مدیرهایی که دوست دارند از اوج به پایین سقوط کنند، هیچ اقدامی در راستای ارزیابی عملکرد کارکنان مجموعه خود انجام نمی‌دهند! ما هم به علاقه این افراد احترام می‌گذاریم و روی صحبت خود را به سمت افرادی که می‌خواهند سازمانشان در اوج باقی بماند و باز هم پیشرفت داشته باشد، باز می‌گردانیم! اگر جزو این دسته از افراد هستید، پس این مقاله مخصوص شما نوشته شده است.
امروزه مهم‌ترین سرمایه هر کسب و کاری (چه یک مجموعه بزرگ و چه استارتاپ‌های کوچک) نیروهای انسانی فعال در آن است. بنابراین مانند هر سرمایه دیگری باید مدیریت شود و نظارتی بر عملکرد آن در سازمان وجود داشته باشد. اگر سازمان را مانند یک ساعت در نظر بگیریم، این ساعت زمانی کار می‌کند که تمام چرخ دنده‌ها و قسمت‌های مختلف آن به درستی کار کنند.
البته سازمان تفاوت مهمی با ساعت دارد. اگر یکی از قسمت‌های ساعت درست کار نکند، عقربه‌ها در همان لحظه از حرکت می‌ایستند و می‌توانیم متوجه وجود مشکل در آن شویم. اما اگر یک عضو سازمان عملکرد درستی نداشته باشد، در ابتدای کار مشخص نمی‌شود و بعد از مدتی مشکلات جدی در سازمان به وجود می‌آید.
این تفاوت یعنی لازم است در سازمان عقربه‌ای وجود داشته باشد که نشان دهد همه چیز به خوبی کار می‌کند یا خیر. سیستم سنجش عملکرد کارکنان نقش این عقربه را دارد. ما در این مقاله همه چیز را درباره نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان به شما آموزش خواهیم داد.
سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان یعنی مجموعه اقداماتی که برای بررسی جوانب مختلف منابع انسانی یک سازمان انجام می‌شود. در نتیجه این بررسی، می‌توان کارهای لازم برای بهبود عملکرد فردی کارکنان را انجام داد. این کارها می‌توانند تأمین منابع جدید، تغییر در میزان دستمزدها و پاداش‌ها، آموزش اعضای سازمان و… باشند.
هدف از ارتقای عملکرد کارمندان نیز دستیابی سریع‌تر و ساده‌تر به اهداف سازمانی است. به عبارت دیگر تعریف علمی سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان عبارت است از؛
سیستمی که در آن عملکرد کارکنان در جوانب مختلف مانند انجام وظایف، میزان پتانسیل نیروها و انگیزه و توانایی آنها به صورت منظم مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. این سیستم برای رشد و بهبود عملکرد نیروها و در نتیجه ارتقای سازمان کار می‌کند.
این سیستم می‌تواند به صورت رسمی یا غیر رسمی استفاده شود. در فرایند رسمی، کارکنان یا افراد ارزیاب گزارشی از عملکرد اعضای مجموعه به مدیر کل یا مدیر منابع انسانی ارائه می‌دهند. این گزارش باید شامل فاکتورهای از پیش تعیین شده باشد. سپس مدیر با استفاده از اطلاعات ارائه شده و نتایجی که از عملکرد اعضا بدست آمده است، می‌تواند ارزیابی انجام دهد. فرایند غیر رسمی زمانی اجرا می‌شود که مدیر فاکتورهای تعیین شده در ارزیابی عملکرد پرسنل را خودش و بدون اطلاع رسانی قبلی بررسی می‌کند. او این کار را با صحبت با کارکنان، سنجش کیفیت حین کار و حتی گردش در مجموعه انجام می‌دهد.
می‌توان گفت مدیریت صحیح منابع انسانی، یکی از اهرم‌هایی است که در رسیدن به هدف نهایی سازمان به کار می‌رود. تحقیقات و بررسی‌های بسیاری روی اهمیت ارزیابی عملکرد پرسنل انجام شده است. نتیجه همه این تحقیقات به صورت متفق القول می‌گویند که انجام این کار به شیوه درست، در نهایت منجر به بهره‌وری بالاتر، گردش مالی بیشتر و افزایش درآمد و سود مجموعه خواهد شد. اما ارزیابی عملکرد پرسنل ارتباطی با بخش مالی سازمان یا استراتژی‌های بازاریابی ندارد. پس چگونه می‌تواند باعث افزایش سودآوری شود؟
این کار باعث می‌شود شما از تمام بخش‌های سازمان خود آگاهی داشته باشید. پس می‌دانید چه منابعی (نیرو) در اختیار دارید و در کجا می‌توانید از آنها بهره ببرید.
با نقاط ضعف و قوت نیروهای کار سازمان خود آشنا خواهید شد. بنابراین می‌توانید بیشتر روی نقاط قوت مانور دهید و نقاط ضعف را نیز تقویت کنید.
