مدتی کوتاهی است که برخی از افراد بخاطر سبک زندگی یا محدودیت های فردی، به انتخاب فعالیت های کاری از راه دور روی آورده اند. اما امروزه با ظهور معضلات غیرقابل پیش بینی در جامعه ی جهانی (مثل همین شیوع ویروس کرونا یا همان کووید-19 به عنوان نمونه) لازم است آداب و شرایط این نوع فعالیت را بدانیم، ملزومات و ابزار لازم برای مواجهه با آن را فراهم کنیم و بستر مناسب آن را ایجاد کنیم.
در شرایط حال حاضر کشور بسیاری از مشاغل، مدیریت و انجام کسب و کار خود را به منزل منتقل کرده و موقعیت پیش‌آمده در کشور را به یک فرصت تبدیل کرده‌اند. بسیاری از کارمندان ابر سازمان های دنیا مثل توئیتر، گوگل، اپل و ناسا نیز برای دور ماندن از گزند ویروس کرونا به تازگی به این مدل کاری روی آورده اند. اما الزامات دورکاری و ابزار متناسب آن چیست و چطور می‌توان از خطرات احتمالی آن مصون بود؟
دورکاری به معنای خاص آن، آرایشی کاری است که در آن کارمندان با انعطاف در زمان و در مکان، همان وظایف محوله را به انجام می‌رسانند. در طول دوران دورکاری افراد، دغدغه‌های جدیدی متوجه حال سرپرستان تیم ها، مدیران میانی و در نهایت مدیریت کل خواهد بود. دغدغه هایی که شکل تازه‌ای به خود گرفته اند.
هر مدیر برای هدف ترسیم شده ی سازمان خود، استراتژی های مختلفی را رهبری می کند. مسلما لازمه‌ی رسیدن به اهداف، پیروی از این استراتژی ها و انجام وظایف هر بخش بصورت دقیق و روی برنامه است. در دورانی که کارمندان به دورکاری روی می‌آورند همین امر به دغدغه اصلی مدیران تبدیل می‌شود. کنترل انجام وظایف پرسنل، عقب نماندن از برنامه، بهبود ارتباط با مشتریان و همچنین حفظ ارتباطات داخلی در مجموعه و ایجاد هماهنگی های لازم، از جمله چالش هایی است که مدیران باید با آن مواجه شوند. برای حل این چالش ها راه حل های نرم افزاری و تکنولوژیک زیادی وجود دارد. برنامه هایی مثل ترلو ( Trello ) برای مدیریت وظایف تیم ها و یا اپلیکیشن های مسنجر و شبکه های اجتماعی برای ایجاد ارتباط و هماهنگی های اعضای تیم ها، به پوشش بخشی از این دغدغه ها کمک می‌کنند. ولی استفاده از چندین برنامه و نرم افزار توسط همه ی پرسنل، امر خوشایندی نیست و تمرکز حواس را کاهش خواهد داد. مطمئنا وجود برنامه ای که تمامی این نیاز ها را پوشش دهد و در رفع این دغدغه ها بطور متمرکز گام بردارد، برای سازمان ها یک نعمت محسوب خواهد شد. خوشبختانه همچین برنامه ای در حال حاضر وجود دارد: نرم افزار CRM
نرم افزار سی آر ام که هدف اصلی آن مدیریت ارتباط با مشتریان است، در واقع تجمیعی از نرم افزارهای مختلف کاربردی برای مدیریت سازمان در سطح کلان می‌باشد به صورتی که می توان گفت یکی از کاملترین برنامه ها برای تدوین و پیاده سازی استراتژی های شرکت، مدیریت وظایف کارکنان، افزایش تعامل با مشتریان و غیره ، چه در سطح فعالیت های روتین و چه برای دور کاری می باشد. برای درک کاملتر مزایای این نرم افزار و چگونگی مدیریت آن به مقاله CRM چیست رجوع نمایید. نرم افزار CRM پیام گستر با بستری تحت وب(CRM تحت وب چیست؟)، این امکان را در اختیار تمام کاربران آن قرار می دهد تا با استفاده از این قابلیت، در هر زمان و هر مکان به ساده ترین نحو ممکن به این نرم افزار دسترسی داشته و از آن استفاده کنند.
برنامه CRM با ماژول های متنوعی که در خود جای داده است، امکانات مختلفی را در اختیار کاربران قرار می دهد که هر کدام از آن ها یکی از نیاز ها و دغدغه های مدیران برای دورکاری را پوشش می دهد و همگی در کنار هم می توانند خیالی آسوده را برای افراد جهت دورکاری فعالیت ها حاصل کنند.
