همکاری و هماهنگی اعضای تیم با یکدیگر، یکی از مهم‌ترین عوامل در پیشرفت کسب و کارها و سازمان‌ها محسوب می‌گردد و یکی از راه‌های تقویت همکاری و هماهنگی بین اعضای تیم، برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار یا سازمان است؛ برگزاری یک جلسه خوب، به عنوان ابزاری موثر، موجب افزایش آگاهی اعضای تیم از توانمندی‌های یکدیگر و همچنین هماهنگی و همکاری بیشتر در تیم می‌گردد.
همچنین برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار مزایای دیگری مانند بهبود عملکرد، افزایش بهره‌وری و افزایش شفافیت را با خود به همراه دارد؛ حال باید به این نکته توجه داشته باشید که برای برگزاری یک جلسه گروهی اثر بخش، نکات مختلفی را باید رعایت کنید و فاکتورهای متنوعی را در نظر داشته باشید. در این مقاله قصد داریم تا 10 نکته برای برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار را باهم بررسی کنیم.
برگزاری جلسات گروهی از اهمیت بالا و تاثیر بسیار مهمی برخوردار است؛ در ادامه 10 نکته مهم و ساده برای داشتن یک جلسه گروهی اثربخش را باهم مرور می‌کنیم؛ این 10 نکته عبارت‌اند از:
1. تعیین هدف‌های واضح
2. برنامه‌ریزی دقیق
3. دعوت افراد مربوطه
4. تهیه مستندات مرتبط
5. فراهم کردن محیط مناسب
6. انگیزه‌بخشی و مشارکت فعال
7. مدیریت زمان
8. تقسیم وظایف و کارها
9. نتیجه‌گیری و ثبت صورت‌جلسه
10. پیگیری و ارزیابی
اولین نکته برای داشتن یک جلسه گروهی در کسب و کار، تعیین هدف‌های واضح است؛ افراد باید درک و شناخت کاملی از چرایی و دلیل برگزاری جلسه داشته باشند و خود را برای شرکت در جلسه آماده کنند. بهتر است قبل از دعوت افراد برای شرکت در جلسات گروهی، حتما موضوع جلسه و هدف تشکیل آن مشخص گردند.
برنامه‌ریزی‌های دقیقی داشته باشید! برای برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار باید روز و ساعت مناسبی را انتخاب کنید و برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید، تا همه افرادی که به جلسه دعوت می‌شوند، حضور پیدا کنند و آمادگی کاملی برای شرکت در جلسات گروهی داشته باشند.
پس از مشخص کردن موضوع و هدف برگزاری جلسه و تنظیم زمان مناسب برای برگزاری جلسات گروهی، نوبت به دعوت از افراد مورد نظرتان می‌رسد؛ در این مرحله باید راه‌های ارتباطی مختلفی را برای دعوت از افراد مربوطه به جلسه اتخاذ کنید و از دریافت و مشاهده دعوت‌نامه توسط افراد اطمینان حاصل نمایید.
لازم به ذکر است که حتما در متن دعوت‌نامه توضیحات کاملی از موضوع و هدف برگزاری جلسه و تاریخ و ساعت و محل برگزاری آن درج نمایید.
مستندات و مدارک مختلفی در جلسات مورد بررسی قرار می‌گیرند، در همین راستا حتما توجه داشته باشید که قبل از برگزاری جلسه، حتما مستندات مورد نیاز را تهیه کنید و در دسترس افرادی که دعوت شده‌اند قرار دهید، تا آن‌ها نیز با آگاهی و اطلاعات کاملی در جلسه حضور پیدا کنند.
در گذشته جلسات گروهی تنها به صورت حضوری برگزار می‌شدند اما با پیشرفت فناوری‌های ارتباطی، راه‌های جدیدی مانند برگزاری جلسات آنلاین، جلسات تلفنی و... نیز شکل گرفته است. اگر قصد دارید جلسات خود را به صورت حضوری برگزار کنید، حتما توجه داشته باشید که محیطی آرام تدارک ببینید و تجهیزات جانبی، نمایش‌دهنده‌ها، سیستم صوتی و دیگر ابزارها و تجهیزاتی که نیاز دارید را فراهم کنید.
در صورتی که قصد برگزاری جلسات به صورت آنلاین را دارید، از کیفیت سرعت و پهنای باند اینترنت، کیفیت تصویر و صدا و همچنین عملکرد زیرساخت برگزاری جلسات آنلاین خود، اطمینان حاصل کنید.
یکی از نکاتی که در حین برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار باید به آن توجه داشته باشید، حفظ انرژی اعضای تیم برای مشارکت در گفت‌وگوها و ایجاد جوی امن برای ارائه ایده‌ها و نظراتشان است. سعی کنید در طول برگزاری جلسه، به اعضای تیم انگیزه و فضای کافی اختصاص دهید تا مشارکت فعالی در جلسه داشته باشند.
بیشتر بدانیم: ۱۳ مهارت ضروری برای مدیریت تیم که هر مدیری باید بداند!