آگاهی که با ارزیابی عملکرد پرسنل به دست می‌آید، باعث بهتر شدن رفتار فردی و سازمانی در مجموعه می‌شود.
کارمندان می‌دانند که عملکرد آنها در بازه‌های زمانی مشخص ارزیابی می‌شود. بنابراین با دقت بیشتری وظایف خود را انجام می‌دهند. در واقع ارزیابی عملکرد کارکنان باعث ایجاد رقابت سالم بین آنها می‌شود.
ارزیابی به شما در بروزرسانی اطلاعات دیگری چون شرح شغل، ویژگی‌های فرد مناسب برای استخدام و تعیین پاداش و دستمزد مناسب کمک می‌کند. انجام صحیح این کارها در نهایت منجر به سیستم سازی درست و افزایش انگیزه کارمندان برای فعالیت در سازمان شما خواهد شد.
ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمان فرایندی برد-برد است که هم برای مدیران و هم برای کارکنان مزیت‌های بسیاری دارد. مزیت‌های این روش برای مدیران این است که پتانسیل نیروهایشان را می‌فهمند و می‌توانند بررسی کنند وضعیت سازمان چگونه است و چه زمانی می‌توانند به چشم‌اندازهای تعیین شده دست پیدا کنند.
مدیران با توجه به ضعف‌ها و قوت‌های کارکنان می‌توانند برای آموزش آنها برنامه‌ریزی کنند و هرکدام از افراد را در موقعیت شغلی مناسب به کار بگیرند. اطلاع از عملکرد کارکنان در تصمیم‌هایی که باید درباره سازمان بگیرند هم به آنها کمک می‌کند، مثلا اگر نیاز به تعدیل نیرو داشته باشند، می‌دانند کدام نیرو عملکرد ضعیف‌تری دارد و می‌توان او را اخراج کرد.
کارمندان هم زمانی که می‌بینند عملکردشان بررسی می‌شود و مطابق با کارهایی که انجام داده‌اند، پاداش می‌گیرند، برای بهتر بودن تلاش میکنند. زمانی که استعدادها و توانمندی‌های کارکنان در این فرایند کشف می‌شود، می‌توانند در موقعیت‌های متناسب با این استعدادها فعالیت داشته باشند و رشد کنند.
ارزیابی عملکرد یک ابزار مدیریتی چند منظوره در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
این پروسه اگر به صورت درست انجام نشود، به جای اینکه برای سازمان مزیت داشته باشد، کارکنان و مدیران را با مشکل مواجه می‌کند. مثلا تصور کنید نظرات شخصی فرد ارزیابی‌کننده روی گزارشی که درباره اعضای سازمان ارائه می‌دهد، تأثیر داشته باشد. در نتیجه ممکن است کارمندی که عملکرد خوبی دارد، در گزارش با عملکرد ضعیف شناخته شود.
اگر مدیران به صورت بی‌طرفانه عملکرد کارکنان را بررسی کنند یا بر فرایند ارزیابی نظارت داشته باشند، می‌توان گفت این فرایند هیچ نقطه ضعفی ندارد. در مقابل اگر ارزیابی ناسالم انجام شود، مشکلاتی ایجاد می‌شود که در ادامه به آنها می‌پردازیم.
• تأثیر نظر شخصی افراد ارزیابی کننده در گزارش سنجش عملکرد
• جایگزینی ارزیابی عملکرد با مدیریت عملکرد
• نتیجه اشتباه در ارزیابی بخاطر استفاده از اطلاعات نادرست یا ناکافی
• ایجاد سیستم مدیریت ذره‌بینی در سازمان
• محدود شدن به تنبیه افرادی که عملکرد ضعیفی دارند و شناخت عملکرد خوب به عنوان وظیفه کارکنان
کسی که عملکرد ضعیفی دارد یا کم‌کاری کرده و یا مشکلی دارد که باید آن را حل کرد. اما کسی که عملکرد خوبی داشته، صرفا وظیفه‌اش را انجام نداده، او به رشد سازمان کمک کرده و همه تلاشش را برای انجام درست وظایفش انجام داده است؛ بنابراین شایسته تشویق است. سیستم پاداش و تنبیه در سازمان می‌تواند مکملی برای سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان باشد.
عناصر اصلی برای طراحی سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان عبارتند از؛
- تعیین فاکتورها و استانداردهای سیستم ارزیابی عملکرد با توجه به اهداف و برنامه‌های سازمانی
- جمع آوری اطلاعات با توجه به فاکتورهای سازمان
- تحلیل اطلاعات به دست آمده و تعیین نقاط ضعف و قوت نیروهای انسانی
- انجام اقدامات لازم برای بهبود عملکرد کارمندان
تدوین شاخص‌ها و وارد کردن آنها به فرم ارزیابی عملکرد کارکنان اولین گام‌هایی است که باید برای سنجش عملکرد انجام دهید. توصیه می‌کنیم پیش از تعیین این شاخص‌ها هم ارزش‌های سازمان خود را به صورت کامل تعیین کنید و هم برای تمام پست‌ها شرح شغل بنویسید.
