پیشرفت تکنولوژی موجب اختراعات زیادی شده و بشر توانسته ناشناخته های زیادی را کشف کند. با وجود همه پیشرفت های بشری، هنوز راهی برای توقف زمان و یا بازگشت به گذشته پیدا نشده است. در حال حاضر ” زمان ” با ارزش ترین دارایی انسان است و باید حداکثر بهره برداری را از زمان داشته باشیم. بحران ” مدیریت زمان” و عدم استفاده مطلوب از زمان یک مشکل جهانی است و در همه جوامع، افراد با آن درگیر هستند. مهارت مدیریت زمان یکی از مهارت های اکتسابی است که منجر به بهبود سطح زندگی افراد می شود.با توجه به نقش پر رنگ زمان در زندگی لازم است تا جهت کسب مهارت های مدیریت زمان تلاش مضاعف انجام شود. اگر چه در ابتدا فرایند یادگیری مدیریت زمان به کندی انجام می شود ولی در آینده ای نزدیک می توان همه تکنیک های مهارت مدیریت زمان را فرا گرفت.
زمان برای همه یکسان است در واقع یک ساعت یا یک شبانه روز همیشه یک مقدار مشخصی است. اما افراد موفق یاد گرفته اند که از همین زمان محدود، بیشترین استفاده را بکنند. مدیریت زمان مهارتی است که از کودکی و نوجوانی در فرد ایجاد می شود و به مرور در ضمیر ناخواگاه شخص، ریشه دار می شود. یادگیری مهارت مدیریت زمان منجر به ارتقا سطح زندگی شخصی شده و کیفیت زندگی را بالاتر می برد. اگر در کودکی با اصول صحیح مدیریت زمان آشنا نشده باشید در دوران نوجوانی دچار مشلات بیشتری می شوید. در هر سن و سالی که باشید هنوز می توانید با تغییر سبک زندگی و یادگیری تکنیک های کنترل زمان، اوضاع را بهبود دهید.
مدیریت زمان یا به قول فرنگی ها ” Time Management ” فوت و فن ظریفی است که منجر به برنامه ریزی موثر زمانی در زندگی می شود. اگر چه راهی برای توقف زمان وجود ندارد ولی با مجموعه ای از ترفندها، تکنیک ها و مهارت ها می توان زمان بندی مناسب تری برای انجام امور محوله داشت. به بیانی ساده اگر کارهای محوله به موقع و در زمان مورد نظر انجام شود، با بحران کمبود وقت مواجه نشده و مدیریت زمان را در دست خواهید داشت. دستیابی به مهارت مدیریت زمان برای همه افراد در هر سن و سالی امکان پذیر است. کنترل زمان را در دست بگیرید تا نتایج مطلوب آن را در زندگی ببینید. با فراگیری تکنیک های مدیریت زمان، هر ثانیه را پر بارتر کنید. حتی کمترین زمان ها هم ارزشمند هستند به شرطی که به درستی از آن استفاده شود.
شیوه نظم بخشی به برنامه ها و زمان بندی موثر برای رسیدگی به کارها را مدیریت زمان گویند. کسانی که در این زمینه ضعیف هستند همیشه کارها را در آخرین فرصت ها انجام می دهند و یا گاهی موفق به اتمام کارها نمی شوند. در این صورت کیفیت کاری بسیار ضعیف، بی نظم و بی نتیجه است. استرس ناشی از نرسیدن به زمان بندی، روی عملکرد ذهنی تاثیر نامطلوب دارد و موجب کاهش بازدهی افراد می شود. مهارت مدیریت زمان مجموعه ای از تکنیک های خلاقانه است که فرصت های بیشتری را در اختیار افراد قرار می دهد. برخی از مزایای مدیریت زمان عبارتند از:
برای اینکه تسلط کافی روی مهارت مدیریت زمان داشته باشید ابتدا باید منشا و ریشه اصلی مشکل را پیدا کنید. اینکه در مقایسه با دیگران همیشه وقت کم می آورید اصلا طبیعی نیست احتمالا یک جای کار می لنگد. آیا می دانید ضعف کار کجاست؟ نداشتن هدف و برنامه ریزی زمانی برای کارها یک مشکل جدی است اما موضوع پیچیده تر از این حرف هاست. اگر در دام کمبود زمان گرفتارید یکی از این موارد مقصر اصلی است:
آیا همیشه به دنبال رویاهای بزرگ و دست نیافتنی هستید؟
آیا می خواهید یک تحول بزرگ در دنیا ایجاد کنید؟
رویا پردازی و تصورات ذهنی مثبت تا یک جایی خوب است ولی در نظر داشته باشید که نمی توانید زندگی را بر پایه رویاهای غیر واقعی بنا کنید. عمر محدود است و در این محدوده زمانی باید یک برنامه ریزی خوب داشته باشید. هدف گذاری رویایی و غیر واقعی شما را در دام کمبود وقت گرفتار می کند. با در نظر گرفتن همه محدودیت ها می توانید تصمیمات بهتری برای آینده بگیرید. هدف های غیر واقعی و رویا پردازی برازنده انسان هدفمند نیست. با فراگیری مهارت مدیریت زمان سریع تر به رویاهایتان می رسید.
