تجربه استفاده از هوش‌تجاری در منابع انسانی: بهبود عملکرد، پیش‌بینی خروج و ارتقای رضایت کارکنان
سال‌ها پیش که در یک شرکت متوسط کار می‌کردم، واحد منابع انسانی ما با مشکلاتی مواجه بود که شاید در نگاه اول خیلی معمول به نظر می‌رسیدند، اما با گذشت زمان، متوجه شدیم که این مسائل به شدت بر بهره‌وری سازمان و رضایت کارکنان تأثیر می‌گذارند. چالش‌هایی مثل بالا بودن نرخ خروج از سازمان، نبود اطلاعات جامع از عملکرد کارکنان، و همچنین فرایندهای جذب و استخدامی که بهینه نبودند، به طور پیوسته باعث می‌شدند تا در دستیابی به اهداف کلان سازمان دچار مشکل شویم.
مدیر واحد منابع انسانی، با رویکردی خلاقانه به سراغ هوش تجاری (Business Intelligence یا BI) رفت. شاید برای خود من و دیگر همکارانمان در ابتدا سخت بود که تصور کنیم هوش تجاری که بیشتر برای تحلیل‌های مالی و بازاریابی به کار می‌رود، می‌تواند در بخش منابع انسانی هم نقشی ایفا کند. با این حال، وقتی فرایندهای هوش تجاری در بخش منابع انسانی آغاز شدند، دیدگاه ما به کلی تغییر کرد.
اولین حوزه‌ای که هوش‌تجاری در آن به ما کمک کرد، حوزه جذب و استخدام بود. ما همواره با چالش‌های فراوانی در این حوزه مواجه بودیم؛ از پیدا کردن بهترین متقاضیان تا درک دلایلی که باعث می‌شود برخی کارکنان پس از مدت کوتاهی از استخدام سازمان را ترک کنند. پیش از استفاده از هوش‌تجاری، اطلاعات متقاضیان و کارکنان جدید به صورت پراکنده در فرم‌های کاغذی یا سیستم‌های مختلف جمع‌آوری می‌شد و معمولاً برای تحلیل جامع به ابزار مناسبی دسترسی نداشتیم.
با پیاده‌سازی سیستم هوش‌تجاری، اولین قدم این بود که تمام داده‌ها را به صورت منظم در یک بانک اطلاعاتی جامع گردآوری کنیم. از زمان پر کردن فرم‌های اولیه تا ارزیابی‌های عملکرد و حتی نظرات کرشناسان ارشد، همه چیز در یک پلتفرم متمرکز شد. با تجزیه و تحلیل این داده‌ها، به الگوهایی دست یافتیم که به ما نشان دادند چه عواملی بیشترین تأثیر را در موفقیت کارکنان جدید در سازمان دارند. به عنوان مثال، متوجه شدیم افرادی که سابقه شغلی مشابه با موقعیت‌های قبلی داشتند، در مقایسه با سایرین به مراتب بهره‌وری بیشتری داشتند و مدت بیشتری در شرکت می‌ماندند.
این اطلاعات به ما کمک کرد تا رویکردمان در جذب نیرو را تغییر دهیم. حالا دیگر وقت و منابع خود را بیشتر روی افرادی می‌گذاشتیم که احتمال موفقیت و ماندگاری‌شان در سازمان بالاتر بود. این تصمیم باعث شد هم نرخ خروج کاهش یابد و هم بهره‌وری سازمان بهبود یابد.
یکی دیگر از کاربردهای جالب هوش‌تجاری در بخش منابع انسانی، بهبود تجربه کارکنان بود. از روزی که یک فرد به شرکت وارد می‌شود تا زمانی که در سازمان حضور دارد، تمام لحظات و تجربیات او تأثیر مستقیمی بر رضایت، انگیزه و در نهایت عملکردش دارد. پیش از پیاده‌سازی هوش‌تجاری، برای فهمیدن سطح رضایت کارکنان تنها به پرسشنامه‌های سالانه و جلسات بازخورد اتکا می‌کردیم که هم اغلب ناقص و هم از نظر زمانی بسیار محدود بودند.
هوش تجاری این امکان را به ما داد که داده‌های مرتبط با عملکرد و رضایت کارکنان را در لحظه و به صورت پیوسته جمع‌آوری و تحلیل کنیم. برای مثال، از اطلاعات عملکرد کارکنان در طول پروژه‌ها، نظرات و بازخوردهایشان از جلسات و رویدادهای شرکت، و حتی میزان رضایت‌شان از مدیران خود، گزارشی جامع تهیه کردیم. این داده‌ها به ما نشان دادند که رضایت کلی کارکنان چطور در طول زمان تغییر می‌کند و چه عواملی ممکن است باعث ایجاد نارضایتی در کارکنان شود.
