمان تعیین شده بدون داشتن هیچ گونه موانع بر هم زننده ی تمرکز، به فعالیت خود بپردازید و به هیچ عنوان لازم نیست زمانی که در حال مطالعه هستید نیم نگاهی هم به اخبار در تلویزیون و یا از طریق رادیو باشید.
تلاش کنید نسبت به کاری که انجام می دهید تمرکز بالا داشته باشید و قطعا با حذف عوامل مزاحم، به راندمان بالاتری در مدیریت زمان دست خواهید یافت.
این ضرب المثل بسیار به گوش ما برخورد کرده است که انسان تنها دو دست دارد و نمی توان با یک دست چند هندوانه را بلند کرد. اما متاسفانه این موضوع دقیقا یکی از عوامل مهم و جدی در بحث مدیریت زمان می باشد. اگر می خواهید که از زمان خود بصورت بهینه استفاده نمایید تحت هیچ شرایطی نمی بایست چندین و یا حتی دو کار را با هم و بصورت همزمان انجام دهید.
تمرکز خود را تنها بر روی یک فعالیت قرار دهید و سعی نمایید آن را بصورت کامل و به بهترین نحو ممکن انجام دهید سپس به سراغ کار بعدی بروید. انجام چند کار بصورت همزمان باعث می شود هم مدیریت زمان صحیحی بر روی کارهای خود نداشته باشید و هم این که راندمان و خروجی مطلوب و مناسبی بر روی کارهای خود بدست نیاورید.
متاسفانه یکی از عادات نامناسب در بسیاری از افراد در جامعه ما این است که همواره منتظر یک اتفاق هستیم تا کاری را به انتها برسانیم. بارها و بارها احتمالا با این جمله مواجح شده ایم که الان حس و حال انجام دادن این کار را ندارم اجازه بده هر وقت حالش را داشتم بالاخره انجام میدم و این یک آسیب بزرگ در بحث مدیریت زمان است.
هرگز از جملات شرطی و یا مبهم مانند اگر و شاید و حالا ببینیم چه می شود در انجام فعالیت های خود استفاده ننمایید و هر کاری را بدون گرفتن هیچ استخاره ایی و داشتن انگیزه ایی انجام دهید. اگر کارها را بصورت سریالی و پشت سرهم و با نظم مشخص انجام دهید قطعا می توانید یک مدیریت زمان صحیح بر روی فعالیت های خود داشته باشید.
در زندگی هیچ ایده آلی وجود ندارد برای اینکه برای ایده آل بودن نمی توان سقف خاصی را مشخص نمود. هر دفعه که شما بگویید کاری را باید تا انتها بصورت کامل و با راندمان ۱۰۰درصد و ایده آل انجام دهم، قطعا آن کار را از آن بهتر نیز می توان به پایان رساند. بنابراین بصورت کامل ایده آل گرایی را کنار بگذارید و به جای آن از کمال گرایی استفاده کنید.
تفاوت این دو موضوع در این است که شما برای مدیریت زمان و همچنین موفقیت در فعالیت هایتان می بایست با تمام قدرت کارهایی که برای آن برنامه ریزی نموده اید را بطور کامل انجام دهید. هنگامی که به این هدف در زندگی خود دست یابید آن کار انجام شده است و می توانید به سراغ کار بعدی در لیست خود بروید. اگر بخواهید بصورت وسواس گونه ایده آل گرا باشید، به جرات می توان گفت یک کار را نیز نمی توانید به انتها برسانید.
یکی از مهمرین مسایل هنگام انجام دادن کارها در مغز انسان این است که می بایست در بازه های زمانی 53 دقیقه ایی به آن استراحت دهیم. فراموش نکنید هیچ وقت قرار نیست مدیریت زمان را مانند حالت شدن رباط شدن در نظر بگیریم یا احساس بیگاری برای ما بوجود بیاید. شما باید در زمان هایی که کار زیادی ندارید و از آن بعنوان زمان استراحت استفاده می کنید نیز برنامه ریزی کامل داشته باشید.