مدیریت زمان یک تکنیک قوی برای برنامه ریزی است که با قدرت تصمیم گیری در ارتباط است. اگر نمی توانید بین کارها تعادل برقرار کنید و مهم ترین کارها را در اولویت قرار دهید، احتمالا مهارت مدیریت زمان ضعیفی دارید. وقتی کارهای محوله بیش از حد توان تان است باید اولویت بندی کنید. بهترین راه اینست که کارهای مفیدتر و پر منفعت تر را در اولویت قرار دهید. اگر در تصمیم گیری و اولویت بندی ضعیف باشید حتما دچار کمبود وقت می شوید. مشکل اینجاست که نمی توانید از کارهای فرعی بگذرید. با اولیت بندی و تصمیم گیری قاطعانه پتانسیل بیشتری برای انجام امور مهم تر خواهید داشت.
بسیاری از افرادی که در زمینه مهارت مدیریت زمان ضعیف عمل می کنند در واقع می خواهند همه کارها را به تنهایی انجام دهند. وقتی امور محوله بیش از ظرفیت فرد باشد نمی تواند به درستی همه امور را انجام دهد و اغلب با کمبود وقت مواجه می شود. برخی از افراد تصور می کنند حتما و حتما باید همه کارها را خودشان انجام دهند. اگر مهارت های زیادی دارید و در زمینه های مختلفی آموزش دیده اید، قطعا انسان توانمندی هستید. اما این به مفهوم انجام صفر تا صد کارها به تنهایی نیست. یک نیروی متخصص نباید کارهای یک منشی ساده را نیز انجام دهد. تصور کنید که یک حسابدار بخواهد همه کارهای شرکت را خودش انجام دهد.
برخی از افراد برای جبران کمبود زمان از دیگران کمک می گیرند. در صورتی که از شخص مناسب برای این کار استفاده نشود، مشکلات چند برابر خواهد شد. اگر دستیار مناسبی پیدا نمی کنید باید کارها را خودتان انجام دهید. این کار خیلی بهتر از تصحیح اشتباهات دیگران است. برای مثال تا زمانی که فرد دیگری برای کمک در حسابداری به کمک تان نیاید باید خودتان کارها را انجام دهید. سپردن دفاتر مالی برای حسابداری به آبدارچی شرکت اصلا ایده مناسبی نیست.
شاید باور نکنید ولی کمال گراها بیش از دیگران نیاز به آموزش مهارت مدیریت زمان دارند. در واقع افراد کمال گرا در یک دایره گرفتارند و مدام دور خود می چرخند. کاری که انجام آن برای یک فرد معمولی یک ساعت زمان می برد، برای کمال گرا دو تا سه ساعت زمان می برد. در واقع برای اینکه هیچ نقصی در کار دیده نشود کمال گراها چندین بار مرور و ویرایش انجام می دهند و دوباره بازنگری می کنند. کمال طلبی بیش از حد اصلا مطلوب نیست بلکه تنها وقت را می کشد.
چند ساعت زمان صرف انتخاب لباس برای شرکت در مهمانی می کنید؟
آیا دوست دارید بی نقض دیده شوید؟
مهارت حل مسئله یکی از مهارت های اکتسابی است که در اثر ژن منتقل نشده است. دقیقا شبیه به مهارت سوال پرسیدن یا مهارت انتقاد سازنده که نیاز به تمرین و آموزش دارد، مهارت حل مسئله نیز آموختنی است. به طور دقیق حل مسئله یعنی اینکه فرد بتواند برای حل مشکلات روزمره، از راه حل های منطقی استفاده کند. این امر یک فرایندی شناختی است که با مهارت مدیریت زمان در ارتباط است. در واقع فرد به شکلی آگاهانه و هدفمند سعی در حل مسئله دارد. در این پروسه ابتدا باید بتوانید مسئله را تشخیص داده و سپس راه حل هایی را در ذهن داشته باشید. اجرای بهترین راه حل منتهی به بهره وری بیشتر از زمان می شود.