اگر هنوز نمی‌دانید چگونه باید بهترین شرح شغل را برای پست‌های سازمان خود بنویسید، مقاله « چگونه بهترین نمونه شرح شغل را بنویسیم؟ » را از دست ندهید.
شاخص‌هایی تعیین کنید که قابل ارزیابی باشند. مثلا شاخصی مانند استعداد یا ویژگی‌های ذاتی هر شخص قابل اندازه گیری نیست و نباید در فرم ارزشیابی کارکنان وجود داشته باشد. در ادامه به مواردی که می‌توانند بهترین شاخص های ارزیابی عملکرد کارکنان باشند، اشاره کرده‌ایم.
- توان اجرایی
- کیفیت کار
- میزان خلاقیت در حل چالش‌ها
- نظرات و بازخوردهای مشتریان درباره کارمند مورد نظر. (همچنین توجه کنید که کدام یک از کارکنان نسبت به این بازخوردها حساس هستند و سعی در بهبود اوضاع دارند)
میزان استقلال یا وابستگی کاری کارمند (در برخی موارد کارهای کارمندان به یکدیگر مرتبط است و این موضوعات را نمی‌توان به عنوان وابستگی در کار به حساب آورد. منظور از این شاخص، سنجش عملکرد خودکار کارمند در انجام وظایف و رسیدن اهدافش در سازمان است)
مدیریت زمان و نظم
محدودیت‌ها و چالش‌های پیش روی کارمندان
همانطور که خواندید همه این فاکتورها مواردی کاملا شفاف هستند. شما نیز می‌تواند به اقتضای نیاز سازمان و استراتژی‌های آن موارد دیگری به شاخص های ارزیابی عملکرد کارکنان اضافه کنید. ما در کارگاه آموزشی ارزیابی عملکرد کارکنان نحوه تعیین شاخص های ارزیابی عملکرد و اجرای آن را به صورت کاملا عملی آموزش می دهیم.
همانطور که گفته شد برای ارزیابی باید فاکتورهای مختلفی را تعیین کرد و در هر ارزیابی آنها را مورد بررسی قرار داد. وجود فرم ارزیابی عملکرد کارکنان حاوی شاخص‌های تعیین شده، در اجرای چنین سیستمی انسجام ایجاد می‌کند. بنابراین لازم است ابتدا لیستی از فاکتورهای استانداردی که باید بررسی شوند، تهیه کنیم.
فرم ارزیابی عملکرد کارکنان
به یاد داشته باشید که این لیست با پیشرفت سازمان باید بروزرسانی شود. چرا که سیستم ارزیابی عملکرد زمانی که میزان فروش سازمان صد میلیون در ماه و تعداد کارمندان پنجاه نفر است، با زمانی که میزان فروش و تعداد نیروهای سازمان پنج برابر شده باشد، متفاوت است.
در تدوین یک فرم سنجش عملکرد به فاکتورهای زیر توجه داشته باشید.
در این فرم باید مشخص کنید که وظیفه کارمندان در سازمان شما چیست و چگونه انجام شده است. (برای تعیین وظایف می‌توانید از شرح شغلی که برای پست‌های مختلف نوشته‌اید، کمک بگیرید)
- همه کارکنان یک ردیف شغلی را با یک فرم ارزیابی عملکرد بسنجید.
- سعی کنید شاخص‌های سنجش عملکرد کارکنان موجود در فرم، واقع گرایانه و متناسب با توانایی کارکنان باشد.
- برخی از معیارها ممکن است عمومی و بین تمام ردیف‌های شغلی مشترک باشند.
- از تعیین معیارها، دامنه و وزن آنها را مشخص کنید و سپس با توجه به آن فرم ارزیابی عملکرد کارکنان را طراحی کنید.
پرسیدن سوال‌های درست در فرایندهای مختلف سازمان اهمیت بسیاری دارد. پرسشنامه ارزیابی کارمندان از دو جهت اهمیت دارد. اول اینکه به شما در پیدا کردن بهترین شاخص‌ها کمک می‌کند و فرم ارزیابی مناسبی تدوین خواهید کرد. دوم اینکه باعث ایجاد مکالمه بین شما و کارکنان مجموعه می‌شود. در نتیجه تحلیل عملکرد به درستی انجام می‌شود و همه نقاط ضعف و قوت شناسایی خواهند شد.
پرسشنامه ارزیابی عملکرد کارکنان
در ادامه به چند سوال که می‌توانید از آنها برای پرسشنامه ارزیابی عملکرد پرسنل استفاده کنید، اشاره کرده‌ایم.