با استفاده از این اطلاعات، توانستیم برنامه‌های بهبود تجربه کارکنان را با دقت بیشتری طراحی و اجرا کنیم. برای مثال، پس از دریافت بازخوردهای مشخص از برخی کارکنان در مورد شرایط کاری، تصمیم گرفتیم که سیاست‌های مرخصی را تغییر دهیم و برای برخی از موقعیت‌ها، امکان کار از راه دور را فراهم کنیم. این تغییرات باعث شد که سطح رضایت کارکنان به طور چشمگیری افزایش یابد و این مسئله به مرور زمان در کاهش نرخ خروج کارکنان و افزایش بهره‌وری نیز تأثیر مثبت گذاشت.
واحد منابع انسانی همواره به دنبال راه‌هایی برای توسعه مهارت‌های کارکنان و افزایش توانایی‌های آن‌ها است. اما یکی از مشکلاتی که همیشه داشتیم، این بود که چگونه می‌توانیم بفهمیم کدام دوره‌های آموزشی برای کارکنان مفیدتر است و چه مهارت‌هایی بیشترین نیاز را دارند. پیش از پیاده‌سازی هوش‌تجاری، اغلب به صورت دستی و به کمک تجربیات شخصی خود، دوره‌ها و برنامه‌های آموزشی را انتخاب می‌کردیم، اما این روش اغلب نتایج مطلوبی نداشت.
هوش تجاری به ما این امکان را داد که با تحلیل داده‌های عملکرد و پیشرفت کارکنان، بهترین دوره‌ها و مهارت‌های موردنیاز را شناسایی کنیم. برای مثال، با استفاده از هوش‌تجاری، به راحتی می‌توانستیم عملکرد هر فرد را پیش و پس از گذراندن دوره‌های آموزشی بررسی کنیم و متوجه شویم که کدام دوره‌ها تأثیر واقعی داشته‌اند. همچنین، با استفاده از این داده‌ها، نیازهای مهارتی بخش‌های مختلف سازمان را شناسایی کرده و دوره‌های آموزشی را با هدف رفع این نیازها برنامه‌ریزی کردیم.
یکی از بهترین تجربیات من در این زمینه این بود که متوجه شدیم برخی از کارکنان در بخش‌های مختلف، مهارت‌هایی دارند که در سایر بخش‌ها هم به شدت مورد نیاز است. از همین رو، برنامه‌هایی برای انتقال این دانش‌ها و مهارت‌ها بین بخش‌های مختلف راه‌اندازی کردیم که نه تنها هزینه‌های آموزش را کاهش داد، بلکه باعث افزایش همکاری و همدلی بین کارکنان نیز شد.
یکی از چالش‌های بزرگ در واحد منابع انسانی، پیش‌بینی احتمال خروج کارکنان است. هر زمان که یک نیروی کلیدی از سازمان خارج می‌شود، هزینه‌های زیادی را بر دوش سازمان می‌گذارد؛ از هزینه‌های مستقیم استخدام و جایگزینی گرفته تا تأثیرات غیرمستقیم بر روحیه تیم و عملکرد.
با استفاده از تحلیل‌های هوش‌تجاری، الگوهایی را پیدا کردیم که به ما کمک کردند احتمال خروج هر فرد از سازمان را بر اساس داده‌های گذشته پیش‌بینی کنیم. برای مثال، کارکنانی که به مدت طولانی هیچ دوره آموزشی نگذرانده بودند یا از مدیران خود بازخورد منفی دریافت کرده بودند، احتمال بیشتری داشت که سازمان را ترک کنند. این اطلاعات به ما کمک کرد تا برنامه‌های نگهداری و مدیریت استعدادها را به شکل هدفمندتری اجرا کنیم.
یکی از ابزارهای مفیدی که هوش تجاری در اختیارمان قرار داد، داشبوردهای هوش‌تجاری بود. این داشبوردها به ما این امکان را دادند که در هر لحظه، وضعیت بخش‌های مختلف منابع انسانی را مشاهده و بررسی کنیم. برای مثال، داشبوردهایی داشتیم که وضعیت استخدام‌ها، نرخ خروج، میزان رضایت کارکنان و حتی میزان مشارکت آن‌ها در دوره‌های آموزشی را به صورت زنده نمایش می‌دادند. این داشبوردها به ما کمک کردند تا به سرعت متوجه شویم که در کجاها نیاز به مداخله داریم و اقدامات بهبود دهنده را به موقع انجام دهیم.
برای دیدن مطالب بیشتر از هوش تجاری به سایت نارمین حتما سر بزنید
