احتمالاً نرمافزار اکسل یکی از آشناترین ابزارها در کسبوکار شماست. ساده، در دسترس و ظاهراً رایگان. بسیاری از مدیران فروش، کار خود را با پیگیری سرنخها در شیتهای اکسل آغاز کردهاند. اما همانطور که کسبوکار شما رشد میکند، این ابزار آشنا به تدریج به بزرگترین مانع رشد و قاتل خاموش فرصتهای فروش شما تبدیل میشود.
این اتفاق به صورت ناگهانی رخ نمیدهد. هیچ آلارم خطری به صدا در نمیآید. این یک مرگ تدریجی و خاموش است که هر روز، سود شما را ذرهذره از بین میبرد. در این مقاله، ما کالبدشکافی میکنیم که چگونه اکسل، ناخواسته، به فرآیند فروش شما خیانت میکند و راهحل قطعی برای توقف این خونریزی چیست.
بیایید صحنههای جرمی که هر روز در کسبوکار شما تکرار میشود را با هم بررسی کنیم.
یک سرنخ جدید از طریق فرم وبسایت یا یک تماس تلفنی وارد میشود. کارشناس شما آن را در یک ردیف جدید در فایل اکسل مشترک وارد میکند. اما بعد چه؟
چه کسی مسئول پیگیری است؟ ستون "مسئول پیگیری" خالی میماند.
چه زمانی باید پیگیری شود؟ هیچ یادآوری خودکاری وجود ندارد.
نتیجه چه شد؟ چند روز بعد، وقتی به یاد آن سرنخ میافتید، دیگر خیلی دیر شده است. او از رقیب شما که سریعتر عمل کرده، خرید کرده است.
این همان لحظهای است که شما میدانید یک فرصت ۱۰۰ میلیون تومانی را تنها به دلیل یک فراموشی ساده از دست دادهاید. این سرنخها در سیاهچالهی اکسل شما برای همیشه گم میشوند.
شما به عنوان مدیر، فایل اکسل را باز میکنید و با انبوهی از دادهها مواجه میشوید. در نگاه اول به نظر میرسد همه چیز تحت کنترل است. اما این یک اشتباه خطرناک است.
دادهها قابل اعتماد نیستند: ورود دستی اطلاعات همیشه با خطای انسانی همراه است. یک شماره تلفن اشتباه، یک نام شرکت با غلط املایی.
گزارشها تاریخگذشتهاند: گزارشی که شما امروز میبینید، در بهترین حالت، مربوط به دیروز است. شما هرگز یک تصویر آنی و واقعی از وضعیت فروش ندارید.
هیچ عمقی وجود ندارد: اکسل به شما میگوید با چند نفر تماس گرفته شده، اما نمیگوید کیفیت مکالمه چطور بوده، چه قولهایی داده شده یا مشتری چه دغدغههایی داشته است.
در جلسه با هیئت مدیره، وقتی از شما سوالی در مورد وضعیت یک معامله کلیدی پرسیده میشود و شما نمیتوانید با اطمینان پاسخ دهید، این توهم کنترل فرو میریزد و جایگاه مدیریتی شما زیر سوال میرود.
آیا تا به حال محاسبه کردهاید که تیم فروش شما چه مقدار از زمان خود را به جای فروختن، صرف کار با اکسل میکند؟
ورود دستی اطلاعات پس از هر تماس یا ایمیل.
جستجو در میان صدها ردیف برای پیدا کردن تاریخچه یک مشتری.
کپی/پیست کردن اطلاعات بین فایلهای مختلف.
آمادهسازی دستی گزارشهای هفتگی برای شما.
اگر یک کارشناس فروش تنها ۱.۵ ساعت در روز را صرف این کارهای تکراری کند، یعنی بیش از ۳۰ ساعت در ماه! شما حقوق یک ماه کارشناس خود را میدهید تا اپراتور ورود داده باشد، نه یک فروشنده حرفهای.
شما بهترین فروشندگان را استخدام میکنید، اما ابزاری در اختیارشان قرار میدهید که بالهایشان را میچیند و آنها را خسته و بیانگیزه میکند.
مشکل، تیم شما نیست؛ مشکل، ابزار شماست. راهحل، کوچ کردن از یک سیستم مرده و منفعل (اکسل) به یک سیستم زنده، هوشمند و پویا به نام سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است.
یک CRM خوب، قلب تپنده سازمان فروش شماست. این سیستم:
مالکیت تعریف میکند: هر سرنخ به محض ورود، به طور خودکار به یک کارشناس اختصاص داده شده و وظیفه پیگیری برای او ایجاد میشود.
شفافیت آنی میسازد: با یک کلیک، داشبوردهای بصری به شما نشان میدهند که تیم شما دقیقاً در چه وضعیتی قرار دارد.
اتوماسیون را اجرا میکند: ایمیلهای پیگیری، یادآوریها و گزارشها به صورت خودکار انجام میشوند و زمان تیم شما را آزاد میکنند.
پلی میان تیمها میسازد: بازاریابی، فروش و خدمات پس از فروش، همگی به یک منبع اطلاعاتی واحد دسترسی دارند.
ما میدانیم که فکر کردن به تغییر سیستم و کوچ از اکسل میتواند دلهرهآور باشد. به همین دلیل، ما نمیخواهیم فقط یک نرمافزار به شما بفروشیم؛ ما میخواهیم به شما در حل مشکل کمک کنیم.
پیشنهاد ما: یک جلسه "مشاوره رایگان برای بهینهسازی فرآیند فروش"
این یک دموی ساده نرمافزار نیست. این یک جلسه استراتژیک ۳۰ دقیقهای و کاملاً رایگان با یکی از متخصصان فروش ماست. در این جلسه:
ما به شما گوش میدهیم: شما فرآیند فروش فعلی و نحوه استفاده از اکسل را برای ما شرح میدهید.
گلوگاه را شناسایی میکنیم: ما با تجربه خود، دقیقاً به شما نشان میدهیم که در کدام نقاط فرآیندتان در حال از دست دادن سرنخ و پول هستید.
راهحل را به شما نشان میدهیم: به صورت عملی به شما نمایش میدهیم که یک سیستم مانند CRM پارس ویتایگر چگونه میتواند دقیقاً همان گلوگاهها را برطرف کند.
یک نقشه راه ارائه میدهیم: یک طرح اولیه و ساده برای کوچ از اکسل به یک سیستم مدرن، متناسب با اندازه تیم شما، در اختیارتان قرار میدهیم.
این جلسه برای شما هیچ هزینهای ندارد، اما ارزشی فوری برایتان خلق میکند: شما یک دید کاملاً جدید و شفاف نسبت به نقاط ضعف فرآیند فروش خود پیدا خواهید کرد.
ادامه استفاده از اکسل برای مدیریت فروش یک کسبوکار در حال رشد، مانند تلاش برای ساختن یک آسمانخراش با بیل و کلنگ است. شاید در ابتدا کار راه بیندازد، اما در نهایت منجر به فاجعه میشود.
انتخاب با شماست: میتوانید به کار با قاتل خاموش ادامه دهید و هر روز شاهد از دست رفتن فرصتها باشید، یا میتوانید اولین قدم را برای ساختن یک موتور فروش قدرتمند، کنترلشده و سودآور بردارید.
