آیا تا به حال در چنین شرایطی بودهاید؟ تلفن زنگ میزند، ایمیلها یکی پس از دیگری میآیند، کارکنان منتظر دستور شما هستند و مشتریان ناراضی هستند. در بحران، یک توهم خطرناک وجود دارد: «همه چیز فوری است!»
وقتی فکر میکنید همه کارها فوری هستند، شما وارد حالت پنیک (وحشت) میشوید. سعی میکنید همه کارها را همزمان انجام دهید و در نهایت، هیچکدام را درست انجام نمیدهید. شما مثل آتشنشان میشوید که با یک لیوان آب سعی دارد کل جنگل را خاموش کند.
دوایت آیزنهاور، ژنرال و رئیسجمهور آمریکا، ابزاری داشت که در بحرانهای جنگ جهانی دوم به او کمک میکرد خونسردی خود را حفظ کند: ماتریس اهمیت/فوریت (Eisenhower Matrix).
در اینجا یاد میگیریم چگونه از این ماتریس نه در زمان آرامش، بلکه در قلب بحران استفاده کنیم تا بفهمیم کدام کارها را باید همین الان انجام دهیم و کدام را باید در سطل زباله بیندازیم.
این ماتریس کارها را بر اساس دو محور تقسیم میکند: ۱. اهمیت (Important): آیا این کار به اهداف بلندمدت و بقای ما مربوط است؟ ۲. فوریت (Urgent): آیا این کار نیاز به توجه فوری و همین الان دارد؟
در بحران، مدیران معمولاً در دام «ربع فوری اما کماهمیت» میافتند. اما مدیران برنده، زمان خود را در «ربع مهم و فوری» میگذرانند و بقیه را حذف میکنند.
بیایید چهار ربع را در شرایط بحران بررسی کنیم:
اینها کارهایی هستند که اگر انجام نشوند، کسبوکار شما همین الان میمیرد یا میسوزد.
در بحران: حل مشکل سرورهای قطع شده، پرداخت حقوق برای جلوگیری از اعتراضات، پاسخ به مشتری کلیدی که میخواهد قرارداد را فسخ کند.
اقدام: همین الان انجامش دهید. شخصاً روی آن تمرکز کنید.
اینها کارهایی هستند که بقای آینده شما را تضمین میکنند اما اگر امروز انجام نشوند، فردا صبح چیزی نمیافتد. در بحران، مدیران بیتجربه این بخش را اول قربانی میکنند.
در بحران: برنامهریزی برای تغییر مدل کسبوکار، مذاکره با سرمایهگذاران جدید، آموزش تیم برای شرایط جدید.
اقدام: زمان مشخصی در روز برایش بگذارید. اگر به آن نپردازید، بحران طولانیتر میشود.
اینها دشمنان اصلی شما در بحران هستند. کارهایی که حس میکنید باید فوراً انجام شوند، اما ارزش استراتژیک ندارند.
در بحران: پاسخ به ایمیلهای تبلیغاتی، جلسات طولانی بدون دستور کار، گزارشهای جزئی که هیچکس نمیخواند، سوالات تکراری کارکنان که میتوانند خودشان حل کنند.
اقدام: واگذار کنید یا حذف کنید. اینها را به دستیارانتان بسپارید یا نادیده بگیرید.
کارهایی که هیچ ارزشی ندارند.
در بحران: چک کردن شبکههای اجتماعی بیفایده، بحثهای بیرحمانه با رقبا، تغییر دکوراسیون دفتر.
اقدام: بدون رحمت حذف کنید.
بیایید به داستان «الکس»، مدیرعامل یک استارتاپ فناوری در اوکراین نگاه کنیم. روزهای اول جنگ، شرکت او با سونامی درخواستها و مشکلات روبرو شد.
الکس هر روز ۸۰ ایمیل و ۵۰ تماس تلفنی داشت. او از صبح تا شب مشغول بود اما احساس میکرد هیچ کار مهمی انجام نمیدهد. تیمش هم گیج و مضطرب بود. او داشت در دام «فوری بودن همه چیز» غرق میشد.
الکس یک شنبه صبح، لیست تمام کارهایش را نوشت و آنها را در ماتریس قرار داد:
کار ۱: پاسخ به ایمیلهای شکایت مشتریان کوچک. -> ربع سوم (فوری/کماهمیت).
تصمیم: او یک تیم پشتیبانی را مسئول کرد و خودش دیگر به این ایمیلها پاسخ نداد.
کار ۲: مذاکره با یک شریک اروپایی برای فروش نرمافزار به ارتش. -> ربع دوم (مهم/غیرفوری).
تصمیم: او هر روز ساعت ۱۰ تا ۱۱ را فقط به این کار اختصاص داد. چون اگر این قرارداد بسته نشود، درآمد شرکت در ماههای آینده صفر میشود.
کار ۳: امنیت سایبری سرورها در برابر حملات روسیه. -> ربع اول (مهم/فوری).
تصمیم: او بلافاصله تیم امنیت را جمع کرد و شخصاً روی آن نظارت کرد. اگر سرور هک میشد، شرکت دیگر وجود نداشت.
کار ۴: آماده کردن گزارش ماهانه برای هیئت مدیره با ۵۰ صفحه جزئیات. -> ربع چهارم (کماهمیت/غیرفوری).
تصمیم: او به هیئت مدیره پیام داد: «در شرایط جنگ، گزارش ۵ صفحهای میدهم یا هیچ گزارشی ندارید.» آنها پذیرفتند.
با حذف کارهای ربع سوم و چهارم، الکس ۶۰ درصد زمانش را آزاد کرد. او تمام انرژیاش را گذاشت روی امنیت (ربع اول) و فروش استراتژیک (ربع دوم). نتیجه؟ شرکت او نه تنها هک نشد، بلکه قرارداد بزرگ نظامی بست و درآمدش در بحران دو برابر شد.
برای اینکه مثل الکس عمل کنید، این تمرین را انجام دهید:
۱. لیست بنویسید: تمام کارهایی که فکر میکنید باید امروز انجام دهید را بنویسید. ۲. سوال آیزنهاور را بپرسید: از خود بپرسید «اگر این کار را امروز انجام ندهم، آیا شرکت تا یک هفته دیگر میمیرد؟» اگر بله -> مهم و فوری (همین الان انجامش دهید). اگر خیر -> احتمالاً فوری اما کماهمیت است (آن را واگذار یا حذف کنید). ۳. شجاعت حذف کردن داشته باشید: در بحران، حذف کارهای بد، به اندازه انجام کارهای خوب مهم است.
در طوفان، کسی که سعی کند همه موجها را شنا کند، غرق میشود. مدیر موفق کسی است که بداند کدام موج را باید شنا کند و کدام را باید نادیده بگیرد.
ماتریس آیزنهاور به شما کمک میکند تا از حالت واکنشی خارج شوید و وارد حالت استراتژیک شوید. به یاد داشته باشید: «کارهای مهم را هرگز به کاری فوری واگذار نکنید.»
ماتریس آیزنهاور؛ قطبنمایی برای عبور از طوفان کارها.