وقتی انگیزه کافی نداشته باشید به طور ناخودآگاه عملکرد ضعیف تری خواهید داشت. گاهی اصلا میل ندارید کار را انجام دهید و دائم از آن فرار می کنید. تعویق کارهای محوله به آخین مهلت، ناشی از عدم انگیزه کافی است. انگیزه همان موتور محرکه فعالیت های فردی و اجتماعی است. وقتی انگیزه کافی در میان نباشد، هر موضوع بی اهمیتی توجه را جلب می کند. در واقع ذهن به هر دستاویزی متوسل می شود تا زمان انجام کار را به بعد موکول کند.
آیا از کسانی هستید که همیشه از شنبه شروع می کنند؟! بسیاری از افراد مشکل مهارت زمان ندارند بلکه دچار نوعی تنبلی یا چیزی شبیه به این هستند. شاید بگویید تنبل نیستید فقط کمی اهمال کاری می کنید. نامش را هر چه بگذارید، نتیجه یکی است. وقتی دائم کارها را به فردا موکول کنید و همیشه بهانه ای برای عقب انداختن کارها داشته باشید، زمان طلایی را از دست خواهید داد. موقعیت ها، پیشنهادها و ….. تا ابد منتظر نمی مانند. قبل از اینکه روی مهارت مدیریت زمان کار کنید فکری برای این مشکل بزرگ یعنی ” اهمال کاری” بکنید.
یکی از دلایل اصلی اینکه همیشه وقت کم می آورید اینست که اجازه می دهید مورد سوء استفاده قرار گیرید! بله به همین سادگی زمان را از دست می دهید. به بیان ساده تر افرادی که نمی توانند به دوستان و آشنایان پاسخ منفی بدهند، مجبورند بار اضافی را بر دوش بکشند. شاید به دلیل شرم و حیا یا احساس دِین نمی توانید ” نه ” بگویید. علت هر چه که باشد نتیجه یکی است. شما بیش از ظرفیت خود کار می کنید ولی برای دیگران! برای بهبود مهارت مدیریت زمان لازم است تا ابتدا روی خود کار کنید. قبل از هر چیزی باید بپذیرید که در برابر برخی از درخواست ها پاسخ ” نه” بدهید. با همین تکنیک ساده مدت زمان زیادی وقت ذخیره می کنید .
صرف زمان زیاد برای انجام کارهای فرعی و غیر ضروری، عاملی مهم در از دست دادن ساعات روز می باشد. هر چیزی که مانع از انجام کارهای اصلی می شود را دور بیندازید تا زمان کافی برای کارهای ضروری داشته باشید. بسیاری از افراد زمان زیادی را صرف بررسی ایمیل ها، مرور صفحات نت، گشتن زنی در فیسبوک و …می کنند. برای اینکه مدیریت زمان را در دست داشته باشید باید بسیاری از موارد غیر ضروری را حذف کنید. برای هر کار زمان مشخصی در نظر بگیرید و طبق زمان بندی سراغ کار بعدی بروید. برنامه ریزی زمانی و مدیریت زمان ازتباط مستقیمی با هم دارند. یک راه ساده برای افزایش مهارت های مدیریت زمان، برنامه ریزی منظم و روزانه برای انجام امور است.
انجام چند کار هم زمان multi tasking روی بهره وری تاثیر منفی دارد. در واقع وقتی مشغول مطالعه هستید و هم زمان پیام گوشی موبایل را چک کنید، تمرکز روی موضوع اول را از دست می دهید. حتی یک غذا خوردن معمولی هم در هنگام کار موجب کاهش بهره وری می شود.انجام چند کار هم زمان موجب خستگی بیش از حد شده و کیفیت کار را پایین می آورد.
مغز انسان توانایی انجام امور به صورت هم زمان را دارد. تکنیک چند وظیفگی از تکنیک های مهارت مدیریت زمان است که برخی افراد آن را به خوبی انجام می دهند. توانایی انجام چند کار متفاوت در کنار یکدیگر موجب صرفه جویی زیاد زمانی می شود اما این کار خودش یک مهارت ذاتی است که بسیاری از افراد از انجامش عاجز هستند. چنانچه توانایی انجام چند کار را در یک زمان ندارید، بهتر است روی کار مهم تر تمرکز کنید. در نظر داشته باشید که افراد زیادی نمی توانند قبل از انجام یک کار، کار دیگری را شروع کنند پس شما تنها نیستید. از طرفی برخی پروژه های خاص و کارهای ویژه باید به صورت تک انجام شود. بسیاری از فعالیت های تخصصی و مهارت های ظریف نیاز به تمرکز بالاتری دارند و نباید به صورت چند وظیفه ای انجام شوند.