واقعیت آن است که اگر این استراحت را به ذهن خود ندهید، تمرکز خود را از دست می دهید و از دست رفتن تمرکز و خستگی باعث می شود که شما زمان خود را از دست بدهید این موضوع خلاف روش های متداول مربوط به مدیریت زمان است. بنابراین پس از هر 53 دقیقه کار باید 10 دقیقه به ذهن استراحت دهید و بهتر است که در آن بازه زمانی به مدیتیشن و یا استراحت کامل بپردازید.پ
زمانی که بحث اولویت بندی در کارها پیش می آید، به این معنی است که شما باید فعالیت هایی که دارای درجه اهمیت و اولویت بالاتری هستند را به انتها برسانید. متاسفانه در بسیاری از افرادی که قصد دارند برای خودشان یک برنامه ریزی مدون و مشخصی را انجام دهند دیده می شود که بجای برنامه ریزی بر روی کلیت زندگی و کار خود، اینقدر وارد جزییات می شوند که بطور کل برنامه مربوط به مدیریت زمان به حاشیه می رود.
این موضوع را در یاد داشته باشید که پرداختن بیش از اندازه به جزییات شما را از اصل هر موضوع و فعالیتی عقب می اندازد. تلاش کنید اهداف صحیحی را برای خود قرار دهید و به آن بصورت کامل پایبند باشید.
در بسیاری از اوقات زمان ما در انتظار از بین می رود. گاهی این زمان در صف تاکسی و یا اتوبوس از بین می رود و گاهی انتظار همسر خود را می کشیم که با هم به میهمانی برویم و گاهی لحظه شماری می کنیم برای پایان یافتن یک جلسه کاری و یا حتی یک کلاس درس.
اما تنها کافیست در این لحظات یک حساب سر انگشتی انجام دهیم، متوجه می شویم همین زمان های به اصلاح انتظار و کوچک گاها از آن دسته زمان های از دست رفته ایی هست که ما را از زندگی عقب می اندازد. بنابراین از زمان های خالی و یا بعبارتی انتظار خود تا می توانید بصورت صحیح استفاده کنید و سعی کنید یک مدیریت زمان بهینه برای آن داشته باشید.
اما اگر یک حساب سر انگشتی داشته باشیم،.می بینیم که همین زمان های انتظار، یکی از آن دسته زمان های از دست رفته ای هستند.که ما رو از زندگی عقب می اندازنه. پس از زمان های انتظار تا می تونید بهره بگیرید.
یکی از بهترین کارهایی که می توان در این بازه زمانی انجام داد مطالعه کردن و یا آموزش یک مهارت است. کتاب 7 قدم تا خوشبختی از جمله کتاب هایی است که می توانید در زمان های خالی و انتظار آن را مطالعه نمایید. بنابراین مدیریت زمان را در مسیر آموزش خود به نحو کامل و صحیح بکار بگیرید.
متاسفانه در جامع امروزی بخش بسیار زیادی از زمان ما در شبکه های اجتماعی از بین می رود. تنها کافیست یک نرم افزار بر روی تلفن همراه خود نصب نمایید تا متوجه شوید در طول روز به چه میزان در شبکه های مجازی وقت خود را از دست می دهید.
می توانید از همین حالا بخودتان یک قول بدهید که تنها در روز 3 بار و هر بار در این زمان مشخص شبکه اجتماعی خود را چک می نمایم. پس لطفا زمان ارزشمند خود را صرف چک کردن پست، استوری و جستجو کردن در شبکه های مجازی نکنید و آن را به همین راحتی از بین نبرید. یادمان باشد مهمترین دارایی ما همین زمان ماست که در اختیار داریم.
بسیاری از ما به این دلیل که رویاهای بزرگی برای خود ایجاد کرده ایم و در سر داریم، دایما دچار این احساس هستیم که به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم.
زمانی که قصد می کنیم تا به یک انسان بزرگ و موفق تبدیل شویم یا هنگامی که به غول های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم یا زمانی که می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است. بخصوص اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.
بنابراین اهداف خود را مطابق بر واقعیت ها قرار دهید و فراموش نکنید که رویا پردازی باعث می شود که شما از برنامه های خود عقب بیافتید و مدیریت زمان صحیح و درستی نداشته باشید.
کمبود زمان امکان دارد نشات گرفته از ضعف در مهارت تصمیم گیری و یا مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد.
در برخی زمان ها، احساس می کنیم حجم فعالیت‌های ما به اندازه ایی زیاد است که نمی‌دانیم بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم و یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره سال تحصیلی بگیرم. دغدغه‌ی آموزش های دیگه را هم دارم و می‌بینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیده‌ام که پس از دوران تحصیل فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم میخواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای پیشرفت درسی و همینطور کسب تجربه، کار هم می‌کنم یا می‌خواهم بکنم. احساس می‌کنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم و امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.
