به منظور بهبود بهره‌وری لازم است که یک سازمان فعالیت‌های خود را تجزیه و تحلیل و به اجزای کوچک‌تر تقسیم نماید. این تقسیمات به ما در مدیریت پروژه ها، مدیریت فرآیند ها، مدیریت تیم ها و ارتقای بهره وری به روش کانبان کمک می کند. به همین منظور لازم است که انواع کار را داخل سازمان شناسایی نموده و با روش تجزیه و تحلیل آن‌ها آشنا شویم.
اگر به مجموعه‌ی یک کسب و کار توجه نماییم، هر سازمان یا کسب و کار بنا به تامین یک نیاز، یک سروی ورودی‌ها را دریافت می‌کند. سپس با انجام فعالیت‌هایی آن‌ها را به یک محصول یا خدمتی که نیاز مشتریان را تامین می‌کند، تبدیل می‌نماید. ما به اون فعالیت‌ها کار می‌گوییم. اما انواع مختلف دارن. در کل همه فعالیت های سازمان رو میشه به پروژه و فرآیند دسته‌بندی کرد.
ما برخی کارها را فقط یک‌بار انجام می‌دهیم. این کارها یک زمان آغاز دارند و یک زمان پایان دارند. پس از پایان، کار را خاتمه می‌دهیم و هیچ‌گاه دوباره آن کار را دقیقاً با همین مشخصات شروع نخواهیم کرد. به این کارها، پروژه گفته می‌شود. اگه بخوام یه مثال بزنم، پروژه ساخت یک کاردستی در مدرسه می‌تونه یه مثال خوبی باشه.
نوع دیگه از کارها، همیشه دارند تکرار می‌شن. شاید ورودی و خروجی‌هاشون و زمان و مکانشون فرق بکنه، اما همیشه به روش مشخصی انجام می‌شن. به این کارها، فرآیند گفته میشه. مثل این که ما هر روز به محل کار می‌رویم.
برای این که ما بتونیم سازمانمون رو بشناسیم، باید ببینیم سازمان ما مجموعه‌ای از چه فعالیت‌ها و پروژه‌ها است. به همین منظور ما یه دسته‌بندی برای این موضوع باید تعریف کنیم.
اگه کل کارهای سازمان رو به فعالیت‌های کلی تقسیم کنیم، به این‌ها طبقه فرآیند گفته میشه. برای مثال یه سازمان ممکنه کارهای خرید، تولید، فروش، مالی، منابع انسانی و توسعه را به عنوان طبقه فرآیندهاش تعریف بکنه.
اگه دقت بکنیم هر کدوم از این طبقه‌ها رو می‌تونیم به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنیم. برای مثال بخش فروش، می‌تونه به بخش های تبلیغات، جمع‌آوری اطلاعات، فروش مستقیم، فروش تلفنی و غیره تقسیم بشه
اگه بخواهیم همون گروه فرآیند فروش تلفنی رو انجام بدیم، می‌بینیم که باید مجموعه‌ای از فعالیت‌ها رو پشت سر هم انجام دهیم. به این فعالیت‌های پشت سر هم، فرآیند گفته می‌شود.
فعالیت‌ها همان ظرح وظایف ما هستند.
کارهایی که در طول روز به منظور انجام فعالیت‌ها انجام می‌دهیم، وظیفه هستند. این بخش خرد ترین جز کاها در یک کسب و کار می‌باشد.
در مورد پروژه‌ها، مجموعه‌ای از پروژه‌ها همون سبد پروژه‌های ما رو تولید می‌کنه و مشابه همون طبقه فرآیند است. هر سبد پروژه شامل ابر پروژه‌ها هستند. ابر پروژه‌ها به پروژه‌ها تقسیم می‌شوند. پروژه‌ها مجموعه‌ای از فعالیت‌ها هستند و افراد وظایفی را در مورد اون فعالیت‌ها به عهده دارند.
اگه به هر کسب و کاری به عنوان یک کل بنگریم، هیچ چیز مشخصی برای بهبود پیدا نخواهیم کرد. برای یافتن نقاط بهبود و ضایعات کسب و کار باید ببینیم که اون کارهایی که در کسب و کار انجام میشه چه ارتباطی با هم دارند و به چه اجزایی تقسیم می شن. ایجاد یه نقشه مناسب از فعالیت‌های سازمان به شما در شناسایی اتلاف‌ها و بهبود بهره‌وری کمک می‌کنه. اما این کار به انبوهی از تجربه و دانش نیاز داره. جهت کسب اطلاعات بیش‌تر می تونید با ما از طریق راه‌های ارتباطی زیر در تماس باشید.
