اتوماسیون اداری پیشرفته، یکی از ابزارهای مهم و کاربردی برای مدیریت سازمان‌ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ می‌باشد؛ سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته به کمک ماژول‌ها و زیرسیستم‌های مختلفی که دارد (مانند مکاتبات اداری، مستندات اداری، مدیریت فرآیندها و...)، با جمع‌آوری و پردازش اطلاعات، خودکارسازی و الکترونیکی کردن فرآیندها، امکان مدیریت متمرکز و یکپارچه فرآیندها و اعضای سازمان‌ها و کسب و کارها را فراهم می‌کند.
برای آشنایی بیشتر با سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته و کسب اطلاعات بیشتر در مورد این سیستم و ویژگی‌های آن، تا انتهای این مقاله از فراگستر همراه ما باشید.
سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته که از آن در انگلیسی تحت عنوان Advanced Office Automation یاد می‌شود، سامانه‌ای متشکل از چندین نرم‌افزار و زیرسیستم است، که همگی به صورت یکپارچه در کنار هم قرار گرفته‌اند. اتوماسیون اداری پیشرفته با استفاده از ابزارهای مختلف، به جمع‌آوری اطلاعات و پردازش و دسته‌بندی آن‌ها می‌پردازد، همچنین با کمک فناوری‌های پیشرفته، قابلیت طراحی و خودکارسازی فرآیندها را نیز دارد.
به طور کلی، اتوماسیون اداری پیشرفته به سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا با استفاده از ابزارها و فناوری‌های مدرن، ضمن بهینه‌سازی فرآیندهای خود، آن‌ها مدیریت نمایند و به صورت خودکار تعریف و طراحی کنند.
در سیستم اتوماسیون اداری ساده، بیشتر بر روی مدیریت مکاتبات و برقراری ارتباط تمرکز شده است؛ برخی از زیر سیستم‌های سامانه اتوماسیون اداری پایه یا ساده عبارت‌اند از:
اما سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته علاوه بر موارد فوق، از زیرسیستم‌های دیگری نیز برخوردار است، که امکان یکپارچه‌سازی و مدیریت واحد‌های دیگر و فرآیندهای بیشتری را در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارهای بزرگ و کوچک می‌گذارد.
همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته از زیرسیستم‌ها و امکانات بیشتری نسبت به اتوماسیون اداری پایه برخوردار است؛ برخی از ویژگی‌ها و زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری پیشرفته عبارت‌اند از:
یکی از مهم‌ترین و کارآمدترین زیرسیستم‌های سامانه اتوماسیون اداری پیشرفته، سیستم مدیریت فرآیندها یا همان BPMS می‌باشد؛ نرم افزار BPMSبه سازمان‌ها و کسب و کارها کمک می‌کند تا بتوانند فرآیندهای قابل پیش‌بینی و تکراری را مدل‌سازی و طراحی نمایند و سپس آن‌ها به صورت فرآیندهای خودکار و تعریف شده در سامانه‌های اتوماسیون مورد استفاده قرار دهند.
سازمان‌هایی که دارای فرآیندهای خاص هستند و یا به دنبال پر کردن خلاء موجود در فرآیندها و سامانه‌های فعلی خود می‌باشند، باید از زیر سیستم مدیریت فرایندها BPMSاستفاده نمایند.
از دیگر امکانات این زیرسیستم می‌توانیم به طراحی فرم‌های الکترونیکی به کمک نرم افزار فرم ساز و استفاده از آن‌ها در فرآیندهای مختلف استفاده کنیم.
برای مطالعه بیشتر: فرم ساز چیست و چه کاربردی دارد؟
واسط برنامه‌نویسی کاربردی یا همان API، کدهای نرم‌افزاری برای اتصال و هماهنگ‌سازی نرم‌افزارها و سامانه‌های مختلف با یکدیگر می‌باشد؛ به عبارت دیگر، APIها نوعی واسط برای یکپارچه‌سازی سامانه‌های مختلف یک سازمان و مدیریت آن‌ها محسوب می‌شود.
سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته علاوه بر یکپارچگی با زیرسیستم‌های خود، باید قابلیت اتصال و یکپارچه‌سازی با سامانه‌ها و نرم‌افزارهای مختلف را داشته باشد؛ به عنوان مثال باید بتوان آن را به سامانه‌های زیر متصل کرد:
نگهداری از داده‌ها و اطلاعات بر روی پایگاه‌های داده و همچنین تهیه فایل پشتیبان از آن‌ها، کاری هزینه‌بر و زمان‌بر است و هرچه حجم اطلاعات و داده‌ها بر روی پایگاه‌های داده افزایش بیابد، پشتیبان‌گیری از آن‌ها نیز کاری سخت‌تر خواهد شد.
زیرسیستم آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هنگام تهیه فایل پشتیبان، از پشتیبان‌گیری فایل‌های تکراری جلوگیری نمایند و تنها تغییرات در فایل‌های قدیمی و همچنین فایل‌های جدید به نسخه پشتیبان اضافه شوند؛ این امر موجب صرفه‌جویی در زمان و همچنین فضای ذخیره‌سازی پایگاه داده می‌گردد.
یکی از برتری‌های سامانه اتوماسیون اداری پیشرفته، دسترس‌پذیری بیشتر آن نسبت به سامانه اتوماسیون اداری پایه می‌باشد؛ سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته با در اختیار داشتن نسخه موبایل PWA یا همان اپلیکیشن تحت وب، از هر مکانی و در هر زمانی در دسترس کاربران قرار دارد؛ کاربران با اتصال به اینترنت و گذراندن مرحله احراز هویت، به اتوماسیون اداری پیشرفته خود دسترسی پیدا می‌کنند. از مزایای نسخه موبایل PWA می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
قابلیت تعریف ساختار چند سازمانی یا همان هولدینگ، یکی دیگر از ویژگی‌های مهم یک سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته است؛ کسب و کارها و سازمان‌هایی دارای زیرمجموعه‌های مختلف (همان ساختار چند سازمانی) هستند، برای مدیریت یکپارچه و متمرکز خود، باید از سامانه‌های اتوماسیون اداری پیشرفته استفاده نمایند، تا با کمک قابلیت تعریف چند سازمانی، به راحتی و با یکپارچگی کامل، عملکرد سازمانهای زیرمجموعه را زیر نظر داشته و همچنین ارتباطی امن و سریع بین سازمانهای مختلف هولدینگ برقرار کنند.
به مجموعه فرآیندهای ثبت، پردازش، دسته‌بندی، نگهداری، بایگانی، بازیابی و نابودسازی مستندات، چرخه حیات سند یا چرخه حیات اسناد گفته می‌شود؛ هدف هر سازمانی، ایجاد یک چرخه حیات اصولی و درست برای مسندات خود می‌باشد و امروزه برای دستیابی به این هدف، سازمان‌ها و کسب و کارها باید از سامانه مدیریت مستندات یا همان بایگانی الکترونیکی اسناد استفاده نمایند.
یکی از زیرسیستم‌های سامانه اتوماسیون اداری پیشرفته، نرم افزار یا سامانه بایگانی اسناد یا آرشیو الکترونیکی اسناد است؛ برخی از ویژگی‌های این سامانه عبارت‌اند از:
برای مطالعه بیشتر: بهترین نرم افزار بایگانی اسناد چیست و چه ویژگی ها و امکاناتی دارد؟
پردازش داده‌ها و اطلاعات و تهیه گزارش از آن‌ها، جزو وظایف و کارهای روتین در هر سازمان و کسب و کاری می‌باشد، که در بسیاری از مواقع به دلیل حجم بالای اطلاعات و داده‌ها، تهیه دستی گزارش‌ها کاری زمان‌بر و هزینه‌بر خواهد بود؛ در همین راستا، سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف برای تهیه گزارش‌های خود، از نرم افزار گزارش ساز استفاده می‌نمایند. ویژگی‌های نرم افزار گزارش ساز اتوماسیون اداری پیشرفته عبارت‌اند از:
مدیریت پروژه‌ها و گروه‌های کاری، یکی از دغدغه‌های موجود در سازمانهای بزرگ می‌باشد؛ بسیاری از مدیران و دیگر افراد حاضر در سازمان، در گروه‌های کاری و پروژه‌های مختلفی شرکت دارند و برای مدیریت آن‌ها، به یک نرم افزار جامع و یکپارچه نیاز پیدا می‌کنند؛ نرم افزار مدیریت گروه‌های کاری، یکی دیگر از زیرسیستم‌های سامانه اتوماسیون اداری پیشرفته است، که در آن افراد می‌توانند تمامی گروه‌های کاری و پروژه‌های خود را مشاهده و مدیریت نمایند.