یکی از مهمترین دلایل کمبود زمان و عدم توانایی در مدیریت زمان، ضعف ما در هنر نه گفتن است.
شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از زمان خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت، رودربایستی، تعارف بیش از اندازه و یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اید. در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست. بلکه به نوعی انگار می‌خواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه‌های ما تحمیل کنند.
در مدیریت زمان، یکی مهارت کلیدی وجود دارد و آن نه گفتن به بسیاری از خواسته ها و تعارفات است که به نوعی زندگی و زمان شما رو مختل کرده است. پس تا جایی که امکان دارد نه بگویید و نه گفتن رو تمرین کنید.
زمان و مدیریت کردن آن هنگامی برای ما دارای معنی و مفهوم می باشد که شما بدن سالمی داشته باشید تا توانایی این را داشته باشید که به تمام کارهای زندگی خود برسید. پس یک زمان حداقلی برای مثال 20 دقیقه در روز را به ورزش کردن اختصاص دهید. ورزش کردن به شادابی و سلامت شما کمک می کنه و زمان با کیفیت تری را در زندگی به ما می دهد. و همچنین باعث می شود در کارهاتون نیز متمرکز تر شوید.
اهمال کاری و به تعویق انداختن هم میتواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد. در بسیاری از مواقع، مشکل ما به یقین کمبود و یا مدیریت زمان نیست. بلکه تعویق انداختن کارها به زمان دیگر است.
برای مثال میتوانم امروز پروژه درسی ام را انجام دهم، اما ترجیح میدهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم.
به هر حال باید شلوار خودم را به خشکشویی بدهم، اما اگر میشود عصر این کار را انجام داد، چرا حالا؟
سعی کنید کارهای خود را بصورت کامل بر طبق برنامه مدون خود انجام دهید و آنها را به زمان های دیگر موکول ننمایید.
در فعالیت های روزانه خود افراط و تفریط نکنید. به هیچ وجه برای مدیریت زمان از خواب و همچنین خوراک خود نزنید. شما با این روش نه تنها بر روی زمان خود مدیریت صحیحی ندارید بلکه مدیریت زندگی خود را نیز از دست داده اید.
بنابراین تا می توانید به استراحت بپردازید و سعی کنید که برنامه های زندگی خود را بدون فشاور آوردن بروی دیگر قسمت های زندگی تان انجام دهید.
حل کردن موردی مسایل و مشکلات و همچنین نداشتن نگاه سیستماتیک و فرایندی، میتواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد. گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم.دوستان و همراهانی انتخاب کرده‌ایم که هر لحظه بودن کنار آنها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویت‌ها سوق می‌دهد. اما به جای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی می‌کنیم با ابزارها و تکنیک های مختلف، از وقت جزیی باقیمانده استفاده بهتری بکنیم.
حال زمان آن فرا رسیده که نتیجه کارهای خود را یک بار دیگر بسنجید. به دلیل این که مناسب ترین راه این است که برای بار دیگر زمان زندگی خود را تحلیل کنید. دقیقا مانند اولین بار. اگر تغییرات محسوسی را مشاهده نمودید اطمینان داشته باشید که در مسیر صحیح و موفقیت هستید.
اگر این باور را دارید که هنوز جای تغییر می باشد، خودتان را سرزنش نکنید و به مسیری که طی نمودید افتخار کنید. شما در حال حاضر قدرت و توانایی تحلیل زندگی را بدست آورده اید و نیاز به تغییر کردن را تشخیص داده اید. و این موضوع اولین قدم برای دست یافتن به موفقیت در زندگی ست.
زمانی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه کافی را نداریم، این موضوع سبب می شود که آن را کندتر از همیشه انجام دهیم. خیلی از مواقع نیز، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله‌ی ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضه‌ی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد. بنابراین سعی کنید انگیزه خود را نسبت به کاری که در آن لحظه در آن مشغول هستید افزایش دهید.
نداشتن مدیریت زمان صحیح، از جمله مشکلاتیه که می تواند هر فردی را دچار گرفتاری های زیادی کند و متاسفانه باید به این موضوع اشاره نمود که بسیاری از مردم دنیا با مشکل مدیریت زمان دست به گریبان هستند. اما به جرات می توان گفت از این بدتر زمانی ست که شما برای کارهای دارای اولویت خود نیز مدیریت زمان کافی نداشته باشید.
