در واقع هیچ چیز با ارزش‌تر از زمان نیست. همه‌ی ما اهدافی داریم که دوست داریم به آن‌ها دست پیدا کنیم، اما واقعیت امر این است که ما از یکی از مهم‌ترین مهارت های بدرد بخور زندگیمان غافل هستیم؛ و آن هم مدیریت زمان است. افراد موفق به خوبی می‌توانند زمان خود را مدیریت بکنند.
اغلب شده که ما در طول یک روز، با لیست بلند بالایی از فعالیت ها و کارهای بسیار زیادی که خود تعیین کرده ایم مواجه ایم. و حتی بار ها پیش خود فکر کرده ایم که اگر سرمان خیلی شلوغ باشد، به این معناست که ما داریم راه درست را می‌رویم. صادقانه باید بگویم که اشتباه میکنیم! در واقع همه ی ما نگرش نادرستی نسبت به این مسئله داریم. و در اکثر مواقع ناموفق هستیم، زیرا توجه خود را به فعالیت های متعدد معطوف کرده ایم، و نمی‌توانیم به همه ی آن‌ها برسیم.
شاید باورت نشه! اما باید بگم که طبق یک سری از تحقیقات معتبر، هر انسان نمی‌تواند در طول یک روز بیشتر از سه هدف ( فعالیت-کار و یا هر چه را که اسمش بگذارید) به اتمام برساند. بعد از تمرکز، مدیریت زمان یکی از اساسی‌ترین مهارت هایی است که برای موفقیت هر شخصی کاملا ضروری است.
تعاریف زیادی میتوان از مدیریت زمان کرد ولی یک تعریف واحد میتوان برای آن در نظر گرفت و آن هم این است که:
مدیریت زمان یعنی افزایش بهره وری و کاهش اتلاف وقت.
به یاد داشته باشید که زمان برای همه ی ما بسیار اهمیت بسزایی دارد، و ما دوست نداریم که زمان ارزشمند خود را از دست بدهیم. پس باید با یک برنامه ریزی دقیق و درست، بتوانیم بهره وری خود را افزایش دهیم و اهمال کاری و اتلاف وقت را به حداقل برسانید.
دشمن مدیریت زمان! در واقع اهمال کاری، دشمن واقعی شما است. بسیاری از افراد ( از جمله همه ی ما )، گاه حال و حوصله ی انجام هیچ کاری را نداشته و همه ی کار ها را یا به دقیقه ی نود موکول کردیم یا آن قدر پشت گوش انداختیم که دیگه یادمان رفته آن را انجام بدهیم، یا برای خود زمان خاصی را مشخص کرده و نتوانسته ایم آن فعالیت را به اتمام برسانیم. در هر صورت این نشان میدهد که ما در مدیریت زمان شکست خورده ایم.
شاید از خود بپرسید که حالا فواید مدیریت زمان چیست؟ چه لزومی دارد که من این مهارت را یاد بگیرم؟ در واقع این مهارت به ما یاد میدهد تا:
1. کاهش استرس
ما وقتی برای خود برنامه ریزی میکنیم، ناخودآگاه دچار استرس میشویم. پس بسیار مهم است که برنامه ای کاملا منسجم و درست را تنظیم کنیم تا بتوانیم به همه ی فعالیت های خود برسیم.
2. افزایش بهره وری
وقتی بتوانیم به درستی یک برنامه ی خوب داشته باشیم و به آن عمل کنیم، می‌توانیم بهره وری خود را افزایش دهیم. بهره وری به معنای این است که بتوانیم بهترین استفاده را از زمان داشته باشیم.
3. افزایش موقعیت های بسیار زیاد برای پیشرفت
وقتی که شما بتوانید زمان خود را مدیریت کنید، مسلما وقت خالی به اندازه ی کافی دارید تا از موقعیت ها و فرصت هایی که برایتان به وجود می آیند، نهایت استفاده را ببرید.
4. افزایش رضایتمندی
مدیریت زمان به همه ی ما حس بسیار خوبی می‌بخشد، زیرا ما به کارهایمان رسیدگی کردیم و از آن طرف وقت کافی برای استراحت و تفریح هم در اختیار داریم.
