شرکتها برای دورکاری به چه قابلیتهایی نیاز دارند؟

سرفصل:

1- تعریف دورکاری
2- کارهایی که می توان به صورت دورکاری انجام داد.
3- نکات مهم برای اجرای دورکاری
4- ملزومات دورکاری
5- ابزار مورد نیاز برای دورکاری


دورکاری
دورکاری


تعریف دورکاری

تعریف دورکاری محدود به انجام کار از خانه نیست اگر چه بسیاری از مزایای دورکاری همین انجام کار از خانه است. در واقع دورکاری به معنی انتقال کار به سمت کارکنان است به جای انتقال کارکنان به سمت محل کار .

کارهایی که دور از محل کارفرما انجام می شود، در طبقه دورکاری قابل دسته بندی هستند اما مهمترین عامل توجه به دورکاری افزایش کارهای مبتنی بر دانش و اطلاعات به جای کار کارهای مبتنی بر زور بازو و توانایی های جسمانی است. هر چقدر کارها نیاز بیشتری به تفکر و دانش انسانی داشته باشند، قابلیت بیشتری برای انجام از راه دور دارند. برعکس کارهایی که نیاز به توان جسمانی یا تجهیزات فیزیکی غیرمنقول داشته باشند، از حیطه دورکاری عقب می مانند. دورکاری به طور کلی می تواند مشاغل پاره وقت یا تمام وقت را شامل شود.

Work is something we DO, not a place that we GO

کارهای تولیدی سنگین در کارخانه ها، خدمات آزمایشگاهی، خدمات مبتنی بر محل ارائه خدمت (مثل خدمات درمانی و بیمارستانی که این روزها مشتری زیادی پیدا کرده اند) و مانند آنها از منظر دورکاری پتانسیل زیادی برای دورکاری ندارند.

فناوری اطلاعات مهمترین عامل برای توجه به دورکاری و حذف محدودیت های زمانی و مکانی انجام کار در جوامع امروزیست.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد دورکاری به فارسی عبارت «دورکاری» یا به انگلیسی عبارت های «Telecommuting»، «Remote Work»، «Teleworking»، «Mobile Work» یا «Working from Home» را جستجو کنید.


چه کارهایی را می توان به صورت دورکاری انجام داد؟

کارهایی که به صورت انفرادی انجام می شوند، بسیار مناسب دورکاری هستند ولی در عمل بسیاری از کارها نیاز به تعامل بین افراد و هماهنگی های مداوم دارد. با اینحال بسیاری از این تعاملات در صورتی که ابزار مناسب ارتباطی وجود داشته باشد، به صورت راه دور نیز مقدور است.

کارهایی که بدون دغدغه قابل انتقال به خارج از محل شرکت است شامل:

  • نویسندگی و تولید محتوا
  • ویراستاری
  • تحقیق و تحلیل
  • طراحی اعم از گرافیکی، الکترونیکی، معماری و عمران و...
  • برنامه نویسی
  • پشتیبانی تلفنی (به شرط تامین امکان استفاده از تلفن از خانه)
  • بازاریابی تلفنی و الکترونیکی
  • پیگیری ها اعم از وصول مطالبات، فروش، برنامه ریزی و...
  • مدیریت یا طراحی سایت
  • ورود اطلاعات و کار با داده ها
  • بعضی از کارهای حقوقی
  • بسیاری از کارهای مربوط به حسابداری
  • و کارهای دیگر


نکات مهم برای اجرای دورکاری

مزایای دورکاری زیاد است. کارکنان وقت زیادی را با حذف زمان سفر به محل کار صرفه جویی می کنند و استرسهای ناشی از محیط کار نیز کاهش می یابد. بعضا ساعات کاری انعطاف پذیرتر می شود و بهره وری ناشی از سهولت اجرای کار افزایش می یابد. اما همه اینها در صورتی که دورکاری به درستی انجام نشود تهدید بزرگی برای هر دو طرف ماجرا خواهد بود. هم کارمند و هم شرکت. مشتری هم به عنوان طرف سوم از این آسیب جدا نخواهد بود. پس تصمیم به اجرای دورکاری فقط با اتکا به مزایای آن قابل اجرا نیست. حتی در شرایط بحرانی فعلی که سایه ترس و نگرانی از حضور در گروه ها و محیطهای عمومی به خاطر ویروس کرونا در جامعه پراکنده شده است، دورکاری مستلزم تامین بستر مناسب برای ارتباطات و تخصیص کارها و همچنین اجرای ملاحظات نظارت و تحویل کار برای اطمینان از حفظ کیفیت و بهره وری است.

