آیا در پروژه های چابک، نظیر پروژه های نرم افزاری، و یا پروژه های توسعه و نگهداری سیستم های داخلی سازمان هم باید سند منشور پروژه را تهیه کرد؟
برای پاسخ به این سوال که آیا پروژه های چابک نیز به سند منشور پروژه نیاز دارند یا خیر، با بررسی سایت های معتبر به این نتیجه می رسیم که "بله" نیاز است و لذا برای اینکه تعریف دقیقی نیز از آن نماییم به آنچه که در سایت https://www.agilealliance.org/ در خصوص سند Project chartering ارائه شده است می پردازیم.
تعریف Project chartering:
یک تیم توسعه در ابتدای پروژه عوامل اصلی موفقیت پروژه را تهیه و نگهداری می کند، این سند به عنوان یکی از مصنوعات پروژه می تواند به اندازه یک برگه flipchart باشد که روی دیوار اتاق تیم ( تیم ها ) نمایش داده شود. این سند می بایست حداقل شامل اهداف اصلی پروژه، مرزهای محدوده توافقات متقابل بین تیم اجرایی پروژه و ذینفعان خارجی باشد.
در این تعریف باید توجه نماییم که در پروژه های چابک این تیم توسعه می باشد که در تهیه و تدوین این سند مشارکت فعال می نماید و از آن مهمتر اینکه این تیم می بایست از محتوای سند به صورت آگاهانه مطلع گردد.
حال یک مدیر پروژه و یا یک مربی چابکی چطور باید به تیم در تهیه منشور پروژه یاری رساند؟
از تیم میخواهیم تا نمای کلی سطح بالایی از پروژه را داشته باشد، و متوجه می شود که ابتدا به چه منظوری هدایت می شوند. ( غالب تهیه ممکن است بسیار متفاوت باشد و بستگی به خود تیم دارد )
جامعه چابکی تعدادی از تکنیک های مختلف که برای به دست آوردن اطلاعات سطح بالای پروژه ها مفید است را ارائه داده اند. به عنوان نمونه روش های ذیل پیشنهاد می شود:
روش تصویر غنی یا rich picture
رویکرد SSM (Soft Systems)
نمودار زمینه (context diagram) از تجزیه و تحلیل ساختاری
روش Lean manufacturing’s A3 (نام این روش دقیقا از قالب کاغذی که نیاز است در آن تهیه شود به کار گرفته شده است)
پیشنهادات جامعه چابکی:
از هر نوع " الگوی سند " برای ساختن منشور پروژه خودداری نمایید. ارزش بر دو موضوع نهفته است، تمرین بیشتر در فعالیت تا تحویل دادن صرفا یک خروجی، و تمرکز بر اطلاعات مخصوص در زمینه ای که تیم را به سمت تصمیمات مناسب و متناسب با آن ها هدایت می کند.
صرف نظر از قالب، منشور پروژه باید در یک صفحه یا یک برگ کاغذ قرار گیرد. هرچیز طولانی تر به عنوان یک سند سنگین در نظر گرفته می شود که به ندرت مورد بررسی قرار می گیرد یا هرگز مورد بررسی قرار نمی گیرد.
تجربه و مطالعات به من نشان داده که می بایست در حین پروژه بارها و بارها به سند منشور پروژه مراجعه نماییم. لذا در نظر گرفتن نکته بالا بسیار حائز اهمیت است
مزیت های مورد انتظار از Project chartering:
از جمله علائم رایج در آشفتگی پروژه ها که می توان با استفاده از سند Project chartering به سوالات آن پاسخ داد عبارت اند از، پاسخ به اعضای تیم به سوال " هدف از پروژه چیست؟ " مهمترین جنبه های آن چیست؟ در این پروژه مشکل چه کسانی حل می شود؟ چه منابعی در اختیار دارید؟
ایجاد یک Project chartering و حتی مهمتر از آن اطمینان از اینکه محتوای آن توسط همه اعضای تیم شناخته شده و تایید شده است، منجر به هماهنگی بیشتر تلاش تیم می شود، که اغلب تعیین کننده اصلی نتایج پروژه است.
چابک باشید
