با کامل شدن مستندات و اطلاعات در فرآیند گردش، تصمیم گیری مدیریتی در انجام کار، با سرعت و دقت بسیار بیشتری انجام می شود.
در روالهای گردش کار، تخطی از انجام کار در زمان معین، توسط نرم افزار کنترل شده و می تواند به مسئولین مربوطه گزارش شده و تعیین تکلیف شود.
در زمان گردش فرمها، موتورگردش کار براساس اطلاعات درج شده در فرم، مسیرگردش فرم، پستها و… مسیر را تعیین می کند و بدین ترتیب روند گردش کار هوشمندانه مدیریت و کنترل می شود.
در زمان ورود اطلاعات در فرمهای سازمانی ، هشدار برای تکمیل اطلاعات ناقص، کنترل فیلدها برای درج مقادیر مناسب و کنترل ضمایم استاندارد مستندات از جمله امکانات هوشمند سازی فرمها است.