- اهداف کارمندان در سازمان شما چیست؟
- برای رسیدن به این اهداف به چه حمایت‌هایی نیاز دارند؟
- چالش‌هایی که برای کار آنها در سازمان شما وجود دارد چیست؟
- آیا این چالش‌ها مانعی برای رسیدن به اهداف کارکنان ایجاد کرده‌اند؟
- کارمندان چه انتظاراتی از شما دارند و چگونه می‌توانید مدیر بهتری برای آنها باشید؟
- آیا کارمند قصد دارد مهارت‌ها یا آموزش‌های جدیدی فرا بگیرد یا تنها دوست دارد در فیلد شغلی حال حاضر دانشش را ارتقا دهد؟
- چه چیزهایی به کارمندان شما کمک کرده که به این سطح عملکرد برسند؟ (اگر عملکرد ضعیف است، از مشکلات و موانعی که برایشان وجود داشته است، بپرسید).
این موارد سوالات هدفمندی هستند که وجود آنها در پرسشنامه ارزیابی عملکرد کارکنان به شما کمک می‌کند شرایط حال و اهداف آینده کارمندان سازمان خود را بسنجید. اکنون اطلاعات مورد نیاز برای سنجش عملکرد را در اختیار دارید و باید وارد اجرای سیستم ارزیابی شوید.
برای ایجاد یک سیستم یا نظام درست در راستای سنجش عملکرد کارکنان، بهتر است آن را به بخش‌های کوچک تقسیم کنیم. سپس به صورت گام به گام هر بخش را به مرحله اجرا برسانیم. ما در این بخش تقسیم‌بندی مناسبی برای نظام ارزیابی عملکرد کارکنان ارائه داده‌ایم.
گام اول) تنظیم فرم، شاخص و پرسش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان
این گام را به صورت کامل در قسمت‌های قبلی توضیح دادیم. پس در وهله اول یک فرم مناسب برای این کار طراحی کنید و سپس سایر مراحل نظام ارزیابی عملکرد کارکنان را با توجه به آن پیش ببرید.
نکته مهم این است که فرم ارزیابی عملکرد پرسنل باید با توجه به هدفی که برای کارمند در نظر گرفته‌اید، تدوین شود. به عنوان مثال تصور کنید قصد دارید یکی از بازاریابان خود را به سمت مدیریت فروش برسانید. در نتیجه فرم سنجش عملکرد او باید به گونه‌ای تدوین شود که کم کم مهارت‌های او به سطح مدیریت برساند.
گام دوم) بررسی را با توجه به فرم نظام ارزیابی عملکرد کارکنان آغاز کنید
بررسی کارمندان را به یک روز خاص موکول نکنید. علاوه بر اینکه موعد خاصی برای ارزیابی رسمی عملکرد کارکنان در نظر می‌گیرید، به صورت غیر رسمی و در حین کار نیز آنها را بررسی کنید.
بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان
نکته بعدی که در این زمینه وجود دارد، آمادگی برای جلسه ارزیابی عملکرد است. بهتر است با توجه به اطلاعاتی که از کارمند مورد نظر و عملکرد سالانه او در شرکت دارید، یک بررسی کلی انجام دهید. در واقع شما به عنوان مدیر سازمان نقش یک مربی را دارید. پس باید بازخوردهای به دست آمده را به کارمندان انتقال دهید و به آنها در جهت بهبود کمک کنید. بنابراین لازم است با اطلاعات کامل وارد جلسه ارزیابی عملکرد شوید. هنگام بررسی به سه نکته مهم توجه کنید:
دلیل ضعف کارمندانی که نتیجه مطلوبی به دست نیاورده‌اند را بررسی کنید. اگر مشکلی وجود دارد، برای حل آن اقدام کنید و اگر تمام تلاش خود را کرده اید اما اصلاح نشده، برای اخراج یا جریمه او اقدام نمایید.
اگر کارمندی عملکرد خوبی دارد اما نیازی به تغییر پست او نیست، او را تشویق و با ارائه پاداش به او در حفظ عملکرد خوبش کمک کنید.
اگر کارمندی عملکرد ایده‌آل دارد و قصد دارید رتبه او را ارتقا دهید، با او درباره مسئولیت‌های جدیدش صحبت و برای ارائه آموزش‌های لازم برنامه ریزی کنید.
گام سوم) اطلاعات به دست آمده را تحلیل و مدیریت کنید
اکنون شما اطلاعات بسیاری درباره نیروهای کار مجموعه خود دارید. می‌دانید هر یک از اعضا چه عملکردی داشته است. پس می‌توانید آنها را تحلیل و مدیریت کنید. یعنی می‌توانید با توجه به این موضوع مشخص کنید که چه اقداماتی باید برای بهبود عملکرد سازمان خود انجام دهید. باید هنگام چیدن استراتژی جدید و برنامه ریزی‌های آینده به آنچه از اجرای نظام ارزیابی عملکرد کارکنان به دست آورده‌اید، توجه کنید.
