دوستان عزیزم، سلام عید همگی شما مبارک. امیدوارم هرجا که هستید (مخصوصا اگه سفر نرفتید و در خونه هستید و قرنطینه رو رعایت میکنید) در کنار خانواده در کمال صحت و سلامت باشید و از تعطیلات لذت ببرید.
ماههای آخر سال 1398 برای من و همکارانم در شرکت هوداد با یک چالش جدی همراه بود. مدتی بود که استخدام سه نفر نیروی برنامه نویس متخصص (Senior Developer) جدید برای یکی از پروژه های مهم شرکت به یکی از چالش های اصلی ما تبدیل شده بود. تا یادم نرفته اینرو بگم که شرکت ما یک شرکت فعال در حوزه فناوری اطلاعات با حدود 30 نفر نیرو هستش که در نیمه دوم سال 98 سه نفر از بهترین نیروهامون رو به علت مهاجرت به خارج از کشور از دست دادیم (مشکلی که خیلی از شرکت های مشابه ما در سال 98 با اون روبرو شدن) و جایگزین کردن اون نیروها و جذب نیروی جدید تبدیل شد به دغدغه و چالش جدید ما.
پیدا کردن راهکار برای حل این مشکل با تشکیل یک تیم کوچک از بین بچه های شرکت شروع شد. خودم به عنوان مدیرعامل، شهاب فرجام پور عزیز مدیر محصول کیف پول پیدا و عسل زمانی پرتلاش از بخش مارکتینگ یه تیم جدید رو برای حل این مشکل و اجرای پروژه جذب و استخدام در شرکت تشکیل دادیم.
خبر بد این بود که ما در شرکت نفر متخصص در حوزه منابع انسانی نداشتیم و تقریبا هیچکدوم از بچه های تیم هم تجربه ای مشابه در این حوزه نداشتند و این شد یک چالش جدید برای تیم ما تا پنجره جدیدی از آگاهی به سمت ما باز بشه.
این مطلب بر اساس تجربیات تیم کوچک ما در اجرای یک پروژه جذب و استخدام در یک مقطع زمانی 3 ماهه نوشته شده و امیدواریم بتونیم با کمک شما کاملش کنیم و تبدیل بشه به یک راهنمای کاربردی جمع و جور برای اجرای فرآیند جذب و استخدام در شرکت های کوچک و کسب و کارهای نوپا.
در همین ابتدا ذکر این نکته لازمه که داشتن یک واحد تخصصی منابع انسانی که دانش لازم رو در حوزه مدیریت استعداد و جذب داشته باشه و یا برون سپاری کل فرآیند جذب و استخدام به یک تیم حرفه ای که بتونه این فرآیند رو برای شرکت های کوچک به بهترین نحو انجام بده اولین و مهمترین توصیه ماست.
اما اگر به هر دلیلی امکان استفاده از یک سرویس تخصصی جذب و استخدام برای شما وجود نداره و یا به دنبال یک چالش و تجربه جدید در کسب و کار خود هستید و میخواید خودتون این فرآیند رو اجرا کنید، امیدواریم رعایت نکات زیر برای شما مفید باشه.
- لطفا قبل از انتشار آگهی استخدام حواستون به این موارد باشه...!
1- معمولا اولین مرجع جهت دریافت اطلاعات از کسب و کار شما، وب سایت شرکت و جستجوی نام شرکت در شبکه های اجتماعی و صفحه ویژه شرکت در لینکدین است. لطفا قبل از انتشار آگهی استخدام خود از بروز بودن اطلاعات در وب سایت شرکت و وجود مطالب مناسب و بروز در شبکه های اجتماعی شرکت اطمینان حاصل کنید.
2- انتشار برخی عکسها و ویدیوها از محیط کار شما و معرفی کارکنان فعلی در وب سایت شرکت باعث شناخت بهتر کارجو از محیط کاری آینده و احتمالا تسهیل فرآیندهای استخدام خواهد شد.
3- از کارکنان وفادار خود بخواهید که در مورد کسب و کار شما و احساس خود از همکاری با شرکت در شبکه های اجتماعی خود مطالب منتشر نمایند. یکی از بهترین روش های برندسازی و جذب افراد جدید، بازخورد مطلوب کارکنان فعلی شرکت در شبکه های اجتماعی با ذکر هشتگ نام شرکت شماست.
