مفهوم سازمان مجازی از سال 1993 مطرح شد.آبتون و مک آفی سازمان مجازی را مجموعه از شرکتها می دانند که هر کدام بر روی تخصص خود متمرکز هستند و با کمک شبکه های الکترونیکی صرف نظر از موقعیت مکانیشان میتوانند به صورت منعطف با یکدیگر همکاری کنند. دلایل اصلی تشکیل سازمانهای مجازی عبارتند از:
1)حداکثرسازی میزان انعطاف پذیری در برابر تغییرات محیط؛
2)تمرکز بر مزیت رقابتی؛
3)تغییر اندازه سازمان متناسب با تغییرات بازار؛
4) توسعه ی زنجیره ی تأمین سازمان؛
بر طبق نظر جاگرس و همکاران ( 1998 ) مشخصات کلی سازمانهای مجازی عبارتند از:
1)بدون حد و مرز بودن؛
2)تکمیل کننده مزیتهای رقابتی یکدیگر/ اشتراک منابع؛
3) اشتراک دانش؛
4)پراکندگی جغرافیایی؛
5) تغییر شرکا؛
6) مشارکت یکسان؛
7) ارتباطات الکترونیک لحظه ای همچنین همکاری در بستر الکترونیک ، اشتراک موقت منابع در جهت اهداف مشترک و پاسخگویی مؤثر و سریع به نیاز مشتریان، پراکندگی جغرافیایی از دیگر ویژگیهای مشترک سازمانهای مجازی است. چرخه حیات سازمان مجازی دارای چهار مرحله است که عبارتند از: پایه ریزی و ایجاد، بهره برداری و عملیات کاری، تکامل تدریجی و تغییر شکل، انحلال. درواقع سازمان مجازی به منظور بهره مندی از فرصتهای تجاری شکل میگیرد و زمانی که این فرصت تجاری پایان یابد، سازمان مجازی نیز از بین خواهد رفت.
مفهوم سازمانهای مجازی
یکی از ساختارهای جدید سازمانی همان سازمانهای مجازی است. تعریف استانداردی از این نوع سازمانها در دسترس نیست، اما برای نشان دادن طیف وسیع تعریف های ارائه شده از این نوع سازمانها به طور خلاصه تعاریف زیر را می آوریم:
• سازمانهای مجازی در واقع نوعی از سازمانهای شبکه ای هستند که فاقد هسته مرکزی دائمی اند (رضائیان، 1378 ).
• سازمان مجازی یک سازمان کوچک و مرکزی است که منابع اصلی خود را از سایر سازمانها تامین می کند. یک سازمان مجازی از نظر ساختار بسیار متمرکز است و بندرت دارای واحدها و دوایرتخصصی یا وظیفه ای است( 2007Robbins,).
ویژگیهای خاص سازمانهای مجازی
ویژگی این سازمانها اصولا با عناوینی مانند غیر سلسله مراتبی، افقی و جهانی مطرح می شود. اما به طور خلاصه می توان این ویژگیها را در 8 ویژگی اصلی زیر خلاصه کرد:
الف- ساختارهای افقی: ظهور سازمانهای افقی به عنوان پاسخی به تشدید رقابت در محیط های عملیاتی است که توسط افزایش رقابت جهانی و پیشرفتهای اخیر در فناوری اطلاعات و حمل و نقل ایجاد شده است. افقی شدن سازمانها سطوح مدیریت در سازمان را کاهش می دهد و منابع انسانی را پراکنده می کند. کارکنان کاملاً متحرک هستند و حتی در خانه هم محل کار خاصی ندارند. در طول روز به محلهای کار مربوط به مشتری می روند و تلفن وکامپیوترکیفی را به همراه دارند.
ب- جهانی شدن و نداشتن مرز مشخص: با توجه به گسترش تجارت جهانی و شبکه ارتباط فرا مرزی، دیگر شرکتها سازمانها جنبه محلی بودن خود را از دست می دهند و در چرخه فرایند بین المللی قرار می گیرند.
ج- ارتباط الکترونیکی و ماشینی: عصر آینده عصر ارتباطات است؛ اما نه ارتباطی از جنس گذشته بلکه ارتباطاتی که به وسیله ابزار آلات ماشینی مانند کامپیوتر انجام خواهد شد. در این سازمانها دیگر از تعاملهای گرم گذشته خبری نیست، بلکه کارفرمایان و نه رهبران سازمان با استفاده از کامپیوترهای شخصی با هر فرد دلخواه ارتباط برقرار می کنند. فروشندگان می توانند به وسیله یک شبکه محلی با هم ارتباط داشته باشند. براساس این خاصیت ارتباطات کامپیوتری به عنوان وسیله ای برای هدایت فعالیتهای اساسی سازمان و همزمان افزایش نقش ارتباطات رو در روی غیر رسمی با هدف حفظ یکپارچگی سازمان، جایگزین ارتباطات رو در رو افراد در سازمانهای سنتی خواهدشد.