نکاتی که باید در نظام ارزیابی عملکرد کارکنان به آن توجه داشته باشید
در قسمت‌های قبلی فرایند کلی ایجاد بهترین نظام ارزیابی عملکرد را گفتیم. اما نکاتی وجود دارد که حین انجام کار باید به آنها توجه داشته باشید.
صادقانه انتقاد کنید و بازخورد ارائه دهید.
در کنار انتقاد، راهکاری برای حل مشکل نیز به کارمندان ارائه کنید.
بهتر است کارمندان را باهم مقایسه نکنید تا بین آنها رقابت ناسالم ایجاد نشود. مقایسه باعث تکروی کارکنان می‌شود که به ضرر سازمان است.
فقط عملکرد کارمندان را ارزیابی کنید. برخی از کارفرمایان شخصیت کارکنان خود را بررسی میکنند یا بیان اشتباهی دارند. به عنوان مثال به یک کارمند می‌گویند: تو همیشه در مذاکره با مشتری سهل انگاری می‌کنی. حتی اگر کارمند همیشه سهل انگاری می‌کند، باز هم بیان این موضوع بدین شکل اشتباه است. سعی کنید برای او مثال بزنید. یعنی بگویید: شما در مذاکره با آقای امینی، سهل انگاری کردی و درباره مزیت‌های رقابتی شرکت به او چیزی نگفتی.
با کارمندان خود مذاکره کنید تا بتوانید دلیل ضعف یا قوت آنها را به دست آورید و از آن در راستای بهبود و پیشرفت استفاده کنید.
در دوره بین دو جلسه ارزیابی عملکرد کارکنان، عملکرد آنها را به دفعات زیاد اما در زمان کوتاه‌تر بررسی کنید. مثلا می‌توانید آخر هر هفته، یک ساعت را برای سنجش عملکرد کل منابع انسانی بگذارید.
مدیریت عملکرد کارکنان در مرحله بعد از ارزیابی قرار می‌گیرد. یعنی در این مرحله شما اطلاعات لازم را از عملکرد نیروهای سازمان خود به دست آورده‌اید و تحلیل کرده‌اید. اکنون باید با توجه به نتایج بررسی‌ها در سازمان خود تغییراتی ایجاد کنید. مثلا شاید لازم باشد منابع جدیدی به سازمان خود اضافه کنید یا مهارت‌های جدیدی را به کارکنان آموزش دهید.
معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان
هدف نهایی مدیریت عملکرد کارکنان این است که در ارزیابی بعدی نتایج بهتری مشاهده کنید و به اهداف سازمانی نزدیک‌تر شوید. سایر اهدافی که برای مدیریت عملکرد کارکنان در نظر گرفته می‌شود، عبارتند از؛
- ایجاد انگیزه بیشتر برای عملکرد بهتر کارمندان
- تقویت انواع فرهنگ سازمانی
- ارتقای سطح رفتارهای فردی در سازمان و ارائه آموزش‌های لازم به اعضای مجموعه
- پیدا کردن افرادی که عملکرد خوبی دارند و ارتقای سمت یا تشویق آنها
- پیدا کردن افرادی که عملکرد ضعیفی دارند و کمک به آنها در جهت بهبود یا اخراج در صورت لزوم
- استفاده از تمام قابلیت‌های نیروهای انسانی در راستای رسیدن به اهداف و اجرای استراتژی‌های تعیین شده
در علم مدیریت، مدل‌های گوناگونی برای ارزیابی عملکرد کارمندان ارائه شده است که در ادامه آنها را توضیح می‌دهیم. انتخاب اینکه کدام یک از مدل های ارزیابی عملکرد کارکنان برای سازمان شما مناسب است، باید با توجه به ویژگی‌ها و شرایط انجام شود.
این روش یکی از جامع‌ترین مدل های ارزیابی عملکرد کارکنان است. چرا که عملکرد یک شخص از دید افراد مختلف ارزیابی می‌شود. برای استفاده از روش ارزیابی ۳۶۰ درجه، پرسشنامه‌هایی در رابطه با عملکرد اعضای سازمان تدوین می‌شود. افراد مختلف از جمله سرپرستان، همکاران هم ردیف، سایر اعضای سازمان، مشتریان، مدیران و حتی خود افراد این پرسشنامه‌ها را تکمیل میکنند. در نهایت با جمع آوری اطلاعات به دست آمده از نظرات تمام افراد می‌توان ارزیابی عملکرد را انجام داد.
