تقریباً در هر مقاله ای که درباره مدیریت خوانده اید؛ بر اهمیت وقت بیشتر برای کارهای مهم و اختصاص زمان کمتر برای کارهای بی اهمیت تر تاکید می ورزد. تنها قانون مهم برای مدیریت زمان به شما می گوید که در کل چگونه برای خود برنامه ریزی کنید.
اما اگر بتوانید یک قدم جلوتر بروید و زمان خود را بین کارهای ارزشمند و فعالیت های کم ارزش توزیع کنید؛ می توانید خیلی در کارهای خود جلو بروید.
قانون 60-30-10 می تواند همین کار را برای شما انجام دهد و چارچوبی برای اختصاص زمان به وظایفتان به شما بدهد. این قانون ساختاری را ایجاد می کند که به شما ایده بهتری می دهد تا بدانید انجام وظایف در چه ساعتی از روز ارزش بیشتری دارد.
60٪ از زمان را به کارها و ظایف سطوح بالا، 30٪ کارهایی در سطح متوسط و 10٪ در سطح پایین اختصاص دهید.
همیشه کارهایی وجود دارند که باید در روز زمان بیشتری را به آن ها اختصاص دهید. دیوید آلن در کتاب خود می نویسد که اگر برای کارهای مهم خود زمان لازم اختصاص ندهید؛ فکر و توجه شما را بیش از مقداری که باید به خود اختصاص می دهد و در نتیجه نمی توانید به کارهای دیگر خود برسید.
برای اینکه به نتایج بهتری برسید؛ کارهای مهم خود را از کارهای با ارزش پایین تر جدا کنید. حداقل 60% از روز شما باید به انجام کارهای مهم اختصاص داده شود. باید بدانید که اولویت های شما در چیست. استفان کاوی در کتاب معروف خود به نام "7 عادت افراد مؤثر" می نویسد که وظایف با ارزش بالا به مأموریت ها، ارزش ها و اهداف بلند مدت شما کمک می کند.
برای هر هدف بزرگ تکالیف شخصی خود را مشخص کنید و آنچه را که در طول روز می خواهید را انتخاب کرده و بر آن متمرکز باشید. سعی کنید اولین کاری که در اول صبح انجام می دهید همان کار مهم شما باشد. داشتن نتایج بهتر و بالاتر در اثر انجام کارهایی با ارزش و اولویت بالا به دست می آید. تمامی کارهای مهم خود را بر روی کاغذ بنویسید؛ آن ها هایی را که از همه مهمتر است را نگه داشته و بقیه را پاک کنید و یا در گوشه ای دیگر بنویسید این کار باعث می شود تا بر روی کارهای مهم تر تمرکز بیشتری داشته باشید.
30% از زمان خود را به کارهای فوری اما نه چندان مهم اختصاص دهید. مواردی مانند چک کردن ایمیل، تماس برقرار کردن با کسانی که با شما کار داشته اند. نوشتن گزارش ها و انجام برخی جلسات در این لیست قرار می گیرند. هر بار باز کردن یک پیام یا تماس و یا ایمیل می تواند تا مدتی حواس شما را پرت کند؛ ببینید اگر این کارها زیاد برای رسیدن به اهداف شما نقش چندانی ندارند؛ آن ها را بعد از کارهای رده اول و مهم انجام دهید. نمی توان کلا از آن ها غافل شد اما نباید زمان زیادی را هم به آن ها اختصاص داد.
صد در صد هیچ کسی تمایلی به گذاشتن زمان زیاد برای چک کردن ایمیل ها و یا صحبت کردن با تلفن ندارد؛ در حالی که کلی کارهای مهم دیگر دذر لیتس او موجود هستند؛ به همین دلیل برخی از کارها به کارهای خودکار تبدیل می شوند.
نحوه به پایان رساندن روز بسیار مهم است؛ زیرا ارتباط زیادی با نحوه ی شروع روز بعد دارد. وظایف این گروه مواردی هستند که هیچ ارزش واقعی به کار، چشم انداز یا هدف بلند مدت شما نمی دهند؛ اما می توانند به شما کمک کنند تا فردا شروع بهتری داشته باشید.
برخی افراد کمتر از 10٪ از وقت خود را به این ردیف اختصاص می دهند. بستگی به برنامه شخصی شما دارد. در خارج از فعالیت های مهم کاری، بعضی از افراد وظایف دیگری دارند که باید مرتب کنند اما در ساعات اول روز نمی توانند آنها را برای خود توجیه کرده و به انجام رسانند.
شما می توانید از این درصد و مقدار زمان برای ایجاد یک لیست جدید برای انجام کارها یا ارزیابی لیست قدیمی استفاده کنید؛ یعنی بنشینید و کارهای فردا خود را به خوبی و با دقت تهیه کنید.
تنها قانون مهم برای مدیریت زمان همچنین می تواند به شما کمک کند تا برنامه خود را برای روز بعد مرور کنید. یا از بعضی اوقات برای مرتب کردن استفاده کنید. قبل از بیرون رفتن از در منزل چند دقیقه برای بیرون ریختن زباله ها اختصاص دهید. کاغذهای خود را سازماندهی کرده و میز خود را تمیز کنید. این کارهای هر چند کوچک باعث می شوند تا شما در روز بعد احساس بهتری داشته باشید.
البته می توان این دسته بندی ها و زمان بندی ها را براساس برنامه زندگی خود انحام دهید - بسته به شرایط شخصی شما می توانید آن را به 50 تا 30-20 یا 70-20-20 تغییر دهید.
اولویت بندی و بهینه سازی وقت شما می تواند زمان بیشتری برای تمرکز روی آنچه که واقعاً مهم است به شما بدهد. ایده این است که با طبقه بندی وظایف خود با توجه به بهترین استفاده از وقت خود، خود را برای رسیدن به موفقیت بهتر آماده کنید.
