خیلی از شرکت ها در شرایط عادی ، روش هایی را در نظر گرفته بودند که پرسنل در پایان هفته بتوانند از راه دور و بدون نیاز به حضور در شرکت ، وظائف خود را انجام دهند. ولی در شرایط فعلی و حال حاضر ، ناچار به ایجاد کردن پروتکل یا تشریفات و آداب و رسوم بی سابقه دیگری هستیم که ناشی از سیاست های عمومی و با هدف متوقف کردن گسترش بیماری کرونا یا COVID-19 است.
این مسئله باعث شده که مدیران و رهبران شرکت ها و موسساتی که قابلیت پیاده سازی این سناریو را دارند مانند موسسات حسابداری و بازرگانی و ... به دنبال راهکارهایی باشند که بتوانند یک تیم را از راه دور هدایت کنند و همه اعضاء درگیر و موثر باشند.
به نظر من در ساختن و پیاده کردن این سناریو ، (اعتماد ، ارتباطات ، شجاعت و فرهنگ) از اساسی ترین چیزهایی هست که باید مورد توجه قرار بگیرد.
اولین مسئله ای که با آن روبرو خواهید شد در مورد پرسنل اولیه شرکت خواهد بود که احتمالا از خودتان میپرسید : " آیا واقعا کار میکنند؟ " خوب ، وقتی آنها در محل کار خود در شرکت نشسته بودند ، چگونه میدانید مشغول کار هستند ؟ دلیل این بود که آنها تمام یا قسمتی از کار خود را انجام میدادند.
اکنون زمان آن رسیده که نتایج و خروجی ها را مدیریت کنیم.
نتایج را با تیم و پرسنل خود به اشتراک بگذارید و باهم به توافق برسید که آنها در یک بازه زمانی مشخص انجام شوند. این کار میتواند در یک دوره روزانه یا هفتگی یا 10 روزه انجام شود ولی بهتر است دوره ها کوتاه باشند تا نتایج ملموس تر باشند و پرسنل و افراد را بهتر بتوانید مدیریت کنید.
شما باید چند هفته اول لطف و انعطاف پذیری زیادی داشته باشید تا افراد و نیروها برای کار از خانه آماده شوند و عادت کنند. اگر کودکانی در خانه وجود داشته باشند ، لازم است اعضای تیم یا پرسنل شما هنجارهای جدیدی را به کار بگیرند. همچنین قرارهايي را با پرسنل تنظيم كنيد كه براي مثال بگوييد : "ساعات كاري روزانه معمولا بين 3 تا 10 ساعت است." ارتباطات شما و پرسنل ميتواند با استفاده از نرم افزارهاي مختلفي كه رايج هستند و يا انتظارات شما را برآورده ميكند باشد. اكنون نرم افزارهاي مديريت پروژه و تيم مانند "پروژا" امكانات و قالبيت هاي زيادي را به شما و پرسنل شما ميدهد.
موفقيت رهبري از راه دور ، به ارتباطات بسيار وابسته است. اينكه هر چند وقت يكبار با پرسنل خود بطور مستقيم ارتباط برقرار ميكنيد بستگي به اندازه شركت شما دارد ولي آنها بايد وجود شما را حس كنند و با شما ارتباط برقرار كنند . اين اتفاق از طريق ويدئو كنفرانس هاي فضاي مجازي نيز ميتواند اتفاق بيوفتد. به نوعي شما بايد بيشتر از گذشته ارتباط برقرار كنيد . اغلب اوقات پرسنل قديمي شركت ، از راه دور احساس بيكاري ميكنند ولي شما بايد مطمئن شويد كه اين اتفاق نمي‌افتد. اين اتفاق خوبي است !!! شما مجبور هستيد از كلمات بيشتري استفاده كنيد ، زيرا پرسنل حركت ها و نشانه هاي غيركلامي را كه در گذشته از آنها استفاده ميكرديد را نميبينند و همين اتفاق موجب ميشود كه بيشتر با پرسنل ارتباط برقرار كنيد و با يكديگر صحبت كنيد .
اگر همه اين كار ها براي شما خيلي زياد به نظر ميرسد ، شايد لازم باشد كه طرز فكر خود را تغيير دهيد. و اگر فردي هستيد كه با دستور و فرمان و كنترل مديريت ميكنيد ، بايد سازگار شويد. به روشهاي تفويض اختيار و به اصطلاح توزيع رهبري فكر كنيد . ارتباطات منظم خود را پرسنل و اعضاي تيم را افزايش داده و بپرسيد كه آنها چه فكر ميكنند. شما همچنين بايد اعتماد كنيد ، انتقاد پذير و شجاع باشيد.
