خیلی از تیمها و مدیران همیشه دنبال یک جادو هستند تا برنامهریزی اسپرینتهایشان را کاملاً دقیق و بینقص کنند. خب، باید بگویم که چنین جادویی وجود ندارد. اما چیزی که هست، راهکارهای هوشمندانهتری برای مواجهه با یکی از بزرگترین چالشهای مدیریت پروژه چابک: عدمقطعیت است.
مشکل اصلی این است که ما فراموش میکنیم مشکل «مشکلات» چیست.
اسکرام (Scrum) در اصل یک «چارچوبی است برای حل مسائل پیچیده و سازگار»؛ یعنی مشکلهایی که نامنظم، غیرقابل پیشبینی و در حال تغییرند. اما در عمل، بسیاری تیمها (و حتی مدیران!) شروع میکنند به استفاده از اسکرام مثل ابزار مدیریت پروژه سنتی، و در نتیجه، تلاش میکنند وضعیت مبهم و پرابهامِ این مسائل را نادیده بگیرند. در دنیای نرمافزار، عدمقطعیت نه نقص، بلکه یک ویژگی است؛ نمیشود آن را نادیده گرفت، پس باید راههایی پیدا کرد تا در مقابلش هوشمندانه رفتار کنیم.
یکی از ابزارهای قدرتمند در این مسیر، ماتریس عدمقطعیت است. فرض کنید در حال برنامهریزی پیادهروی هستید. بعضی مسیرها آشنا هستند، میدانید کجا میرود، چه مسافتی دارد، چه نوع زمینهایی دارد. اما مسیرهای دیگر، شاید نقشه نداشته باشند، شاید کنارشان خرس باشد، و شاید در وهله نخست، اصلاً ندانید با چه چیز روبرو میشوید. همانطور که مسیرهای مبهم را باید متفاوت برنامهریزی کنید، هر کار در فهرست کارهای ما هم با میزان خاصی از عدمقطعیت همراه است؛ و نادیده گرفتن این موضوع، باعث شکست میشود.
ماتریس عدمقطعیت، ابزاری است ساده ولی بسیار کاربردی برای سنجش میزان دانش ما درباره هر آیتم. این ابزار بر اساس دو سوال اصلی است:
برای هر کدام، نمرهای میگیریم از ۱ تا ۳، و بر اساس آن، کارتهایمان را اولویتبندی و استراتژیگذاری میکنیم.
حالا، فرض کنید در حال برنامهریزی یک اسپرینت مهم و پرریسک هستید، و آیتمی «3–3» گرفته است؛ یعنی هم در «چه» و هم در «چگونه» ناواضح و مبهم است. در این حالت، چه باید کرد؟
قانون مهم این است که از تعهد به کارهایی با سطح ۳ در اسپرینت جاری خودداری کنیم، چون نمیتوانیم برآورد قابل استنادی دربارهشان داشته باشیم، و تعهد به آنها تنها انتظارات نادرستی ایجاد میکند.
پرسش کلیدی این است:
«در این اسپرینت، چه کاری انجام دهیم تا دانش بیشتری کسب کنیم و عدمقطعیت این آیتم را کاهش دهیم؟»
در واقع، تیم باید به جای تمرکز صرف بر انجام کارهای مبهم، وارد مرحلهی فعالانهی تولید دانش و کاهش ابهام شود. این رویکرد، تغییر اساسی در مدیریت پروژههای چابک است که از «تعهد کورکورانه» به «کسب دانش هوشمندانه» بدل میشود.
چه راهکارهایی داریم برای کاهش عدمقطعیت در بخش «چه»؟
مثلاً:
تشریح راهکارهای کاهش عدمقطعیت با موضوع Spike - در حوزه چه چیزی:
و حالا، درباره بخش «چگونه» - چگونگی انجام:
برای کاهش عدمقطعیت در نحوه ساخت، بهترین کار این است که از «Spike فنی» استفاده کنیم.
مثلاً: «آیا این کتابخانه پاسخگوی نیازهای ما است؟»، یا «پیشنهادهای مختلف برای معماری سیستم را آزمایش کنیم». این کارها با کشف راهحلهای عملی، میزان اطمینان در نحوه ساخت را بالا میبرند.
پس، نکته مهم این است:
وقتی یک آیتم نمره «3–3» میگیرد، نباید فوراً در اسپرینت انجامش دهیم. این کار، نتیجهای جز سوگیری به سمت «انجام دادن کارهای بدون فهم کامل» ندارد، که ممکن است باعث هدررفت زمان و منابع شود. در عوض، باید روی کاهش عدمقطعیت تمرکز کنیم، یعنی چه کار کنیم تا بدانیم چه چیزی میسازیم و چگونه.
در نهایت، باید همیشه آن سوال اساسی را در نظر داشته باشیم:
«در این اسپرینت، چه کاری انجام دهیم که دانش بیشتری دربارهی پروژه کسب کنیم، و کاهش عدمقطعیت بدهیم؟»
این رویکرد، روشی است برای واقعبین بودن، تمرکز بر یادگیری و پیشرفت بیوقفه، و نهایتاً، ساختن محصولاتی کارآمد و رضایتبخش.
و یک نکته نهایی:
در مسیر این رویکرد، «تغییر» امری طبیعی است؛ چون هر چه بیشتر یاد میگیریم، میزان اطمینان افزایش مییابد و نگاهمان به پروژه گستردهتر و دقیقتر میشود.
بنابراین، نباید در پی یک برنامهی «بینقص» باشیم، بلکه باید توانایی تنظیم و اصلاح مسیر بر اساس آنچه یاد میگیریم، داشته باشیم.
جمعبندی:
برنامهریزی «واقعبینانه» یعنی دیدن و پذیرش واقعیتهای پروژه. این یعنی با صداقت کامل درباره سطح عدمقطعیتها صحبت کنیم، و بر اساس آن، تصمیمگیری و عمل کنیم.
این رویکرد، نه تنها جلوی هدررفت منابع و زمان را میگیرد، بلکه تیمها را قادر میسازد تا با اعتماد بیشتر و استرس کمتر، به سمت موفقیت حرکت کنند.
