مدیریت زمان فرایند برنامه ریزی و اعمال کنترل آگاهانه از زمان صرف شده برای فعالیت های خاص، به ویژه برای افزایش اثربخشی، کارآیی و بهره وری است. استفاده ی بهینه از زمان به فرد امکان انتخاب و انجام فعالیت های مختلف را می دهد. مدیریت زمان یک فعالیت مؤثر با هدف به حداکثر رساندن منافع کلی مجموعه ای از فعالیت های دیگر در شرایط اورژانسی در یک مدت زمان محدود است. اهمیت مدیریت زمان در این مقاله برای شما مشخص خواهد شد.
زمان به دلیل اینکه ثابت است نمی تواند خود را مدیریت کند. مدیریت زمان می تواند برای طیف وسیعی کارها، مهارت ها، فعالیت ها، اهداف و پروژه ها کاربرد دارد. در ابتدا مدیریت زمان را فقط برای کارهای سازمانی و فعالیت های شغلی کاربرد داشت اما امروزه اغلب مردم از ان برای کارهای شخصی خود نیر از آن بهره می برند. مدیریت زمان معمولاً یک ضرورت در توسعه پروژه است زیرا زمان و دامنه اتمام پروژه را تعیین می کند. مدیریت زمان خوب فرد را قادر می سازد در مدت زمان کوتاه تری کامل شود ، استرس را کاهش می دهد و به موفقیت شغلی منجر می شود.
توانایی مدیریت وقت خود به طور مؤثر مهم است. مدیریت زمان خوب منجر به بهبود کارآیی و بهره وری استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی می شود. در اینجا برخی از مزایای مدیریت زمان به طور موثر آورده شده است:
تهیه و دنبال کردن برنامه کاری باعث کاهش اضطراب می شود. وقتی موارد را برای انجام دادن لیست می کنید؛ می توانید پیشرفت محسوسی را ببینید. این امر به شما کمک می کند تا از نگرانی در مورد اینکه آیا کارهای خود، مضطرب نشوید.
مدیریت زمان خوب به شما فرصت اضافی می دهد در زندگی روزمره می دهد. افرادی که می توانند به طور موثری زمان خود را مدیریت کنند، از اینکه وقت بیشتری برای سرگرمی یا سایر کارهای شخصی دارند؛ لذت می برند.
داشتن مدیریت زمان می تواند منجر به داشتن وقت بیشتر و انجام کارهای بیشتر شود و همین امر ازز تلف کردن عمر و زندگی شما جلوگیری می کند. مهارت مدیریت زمان یکی از ویژگی های کلیدی است که کارفرمایان به دنبال آن هستند. توانایی اولویت بندی و برنامه ریزی کار برای هر سازمانی مطلوب است.
افرادی که مدیریت زمان خوبی دارند ، قادر به دستیابی بهاهداف بهتر هستند و این کار را در مدت زمان کوتاه تری انجام می دهند.
پس از در نظر گرفتن مزایای مدیریت زمان، بیایید به برخی از روش های مدیریت موثر زمان نگاه کنیم:
اهداف را درست تنظیم کنید
اهدافی را تعیین کنید که قابل دستیابی و اندازه گیری باشد. هنگام تعیین اهداف از روش SMART استفاده کنید. در اصل ، اطمینان حاصل کنید که اهدافی که تعیین کرده اید خاص ، قابل اندازه گیری ، قابل دستیابی ، مرتبط و به موقع هستند.
عاقلانه اولویت بندی کنید
وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت طبقه بندی کنید. به عنوان مثال ، به کارهای روزانه خود نگاه کنید و تعیین کنید که موارد زیر است:
مهم و فوری: این کارها را فوراً انجام دهید.
مهم اما فوری نیست: تصمیم بگیرید که چه زمانی این کارها را انجام دهید.
فوری اما مهم نیست: در صورت امکان این وظایف را تفویض کنید.
