محصولی را تصور کنید که طبق نقشه‌راه (Roadmap) در حال تکامل و توسعه است. هر قسمت از نقشه‌راه ممکن است شامل ده‌ها داستان کاربر (User Story) باشد. از طرفی دیگر کاربران یا مشتریان در حال استفاده از محصول شما هستند و به صورت مداوم درخواست‌هایی را برای بهبود یا اضافه کردن یک ویژگی (Feature) جدید از طریق کامنت گذاشتن در مارکت‌ها یا ارسال ایمیل یا تماس تلفنی به گوش شما می‌رسانند. همزمان مدیران شرکت و تیم مارکتینگ نیازهای جدیدی کشف می‌کنند و از شما انتظار رفع آنها را در اسرع وقت دارند. اما داستان به اینجا ختم نمی‌شود! شما به عنوان مسئول اصلی محصول، بیشتر از هر کس دیگر در جریان بدهی فنی (Technical Debt)، باگ‌ها و نیازهای غیرعملیاتی (Non-functional requirement) محصول خود هستید. حالا شما با کوهی از کارهای انجام نشده روبهرو شده‌اید که اولویت‌بندی آنها کار ساده‌ای نیست..
اگر درگیر توسعه یک محصول بوده باشید می‌دانید که یکی از سخت‌ترین وظایف شما اولویت دادن به کارها برای انجام توسط تیم توسعه است. این شما هستید که باید تصمیم بگیرید از میان دنبال کردن نقشه‌راه، درخواست مشتریان، ذی‌نفعان شرکت و نیازهای تیم توسعه، کدام یک را در اولویت بالاتری برای انجام قرار دهید. من در این پست قصد ندارم تا یک شیوه اولویت‌بندی بک‌لاگ ارائه کنم که با آن همه را راضی نگه دارید! روشی که در ادامه ارائه می‌شود صرفا راهکاری برای شماست که در یک نگاه همه آنچه قرار است در آینده توسعه یابد را مشاهده کنید و تصمیم بگیرید کدام یک را برای انجام به تیم توسعه بسپارید.
من مدت‌ها از همین روش ساده برای نظم دادن به ذهن خودم برای مدیریت محصولات پیچیده استفاده کرده‌ام و تقریبا به هرکسی که برای اولویت دادن به کارهایش در شرکت سردرگم می‌شود، پیشنهاد کرده‌ام. به صورت خلاصه هر یک از کارهای شما در یکی از سه دسته کلی زیر قرار می‌گیرد:
بعد از انتشار اولین نسخه از محصول، تعدادی از ویژگی‌های اصلی توسعه داده شده است. همه کارهایی که مستقیما یا غیر مستقیم به بهود ویژگی قبلا توسعه‌داده شده ارتباط پیدا کند، در دسته اول قرار می‌گیرند. مثلا بدهی فنی باقی‌مانده، باگ‌ها، نیازهای غیرعملیاتی و حتی ایجاد بهبود در یک ویژگی، جز کارهایی هستند که باید وارد دسته‌بندی اول گردند.
طبق نقشه‌راه محصول شما ملزم به توسعه ویژگی‌های جدید برای ادامه حیات محصول هستید. این ویژگی‌های جدید باید در دسته دوم فهرست شوند.
پس از دسته‌بندی کارهای مرتبط به نقشه‌راه و ویژگی‌های محصول، نوبت به درخواست‌هایی می‌رسد که از جانب مشتریان و یا ذی‌نفعان شرکت برای شما ارسال شده است. این درخواست‌ها را وارد دسته‌بندی نوع سوم یعنی درخواست‌های وارده می‌کنیم.
در ادامه توضیح می‌دهم که چگونه با کمک گرفتن از یک ابزار ساده می‌توانید از این روش برای سر و سامان دادن به کارهای پیش‌رویتان استفاده کنید.
واقعیت این است که برای اجرای این روش لازم نیست دنبال ابزار پیچیده‌ای بگردیم. کافیست یک فایل اکسل به نام محصول خود ایجاد کنید. فایل اکسل را باز کنید، سه ستون با عنوان‌های بهبود ویژگی، ویژگی جدید و درخواست‌های وارده ایجاد کنید و همانطور که در قسمت قبل توضیح داده شد، کارهای پیش‌رو را به ترتیب اولویت در ستون مربوطه وارد نمایید. همین!
شما می‌توانید این فایل اکسل را در طول عمر توسعه محصول بروز کنید و از سردرگمی برای پیدا کردن کارهای با اولویت خارج شوید. اما این کار محدودیت‌هایی را برای شما به همراه دارد. مثلا اگر لیست کارهایتان زیاد شود، اولویت انجام کارهای هر دسته مدام تغییر کند، بخواهید جزئیات بیشتری به هر کار اضافه کنید یا بخواهید کارها را با هم‌تیمی‌های خود به اشتراک بگذارید، با مشکل روبهرو خواهید شد!
ترلو یکی از ابزارهای ساده اما پرکاربرد مدیریت وظایف در دنیا به شمار می‌آید. این ابزار از طریق مرورگر وب و اپلیکیشن موبایل در اختیار شما قرار می‌گیرد. ترلو به شما این امکان را می‌دهد که لیست‌های مختلفی در بورد شخصی خود ایجاد نمایید. هر لیست می‌تواند شامل بینهایت کارت شود. به هر کارت می‌توان جزئیات متنوعی مثل تصویر، توضیحات متنی، لینک و چک‌لیست اضافه کرد. قابلیت‌های مهم‌تری که در اینجا به کار ما می‌آید، امکان درگ (Drag) کردن آیتم‌ها برای تغییر اولویت و به اشتراک‌گذاری بورد شخصی با هم‌تیمی‌ها است.
همانطور که در تصویر زیر قابل مشاهده است، به کمک ترلو برای محصول فرضی X لیستی از کارهای پیش‌رو تهیه شده است. برای خوانایی بیشتر می‌توان بر روی هر کارت یک تگ (Tag) مشخص زد تا مشخص شود هر کار از چه جنسی است. فرضا در این مثال برای باگ‌ها از تگ Bug، برای بهبود‌ها یا بدهی‌های فنی از تگ Improvement، برای نیازهای غیرعملکردی از تگ NFR و.. استفاده شده است.
در حالی که روزانه با درخواست‌های متعددی از جانب مشتریان، مدیران شرکت و تیم توسعه روبهرو هستیم باید بتوانیم با روشی ساده، همه کارهای پیش‌رو را در یک نگاه مشاهده کنیم و کارهای با اولویت بالاتر را برای انجام، انتخاب کنیم. در این مطلب یک روش ساده برای نظم‌دهی به بک‌لاگ محصول به کمک ابزار ترلو ارائه شده است. از این روش می‌توان برای نظم‌دهی به کارهای سازمانی مشابه نیز استفاده نمود بدون آنکه چیزی از قلم بیوفتد!
