سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان یعنی استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های اطلاعاتی و ارتباطی، جهت مدیریت تمامی مراحل مکاتبات درون/برون سازمانی؛ اعم از نگارش، ارسال و دریافت مکاتبات، بایگانی مکاتبات و... . سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان‌های دولتی و خصوصی، مزایای مختلفی را با خود به همراه دارد؛ از طرفی با توجه به حرکت سازمان‌ها و ارگان‌ها به سمت دولت الکترونیک و استفاده از سامانه‌ها و سیستم‌های نرم‌افزاری و سیستمی کردن فرایندهای مختلف، خودکارسازی و سیستمی کردن نامه نگاری یکی از ضروریات هر سازمان محسوب می‌گردد.
اما برای سیستمی کردن نامه نگاری چه راهکاری در پیش رو داریم؟ مراحل مختلف و پیش نیازهای سیستمی کردن نامه نگاری و خودکارسازی مکاتبات چیست؟ با ما همراه باشید تا بررسی کاملی بر روی مبحث سیستمی کردن نامه نگاری و مدیریت مکاتبات در سازمان‌های دولتی و خصوصی داشته باشیم.
به طور کلی، خودکارسازی و الکترونیکی کردن فرایندها، موجب افزایش سرعت و دقت آن‌ها و همچنین تسهیل فرایندها می‌گردد؛ نامه نگاری و مکاتبات اداری (درون/برون سازمانی) یکی از فرایندهای بسیار پرکاربرد در سازمان‌ها است و خودکارسازی و سیستمی کردن نامه‌نگاری، تاثیر به سزایی در بهره‌وری و عملکرد سازمان و همچنین بهبود فرایندهای دیگر در سازمان می‌گردد.
بهترین ابزار برای سیستمی کردن نامه نگاری نرم افزار مکاتبات اداری یا اتوماسیون اداری است؛ این سامانه به صورت تخصصی بر روی مدیریت مکاتبات درون/برون سازمانی و مدیریت ارتباطات تمرکز دارد.
بیشتر بدانیم: سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته چیست و چه ویژگی هایی دارد؟
حال بیایید 5 تا از مزایای سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان را باهم بررسی کنیم:
خودکارسازی نامه نگاری و سیستمی کردن آن، موجب افزایش سرعت مکاتبات می‌گردد و هرچه ارتباطات در زمان کمترین برقرار شوند و مکاتبات و نامه‌نگاری صورت بگیرد، فرایندها نیز زودتر به اتمام خواهند رسید و در نتیجه بهره‌وری و عملکرد کارکنان و سازمان افزایش خواهد یافت.
با تعیین رویه‌های نامه‌نگاری و همچنین اعمال قوانین مکاتباتی، خطاهای انسانی در نامه نگاری – مانند درج آدرس اشتباه، تحویل نامه به نفرات اشتباه، طولانی شدن زمان ارسال و... – کاهش می‌باشد و در نتیجه دقت مکاتبات و نامه‌نگاری‌ها افزایش می‌یابد.
یکی از مزایای بسیار مهم و کاربردی سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان‌ها، بهبود فرایند پیگیری مکاتبات و درخواست‌ها است؛ به کمک نرم افزارهای مکاتبات اداری، افراد می‌توانند نامه نگاری‌ها و مکاتبات خود را به صورت لحظه‌ای پیگیری نمایند و مراحل بررسی و گردش آن در سازمان را دنبال کنند.
سیستم‌های نامه نگاری و مکاتبات اداری – مانند اتوماسیون اداری – با ارائه قابلیت‌هایی مانند امضای الکترونیکی، رمزنگاری اطلاعات، مدیریت دسترسی به مکاتبات و سیستم، احراز اصالت فیزیکی نامه، طبقه‌بندی مکاتبات و... موجب افزایش امنیت مکاتبات و نامه نگاری ها در سازمان می‌گردند.
یکی دیگر از مزایای سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان، کاهش مصرف کاغذ و در نتیجه کاهش هزینه‌های سازمان است؛ با الکترونیکی شدن مکاتبات، دیگر نیازی به نامه‌ها و مکاتبات کاغذی و فیزیکی نیست و سازمان‌ها می‌توانند تمامی مکاتبات خود را به صورت الکترونیکی انجام دهند.
بیشتر بدانیم: ۸ دلیل که هر سازمانی به یک نرم‌افزار مکاتبات اداری احتیاج دارد.
حال که با مزایای سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان‌ها آشنا شدیم، زمان آن رسیده که به بررسی مراحل و گام‌های سیستمی کردن نامه نگاری بپردازیم.