یه وقتایی هست که آدم به کارای خودش میرسه و آخر روز میبینه که یه سری کارا رو نتونسته انجام بده و زمان کم آورده، اما یه حالت دیگه هم داریم که اولویت بندی کارها هم بهم میخوره و ما برای کارای اولویت دار خودمون هم زمان کم میاریم.
اینجاست که باید یه فکر اساسی برای زمان بندی اولویت کارها داشته باشیم و از چند تا تکنیک طلایی برای اولویت بندی کارها استفاده کنیم. تیم ماهان تیموری، مدت‌ها روی این قضیه کار کرده تا که به یه روش جامع در مورد اولویت بندی کارها رسیده و میخواد توی این آموزش به شما بگه که چطوری هم کارهای اولویت دار خودتون رو انجام بدید و هم زمان برای بقیه‌ی کاراتون اضافه بیارید و بتونید به همه‌ی کاراتون برسید.
اما قبل از اینکه این مقاله رو بخونید، حتما یه سر به مقاله مدیریت زمان تیم ماهان تیموری بزنید. چون خیلی از مشکلات پایه در اولویت بندی کارها، مربوط میشه به مقدمات بحث مدیریت زمان و اگر اونها رو درست انجام ندید، تکنیک‌های این مقاله رو هم نمیتونید به خوبی توی زندگیتون پیاده کنید.
برای این که اولویت بندی کارهاتون رو رعایت کنید، باید چند تا تکنیک ساده رو بلد باشین و بهش عمل کنین.
اولین کاری که برای اولویت بندی کارها باید انجام داد این است که تمامی کارهای روزانه خودتون رو لیست کنید. این لیست کردن ممکنه یه مقدار طول بکشه. چون طبیعتا شما یه سری کاراتون هر روز مشخص میشه و یک سری کارا هم هست که ثابته.
اما اگر می‌خواید به یک دقت و برنامه ریزی در اولویت بندی کارها برسید، یک هفته وقت بگذارید و کارهاتون رو بررسی کنید و همه رو روی کاغذ بیارید و سعی کنید که جز به جز اونها رو مشخص کنید. این باعث میشه که یک شمای کلی از مدیریت زمان در اولویت بندی کارها داشته باشید.
دومین کاری که باید برای اولویت بندی کارها انجام بدید اینه که برنامه روتین روزانه تون رو به کل از تمامی کارها جدا کنید. این که چه ساعتی از خواب بیدار میشید، اینکه باید هر روز سر کار برید. اینکه هر شب باید یه سر به خونوادتون بزنید.
اینها میشن کارای روزمره. یعنی کارایی که هر روز یا حداقل یک روز در میان انجامش میدین. اینها رو به طور کامل از لیستی که تهیه کردید، حذف کنید و در یک لیست دیگه بنویسید. چرا؟ به این دلیل که کارای اولویت دار اگر جز روتین ما قرار بگیرند، دیگه اولویت دار نیستند.
پس شما باید کارهایی رو در لیست روزمره‌ی خودتون بگذارید که انجام دادنشون بخشی از زندگی شما شده و شما باید به صورت یک عادت و یا یک وظیفه اونها رو انجام بدید. مثلا عادتتون شده که هر روز ناهار رو با خونواده بخورید. یا وظیفتونه که هر روز 8 صبح برید به محل کارتون. اینها دیگه از اولویت بندی کارها خارج میشن و جز کارای روتین محسوب میشن.
قبل از اینکه ما به سراغ اولویت بندی کارها بریم باید تکلیفمون رو با برنامه روتین هر روزمون مشخص کنیم. اگر شما هم از اون دسته آدم‌هایی هستید که ساعت خواب مشخصی ندارید. ساعت وعده‌های غذاییتون مشخص نیست. ساعت رفت و آمدتون از سر کار هم دقیق نیست.
باید بگم که به هیچ وجه نمیتونید با این وضعیت اولویت بندی کارهاتون رو به درستی انجام بدین. به این دلیل که پایه‌ی برنامه‌های شما برنامه‌ی روزانه شماست. تا زمانی که شما تکلیفتون رو با این برنامه روشن نکنید، نه تنها برای اولویت بندی کارها، بلکه برای ساده ترین چیزا هم نمیتونید برنامه ریزی داشته باشید.