با شناسایی اهمیت وظایف می توان در مورد چند وظیفگی و یا تک بودن آن تصمیم گرفت. اگر صادق باشیم نمی توانیم این مورد را برای همه یکسان در نظر بگیریم. شاید در همین لحظه که مشغول خواندن این متن هستید، هم زمان در حال تماشای تلویزیون هم باشید! اما آنچه مسلم است کارایی افراد وقتی چند کار با هم انجام می شود، به طرز محسوسی کاهش پیدا می کند. حالا خودتان دو دو تا چهارتا کنید آیا ارزش دارد برای جبران کمبود وقت از کیفیت کار کم کنید؟
یکی از اصول بنیادی در یادگیری مهارت مدیریت زمان، کنترل موانع بازدارنده و کاهش وقفه های کاری است. بسیاری از وقفه ها به صورت ناخواسته و غیر منتظره در حین کار ایجاد می شوند و تمرکز را کم می کنند. پیشنهادات کاری و پروژه های موازی با کار، موجب از دست دادن زمان زیادی شده و ساعات انجام کار اصلی را طولانی تر می کنند. مهارت های مدیریت زمان با تمرین در آینده بسیار بهتر خواهد شد و می توانید به خوبی اولویت بندی را رعایت کنید. برای مثال همیشه پروژه در دست اقدام را تکمیل کرده، سپس به پروژه بعدی بپردازید. انجام پروژه های کوچکتر در حین پروژه اصلی، وقفه کاری بیشتری را ایجاد می کند و از مرکزیت آن می کاهد.
نداشتن مهارت مدیریت زمان علت اصلی نداشتن وقت کافی برای رسیدن به کارهاست. گاهی تصور می شود که اگر چند ساعت پشت سر هم کار کنید حتما به موقع به همه کارها تمام می شود. این یک اشتباه بزرگ است. روزهایی را در نظر بگیرید که ساعات زیادی را مشغول به کار بوده اید. از اول صبح تا پاسی از شب، پشت لپ تاپ نشسته اید و مشغول انجام کارهای محوله هستید. آیا بازدهی خوبی دارید؟
بدون تردید کارکردن بدون وقفه در ساعات طولانی موجب کاهش عملکرد فرد می شود. به طور معمول پس از ۹۰ دقیقه کار ذهنی می بایست حداقل یک ربع استراحت کنید. نشستن طولانی پشت میز موجب خستگی و فرسدگی ذهنی می شود و بازدهی را تا نصف کاهش می دهد. آیا بهتر نیست نصف این مدت را با توان صد در صد کار کنید؟
اینترنت و شبکه های مجازی دشمن درجه یک زمان هستند. شاید برای یک جستجوی ساده و یا استراحتی کوتاه در بین کارها از اینترنت استفاده می کنید. مثلا برای رفع خستگی خبرهای روز را از سایت های خبری می خوانید. اگر مهارت مدیریت زمان نداشته باشید اصلا متوجه گذر زمان و سپری شدن ساعات نمی شوید. شبکه های مجازی قاتل زمان هستند و وقت با ارزش تان را می کشند. خیلی نرم و بدون اینکه اصلا متوجه شوید ساعات زیادی را به گشت زنی در نت گذرانده اید.
این که دائم از کمبود زمان شکایت داشته باشید اصلا افتخارآمیز نیست. نرسیدن به کارها، نداشتن وقت کافی، جلسات کاری فشرده، تلفن پشت تلفن و …. شاید این تصور را ایجاد کند که بسیار پر مشغله هستید. اما حقیقت اینست که شما نیمی از وقت با ارزش خود را هدر می دهید. عدم آگاهی از مهارت مدیریت زمان موجب می شود تا همیشه استرس کمبود وقت را داشته باشید. خستگی ها، عصبی شدن ها، عدم تمرکزها، تنش ها و ….. نشان می دهد که برای مدیریت زمان و آموختن تکنیک های آن کوتاهی کرده اید.
با مطالعه این مطلب با اصلی ترین عواملی که موجب هدر دادن زمان می شوند، آشنا شده اید. شاید نتوانید به یکباره روی همه موارد تجدید نظر کنید. تغییر در نگرش ها و باورهایی که ریشه هایی عمیق دارند، دشوار است. اما همیشه می توانید از یکجا شروع کنید. همین حالا تصمیم بگیرید که مهارت مدیریت زمان را تقویت کنید.
در ساعات کمتر ولی با کیفیت بیشتر کار کنید. هیچ معجون جادویی برای متوقف کردن زمان وجود ندارد. باید موانع را بشتاسید و نگذارید این موانع وقت مفید را هدر دهد.