همچنین کار از خانه در صورتی که به جنبه های اجتماعی و انسانی توجه نشود می تواند اعتیاد آور شده و منجر به کاهش روابط اجتماعی و به دنبال آن تبعات روحی شود.

در صورتی که قصد اجرای دورکاری دارید حتما موارد زیر را به دقت و بدون تساهل مد نظر قرار دهید. در مورد آنها چارچوبهایی را تدوین کنید و قبل از شروع با کارکنان در مورد این این مسائل به روشنی صحبت کنید. شما می خواهید از مزایای دورکاری بهره ببرید. بنابراین دورکاری نباید برای شرکت یا کارکنان آسیبی ایجاد کند که منجر به نارضایتی و خروج افراد شود.

مسائل مهم برای تصمیم و اجرای دورکاری حداقل شامل موارد زیر است:

  • ارتباطات و هماهنگی بین افراد، مدیران و مشتریان
  • تعریف بهره وری و توانایی ارزیابی در بازه های کوتاه مدت
  • تعیین ساعات کاری و تعهد به انجام کارهای هر روز در همان روز
  • حفظ رسمیت کاری
  • حفظ کیفیت نظارت و تحویل نتیجه
  • توجه به معاشرت جایگزین
  • جدا نگهداشتن کار و زندگی
  • اجتناب از چک کردن مداوم تلفن همراه و شبکه های اجتماعی شخصی


ملزومات دورکاری

بعد از تصمیم برای اجرای دورکاری و تهیه دستورالعمل دورکاری (که در بالا اشاره شد) لازم است ابزارهای مورد نیاز را تهیه کنید.

به راحتی می توانید از تلفن، ایمیل، واتساپ یا پیام رسانهای عمومی و شخصی، اسکایپ، یا ابزارهای مدیریت پروژه رایگان استفاده کنید. همه اینها در جای خود مورد نیاز هستند ولی تصور کنید برای مدتی محدود یا میان مدت از همه این ابزارها استفاده کنید. چه اتفاقی می افتد؟ اطلاعات شما در سیستم های مختلف در اکانت های شخصی و پراکنده، روی پلتفرمهای خارج از کنترل و بدون امکان نگهداری، دسته بندی، استناد یا اثبات پذیری دفن می شوند.

حتی در زمانی که افراد در محیطهای کوچک به صورت حضوری و با وجود همه ابزارهای فناوری اطلاعات به صورت حضوری همکاری می کنند، پس از گذشت زمانی از انجام کار مشکلاتی منتسب به گذشته به وجود می آید. وجود این مشکلات اغلب غیرقابل اجتناب است ولی در هر زمانی با بهبود و تعریف تعاملات و دستورالعمل ها می توان این مشکلات را کاهش داد.

خبر بد اینکه دورکاری وقوع این مشکلات را به مراتب افزایش می دهد. بنابراین برای اجرای دورکاری نیاز دارید تا علاوه بر تهیه دستورالعمل ها، ابزارهای مناسب را نیز فراهم آورید.

هیچ ابزاری کامل نیست ولی بهتر است برای استفاده از ابزارها فقط به رایگان بودن، عادی بودن و ابزارهای موجود شرکت بسنده نکنید. دورکاری موفق نیاز به ابزارهای مناسب دارد. ابزارهایی که بتواند نکات مهمی که برای شروع دورکاری در نظر گرفتید را پوشش دهند.