پس یه کاغذ جدا بردارید و سعی کنید اول برای خودتون یک برنامه روزانه درست بنویسید. میدونم خیلی سخته که بخواید یه دفعه خودتون رو با نظم روبرو کنید، اما یادتون باشه که تنها 21 روز زمان نیاز دارید که یک عادت جدید در خودتون بگذارید.
وقتی که تکلیفتون با کارهای روزمره مشخص شد، میتونید خیلی راحت برای کارای مهم تر برنامه ریزی کنید، چون میدونید که روزتون دقیقا از چه ساعتی شروع میشه و چه ساعتی هم قراره روزتون رو به پایان برسونین. این چیزیه که برای برنامه ریزی کارها و اولویت هاتون بهش نیاز دارید.
یکی از چیزهایی که میتونه به اولویت بندی کارهای ما خیلی کمک کنه، نوشتن اهدافه. چون ما یه وقتی هست که با یه سری کارهای روزانه اولویت دار روبروییم و یه وقتی هم هست که ما به کل، با اهداف کوتاه مدت و بلند اولویت دار روبرو هستیم.
برای کارهای اولویت دار در روز، باید برنامه‌ای جدا داشته باشیم، ولی برای اهداف نیاز هستش که از همین امروز کل اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خودمون رو بنویسیم تا بتونیم به یک اجماع نظری در مورد اولویت بندی کارها برسیم
خب اینجا جاییه که ما اولین قدم عملی در اولویت بندی کارها رو باید انجام بدیم. ما وقتی که کل اهداف کوتاه مدت و بلند مدتمون رو نوشتیم، وقتشه که بریم سراغ دسته بندی و مشخص کنیم که کدومشون برای ما اولویت دار هستند و کدومشون اولویتی کمتری دارند و کدومشون اصلا بدون اولویت هستند.
بگذارید یه مثال براتون بزنم. فرض کنید که شما توی مورد چهار نوشتید که اهداف بلند مدت، مهاجرت از کشور و اهداف کوتاه مدت یادگیری زبان، تکمیل مقاله‌های تحقیقی، سرمایه گذاری و… . خب وقتی بخواید اهدافتون رو دسته بندی کنید، نیاز دارید که برای همه‌ی این کارها که خیلی هم مهم هستند، یک ساز و کاری داشته باشید.
من اینجا میخوام به شما چیزی رو بگم که الهام گرفته از ماتریس آیزنهاور هستش. اگر می‌خواید اولویت کارها رو دسته بندی کنید و نقش زمان رو هم در اون جدی بگیرید، بهترین راه اینه که کل کارهاتون و برنامه اولویت بندی کارهاتون رو به چهار دسته تقسیم کنید.
کارهای فورری و مهم، کارهایی هستن که هم به لحاظ اولویت بندی زمانی در اولویت هستن و هم اینکه خود کار و ماهیت کار هم ارزشش بالاست. مثلا همین بحث مهاجرت که براتون مثالشو زدم، خیلی کارهای مهم و فوری داره که اولیش یادگیری زبانه. هم مهمه از این جهت که اگر زبان بلد نباشی، مهاجرت امکان پذیر نیست و هم زمانش خیلی مهمه از اون جهت که بالاخره باید زود انجام بشه و برای مهاجرت هم طبیعتا یک زمان محدودی وجود داره.
کارای غیر فوری اما مهم، دسته‌ی دوم توی اولویت بندی کارها هستن. این دسته از کارا مهم نیست که سریع انجام بشه، اما مهمه که انجام بشه. به عنوان مثال شما فرض کنید بچه هاتون رو می‌خواید مدرسه ثبت نام کنید و یک واریزی برای شهریه‌ی مدرسه داشته باشید.
دسته‌ی سوم کارهای فوری و غیر مهم هستن. یعنی یه سری کارا هست که شما باید سریع انجام بدید ولی اهمیتشون خیلی پایینه. مثلا پرداخت قبض برق کاریه که باید فورا انجام بشه اما خب اهمیت کار اونقدری نیست که ما رو بخواد نگران کنه.
و اما دسته‌ی آخر، کارهایی هستن که نه مهم به لحاظ زمانی هستن و نه مهم به لحاظ ماهیت کار. اینجاست که باید گفت که این دسته از کارها رو همون اول باید گذاشت. مثلا شما یهو هوس می‌کنید که برید پارک و قدم بزنید.
منبع : moeeini.com
نویسنده علی معینی سرشت مدرس و کوچ رشد فردی و تکنیک های ذهن