4- برای تنظیم آگهی استخدام خود وقت کافی بگذارید، جذابیت بصری، طراحی حرفه ای و کامل بودن اطلاعات داخل آگهی استخدام نقش مهمی در تشویق کارجویان برای ارسال رزومه و درخواست همکاری دارد.
5- در تنظیم آگهی استخدام حتی المقدور از یک ساختار استاندارد و لحنی دلنشین و صمیمی استفاده کنید. ذکر این موارد در تنظیم یک آگهی استخدام پیشنهاد میگردد: عنوان شغلی مورد نیاز، ذکر توانمندیها و تخصص های مورد انتظار به صورت دقیق، معرفی مختصری از شرکت و موضوع فعالیت آن، مزایا و امکانات در نظر گرفته شده برای کارکنان، آموزش ها و فعالیت های فوق برنامه، ساعت دقیق کاری در ایام هفته، آدرس دقیق و نحوه دسترسی به وسایل حمل و نقل عمومی، تعیین بازه حقوق مورد نظر (در صورت امکان)، تعیین نحوه ارتباط با شرکت و ارسال رزومه و ذکر امکان مصاحبه به صورت غیر حضوری(در صورت امکان)
6- اگر شما کسب و کار کوچکی دارید و برای فرآیند جذب خود واحد مستقل و تخصصی ندارید. لازم است به فرآیند استخدام به عنوان یک پروژه بنگرید و برخی از بهترین کارکنان خود را در این پروژه درگیر کنید. بهتر است این افراد با مهارت های زیر آشنا باشند: روابط عمومی خوب، منظم و متعهد به مستند سازی مداوم، آشنا با مهارت های مذاکره.
7- سعی کنید برای اجرای پروژه جذب در شرکت خود یک فرآیند کوچک و چابک ایجاد کنید و از همکاران مشارکت کننده در پروژه بخواهید بر اساس این فرآیند به مستندسازی پروژه متعهد باشند.
- چه زمانی و کجا آگهی استخدام بدهیم:
8- استفاده از پلتفرم های تخصصی جذب و استخدام یکی از بهترین و استاندارد ترین روش های جذب کارجویان می باشد در ایران وب سایت هایی مثل ایران تلنت، جابینجا، جاب ویژن و ... خدمات انتشار آگهی استخدام شما را با کیفیت قابل قبولی انجام میدهند ولی انتخاب شیوه انتشار و بهترین پلن های انتشار به انتظارات و بودجه شما وابسته است.
9- ظرفیت استثنایی رویدادهای تخصصی حوزه های مرتبط با کسب و کار شما همچون نمایشگاهها، سمینار و جشنواره ها را برای معرفی کسب و کار خود و انتشار آگهی استخدام از دست ندهید.
10- اگر به دنبال جذب افراد متخصص از بهترین دانشگاههای کشور هستید برای انتشار آگهی استخدام خود از ظرفیت انجمن های فارغ التحصیلی دانشگاهها استفاده کنید. معمولا این انجمن ها سرویس های تخصصی در حوزه استخدام فارغ التحصیلان ارایه می نمایند.
11- حتما آگهی استخدام خود را در وب سایت شرکت و شبکه های اجتماعی شرکت منتشر نمایید. این شیوه کم هزینه ترین شیوه انتشار آگهی استخدامی شماست.
12- برای جذب نیروهای متخصص و با سابقه حتما به سراغ لینکدین بروید. در لینکدین میتوانید با انتشار آگهی استخدام متخصص و یا جستجوی افراد مرتبط در این حوزه، اطلاعات مناسبی از افراد متخصص مورد نظر خود جمع آوری نموده و از شبکه ایجاد شده در مسیر استخدام افراد متخصص بهره جویید.
13- از همکاران فعلی خود در شرکت بخواهید که آگهی استخدام را به دوستان خود اطلاع رسانی نمایند و یا در صورت امکان این آگهی را در شبکه های اجتماعی خودشان منتشر نمایند.