5. افزایش اعتماد به نفس
1. عدم رسیدگی به همه ی کارهایمان
این موضوع به شدت ما را ناراحت میکند و حس بدی به ما دست میدهد، مخصوصا این که ما دوست نداریم وقت خود را از دست بدهیم. باز هم تاکید میکنم که زمان، مهم‌ترین چیزی است که ما در اختیار داریم.
2. اتلاف وقت زیاد
جدا از اهمال کاری، اگر که ما نتوانیم به درستی طبق برنامه جلو برویم، نه تنها زمان بیشتری را از دست میدهیم بلکه خود را به مرور زمان خسته میکنیم. پس لطفا حواستان به این موضوع باشد.
3. افزایش استرس
افزایش استرس نه تنها باعث زودتر انجام شدن کارتان نمیشود، بلکه کیفیت کارتان را هم پایین می آورد.
4. کاهش رضایتمندی
قطعا هیچ شخصی با از دست رفتن زمان با ارزشش و انجام نشدن کارهایش خوشحال نمیشود!
5. کاهش اعتماد به نفس
استرس و نارضایتی فردی، به مرور موجب کاهش اعتماد به نفس ما می شود.
· عدم اولویت بندی مناسب
· عدم داشتن انگیزه
· اهمال کاری و تنبلی
· نداشتن فهرست روزانه
· آرزوهای بزرگ و به دور از ذهن
· کمال گرایی یا کامل گرایی
· ضعف در تصمیم گیری
· نه گفتن را بلد نبودن
لازم به ذکر است که بگویم دلایل بسیار زیاد دیگری هم وجود دارد، اما معمولا اینها دلایل پررنگ تری نسبت به بقیه هستند. حالا برای اینکه بتوانیم به درستی زمان خود را مدیریت بکنیم، طی کردن گام های ذیل بسیار حائز اهمیت است.
1. منظم باشید
نبود نظم همیشه به ضرر ما تمام میشود. این یک حقیقت است که ما نمی‌توانیم منظم باشیم چون که این امر برای ما بسیار سخت و دشوار است، پس از امروز منظم بودن را یاد بگیرید. اما چگونه؟ شما می‌بایست برای منظم بودن، هر روز برنامه ریزی داشته باشید. هر روز صبح، نیم ساعت پس از بلند شدن، فهرستی از کارهای مهمتان را نوشته و حتما مشخص بکنید که چه موقع شروع و چه موقع تمام خواهید کرد. تعهد داشته باشید نسبت به اهدافتان.
2. دسته بندی
کارهای مهمتان را دسته بندی کرده و آن ها را به گام‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. فراموش نکنید که حتما باید استراحت در برنامه‌ی شما باشد، در غیر این صورت شما خسته می‌شوید و چه بسا بقیه‌ی کارها را رها کنید.
3. لیست کردن فهرستی از کارهای روز بعد
همیشه قبل از خواب، لیستی از کارهایی که می‌خواهید برای روز آینده انجام دهید، تهیه کنید. این کار به شما کمک میکند تا وقت خود را برای برنامه ریزی مجدد کارها تلف نکنید.
4. اپلیکیشن های مدیریت زمان
شما می‌توانید برای مدیریت زمان، از اپلیکیشن های زیر استفاده بکنید:
· Wunderlist
· Trello
· Quality Time
· To-doist
· Onenote
· Taskulu
5. قانون 80-20
این قانون می‌گوید که 80% از نتایج حاصل از 20% تلاش ما است. اجرای این قانون می‌تواند برای ما یک برنامه ی کاملا منسجم و سازمان دهی شده به وجود بیاورد، فقط کافی است که اهداف خود را به طور دقیق مشخص کرده و آن 20% از تلاش هایی را که موجب میشود آن 80% از موفقیت را کسب کنیم را پیدا کرده و به آن عمل کنیم. فراموش نکنید که لزوما دانستن به معنای توانستن نیست.
6. پشتکار داشته باشید
به شما اطمینان میدهم که مدیریت زمان برای هر شخصی، خصوصا در دفعات اول کاری سخت و حتی وحشتناک خواهد بود، اما با تلاش و استمرار می‌توانید این کار را تبدیل به یک عادت بسیار مهم و مفید کنید.
اگر که خواهان رسیدن به موفقیت هستید، پس از همین لحظه شروع کنید به برنامه ریزی کردن و تمامی مراحل موثر مدیریت زمان را به اجرا در بیاورید.