د- همکاری و رقابت بین سازمانی و استفاده از منابع مشترک : شرکتهای مجازی به وسیله همکاری بین گروهی هم افزا نه تنها با هم همزیستی خواهند داشت، بلکه باعث رشد و پرورش یکدیگرمی شوند. در واقع یکی از اولین شاخصه های سازمان مجازی جمع شدن توان مالی و نیروی انسانی شرکت هایی است که این سازمان را تشکیل می دهند. شرکت های گوناگون با توانایی مختلف مالی و نیروی انسانی تشکیل سازمانی را می دهند که قادربه انجام کارهای بزرگ تر بوده و شرکت ها را قادر به درگیر شدن در پروژه های بسیار بزرگ تر می کند.
ه- در گیری پویا: درگیری پویا نگرشی است که" زمان" و" روابط انسانی" و “مدیریت” را وادار به بازنگری در مورد نگرشهای قبلی در رویارویی با تغییر سریع و مداوم می کند. پویایی در مقابل ایستایی، حاکی از رشد و فعالیت مداوم و درگیری در مقابل کناره گیری، معرف ارتباط زیاد با دیگران است.
و- غیر متمرکز بودن از نظر مکانی: یکی از شاخصه های سازمان مجازی، پخش بودن آن ها از نظر مکانی می باشد، چون ارتباطات بین شرکت ها با استفاده از فناوری ارتباطات صورت می گیرد، دیگر نیازی به ساکن بودن افراد در یک مکان و یا داشتن یک مکان مشخص برای انجام تمامی کارها نمی باشد، به همین دلیل شکل سنتی سازمان ها از بین می رود و یا حداقل نیازی به آن نیست.
ر- متغیر بودن شرکاء: یک سازمان مجازی می تواند هر روز به یک نوعی شکل گیرد، می تواند قسمتی از سازمان مجازی باشد و می تواند این سازمان مجازی ازشرکت های دیگر تشکیل شود، در اصل یک سازمان هرگاه که لازم باشد برای انجام یک کار جدید می تواند به وجود آید.
ز- همسانی و برابری شرکاء: به دلیل نیازی که شرکاء در این گونه سازمان ها به یک دیگر دارند باعث ایجاد برابری بیشتر بین شرکاء در این سازمان ها می شود، هر شریکی در این کار گروهی، کار مربوط به خود را انجام داده، نقش خود را ایفا کرد و سعی خود را برای بهتر شدن تولید انجام می دهد و به این طریق فرهنگ شریک کردن یک دیگر از توانایی ها و اطلاعات جای فرهنگ قبلی کنترل را می گیرد و هر شریکی براساس تخصصی که دارد، در زمانی از تولید و یا طراحی محصول رهبری گروه را به عهده می گیرد. به عنوان نمونه شرکت تویوتا از طریق فناوری اطلاعات ادغام افقی را در سرتاسر سازمان خود و همچنین با عرضه کنندگان پیاده سازی کرده است که از طریق EDI,MPS برنامه دریافت مواد مطابق تولید قرار داده است و از این طریق توانسته انبار شرکت خود را حذف کرده و هزینه را تا حد بسیار زیادی کاهش دهد . به بیان دیگر میتوان گفت راز وفقیت یک سازمان مجازی تبادل اطلاعات بین سازمان ها، عرضه کنندگان و شریک های پیمانکار است.
اداره مجازی
اداره مجازی در یک طیف پیوستار شامل پنج نوع اداره است:
نوع اول- در ابتدای طیف سازمان هایی هستند که کارکنان آن در دفاتر ثابتی، کار می کنند اما در مواردی محدود، کارها را در خانه انجام می دهند.
نوع دوم- مهمان خانه ای می گویند که کارکنان دفاتر ثابت ندارند و در صورتی که نیاز به دفتر داشته باشند از اداره مرکزی برای مدت معین درخواست دفتر می کنند یا در برخی موارد کارشان را در محل کار مشتری انجام می دهند و پس از انجام ماموریت یا اتمام کار محل را ترک می کنند مثل استقرار تیم های حسابرسی در محلی که نیاز به انجام حسابرسی دارد یا تیمی که برای عقد قرار داد یا مذاکره با یک شرکت در یک مدت محدودی با ذخیره کردن محل در یک هتل به انجام امور خود می پردازند.
نوع سوم- وابسته به واحد اداری میباشند. کارکنان، دفاتر ثابت ندارند و به صورت سیار وظایف محوله را انجام می دهند ولی در فواصل معین به واحد اداری خود مراجعه نموده و گزارش کار را ارائه میکنند.
