مقایسه دو روش محبوب مدیریت پروژه: اسکرام و کانبان در فناوری اطلاعات

مقدمه

در دنیای امروز، با توجه به پیچیدگی‌ها و تغییرات سریع دنیای فناوری اطلاعات، انتخاب روش‌های مناسب برای مدیریت پروژه‌ها به یک ضرورت تبدیل شده است. بر اساس گزارش VersionOne’s State of Agile Report 2023، بیش از 94٬ از سازمان‌ها از حداقل یکی از روش‌های اجایل در مدیریت پروژه‌های خود استفاده می‌کنند. این انتخاب‌ها نه‌تنها بر روند اجرای پروژه‌ها تأثیرگذار هستند، بلکه می‌توانند تأثیرات زیادی بر موفقیت مالی شرکت‌ها نیز داشته باشند. در میان روش‌های مختلف مدیریت پروژه، روش‌های اجایل (Agile) مانند اسکرام (Scrum) و کانبان (Kanban) به دلیل انعطاف‌پذیری بالا و تمرکز بر همکاری تیمی، توجه زیادی را به خود جلب کرده‌اند. این مقاله به بررسی تأثیر استفاده از روش‌های اجایل بر عملکرد مالی شرکت‌ها در پروژه‌های فناوری اطلاعات می‌پردازد. در این تحقیق، تحلیل اصول پایه‌ای اجایل، کاربردهای عملی آن و تفاوت‌های این دو روش صورت می‌گیرد تا نشان دهد انتخاب صحیح این روش‌ها می‌تواند به بهبود شاخص‌های اقتصادی پروژه‌ها و کاهش هزینه‌ها کمک کند.

تعریف اجایل (Agile) و هدف مقاله

روش اجایل یک رویکرد مدیریت پروژه است که به‌ویژه در پروژه‌های نرم‌افزاری و فناوری اطلاعات به کار می‌رود. این روش بر مبنای انعطاف‌پذیری، همکاری تیمی و پاسخ سریع به تغییرات بنا شده است. در اجایل، پروژه‌ها به بخش‌های کوچکتری تقسیم می‌شوند که به‌طور مداوم بازبینی و اصلاح می‌شوند تا نیازهای مشتری و تغییرات بازار به‌سرعت برآورده شود. اصول اصلی اجایل شامل تحویل زودهنگام، بهبود مداوم و ارزش‌آفرینی برای مشتری است.

این مقاله به‌طور خاص بر دو روش محبوب اجایل، یعنی اسکرام و کانبان تمرکز دارد. هدف آن بررسی تأثیر این دو روش در مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات و تحلیل تأثیر آنها بر شاخص‌های مالی شرکت‌ها از جمله هزینه‌ها، سود و مدت زمان اجرای پروژه‌ها است. نویسندگان مقاله در تلاش‌اند تا با مقایسه این دو روش، به مدیران پروژه‌ها کمک کنند تا بهترین گزینه را برای بهینه‌سازی عملکرد مالی پروژه‌ها انتخاب کنند.

تفاوت‌های کلیدی: اسکرام در مقابل کانبان

در این بخش، به تفاوت‌های اصلی بین اسکرام و کانبان پرداخته می‌شود. هرکدام از این روش‌ها ویژگی‌های خاص خود را دارند که می‌تواند آنها را برای پروژه‌های خاص مناسب‌تر کند.

