خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به یکی از راه‌های محبوب برای افزایش بهره وری و کاهش هزینه‌های سازمان‌ها تبدیل شده است. اما خیلی از مدیرانی که به دنبال این موضوع هستند، این پرسش را دارند که آیا می‌توان همه فرآیندهای یک کسب و کار را خودکارسازی کرد؟ و اینکه اصولاً کدام یک از فرآیندهای یک کسب و کار قابل خودکارسازی هستند؟ برای پاسخ به این پرسش‌ها با ما همراه باشید.
پیش از اینکه به سوال اصلی بپردازیم، باید ابتدا تعریفی از فرآیند کسب و کار داشته باشیم.
منظور از "فرآیند"های کسب و کار، مجموعههای متنوعی از کارها و فعالیت‌هایی است که در سازمان‌ها به صورت تکراری و معمولاً با یک ترتیب منظم و با هدف رسیدن به یک هدف خاص انجام می‌شوند.
به عنوان نمونه فروش یک محصول به مشتریان یک فرآیند است که از دریافت درخواست کالا از سوی مشتری شروع شده و تا تحویل کالا و رسید آن ادامه دارد.
این فرآیندها ممکن است توسط انسان‌ها و یا ماشین‌ها انجام شوند. برخی دیگر از فرآیندهای رایج در کسب و کارها عبارتند از: فرآیند خرید کالا، فرآیند درخواست مرخصی، فرآیند استخدام و ....
پاسخ این سوال کمی پیچیده است! تحت شرایطی خاص، بله! شما می‌توانید تمامی فرآیندهای یک کسب و کار را خودکارسازی کنید. اما باید ابتدا این شرایط را مهیا کنید.
پیش از اینکه به سراغ این شروط برویم، لازم است نوع خودکارسازی آنها را هم بدانید. بله درست خواندید! ما انواع مختلفی از اتوماسیون داریم که در پیچیده‌ترین حالت شامل استفاده از هوش مصنوعی هم می‌شود. اما آنچه معمولاً در ایران به عنوان خودکارسازی فرآیندهای سازمانی شناخته می‌شود، خودکارسازی با استفاده از نرم افزارهای BPMS است. در واقع بسته به نوع خودکارسازی که از آن صحبت می‌کنیم، پاسخ به سوال اصلی ما هم متفاوت خواهد بود.
در مورد خودکارسازی فرآیندها با نرم افزار BPMS، همانطور که گفتیم باید شرایطی مهیا باشد. به عنوان نمونه فرآیندی که به دنبال خودکارسازی آن هستیم، باید گردش کار داشته و مجموعه متوالی از کارهای باشد.
در واقع فرآیندهایی که با نرم افزار BPMS خودکارسازی می‌شوند، باید مسیرهایی مشخص و تکراری داشته باشند. بنابراین فرآیندهایی استاندارد هستند.
در ادامه لیستی از ویژگی‌هایی که برای قابلیت خودکارسازی یک فرآیند ضروری است آورده‌ایم. برای تشخیض قابلیت خودکارسازی داشتن یا نداشتن یک فرآیند باید از این فهرست استفاده کنید.
بنابراین، همانطور که می‌بینید، قابلیت خودکارسازی کامل هر فرآیند، منوط به وجود شرایطی است. ممکن است فرآیندهایی هم باشند که بخواهید تنها بخشی از آنها را خودکارسازی کنید. مانند فرآیند مصاحبه شغلی یا مذاکرات قرارداد. اما آیا می‌دانید نمونه‌های فرآیندهایی که معمولاً قابلیت خودکارسازی کامل دارند، کدامند؟ برای آشنایی با این نمونه و توضیحات بیشتر در مورد شرایطی که خواندید، حتما ادامه این مقاله را از طریق لینک زیر در وبسایت فراگستر مطالعه کنید.
https://www.faragostar.net/which-processes-can-be-automated/