نوع چهارم- کار در خانه صورت می گیرد. در این حالت کارکنان سازمان هیچ نوع دفتر کار ندارند و در خانه مشغول کار هستند. یک میز کار کوچک، یک تلفن و یک کامپیوتر شخصی وسایل کارشان را تشکیل می دهند که از طرف سازمان در اختیار آنها قرار می گیرد. کارکنانی که به مشتریان خدمات ارائه می دهند سفارش را در منزل دریافت می کنند و به محل مشتری مراجعه می کنند و از طریق کامپیوتر به اداره مرکزی اطلاع می دهند
نوع پنجم- کارکنان کاملاً متحرک هستند محل کار خاصی حتی در خانه ندارند و در طول روز در محل مربوط به مشتری مشغول به کارند و از طریق تلفن و کامپیوتر کیفی یا دستی کار ، خود را انجام می دهند.
انواع سازمانهای مجازی
در سازمان مجازی عامل مهمی که مجازی بودن را تعیین می کند واگذاری فعالیت ها به سازمان های دیگر و تامین خدمات و کالا با همکاری واحدهای خارجی و اتحاد با آن ها است . هر قدر این واگذاری گسترده تر باشد ، سازمان به سوی مجازی شدن بیشتر حرکت کرده است . در واقع با توجه به مطالب گفته شده میتوان دو گونه تقسیم بندی برای سازمانهای مجازی داشت:
سازمان مدولار یا پارندی
در این نوع سازمان فعالی تهایی که غیر استراتژیک است و شامل آن دسته از فعالیت هایی می شود که در زنجیره ارزش، افزوده زیادی تولید نمی کنند یا در جهت تحقق اهداف سازمان نقش اصلی ندارند را به واحدهای خارجی محول می کنند با این روش، هزینه های سازمان کاهش می یابد و نیروی مدیریت صرف فعالیت های اصلی و اساسی می شود و از امور جزیی و کم اهمیت خود را رها می سازد.
سازمان شبکه ای
در این نوع سازماندهی واحدهای سازمانی مختلف در جهت هدف های استراتژیک ب ه صورت مشترک فعالیت می کنند . سازمان شبکه ای شکل ثابت ندارد و منعطف است و با توجه به نوع و شرایط کار شک ل های مختلف را می تواند به خود بگیرد این نوع سازمان از گروه های کاری متخصص و خود گردان استفاده نموده و از استقلال کاری بالا برخوردارند و بر مبنای مشارکت و ه مکاری بین شرکاء یا واحدها ارتباط برقرار می شود و از آنجایی که هر یک از شرکاء از صلاحیت و تخصص مربوط به خود برخودارند، مجموعاً دارای توانمندی بالایی هستند
سازمان بدون مرز یا بدون ساختار
در این نوع ساختار، جریان اطلاعات و ارتباطات به صورت روان بین و احدهای خارجی، مشتریان، تولید کنندگان و سایر واحدها برقرار است و سازمان در ارتباط با درون و بیرون هیچ گونه مرزی را نم ی شناسد. در این ساختار افراد، گروه ها از سازمان های مختلف و رشته های متفاوت و با فرهنگ های مختلف گرد هم می آیند با ایجاد وحدت و هماهنگی میان آنها هدف های سازمان با اثر بخشی و کارایی تحقق می یابد. سازمان بدون مرز، شکل سنتی سازمان در قالب مرزهای دقیق و مشخص با وظایف استاندارد شده را بر هم می زند و نوعی تفکر کل نگر را بر سازمان مسلط می سازد. در هر حال برای حرکتبه سمت سازمان های مجازی پیش نیاز ها یی ضرورت دارد .
منبع:
-میرزایی اهرنجانی، حسن ؛ بزرگی، فرزاد. 1385. مروری بر سیر تحول مجازی شدن سازما نها (از نگرش نیوتنی به نظریه کوانتومی)، مجله علمی-پژوهشی اقتصاد و مدیریت،شماره 70 .
- عابدی جعفری، حسن؛ جام پراز می ،مونا؛ بی ریایی، هانیه سادات. 1389 . چالش مدیریت منابع انسانی در سازمانهای مجازی- بررسی رابطه ی بین درجه مجازیت سازمان و تعهد سازمانی، مدیریت فناوری اطلاعات دانشکده مدیریت دانشگاه تهران،دوره 2، شماره 5، صص 73 تا 90.
-رفیع زاده کاسانی، رامین. سازمانهای مجازی
http://old.gilantvto.ir/upload/files/virtual%20organization%20%20.pdf
وبلاگ آموزشی خانه مدیریت
