بدون شک برای همه ما مشخص است که قدرت بیان مدیران موضوع بسیار مهمی است و در صورتی که جدی گرفته نشود می‌تواند مشکلات زیادی را ایجاد کند. در حقیقت این که یک مدیر چگونه صحبت می‌کند و چه رفتاری از خود بروز می‌دهد تأثیر بسیار زیادی بر روی بازدهی کارمندان خود دارد.
همانطور که در مقاله پیش درآمدی بر آموزش فن بیان گفتیم، به گزارش USA Today ، بیشتر از 75 درصد کارمندان احساس می‌کنند که اصلی‌ترین عامل استرس در محل کار، رئیس یا مدیر آنها است و استرس هم یکی از اصلی‌ترین عوامل کاهش بازدهی به شمار می‌رود و از همین رو به نظر می‌آید که :
بخش عمده‌ای از دلایل ایجاد استرس در کارمندان، نبود بیانی واضح، صریح و مؤدبانه در سازمان است که باعث ایجاد هزاران سوءتفاهم و سوال می‌شود.
در حقیقت قدرت بیان مدیران باید به گونه‌ای باشد که مطالب بسیار واضح، صریح و مؤدبانه به کارمندان منتقل شود اما متأسفانه این موضوع جدی گرفته نمی‌شود.
البته برای یک مدیر موفق و کاریزماتیک عوامل دیگری مانند مدیریت درست، برقراری عدالت، زبان بدن و ... هم اهمیت دارند، اما ما در این مقاله سعی کرده‌ایم چند روش برای بهتر صحبت کردن مدیران را مطرح کنیم.
انگیزه، مهم ترین لازمه برای کارمندانتان است
انگیزه، مهم ترین چیزی است که هر انسانی برای رسیدن به موفقیت و سرعت در کارهایش به آن نیاز دارد. اصلاً می‌توان گفت انگیزه برای انسان، مانند سوخت برای خودرو است. پس طبیعی است که تا زمانی کارمندان شما انگیزه کافی برای کار کردن نداشته باشند، نه به اندازه کافی کار می‌کنند، و نه اصلاً کار آن ها بازدهی بالایی دارد.
یکی از بزرگان دنیا این رابطه جمله‌ای دارد که می‌گوید: برای استخدام کارمندان خود به انگیزه و اشتیاق آن ها دقت کنید نه به مهارتشان.
پس طبیعی است که مدیران باید با صحبت ها و بیان خود کاری کنند که انگیزه کارمندانشان روز به روز افزایش پیدا کند و بتوانند با قدرت بیشتری کار کنند. اما متأسفانه یکی از بزرگ ترین اشتباهاتی که اکثراً در فن بیان مدیران وجود دارد، این است که آن ها نه تنها تلاشی برای بالا بردن انگیزه کارمندانشان نمی‌کنند، بلکه با صحبت ها و بعضاً تخریب های خود کارمند خود را رسماً نابود می‌کنند!
کارکنان خود را تشویق کنید
گفتیم که تا زمانی که کارمندان یک شرکت یا مجموعه انگیزه نداشته باشند، قطعاً موفقیتی برای آن شرکت در کار نخواهد بود. پس یکی از مهم ترین کارهایی که یک مدیر باید در تمامی رفتارهایش از جمله بیان خود رعایت کند، این است که به کارمندان خود انگیزه بدهد. اما یکی از بهترین راه هایی که می‌تواند منجر به افزایش انگیزه کارمندانتان شود، تشویق کردن آن ها مخصوصاً میان سایر کارکنان است. سعی کنید حتی به کوچک ترین بهانه ممکن هم کارمندان خود را تشویق کنید. حال این تشویق شما می‌تواند به صورت زبانی باشد (یعنی فقط از آن ها بابت کارهایشان تشکر کنید و یا در جمع سایرین از آن ها تقدیر کنید)، و یا به صورت عملی آن ها را مورد تشویق قرار دهید (با دادن هدیه، افزایش حقوق و یا…)
به هیچ وجه فکر نکنید که ممکن است کارکنان شما پر توقع شوند و یا به قول بعضی افراد (پررو) شوند! به این دقت کنید که هر چقدر انگیزه کارمندانتان بیشتر باشد، بهتر هم کار خواهند کرد و در نتیجه شما پیشرفت بیشتری هم خواهید داشت.