ابتدا باید به این نکته اشاره کنیم که مراحل فرایند سیستمی کردن و خودکارسازی مکاتبات و نامه نگاری با توجه به نوع ارتباطات و ساختار سازمانی و همچنین پیش‌نیازها و زیرساخت‌های موجود در سازمان می‌تواند متفاوت باشد؛ اما به طور کلی مراحل عمومی سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان عبارت است از:
1- تجزیه و تحلیل نیازهای سازمان
2- بررسی زیرساخت‌ها و پیش نیازها
3- بررسی تاثیر سایر سامانه‌ها
4- پیاده سازی سلسله مراتب و چارت سازمانی در سیستم
5- طراحی سیستم و جریان ارتباطات سازمانی
6- بررسی راه‌های ارتباطی برون سازمانی
7- نصب و پیاده سازی سیستم مکاتباتی
8- انتقال اطلاعات از سیستم قدیمی به سیستم جدید
9- اجرای سیستم مکاتباتی در سطح سازمان
10- آموزش کارکنان و کاربران
10 گام برای سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان
اولین گام برای سیستمی کردن نامه نگاری، تجزیه و تحلیل نیازهای سازمان است؛ باید تمامی نیازهای مکاتباتی سازمان اعم از نوع ارتباطات، حجم مکاتبات، قوانین و خط مشی‌های نامه نگاری سازمانی، الزامات فنی، سربرگ‌ها و... تعیین شوند. شایان ذکر است با پایان این مرحله، می‌توان دید کاملی از نیاز سازمان ها به سیستمی کردن نامه نگاری به دست آورد.
گام دوم بررسی زیرساخت‌های موجود در سازمان برای پیاده‌سازی و اجرای سامانه مکاتبات اداری در سازمان است. در این مرحله باید زیرساخت‌های فنی و سخت افزاری برای نصب و پیاده‌سازی نرم افزار مکاتبات اداری و سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان مورد بررسی قرار بگیرند؛ مواردی همچون سرور‌ها، پایگاه‌های داده، کامپیوترها، شبکه‌های داخلی و... .
لازم به ذکر است که حتما قبل از پیاده‌سازی سیستم‌های نامه نگاری و مکاتبات اداری، زیرساخت‌ها و پیش‌نیازهای لازم را آماده نمایید، تا مشکلی هنگام پیاده‌سازی و بهره‌برداری از سامانه رخ ندهد.
سامانه‌های مختلف مانند نرم افزارهای امنیتی (Firewall)، آنتی-ویروس‌ها و دیگر نرم‌افزارها و سامانه‌های مورد استفاده در سازمان، ممکن است اختلالی در عملکرد سیستم‌های مکاتباتی و اتوماسیون اداری بوجود بیاورند و قابلیت‌ها و کاربردهای آن‌ها را محدود سازند؛ در همین راستا، باید تاثیر سایر سامانه‌ها بر عملکرد سیستم نامه نگاری و اتوماسیون اداری مورد بررسی قرار بگیرد.
یکی دیگر از مراحل و گام‌های مهم برای سیستمی کردن نامه نگاری، پیاده‌سازی چارت سازمانی و سلسله مراتب مکاتباتی در سیستم است؛ در این مرحله باید به دقت چارت سازمانی و سطوح ارتباطی مشخص شوند و جایگاه و سمت اعضای سازمان و تاثیری که بر ارتباطات و مکاتبات سازمانی می‌گذارند، مشخص گردند.
شایان ذکر است که چارت سازمانی و سلسله مراتب سازمانی نقش بسیار مهمی در سیستمی کردن نامه نگاری و تعیین دسترسی کاربران به مکاتبات و همچنین تعیین ارتباطات بین کارکنان ایفا می‌کند؛ زیرا از چارت سازمانی و سلسله مراتب نامه نگاری در بسیاری از مراحل طراحی و پیاده‌سازی سیستمی کردن نامه نگاری استفاده می‌شود.
پنجمین گام برای سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان، طراحی جریان ارتباطی و سیستم مکاتباتی در سازمان است. در این باید ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی مورد بررسی قرار بگیرند و جریان ارتباطات در سازمان مشخص شود. تعیین دسترسی‌های مکاتباتی و ارسال پیام به افراد درون/بیرون سازمان می‌تواند بر اساس سمت و واحد سازمانی و یا بر اساس فرد صورت بگیرد.
علاوه بر تعیین جریان ارتباطی و تعیین دسترسی‌ها مکاتباتی کاربران، باید دبیرخانه نیز در سیستم تعریف شود؛ در این مرحله می‌توان اندیکاتورهای مختلف و درگاه‌های دبیرخانه نیز برای سازمان تعریف و مشخص گردند.