14- اگر به دنبال جذب نیروهای تازه کار و یا اصطلاحا کارآموز هستید و پیدا کردن نفرات با استعداد جهت سرمایه گزاری های آتی برای شما دغدغه است، پیشنهاد ما برگزاری دوره های فشرده آموزشی رایگان برای علاقه مندان به این حوزه و شناخت افراد شرکت کننده در طی یک دوره آموزشی است. مسلما نیرو های کار مبتدی رزومه مشخصی ندارند و تنها معیار شما برای انتخاب افراد با استعداد میتواند در یک شناخت عمیق تر در یک کلاس آموزشی ایجاد گردد.
15- اگر به صورت مداوم و در مقاطع مشخص سال برای جذب در شرکت خود برنامه دارید پیشنهاد ما این است که یک تقویم جذب سالیانه تنظیم کنید و پروژه جذب خود را بر اساس تقویم در زمانهای مشخصی از سال پیگیری نمایید.
16- در زمانبندی انتشار آگهی استخدام خود برای جذب نیرو های کارآموز تقویم آموزشی کشور و امتحانات پایان ترم دانشگاهها و موسسات آموزشی را در نظر بگیرید.
17- پایان هر سال و اسفندماه زمان طلایی انتشار آگهی استخدام است. اگر به دنبال جذب نیرو های متخصص هستید فرصت انتشار آگهی در اسفند ماه هر سال را از دست ندهید. بر اساس آمار بیشترین جابجایی نیرو های متخصص در اوایل هر سال انجام میشود.
- لطفا برای دعوت افراد به مصاحبه این نکات را رعایت کنید...!
18- حال که آگهی شما منتشر شده است برای بررسی سریع رزومه ها و درخواست های ارسال شده یک فرآیند چابک و سریع طراحی کنید. بهترین حالت این است که در زمان دریافت هر رزومه تاییدیه وصول رزومه را از طریق ایمیل، پیامک و ... به افراد اطلاع رسانی نموده و ضمن تشکر از ابراز تمایل افراد به همکاری با شرکت شما، یک میزان زمان مشخص را به عنوان زمان متوسط بررسی رزومه اعلام نمایید.
19- پس از بررسی اولیه، تعدادی از رزومه ها تایید اولیه شده و تعدادی به هر دلیلی ریجکت خواهد شد. پیشنهاد قطعی ما این است که به افراد ریجکت شده در این مرحله به صورت رسمی و با لحنی محترمانه اطلاع رسانی نمایید.
20- رزومه هایی که در مرحله اول بررسی تایید می گردد برای ادامه فرآیند بررسی و احتمالا انجام مراحل مصاحبه و شرکت در آزمون های مرتبط دعوت خواهند شد. پیشنهاد ما این است که تاریخ دقیق انجام مراحل مصاحبه به کارجویان از طریق ایمیل، پیامک و یا تماس تلفنی اطلاع رسانی گردیده و همچنین اطلاعات کاملی در خصوص فعالیت شرکت و نحوه حضور در فرآیند ارزیابی و مصاحبه برای کارجو ارسال گردد.
21- استفاده از ابزارهای نوین ارزیابی و مصاحبه از راه دور همچون برگزاری تست های فنی در بستر وب و یا استفاده از امکان تماس تصویری برخط و تنظیم یادآورهای اینترنتی جلسات برای کارجویان (مثل گوگل کلندر) نقش مهمی در تسهیل فرایندهای اجرایی استخدام دارد.
- نکات مهم در مصاحبه حضوری با کارجویان:
22- بهتر است در زمان اجرای پروژه جذب برای انجام مصاحبه های حضوری از یک فضای اختصاصی مثل اتاق جلسات استفاده کنید. پیشنهاد ما این است که از برگزاری جلسات مصاحبه در مکان های متفاوت شرکت و یا در مکانهای عمومی شرکت پرهیز کنید زیرا این موضوع بر روند مصاحبه شما تاثیر منفی خواهد داشت.
23- در زمان حضور کارجویان در محیط شرکت جهت انجام مراحل حضوری مصاحبه و آزمون های فنی چند دقیقه ای به آنها جهت آشنایی با محیط جدید و بدست آوردن آرامش مهلت بدهید و سپس مراحل مصاحبه یا آزمون را آغاز نمایید. یک پذیرایی مختصر اولیه به ایجاد فضای دلنشین تر و آرامش کارجو کمک خواهد کرد.
