شکل گرفته است که یادگار منشیان و دبیران و کاتبان است. هرچند گاه هر ۳ مترداف دانسته می‌شده است؛ گاه نیز تفاوت‌هایی در دوره‌های مختلف تاریخی داشته‌اند.
منشیان و دبیران و کاتبان از مستندسازی امور روزانه تا بازیگران مکاتبات اداری در دیوان‌سالاری ایرانی بوده‌اند. آنان به دلیل تسلط‌شان بر نظام اداری دارای نفوذی بیش از یک مستندساز بوده‌اند.
شاید قدیمی‌ترشان ابوالفضل بیهقی است که دبیر دوره محمد غزنوی بوده است و امروز یادداشت‌هایش از تاریخ دوران خودش می‌شود «تاریخ بیهقی» که قدیمی‌ترین تاریخ مستند ایران‌زمین نیز هست.
این دبیران و منشیان، البته تجربه‌ی دبیری خود را به صورت توصیه‌نامه‌ها و کتاب‌هایی به دیگر کاتبان انتقال می‌دادند. به عنوان مثال عنصرالمعالی در کیکاووس‌نامه در خصوص شغل دبیری چنین می‌آورد: «اگر دبیر باشی و خط نیکو داری، باید بر سخن قادر باشی ... وکاتب باید اسرار کاتبی نیک داند».
⭕️اما این اسرار کاتبی چیست؟
امروز اگر دبیری به قدر سابق قدر و منزلت داشت؛ و دبیر اعظمی بود که می‌خواست توصیه‌نامه بنویسد چه می‌نوشت؟
به اندازه فهم من از نظام اداری ایران چنین دبیری در صدر توصیه‌ها چنین می‌نوشت: «هیچ نظری نداشته باش و تنها صعی کن تا نگارنده یا مجری اوامر ملوکانه باشی»!
ابتدا که وارد دولت در جایگاه رییس سازمان شدم؛ زجرآورترین بخش نامه‌های اداری چنین جمله زینت‌بخشی بود: «منتظر ابلاغ رهنمودها و اوامر حضرتعالی هستیم»!
اگر فرض آن است که نظام کارشناسی تصمیم‌سازان نظام اداری هستند؛ با همین یک جمله کل فروض‌تان را باید دور بریزید. نظام کارشناسی منتظر اوامر رییس بودند تا پس از کشف نظر ملوکانه ایشان مستندات لازم را برای برتری این نظر تهیه نمایند!
البته واقعیت آن بود که این نظام کارشناسی در طول زمان فراگرفته بود (احتمالا با تنبیه و پاداش‌ها) که خودش نظری نداشته باشد و گام نخست حل مساله برخلاف رویه دانشی‌اش در کشف مساله و تولید گزینه‌های راه‌حل نیست؛ بلکه در شناخت منویات رییس محترم است!
این جمله به اندازه مرور انبوه نامه‌های حبس‌شده در کارتابل کشنده بود!
⭕️راه‌حل
اما برای برون‌شد از این چالش چند باری غر زدن کافی نبود. پس راه‌حل کلی را به این صورت یافتیم و تبدیل به رویه امروز شده است:
در انتهای هر نامه حداقل باید دو گزینه پیشنهادی توسط نظام کارشناسی ذکر شود؛ سپس مدیر مربوطه می‌تواند از میان گزینه‌ها یکی را انتخاب کند یا حتی گزینه جدید طراحی کند!
اجبار به نوشتن گزینه‌ها هم در ناخودآگاه این پیام که راه‌حل‌ها متنوع هستند و مرزشان به اندازه مرز فهم و ادراک ماست را منتقل می‌کند و هم آن‌که نظام کارشناسی را در جای خود یعنی تولید گزینه‌های تصمیم‌گیری قرار می‌دهد!
هرچند با هر تغییر باید این اصول را متذکر شد!
?درس‌آموزی‌های روزمره
قلب نظام اداری همان مکاتبات اداری است! متاسفانه این جمله درستی است.
تصحیح نظام اداری و بوروکراسی در ایران باید از نقطه شروع تولید نامه‌های اداری آغاز شود؛ همان‌جایی که بنای نامناسب خودرایی‌ها، فرار از مشارکت اجتماعی و قطعی دانستن مشکلات و راه‌حل‌ها است.
برای فرار از این سه‌گانه که تولیدگر خودکامگی ایرانی است باید بیش از وضعیت فعلی اندیشید.
فرداییان به نامه‌های ما وقتی نگاه می‌کنند چه چیز آزارشان خواهد و داد و برداشت‌شان از ما چیست؟
وقتی ما به نوشته‌های کاتبان و دبیران نگاه می‌کنیم چه برداشتی داریم از نظام اداری و سیاسی دیروزیان؟