اتوماسیون اداری موجود در این نرم افزار برای ایجاد ارتباطات داخلی میان سرپرست و کارمند، هماهنگی های بین اعضای تیم ها، نامه نگاری های درون سازمان و ارتباط میان پرسنل مورد استفاده قرار می گیرد. کارکنان به سادگی می توانند با استفاده از چت باکس ها با یکدیگر ارتباط داشته و یا حتی بسته به مجوز ها و سلسله مراتب سازمان، روی هر وظیفه یا عملیات، یادداشتی برای فرد دیگر قرار دهند.
CRM این بستر را برای تمام کاربران فراهم می‌کند تا با استفاده از بخش ” وظیفه ” برای خود یا دیگران وظیفه ای را برای زمانی مشخص تعیین کنند، آن را پیگیری کنند و همینطور از انجام آن مطلع شده و روی آن نظارت داشته باشند. بدین شکل هم کارمندان برنامه ریزی بهتر و ذهن متمرکزتری خواهند داشت و هم مدیران از وظایف هر فرد در هر روز مطلع شده و صحت انجام آن تا ارجاع به نفر بعدی را رصد می کنند تا بر گردش کار احاطه کامل داشته باشند. تمام آن کاری که نرم افزار ترلو انجام می دهد تنها بخشی از امکانات CRM خواهد بود.
برای پاسخگویی به تماس های شرکت و مدیریت آن ها از راه دور ، سیستم هوشمند تلفنی الو ویپ با ارتباطی کاملاً یکپارچه با نرم افزار سی آر ام تعبیه شده است. بدین ترتیب کاربرانی که خارج از محیط سازمان هستند می‌توانند با سازمان همچنان در ارتباط باشند و حتی تماس های سازمان را دنبال کنند. با این ویژگی هر کاربر به سادگی می تواند شماره داخلی خود را به میز کار جدیدش منتقل و امور کاری خود را در منزل و یا در هر مکان دیگری پیگیری نماید. همچنین به راحتی می تواند تلفن های شرکت را پاسخ داده و با شماره شرکت (بدون هزینه اضافه) اقدام به تماس با مشتریان از منزل نماید. همچنین در این سیستم امکان شنود یا ورود به مکالمه کارشناس توسط مدیر وجود دارد.
مزیت بزرگ سی آر ام های تحت وب این است که برای استفاده از آنها نیاز به حضور فیزیکی در شرکت نیست و هر کاربر با یک دستگاه هوشمند و یک مرورگر می تواند با ورود به حساب کاربری خود، به سوابق و سایر اسناد مربوطه دسترسی داشته باشد. در واقع این همان کاری است که برنامه SharePoint انجام می دهد و باز هم یکی از ماژول های CRM را شامل می شود؛ جهت مطالعه بیشتر به مقاله تفاوت CRM و شیرپوینت مراجعه نمایید.
مبنای طراحی و تولید نرم افزار CRM ، بهبود ارتباط با مشتریان و حفظ تعامل دو طرفه با آنان است. به همین جهت ابزارهای زیادی برای تحقق این امر در چنین نرم افزاری وجود دارد. نکته قابل توجه این است که تمام ابزارهای ارتباط با مشتری که در شرکت در اختیار شما بوده است، حالا از راه دور و در منزل هم در اختیارتان قرار دارد، چرا که شما دسترسی کاملی به سی آر ام تحت وب پیام گستر دارید. ابزارهای ارتباطی مثل مراکز تماس، دسترسی به سوابق مشتریان و اطلاعات آنها، دسته بندی و جستجو میان مشتریان و همچنین متمایز کردن اقدامات برای جلب فرصت های فروش و حتی مشتریان غیر فعال و پیگیری این اقدامات به همراه امکانات بسیار دیگری، همگی در اختیار شما خواهد بود تا به سهم بازار، گسترش سرمایه و توسعه فروش شما لطمه ای وارد نشود. برای بررسی مزایای CRM های تحت وب و مقایسه آنها با سی آر ام های ابری (Cloud) به بلاگ پیام گستر (https://www.payamgostar.com/blog/ )مراجعه کنید.
از سایر ویژگی های نرم افزار سی‌آر‌ام پیام گستر که به مدیریت سازمان در فعالیت های دور کاری کمک می کند، می توان بطور کلی به این موارد اشاره کرد:
با در اختیار داشتن یک نرم افزار CRM می توانید تمام ابزارهای لازم برای مدیریت فعالیت افراد از راه دور و کنترل سازمان در شرایط دورکاری را به صورت متمرکز در اختیار داشته باشید. پیام گستر با ارائه جامع ترین نرم افزار CRM ایرانی، این محصول را در اختیار شرکت ها قرار داده تا به عنوان رهبر بازار CRM در ایران، بستری امن و مطمئن را با یک پشتیبانی قدرتمند برای مدیریت شرکتها در اختیاران مدیران قرار دهد و فرآیند دورکاری را برای تمام افراد تسهیل کند.
برای دریافت دموی رایگان و 30 روزه ی این نرم افزارمی توانید از طریق این لینکاقدام نمایید.