- به دست آوردن بازخورد جامع درباره عملکرد
- درک افراد از تأثیری که عملکرد آنها روی دیگران (همکاران، مشتریان، سرپرستان و…) دارد
- ترکیب سنجش عملکرد با فرهنگ و ارتباطات سازمانی
• ارائه اطلاعات نادرست درباره عملکرد دیگران
• رقابت ناسالم بین کارکنان و ارائه نظرات دروغین
• تفاوت زیاد بین نظر افراد مختلف
این شیوه بیشتر از مدل قبلی استفاده می‌شود. دلیل آن هم سادگی استفاده از ارزیابی مقیاسی است. سنجش مقیاسی جزو مدل های ارزیابی عملکرد کارکنانی است که تنها بر مبنای فرم ارزیابی کار می‌کند. یعنی مدیران فرمی تدوین میکنند که در آن انواع شاخص‌ها نوشته شده است. سپس با تحلیل رفتار و اقدامات کارمند، برای هر شاخص به او امتیاز می‌دهند. در نتیجه این امتیازدهی، کارمندی که امتیاز بیشتری داشته باشد، به عنوان بهترین نیروی انسانی سازمان شناخته می‌شود. نفرات بعدی نیز به ترتیب رتبه بندی خواهند شد.
• ارائه نتیجه‌ای شفاف و مبتنی بر اعداد و امتیازات
• تحلیل دقیق عملکرد
• امکان ارزیابی مداوم
• نیاز به صرف زمان زیاد برای سنجش عملکرد یک کارمند و امتیاز دادن به او
• امکان اعمال نظر شخصی در ارزیابی
این روش نیز یکی از کارآمدترین مدل های ارزیابی عملکرد کارکنان است. چرا که به فرم و نظرات دیگران محدود نیست. همچنین می‌تواند عملکرد افراد را در یک بازه زمانی طولانی مدت تحلیل کند.
در این روش سرپرست یا مدیر، تصمیمات و اقدامات خوب و بد کارمند در شرایط مهم را یادداشت می‌کند. سپس در پایان دوره زمانی تعیین شده، رفتارها و عملکرد کارمند را به کمک این وقایع تحلیل می‌کند.
• امکان ارزیابی مداوم
• ارزیابی بر اساس داده‌های شفاف و قابل مشاهده
• مستقل از نظرات شخصی دیگران درباره کارمند
• ممکن است شخص ارزیابی‌کننده همه رفتارهای کارکنان و وقایع سازمان را نبیند و بر اساس مشاهدات محدود عملکرد را ارزیابی کند.
• این فرایند طولانی و زمانبر است و نمی‌تواند به عنوان روشی همه جانبه برای سنجش عملکرد یک کارمند باشد.
• ممکن است مدیر یا شخص ارزیابی کننده نظر شخصی خودش درباره یک کارمند را در نتیجه سنجش اعمال کند.
این روش مدیران فضای کاری یک کارمند را شبیه‌سازی میکنند. مثلا اگر کارمند در بخش پشتیبانی محصولات کار می‌کند، مدیران برای سنجش عملکرد او را در شرایطی مشابه محیط کاری خودش قرار می‌دهند، اما با نمونه‌های آزمایشی مختلف او را امتحان میکنند.
نمونه اول مشتری عصبانی است که با کارمند مورد نظر تماس می‌گیرد؛ مدیر با ارزیابی عملکرد کارمند در مقابل این فرد، به او امتیاز می‌دهد. نمونه آزمایشی بعدی مشتری است که از کیفیت محصول رضایت ندارد و می‌خواهد آن را پس بدهد؛ به همین منوال کارمند با نمونه‌های مختلف مواجه می‌شود تا مدیر عملکردش را ارزیابی کند.
در واقع کارمندان با حریف‌های تمرینی کار میکنند تا برای مواجهه با چنین افرادی در شرایط واقعی آماده باشند. مدیران برای سنجش عملکرد کارکنان در این روش هم باید معیارهای مناسبی داشته باشند و بر اساس آنها رفتار و کارهای کارمندان را بررسی کنند.
• ارتقای دانش و مهارت افراد در ضمن ارزیابی عملکرد آنها
• پیدا کردن استعدادهای نهفته افراد و به کار گرفتن آنها در موقعیت‌های مناسبپ
• سنجش عملکرد بدون نیاز به اعمال نظر شخصی دیگران و حتی شخص ارزیابی کننده
• به دست آوردن چشم‌اندازی جامع از شخصیت یک فرد در محیط کار
• نیاز به هزینه و زمان زیاد برای ایجاد کانون ارزیابی
• غیرممکن بودن استفاده از این روش برای برخی از موقعیت‌های شغلی در سازمان
این روش شباهت‌هایی به مدل ۳۶۰ درجه دارد اما به آن اندازه کامل نیست. در ارزیابی توصیفی، شخصی به عنوان ارزش‌یاب انتخاب می‌شود. این فرد عملکرد کارکنان را بررسی می‌کند و در نهایت نتیجه تحقیقات را به مدیر گزارش می‌دهد. در واقع تمام سیستم ارزیابی عملکرد در این روش به یک ارزیاب سپرده می‌شود. به همین دلیل چندان قابل اطمینان نیست. البته می‌تواند مکملی برای مدل های دیگر باشد.