24- پیشنهاد میگردد اگر فرآیند مصاحبه و یا آزمون چند مرحله ای طراحی شده است در هر مرحله تیم مصاحبه کننده خود را به صورت کامل معرفی نموده و پس از پایان هر مرحله تمایل کارجو را به ادامه فرآیند مصاحبه با تیم بعدی جویا گردید. کل فرآیند مصاحبه باید در یک محدوده زمانی مشخص پایان یابد.
25- اگر برای انجام فرآیند مصاحبه از همکاران متخصص خود در شرکت استفاده می نمایید بهتر است کلیه مصاحبه کنندگان ضمن مطالعه قبلی در خصوص نحوه ارزیابی، معیارهای مورد نظر و نحوه اعلام نتایج اتفاق نظر داشته باشند.
- نکات مهم بعد از مصاحبه با کارجویان :
26- پس از حضور کارجویان در مراحل مصاحبه و یا آزمون، ضمن ارسال پیام تشکر از حضور و مشارکت کارجو در این فرآیند، نتیجه قطعی و یا تاریخ دقیق اعلام نتیجه قطعی را اعلام فرمایید.
27- برای کارجویان پذیرفته شده قطعی در فرآیند مصاحبه و آزمون، دعوتنامه رسمی برای شروع به همکاری ارسال نمایید این دعوتنامه باید شامل اطلاعاتی همچون حقوق توافقی، عنوان شغلی، تقویم کاری و سایر اطلاعات ضروری و مورد نیاز کارجو برای شروع همکاری باشد. همچنین ارسال پیش نویس قرارداد همکاری جهت بررسی کارجو و مدارک مورد نیاز جهت تشکیل پرونده و اعلام زمان دقیق مراجعه جهت عقد قرارداد الزامی است.
- نکات مهم در مستندسازی فرآیند استخدام :
28- جمع آوری رزومه ها و نگهداری سوابق بررسی های انجام شده و نتایج مصاحبه ها یکی از مهمترین قسمت های اجرای فرآیند جذب است. مسلما این اطلاعات برای جمع بندی نهایی و یا استفاده از اطلاعات رزومه ها در آینده بسیار موثر است. بنابراین پیشنهاد میگردد از همان روز اول اجرای پروژه جذب و استخدام رویه ای مشخص برای مستندسازی کلیه مراحل آماده نمایید. نرم افزارهای زیادی با عنوان ATS برای مستندسازی فرآیند مدیریت رزومه ها وجود دارد که شما میتوانید برای مدیریت رزومه ها از آنها استفاده کنید البته برای ساده سازی فرآیند پیشنهاد ما استفاده از یک بورد در ترلو و یا نرم افزار اکسل است.
29- در مورد نحوه امتیازدهی یکپارچه بر اساس یک مدل امتیازی یکپارچه توافق کنید و کلیه کاندیدا ها را بر این اساس ارزیابی نمایید.
30- اگر از یک سیستم ATS استفاده نمیکنید حتما کلیه پرونده ها را بر اساس یک نظام طبقه بندی نمایه گزاری کرده و بایگانی ها و فرم های مرتبط را آرشیو نمایید.
- نکاتی برای روز اول شروع به همکاری :
31- از آنجا که تاریخ و ساعت اولین حضور کارکنان جدید در شرکت از قبل هماهنگ شده است پیشنهاد میگردد قبل از حضور کارکنان جدید موارد مرتبط با محل استقرار، کامپیوتر و ابزار اداری مورد نیاز پیش بینی شده باشد.
32- توصیه ما این است که جلسه معارفه عمومی همکاران جدید حتی المقدور در روز اول کاری ایشان برنامه ریزی و اجرا گردد.
33- در شرکت های کوچک ایجاد محیط صمیمی و احساس خوب برای کارکنان تازه وارد بسیار مهم است پیشنهاد ما این است که در روز اول کاری یکی از همکاران قدیمی شرکت را با نیروی تازه وارد مرتبط کنیم تا کارکنان تازه وارد شرکت بتوانند اطلاعات اولیه مورد نیاز را از وی دریافت نمایند.
34- گذاشتن یک هدیه کوچک و شخصی سازی شده مثل یک گلدان کوچک گل با یک پیام خوش آمدگویی روی میز کارکنان جدید احساس ارزشمند بودن را به کارکنان جدید منتقل مینماید.
در پایان از صمیم قلب آرزومندم که این مطلب برای شما مفید باشد.
یاحق