مواظب خط قرمزها باشید
هر انسانی در زندگی خود خط قرمزهایی دارد که قطعاً دوست ندارد کسی از آن ها رد شود. خط قرمزهایی که شاید چیزهای خیلی بزرگی نباشند و حتی خیلی هم کوچک باشند! مثلاً در حد نوع لباس پوشیدن! اما برای خود فرد مهم هستند و زمانی که دیگران از آن ها رد شوند، احساس بسیار بدی بهشان دست خواهد داد و مأیوس می‌شوند.
پس اگر مدیر هستید، حواستان باشد که به خودتان اجازه ندهید از خطوط قرمز کارمندانتان رد شوید و آن ها را ناراحت و عصبانی کنید. چرا که قطعاً به شدت از شما ناردلسرد خواهند شد. در واقع سعی کنید در همه جوانب، احتیاط کنید.
با کارکنان خود صادق باشید
همه انسان ها، افراد صادق را دوست دارند. زمانی که با دیگران صادق باشید، ناخودآگاه اعتماد آن ها را جلب می‌کنید و به محبوب ترین حالت ممکن خواهید رسید.
زمانی که با کارمندان خود صادق باشید و همه چیز را برایشان شفاف سازی کنید، به شدت در میان کارکنان و کارمندان خود محبوب خواهید شد و همان طور که گفتم اعتماد کارمندان خود را جلب می‌کنید. در مقاله اصول کار گروهی هم بهتان گفتیم که زمانی که اعتماد و علاقه میان کارمندان و مدیران زیاد باشد، آن کسب و کار بسیار موفق خواهد شد و اتفاقات بسیار خوبی برایش خواهد افتاد
صحبت کارمندان را قطع نکنید
زمانی که کارمندان با شما صحبت می‌کنند، سعی کنید صحبت آنها را قطع نکنید؛ مگر در مواقعی که از بحث اصلی خارج شوند. سعی کنید صبور و خونسرد باشید و جمله آنها را تکمیل نکنید تا خود آنها این کار را انجام دهند.
تماس چشمی خود را حفظ کنید
هنگام صحبت با کارمندان توجه کامل به گفت‌وگو داشته باشید و اجازه ندهید چیزی حواس شما را پرت کند. اگر پیوسته به جاهای دیگر نگاه کنید، مخاطب شما تصور می‌کند که شما علاقه‌ای به صحبت کردن با او ندارید. این کار باعث ایجاد استرس در کارمند می‌شود و او نمی‌تواند صحبت‌های خود را کامل کند. بنابراین ارتباط موثری با کارمندان خود نخواهید داشت و آنها کمتر سراغ شما می‌آیند.
زیاد صحبت نکنید
شما به عنوان مدیر زمانی که با کارمند خود صحبت می‌کنید، ۲۰ درصد زمان را در اختیار دارید. بقیه زمان متعلق به کارمند است و او باید صحبت کند. حتی زمانی که در حال اطلاع دادن موضوعی هستید باید این نسبت زمانی را رعایت کنید. سعی کنید زمان بیشتری را به دریافت بازخورد از کارمندان اختصاص دهید تا مطمئن شوید صحبت‌های شما را به خوبی درک کرده‌اند. اگر شخصی از کلمه‌هایی مانند بله، اما و… زیاد استفاده می‌کند، یعنی صحبت‌های شما را به خوبی درک نکرده است.
نظرات خود را بی‌نقص ندانید
همیشه نظرات شما بی‌نقص و کامل نیستند، بنابراین با یقین کامل آنها را بیان نکنید. در این صورت کارمندان رغبتی برای شنیدن سخنان شما نخواهند داشت. برای مثال به جای گفتن «باید به این صورت عمل کنید» می‌توانید بگویید «به نظر من…».
نظرات و تصمیماتی را که با کارمند خود می‌گیرید، با بی‌میلی نپذیرید؛ زیرا با این کار به تصمیماتی که با او می‌گیرید بی‌احترامی می‌کنید. بهتر است به کارمندان خود بگویید درباره خود و دغدغه‌هایی که دارند، صحبت کنند و اگر نظرات کارشناسی می‌دهند آنها را تشویق کنید تا علاقه آنها برای کار کردن بیشتر شود.