• امکان ارزیابی با سرعت بالا
• بدون نیاز به صرف زمان برای ارزیابی
• ارزیابی کارکنان بدون اینکه خودشان درگیر این فرایند باشند.
• اعمال نظر شخصی افراد در نتیجه نظرسنجی
• ارزیابی بر اساس اطلاعات کم و منابع ناکافی
مقایسه را می‌توان به دو روش انجام داد. در روش اول کارمندان با هم‌ردیفان خود مقایسه می‌شوند. اما در روش دوم، مدیران پیش از شروع ارزیابی عملکرد شاخص‌هایی را تعیین میکنند و حد استانداردی برای هر یک از شاخص‌ها در نظر می‌گیرند. سپس وارد مدل های ارزیابی عملکرد کارکنان می‌شوند و کار هر یک را با استانداردهای تعیین شده، مقایسه میکنند. روش دوم نتایج بهتری ارائه می‌دهد و کارمندان را از قید و بند مقایسه با یکدیگر خارج می‌کند. مقایسه می‌تواند باعث ایجاد فضای رقابت ناسالم شود.
• امکان ارزیابی عملکرد بر اساس استانداردهای سازمان
• امکان تعیین عملکرد کلی کارکنان سازمان
• عدم دخالت نظر شخصی افراد در نتیجه نظرسنجی
• مقایسه کارمندان با یکدیگر و آسیب رسیدن به ارتباطات درون سازمانی
• امکان در نظر گرفتن استانداردهای اشتباه و ایجاد انتظارات بیش از حد از کارکنان
در این روش عملکرد کارکنان بر اساس مزیت‌های مالی که برای یک شرکت داشته‌اند، مورد بررسی قرار می‌گیرد. در این روش هزینه‌هایی که سازمان برای حفظ یک کارمند در سازمان صرف کرده با سودی که همان کارمند برای سازمان ایجاد کرده، مقایسه می‌شود. این روش ارزیابی باید به کمک بخش مالی و حسابداری انجام شود.
• اندازه‌گیری دقیق میزان سودآوری یک کارمند برای سازمان
• امکان بررسی تأثیر عملکرد یک کارمند بر درآمد سازمان
• مناسب برای استارتاپ‌ها و کسب و کارهای کوچکی که منابع مالی آنها محدود است.
• در این روش به کارمندان به عنوان یک ماشین پولسازی نگاه می‌شود
• برخی از موقعیت‌های شغلی در سازمان‌ها به گونه‌ای هستند که امکان سنجش دقیق میزان سودی که یک کارمند برای سازمان ایجاد کرده وجود ندارد.
در این روش به جای سنجش عملکرد کنونی کارکنان، پتانسیل‌ها و عملکردی که می‌توانند در آینده داشته باشند، بررسی می‌شود. معمولا مدیرانی که قصد استفاده از این روش را دارند، از روانشناس‌های سازمانی و افراد خبره در این زمینه کمک می‌گیرند. این افراد با تست‌های روانشناسی و تحلیل‌هایی که از شخصیت، دیدگاه و اهداف کارکنان به دست می‌آورند، عملکرد آنها را در آینده پیش بینی میکنند.
• امکان استفاده از پتانسیل افراد برای اهداف آینده سازمان
• قرار دادن کارمندان در پوزیشن‌های شغلی مناسب برای توانمندی‌های آنها
• در نظر گرفتن عوامل روانی در کنار عملکرد کارکنان
• سادگی اجرا در سازمان
• ایجاد فرصت برای بروز کارمندان درونگرایی که خودشان درباره توانمندی‌هایشان صحبت نمی‌کنند.
• نیاز به منابع مالی زیاد
• امکان نادرست بودن پیشبینی درباره کارمندان
• احتمال انتخاب روانشناسان غیرحرفه‌ای برای انجام این روش ارزیابی و به دست آوردن نتایج اشتباه
• تأثیر اضطراب کارکنان روی نتیجه ارزیابی عملکرد آنها
معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان توسط چه افرادی سنجیده می‌شود؟
برخی از کارفرمایان و مدیران تصور میکنند که فقط خودشان یا نهایتا مدیر منابع انسانی باید معیارهای ارزیابی عملکرد پرسنل را بررسی و تحلیل کنند. اما این دیدگاه بهترین روش ارزیابی عملکرد کارکنان نیست و روش بهتری نیز وجود دارد. افرادی که در ادامه بیان می‌کنیم می‌توانند در تحلیل عملکرد نیروهای یک سازمان نقش داشته باشند.
- سرپرستان و مدیران
این افراد به خوبی می‌توانند زیردستان خود را تحلیل کنند. آنها ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند. همچنین سرپرست عملکرد زیر دست خود را از بالا نگاه می‌کند و می‌تواند آن را بسنجد.