فوری و مهم نیست: بعداً این موارد را کنار بگذارید.
تعیین محدوده ی زمانی:
تعیین یک محدوده ی زمانی برای کارهایتان می تواند شما را کارآمدتر کرده و بیشتر بر روی کارها متمرکز کنید زیرا به شما کمک می کند تا بدانید بر روی هر کاری چه مقدار زمان را اختصاص می دهید و این کار از بروز اشکالات دیگر جلوگیری میکند و حتی می توانید برای مقابله با مشکلات احتمالی برنامه ریزی داشته باشید.
مثلا فرض کنید برای یک جلسه باید 5 تا از کارهای خود را تا زمان مقرری تحویل دهید اما خودتان می دانید که تنها می توانید 4 تا از آن ها را آماده کنید. اگر برنامه داشته باشید می توانید این کار را سر موعد مقرر تحویل دهید و استرس خود را کاهش دهید.
ایجاد وقفه بین کارها:
وقتی کارهایی با حجم زیاد را بدون وقفه و استراحت انجام می دهید؛ انگیزه و تمرکز شما در آن کار کاهش می یابد. مثلا لبین کارهای تان چرت بزنید، مدیتیشن کنید و یا کاری که می تواند خستگی را از شما بزداید.
خود-سازماندهی داشته باشید:
برای اینکه بتوانید برای طولانی مدت مدیریت زمان داشته باشید؛ از یک تقویم کمک بگیرید.
کارهای غیر ضروری را حذف کنید:
حذف و یا به تعویق انداختن کارهای اضافی می تواند به شما بگوید که چه کارهایی ارزش وقت شما را ندارند. با حذف کارهای غیر ضروری زمان بیشتری را می توان به کارهای مهم اختصاص داد.
از قبل برمامه ریزی داشته باشید:
هر روز خود را طوری شروع کنید که مطمئن باشید در آن روزها چه کارهایی باید انجام دهید.
بیایید باهم نگاهی به عواقب مدیریت ضعیف زمان بیاندازیم:
تضعیف در پیشبرد کار:
عدم توانایی در پیشبرد برنامه ریزی و رسیدن به اهداف به معنای کارآیی ضعیف است. به عنوان مثال اگر مجبور باشید چند کار را با هم انچام دهید اما برنامه ریزی درستی نداشته باشید؛ کارهای شما عقب جلو خواهد شد و همین امر می تواند به معنای همان عدم کارآیی و نرسیدن به اهداف باشد.
اتلاف وقت:
عمد داشتن مدیریت زمان و یا مدریت زمان ضعیف می تواند وقت شما را تلف کند؛ به عنوان مثال اگر برنامه نداشته باشید ممکن است زمان طولانی را به چت کردن و یا گشتن در رسانه های اجتماعی مختلف صرف کیند و زمان خود را هدر دهید بدون اینکه کوچکترین کار مفیدی را انجام داده باشد.
عدم کنترل:
وقتی بدانید کاربعدی که می خواهید انجام دهید چیست؛ می توانید کنترل زندگی خود را به دست بگیرید در عیر این صورت کنترل را بر روی زندگی خود از دست داده و همین امر استرس و تنش مضاعفی را برای شما به همراه خواهد داشت.
کیفیت پایین در کارها:
نداشتن مدیریت زمان باعث می شود شما در کارهای خود ضعیف عمل کرده و کیفیت آن پایین بیاید. زیرا وقتی مدیریت زمان نباشد؛ شما مجبورید برای اینکه به کارهای خود برسید؛ با عحله کارهای خود را انجام دهید و همیشه عجله کیفیت را پایین می آورد.
پایین آمدن اعتبار:
اگر مشتری و کارفرمای شما روی تحویل سریع و به موقع کارها نتواند روی شما حساب کند؛ انتظارات و توقعات آن ها تحت تاثیر منفی قرار گرفته و دیگر نمی توانند به شما اعتماد کنند.