• ساختار تیم‌ها و نقش‌ها
  اسکرام: در اسکرام، تیم‌ها معمولاً از افراد با مهارت‌های متنوع تشکیل می‌شوند. این روش سه نقش اصلی دارد: مالک محصول (Product Owner)، مدیر اسکرام (Scrum Master) و تیم توسعه (Development Team). هر نقش مسئولیت‌های خاص خود را دارد.
  کانبان: در کانبان، تیم‌ها معمولاً از افراد متخصص تشکیل می‌شوند و هیچ تقسیم‌بندی خاصی برای نقش‌ها وجود ندارد. در این روش، تیم می‌تواند به‌طور مشترک روی کارها همکاری کند و مسئولیت‌ها به‌طور کلی به اعضای تیم واگذار می‌شود.
• زمان‌بندی و برنامه‌ریزی
  اسکرام: پروژه‌ها در اسکرام به دوره‌های زمانی کوتاه به نام «اسپرینت» تقسیم می‌شوند که معمولاً بین 1 تا 4 هفته طول می‌کشند. در هر اسپرینت، برنامه‌ریزی، اجرا، انتشار و ارزیابی انجام می‌شود. این روش زمان‌بندی دقیقی دارد و تغییرات در حین اسپرینت محدود است.
  کانبان: در کانبان، کارها به‌طور مداوم انجام می‌شوند و نیازی به تقسیم‌بندی زمانی مانند اسپرینت نیست. در این روش، وظایف به‌طور پیوسته از روی تخته کانبان حرکت می‌کنند و تیم می‌تواند در هر لحظه تغییرات جدیدی را وارد کند.

• انعطاف‌پذیری و تغییرات
  اسکرام: اسکرام برای پروژه‌هایی که نیاز به برنامه‌ریزی دقیق دارند مناسب است. تغییرات بزرگ در وسط اسپرینت معمولاً ممکن نیست و تیم باید تا پایان اسپرینت به همان برنامه اولیه پایبند باشد.
  کانبان: کانبان انعطاف‌پذیرتر است و تغییرات می‌توانند در هر لحظه وارد فرآیند شوند. این ویژگی کانبان را برای پروژه‌هایی که نیاز به تغییرات سریع دارند مناسب می‌سازد.
• ابزارهای تصویری و پیگیری
  اسکرام: در اسکرام، از تخته‌های دیجیتال یا فیزیکی برای پیگیری وضعیت کارها استفاده می‌شود. هر اسپرینت باید به‌طور دقیق پیگیری شود تا وظایف در حال انجام و تکمیل‌شده‌ها مشخص شوند.
  کانبان: در کانبان، تخته کانبان به‌طور مداوم پر از وظایف است و هر کار به‌طور پیوسته از یک مرحله به مرحله دیگر منتقل می‌شود. این تخته وضعیت تمامی کارها را به‌طور شفاف نمایش می‌دهد.

• معیارهای اندازه‌گیری و عملکرد
  اسکرام: در اسکرام، عملکرد معمولاً با معیارهایی مانند «نقاط داستان» (Story Points) اندازه‌گیری می‌شود. این نقاط به تیم کمک می‌کنند تا میزان پیشرفت کار را در هر اسپرینت بسنجند.
  کانبان: در کانبان، معمولاً زمان تکمیل هر وظیفه یا «چرخه زمانی» (Cycle Time) اندازه‌گیری می‌شود. هدف این روش کاهش زمان انجام هر کار است تا کارها سریع‌تر تکمیل شوند.

نتایج اصلی مطالعه
این تحقیق با استفاده از معیارهای مختلف مانند هزینه‌ها، سود و زمان اجرای پروژه‌ها، تأثیر اسکرام و کانبان را بر عملکرد مالی پروژه‌ها بررسی کرده است.

تحلیل تأثیر مالی روش‌های اجایل: نتایج پژوهش‌ها
مطالعات انجام‌شده در مقاله "The Impact of Agile Practices on Financial Performance" نشان می‌دهد که استفاده از روش‌های اجایل مانند اسکرام و کانبان به بهبود شاخص‌های مالی شرکت‌ها منجر شده است. این تحقیق که داده‌های مالی 150 پروژه در حوزه فناوری اطلاعات را بررسی کرده، نشان می‌دهد:

1. سوددهی:
   پروژه‌هایی که از اسکرام استفاده کرده‌اند، به دلیل ساختار منظم‌تر و تحویل ویژگی‌های کلیدی در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر، به‌طور میانگین 9.2٪ افزایش در سود را نسبت به روش‌های سنتی نشان داده‌اند.
2. کاهش هزینه‌ها:
   روش کانبان با کاهش زمان بیکاری اعضای تیم و بهینه‌سازی فرآیند انجام کارها، توانسته است هزینه‌ها را تا 12.8٪ کاهش دهد. با این حال، این کاهش هزینه‌ها در پروژه‌هایی با تغییرات ناگهانی و گسترده چالش‌برانگیز بوده است.
3. زمان‌بندی اجرای پروژه‌ها:
   در حالی که اسکرام با تحویل‌های زمان‌بندی‌شده و کانبان با رویکرد مستمر در مدیریت وظایف، عملکرد مشابهی از نظر زمان کلی اجرای پروژه‌ها داشته‌اند، تیم‌های اسکرام توانسته‌اند به دلیل برنامه‌ریزی دقیق‌تر، در ارائه نتایج اولیه سرعت بیشتری داشته باشند(با اسکرام 118 روز و کانبان 116 روز).