- خود افراد
هر شخصی بهتر از هر کسی می‌تواند عملکرد خودش را بسنجد. اگر کارکنان مجموعه شما با معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان و ارزش‌های سازمان شما آشنا باشند، به خوبی می‌توانند اقدامات و تصمیم‌های خود را تحلیل کنند. البته ممکن است از خطاهای خود چشم بپوشند و نقاط قوتشان را بیش از چیزی که هست بزرگنمایی کنند.
- همکاران هم ردیف
پیش از هر چیز اطمینان حاصل کنید که کارمندان نظرات خود را بی‌طرفانه ارائه می‌دهند. همکاران هم ردیف یک فرد بیش از هر کس دیگری با نیازها و وظایف آن پست آشنا هستند. همچنین با همکار خود کار کرده‌اند و به خوبی می‌دانند که او چگونه مسئولیت‌هایش را انجام داده است. به همین دلیل می‌توانند افراد شایسته‌ای برای سنجش معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان باشند.
- گروه ارزیابی
در برخی از سازمان‌های بزرگ، بخشی از منابع انسانی در زمینه تحلیل عملکرد اعضای سازمان فعالیت می‌کند. مهم‌ترین مزیت وجود چنین گروهی، ارزیابی بی‌طرفانه است. البته سرپرستان و مدیرانی که با کارکنان در ارتباط هستند نیز باید در این گروه حضور داشته باشند تا بتوانند معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان را به شکل واقعی بسنجند.
چطور از داده‌های به دست آمده در ارزیابی عملکرد استفاده کنیم؟
بعد از اینکه اطلاعاتی درباره عملکرد کارکنان به دست آوردید، نوبت به استفاده از آنها می‌رسد. این یکی از تفاوت‌های مهم بین سازمان‌هایی است که به فرایند ارزیابی اهمیت می‌دهند و سازمان‌هایی که بعد از ارزیابی کاغذهای نتیجه را بایگانی میکنند و به سراغ کارشان می‌روند!
اولین کاربرد ارزیابی همان زمانی مشخص می‌شود که کارمندان می‌فهمند قرار است عملکردشان مورد بررسی قرار بگیرد. آنها می‌فهمند تحت نظارت قرار دارند و باید در حین انجام وظایفشان بهترین خودشان باشد.
فرایند ارزیابی
در ادامه به سایر روش‌هایی که می‌توان از این اطلاعات استفاده کرد، اشاره می‌کنیم:
• نقاط قوت و ضعف کارمندان را با آنها در میان بگذارید.
• با توجه به توانمندی‌های کارکنان، برای هر موقعیت در سازمان، کسی را قرار بدهید که توانمندی انجام وظایف را داشته باشد.
• گاهی اوقات فردی که در رده‌های پایین سازمانی قرار دارد، توانمندی‌های لازم برای فعالیت به عنوان سرپرست یا مدیر یک بخش را دارد. می‌توانید به این افراد ارتقای شغلی بدهید.
• مشکلات افرادی که عملکرد ضعیفی دارند را بررسی کنید و در حل مشکلات به آنها کمک کنید.
• هنگام تصمیم‌گیری درباره سازمان و چیدن اهداف سازمانی به عملکرد کارکنان هم توجه کنید. اگر عملکرد کارکنان در حد راه رفتن است، برای سازمان هدفی مثل پرواز در نظر نگیرید.
کلام آخر
در این مقاله آموزش‌های لازم درباره ایجاد بهترین سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان را ارائه دادیم. بسیاری از سازمان ها اینکار را انجام نمی‌دهند. آنها بر این باورند که این کار اتلاف وقت است یا ممکن است بین کارمندان تفرقه ایجاد شود. اما اگر این سیستم به شکل صحیح پیاده سازی شود، نه تنها مشکلی در سازمان ایجاد نمی‌کند، بلکه مانعی برای ایجاد بسیاری از مشکلات خواهد بود.
به طور کلی می‌توان گفت نظام سنجش عملکرد کارکنان، شیب صعودی یا نزولی سازمان را به شما نشان می‌دهد. بنابراین در صورت پسرفت، خیلی سریع متوجه خواهید شد و برنامه ریزی مناسبی انجام می‌دهید تا سازمان دوباره حرکت رو به بالا داشته باشد.
شما از چه سیستمی برای ارزیابی عملکرد کارکنان خود استفاده می‌کنید؟ تجربیات خود را در این زمینه با ما به اشتراک بگذارید.
اگر می خواهید عملکرد کارکنانتان را به صورت اصولی ارزیابی کنید، پرداخت پاداش را به صورت هدفمند انجام دهید، فرمول های نحوه ی پرداخت پاداش را یاد بگیرید و … می‌توانید در دوره ارزیابی عملکرد کارکنان ثبت نام کنید.