مدیریت زمان جلسه یکی دیگر از نکات مهمی است که برای برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار باید به آن توجه داشته باشید، تا هم به تمامی موضوعات مطرح در جلسه رسیدگی شود و هم صحبت‌ها و گفتگوها از مسیر اصلی خود خارج نشوند؛ اگر احساس کردید موضوعی خاص بیش از حد معمول طول می‌کشد و مانع رسیدگی به باقی موضوعات و مسائل مطرح در جلسه می‌گردد، آن را به پایان جلسه یا جلسه‌ای دیگر موکول کنید.
در پایان جلسه، وظایف و مسئولیت‌های هر کدام از اعضای تیم را مشخص کنید و در حضور همگان، به صورت واضح تسک‌ها را مشخص کنید؛ این امر علاوه بر افزایش روحیه مسئولیت پذیری در اعضای گروه، موجب افزایش شفافیت نیز می‌گردد و هر فرد می‌داند که خودش و دیگران دقیقا چه وظایف و مسئولیت‌هایی بر عهده دارند.
بیشتر بدانیم: مدیریت وظایف و فعالیت‌های سازمانی با اتوماسیون فراگستر چطور انجام می‌شود؟
یکی دیگر از نکاتی که در پایان جلسه باید به آن توجه داشته باشید، جمع‌بندی صحبت‌ها و مسائل مطرح شده و ثبت آن‌ها در قالب صورت‌جلسه است؛ در پایان هر کدام از جلسات گروهی در کسب و کار، مسائلی که مورد بررسی قرار گرفته‌اند، مسائلی که به جلسات بعد موکول شده‌اند و وظایف و مسئولیت‌هایی که برای افراد تعیین گردیده است، باید در قالب یک صورت‌جلسه گردآوری و ثبت شوند و این صورت‌جلسه در اختیار اعضای دعوت شده در جلسه قرار بگیرد.
برای برگزاری یک جلسه گروهی خوب و اثربخش در کسب و کار، باید پس از برگزاری جلسه نیز اقداماتی را انجام دهید؛ پیگیری کارها و وظایف مشخص شده در جلسه (صورت‌جلسه) و ارزیابی عملکرد افراد در رسیدگی به آن‌ها، یکی دیگر از نکاتی است که هنگام برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار باید به آن توجه داشته باشید.
این امر علاوه بر افزایش مسئولیت‌پذیری شرکت‌کنندگان در جلسه، موجب افزایش آگاهی شما از میزان بهره‌وری و اثربخشی جلسات گروهی می‌گردد؛ با ارزیابی‌ها و پیگیری‌های پیوسته پس از اتمام جلسات گروهی، می‌توانید خروجی عملی برگزاری جلسات را مورد بررسی قرار دهید و تا برگزاری جلسات دیگر، راهکارهای موثرتری برای افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد اعضای گروه خود اتخاذ کنید.
بیشتر بدانیم: مدیریت جلسات اداری با چه نرم افزاری امکان پذیر است؟
اتوماسیون اداری فراگستر در راستای ایجاد محیطی یکپارچه و متمرکز برای مدیریت ابعاد مختلف کسب و کار، از زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی استفاده می‌کند؛ یکی از زیرسیستم‌های بسیار کاربردی در اتوماسیون اداری فراگستر، سیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی است.
با استفاده از زیرسیستم مدیریت جلسات فراگستر، می‌توانید دقیق‌تر از همیشه جلسات گروهی خود را مدیریت و برگزار کنید؛ این زیرسیستم پاسخ‌گوی تمامی نیازهای شما برای برگزاری جلسات گروهی در کسب و کار است و با استفاده از ابزارها و قابلیت‌های موجود در این زیرسیستم، می‌توانید جلسات گروهی خود را به بهترین شکل ممکن هماهنگ، برگزار و پیگیری نمایید. برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌های زیرسیستم مدیریت جلسات فراگستر، نگاهی به این زیرسیستم می‌اندازیم:
همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، برای تعریف یک رویداد یا جلسه در سیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی فراگستر، گزینه‌های مختلفی وجود دارد؛ شما می‌توانید تمامی مشخصات جلسات خود، اعم از عنوان، نوع جلسه، تاریخ و زمان شروع/پایان جلسه، توضیحات، دبیر جلسه، مکان برگزاری جلسه و زمان و نوع اطلاع‌رسانی به مدعوین را در یک صفحه و هنگام تعریف جلسه، تعیین کنید؛ اما کار اینجا تمام نمی‌شود و همان‌طور که مشاهده می‌نمایید زبانه‌های دیگری نیز در این صفحه وجود دارند.
در زبانه "ارتباط با نامه" می‌توانید نامه‌ها، اسناد و دیگر مدارکی که مرتبط با جلسه هستند را، به رویداد اضافه کنید و در دسترس افراد مرتبط با جلسه قرار دهید.
در بخش "صورت جلسه و اقدامات" نیز می‌توانید صورت جلسات خود را به صورت دستی وارد کنید و یا در قالب نامه درون این بخش درج نمایید، تا افراد مرتبط با جلسه به آن دسترسی داشته باشند. همچنین در این بخش می‌توانید مسئولیت‌ها و وظایف افراد را در قالب اقدام کننده به صورت دقیق مشخص نمایید و شرح دهید.
برخی دیگر از قابلیت‌ها و امکانات زیرسیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی فراگستر نیز عبارت‌اند از:
بیشتر بدانیم: راهنمای استفاده از تقویم سازمانی و مدیریت جلسات اداری فراگستر