ارتباطات بین افراد اعم از کارکنان و مدیران، ساختار دادن به ارتباطات، تعریف کارها و تعیین زمان برآوردی، نظارت بر پیشرفت و انجام کارها، حفظ محرمانگی و دسترسی به اطلاعات برای افراد مختلف، حفظ تماس مناسب و به موقع با مشتری، حفظ پاسخگویی به مشتری و مانند آن باید در ابزارهای مبتنی بر فناوری اطلاعات دورکاری لحاظ گردد.

معرفی یک ابزار خوب برای دورکاری

سپهر ماهان یک سیستم جامع برای تعاملات سازمانی ارائه می دهد. این سیستم مبتنی بر شبکه اجتماعی سازمانی است.

شبکه اجتماعی سازمانی روی یک دامنه یا زیردامنه اختصاصی شما نصب می شود. کاربران شبکه فقط افرادی هستند که شما تایید می کنید و دسترسی به اطلاعات به طور کامل بر اساس قواعد سازمانی مدیریت می شود.

در این شبکه شما بر اساس واحدها، پروژه ها، محصولات و مشتریان گروه های اختصاصی می سازید و افرادی که در هر گروه باید حضور داشته باشند را به گروه اضافه می کنید.

شبکه اجتماعی همان پیام رسان نیست

در این گروه ها امکان اشتراک متنهای کوتاه، تصویر، ویدیو، نظرسنجی، تجربه و درس آموخته شده وجود دارد. همچنین روی هر پست خود می توانید به تعداد دلخواه فایل اتچ کنید.

افراد گروه پستهای همه گروه ها را روی صفحه اصلی سیستم مشاهده می کنند و در جا می توانند تعامل خود را نشان دهند. اگر نظری هست، بیان می کنند یا با لایک و دیسلایک بدون نوشتن موافقت یا مخالفت خود را اعلام می کنند. در این سیستم امکان منشن کردن همکاران وجود دارد تا فرد مرتبط مطلبی را از دست ندهد.

همچنین در این سیستم امکان چت آنلاین با همکاران وجود دارد.

شبکه اجتماعی سازمانی - ابزاری مناسب برای اجرای دورکاری
شبکه اجتماعی سازمانی - ابزاری مناسب برای اجرای دورکاری


در این سیستم یک ابزار بسیار مناسب برای مدیریت کارها و مدیریت پروژه نیز هست. این نرم افزار امکار تعریف پروژه، اضافه کردن کاربران با دسترسی های متفاوت و محدود، تعریف بازه زمانی پروژه و دسته بندی آن را می دهد. در هر پروژه می توانید لیستهای مشخصی برای کارها تعریف کنید و در هر لیست به راحتی کارها را وارد کنید. هر کاری نیز می تواند به چند کار کوچکتر تقسیم شود. هر کاری را می توانید به فردی تخصیص دهید و خودتان یا فرد دیگری را برای نظارت تعیین کنید. در زمان تعریف کار برآورد خود از زمان مورد نیاز برای انجام کار را مشخص می کنید. همچنین می توانید تاریخ شروع و تاریخ تحویل را مشخص کنید. اولویت و برچسب نیز روی کار می زنید تا انجام دهنده بهتر بتواند کارها را به انجام برساند.

در این سیستم نیز امکان چت و گفتگو روی هر کار و روی پروژه وجود دارد. فایلها همه در یک سیستم اتچ می شوند. افراد پس از انجام هر کار یا در طول آن تایم شیت و میزان پیشرفت کار را ثبت می کنند. ناظر کار گزارشات را بررسی و در صورت عدم موافقت از طریق همین سیستم به انجام دهنده اطلاع می دهد.

چند تصویر از این نرم افزار مشاهده فرمایید:

نرم افزار مدیریت پروژه - ابزاری مفید برای اجرای دورکاری
نرم افزار مدیریت پروژه - ابزاری مفید برای اجرای دورکاری


مدیریت کارها - تخصیص کارها - کنترل بهره وری
مدیریت کارها - تخصیص کارها - کنترل بهره وری


برای مشاهده سایر امکانات نرم افزار ویدیو های سپهر ماهان در آپارت را حتما ببینید...

https://www.aparat.com/v/4MrqW


برای کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید

در گوگل جستجو کنید سپهر ماهان