اتوماسیون اداری فراگستر با زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی که دارد، تمامی نیازهای یک سازمان بزرگ را به عنوان اتوماسیون اداری پیشرفته بر طرف خواهد کرد؛ برخی از زیرسیستم‌های پیشرفته اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:
برای مطالعه بیشتر: بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه ویژگی هایی دارد؟
استفاده از سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته، مزایای زیادی با خود به همراه دارد، اما اگر بخواهیم اصلی‌ترین مزیت‌های استفاده از سامانه اتوماسیون اداری پیشرفته نام ببریم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
با استفاده از اتوماسیون اداری پیشرفته، سازمان‌ها می‌توانند طیف گسترده‌ای از فرآیندهای سازمانی خود را به صورت خودکار انجام دهند، تا هم در زمان و هم هزینه‌ها صرفه‌جویی شود؛ از طرفی با یکپارچه‌سازی سامانه‌های مختلف، انتقال و فراخوانی اطلاعات و داده‌ها نیز با سرعت بیشتری صورت می‌گیرد، که این امر نیز به افزایش بهره‌وری سازمان‌ها کمک می‌کند.
با خودکارسازی فرآیندهای مختلف – مانند پردازش و ثبت ساختاریافته داده‌ها، تعریف جریان کار، تعریف فرآیندهای گوناگون و... – و حذف نیروی انسانی از فرآیندها، احتمال بروز خطای انسانی به شدت کاهش می‌یابد و فرآیندها با دقت بیشتری صورت می‌گیرند.
حذف فرآیندهای دستی و خودکارسازی آن‌ها، موجب کاهش حجم کاری نیروی انسانی سازمان‌ها و کسب و کارها می‌گردد و مدیران می‌توانند وظایف مهم‌تری را بر عهده‌ی کارمندان خود بگذارند، که این امر موجب مدیریت بهتر نیروی انسانی می‌شود.
سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته از پروتکل‌ها و لایه‌های امنیتی مختلفی برای تامین امنیت داده‌ها و محافظت از آن‌ها در برابر سرقت و از بین رفتن طی حوادث مخرب، استفاده می‌کند. اتوماسیون اداری از پروتکل‌های ارتباطی امن و همچنین نرم‌افزارهای امنیتی برای افزایش امنیت اطلاعات و داده‌ها بهره می‌برد؛ پروتکل‌های ارتباطی مانند ECE و PTP.
به کمک زیرسیستم‌هایی مانند مدیریت مکاتبات، مدیریت ایمیل و فکس، پشتیبانی از پروتکل‌های ارتباطی ECE و PTP و همچنین نرم افزار چت یا گفتگوی سازمانی، موجب بهبود ارتباطات درون/برون سازمانی می‌گردد؛ تسهیل ارتباطات و افزایش امنیت آن‌ها، اصلی‌ترین هدف سامانه‌های اتوماسیون اداری پیشرفته در حوزه ارتباطات درون/برون سازمانی می‌باشد.
در این مقاله با نرم افزار اتوماسیون اداری پیشرفته آشنا شدیم و به بررسی ویژگی‌ها و مزایای استفاده از آن پرداختیم؛ به طور کلی سیستم های اتوماسیون اداری پیشرفته با هدف مدیریت یکپارچه فرآیندها و ایجاد ارتباط قوی بین بخش‌ها و واحد‌های مختلف یک سازمان یا سازمانهای یک هولدینگ ایجاد شده‌اند.
امیدواریم که اطلاعات موجود در این مقاله برای شما عزیزان مفید واقع شده باشد؛ در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون سیستم اتوماسیون اداری پیشرفته و ویژگی‌های آن، حتماً سوالات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.