این نتایج نشان می‌دهد که انتخاب روش مناسب مدیریت پروژه می‌تواند به‌طور مستقیم بر معیارهای کلیدی مالی تأثیر بگذارد. بنابراین، مدیران پروژه باید با توجه به نیازهای پروژه و ویژگی‌های تیم، یکی از این دو روش یا ترکیبی از آنها را انتخاب کنند.

تأثیر فرهنگ سازمانی بر انتخاب روش مدیریت پروژه
یکی از عوامل مهم در موفقیت پروژه‌ها، فرهنگ سازمانی تیم‌هاست. در محیط‌هایی که تأکید زیادی بر شفافیت، همکاری تیمی و بازخورد مستمر دارند، روش‌هایی مانند کانبان به دلیل انعطاف‌پذیری بالاتر ممکن است عملکرد بهتری داشته باشند. از سوی دیگر، در سازمان‌هایی که به برنامه‌ریزی دقیق، تقسیم وظایف مشخص و پایبندی به زمان‌بندی نیاز دارند، روش اسکرام گزینه‌ای مناسب‌تر خواهد بود. این تفاوت‌ها نشان می‌دهند که انتخاب روش مدیریت پروژه باید با در نظر گرفتن ساختار فرهنگی و عملیاتی سازمان انجام شود.

لزوم ترکیب روش‌ها(Scrumban):
با توجه به مزایای منحصر‌به‌فرد اسکرام و کانبان، برخی سازمان‌ها استفاده از رویکرد ترکیبی، موسوم به Scrumban، را ترجیح می‌دهند. این رویکرد تلاش می‌کند تا بهترین ویژگی‌های هر دو روش را در کنار هم قرار دهد. برای مثال، از ساختار زمانی اسکرام (اسپرینت‌ها) برای برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت استفاده شده و در عین حال از تخته کانبان برای مدیریت مستمر وظایف بهره می‌برند.

این ترکیب می‌تواند در پروژه‌هایی با نیازهای متغیر و پیچیده، مانند توسعه نرم‌افزارهای مقیاس بزرگ، مزایای زیادی داشته باشد. از این‌رو، پیشنهاد می‌شود که مدیران پروژه‌ها با تحلیل نیازهای خاص هر پروژه، از رویکرد Scrumban نیز به عنوان یک گزینه بالقوه بهره‌مند شوند.

نتیجه‌گیری و پیشنهادات
نتایج این تحقیق نشان می‌دهند که اسکرام در افزایش سود و کاهش هزینه‌ها عملکرد بهتری دارد. با این حال، انتخاب روش مناسب به نوع پروژه و نیازهای آن بستگی دارد. برای پروژه‌هایی که نیاز به برنامه‌ریزی دقیق دارند، اسکرام گزینه بهتری است، در حالی که برای پروژه‌هایی که به تغییرات سریع و انعطاف‌پذیری بیشتری نیاز دارند، کانبان مناسب‌تر است.
مدیران پروژه‌ها باید با توجه به ویژگی‌های خاص پروژه، روش مناسب را انتخاب کنند. همچنین، تحقیقات بیشتر در این زمینه می‌تواند به مدیران کمک کند تا تصمیمات بهتری برای انتخاب روش مدیریت پروژه اتخاذ کنند.

منابع:

1. Agile Project Management: Best Practices and Case Studies

2. The Kanban Method for IT Project Delivery: Insights from Case Studies

3. Scrum Versus Kanban: A Financial Performance Perspective

4. VersionOne’s State of Agile Report 2023

5. Comparative Analysis of the Use of Kanban and Scrum Methodologies in IT Projects