برای ارتباط با بیرون از سازمان، ابزارها و راه‌های مختلفی وجود دارد، مانند ایمیل، فکس، ECE و...؛ قبل از پیاده‌سازی سامانه مکاتبات اداری و سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان، باید راه‌های ارتباطی برون سازمانی و ابزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز برای مدیریت این ارتباطات بررسی شوند و در صورت نیاز، ابزارها و نرم‌افزارهای جدیدی در سازمان مورد استفاده قرار بگیرند.
هفتمین گام سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان، نصب سیستم مدیریت مکاتبات اداری – یا همان اتوماسیون اداری – در سرور‌های سازمان است؛ در این مرحله باید سیستم نامه نگاری و مدیریت مکاتبات به صورت تستی بر روی سرور‌های سازمان نصب شوند و از نظر عملکردی مورد تست و ارزیابی قرار بگیرند.
در این مرحله، باید چارت سازمانی و سلسله مراتب مکاتباتی، راه‌های ارتباطی درون/برون سازمانی، جریان گردش مکاتبات در سازمان، سربرگ‌ها، فرایندهای مکاتباتی و به طور کلی تمامی تنظیمات لازم برای مدیریت بهینه مکاتبات درون/برون سازمانی بر روی سیستم نامه نگاری – یا همان مکاتبات اداری – اعمال شوند.
این مرحله مخصوص سازمان‌ها و شرکت‌هایی است که در حال حاضر از سیستم‌های مکاتباتی و نامه نگاری – اتوماسیون اداری – استفاده می‌کنند و حال قصد دارند سیستم و سامانه مکاتباتی خود را تغییر دهند؛ در این مرحله باید اطلاعات و داده‌های موجود در سامانه قبلی، به سامانه جدید منتقل شوند. نکته مهم این گام، حذف اطلاعات و داده‌های اضافی و همچنین جلوگیری از انتقال فرایندها و تنظیمات ناکارآمد از سیستم قدیمی به سامانه مکاتباتی جدید است.
قبل از پیاده سازی و اجرای سامانه مکاتبات اداری در سطح سازمان و سیستمی کردن نامه نگاری، باید آموزش‌های لازم برای استفاده از سامانه مکاتبات اداری یا همان اتوماسیون اداری در اختیار اعضای سازمان قرار بگیرد. این آموزش‌ها می‌توانند به صورت دوره‌های آنلاین (همان آموزش غیرحضوری)، فایل‌های آموزشی (مانند PDF) و یا آموزش حضوری و برگزاری کلاس‌های آموزشی در سازمان ارائه شوند.
همچنین لازم به ذکر است که باید آموزش‌های تخصصی‌تر و کامل‌تری نیز برای راهبران سیستم برگزار شود، تا شناخت و درک کاملی از تنظیمات و قابلیت‌های سیستم مکاتبات اداری به دست بیاورند، تا در صورت بروز مشکل، قادر به برطرف کردن آن باشند.
آخرین مرحله از سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان، پیاده‌سازی این سامانه در سطح سازمان است؛ در این مرحله پس از ارائه آموزش‌های لازم به اعضای سازمان و راهبران سیستم، سامانه مکاتبات اداری باید در اختیار اعضای سازمان قرار بگیرد و در تمامی سطوح سازمانی پیاده‌سازی و استفاده شود.
راهبران سیستم از این مرحله به بعد، باید به صورت مداوم عملکرد سیستم مکاتباتی را مورد ارزیابی و نظارت قرار دهند و به مشکلات کاربران و کارمندان سازمان پاسخ دهند؛ انجام اصلاحات در فرایندهای مکاتباتی، مدیریت ارتباطات، مدیریت دسترسی‌ها و... همگی بر عهده راهبران سیستم است.
در این مقاله به بررسی کامل مفهوم سیستمی کردن نامه نگاری در سازمان و همچنین مراحل اجرا و پیاده‌سازی آن در سازمان و مزایایی که ایجاد می‌کند، پرداختیم؛ لازم به ذکر است که پیاده‌سازی همچون سامانه و سیستمی در سازمان، نیازمند دقت و زمان کافی برای بررسی‌های دقیق و طراحی سیستم متناسب با سازمان است، در همین راستا هنگام انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری یا سیستم مدیریت مکاتبات برای سازمان خود، قابلیت‌ها و امکانات آن را مورد بررسی قرار دهید؛ تا از اتلاف زمان و هزینه‌های مالی اضافی جلوگیری کنید.
