فرم ثبتنام بیمه تکمیلی یکی از فرمهای رایج در واحد منابع انسانی سازمانهاست. در این فرم معمولا لازم است اطلاعات کارکنان و افراد تحت تکفل آنها در یک بازه زمانی مشخص جمعآوری و بررسی شود. با طراحی و ساخت حرفهای یک فرم ثبتنام بیمه تکمیلی آنلاین میتوانید اطلاعات مورد نیاز را در زمان کمتر و با دقت بیشتر جمعآوری و مدیریت کنید.
در این راهنما، مروری بر مراحل ساخت فرم ثبتنام بیمه تکمیلی با پُرسلاین و مدیریت پاسخها در پُرسبِیس خواهیم داشت. راهنمای کامل تصویری و گامبهگام این مقاله را در لینکدین مطالعه کنید.
برای شروع، وارد حساب کاربری خود در پرسلاین شوید و گزینه «ساخت پرسشنامه جدید» را انتخاب کنید. یک عنوان مناسب برای فرم وارد کنید و ساخت سوالها را شروع کنید.
در ابتدای فرم بهتر است با ایجاد یک سوال چندگزینهای مشخص کنید ثبتنام بهصورت انفرادی انجام میشود یا همراه با افراد تحت تکفل. پاسخ این سوال مسیر ادامه فرم را مشخص میکند.
برای دریافت اطلاعات دموگرافیک و پایه کارکنان مانند نام و نام خانوادگی، شماره شبا، کد ملی و موارد مشابه، بهتر است از نوع سوال «متن با الگو» استفاده کنید و برای هر مورد، الگوی مناسب را انتخاب کنید تا دادهها با فرمت درست ثبت شوند.
اگر نیاز به دریافت فایل یا مستندات از پاسخدهنده دارید، میتوانید سوال آپلود فایل را اضافه کنید تا تصویر یا مدارک مورد نیاز مستقیما در همان فرم دریافت شود. همچنین میتوانید از نمونه آماده فرم ثبتنام بیمه تکمیلی استفاده کنید، آن را با یک کلیک به حساب کاربری خود اضافه کرده و سپس بهدلخواه شخصیسازی کنید.
برای ثبت اطلاعات افراد تحت تکفل، یک گروه سوال جدا ایجاد کنید و سوالهایی مانند نسبت با بیمهشده، نام و نام خانوادگی، کد ملی و تاریخ تولد را در آن قرار دهید. سپس به تعداد حداکثر افراد مجاز، از این گروه سوال کپی بگیرید.
برای کنترل بهتر جریان پاسخدهی، میتوانید قبل از هر گروه، یک سوال قرار دهید و از بیمهشده اصلی بپرسید آیا مایل است اطلاعات فرد تحت تکفل دیگری را نیز ثبت کند یا خیر.
برای جدا کردن مسیر ثبتنام انفرادی و گروهی، از ویژگی شرطگذاری پرسلاین استفاده کنید. روی آخرین سوال از مجموعه سوالهای بیمه شده اصلی میتوانید تعریف کنید اگر پاسخدهنده در ابتدا گزینه ثبتنام فقط برای خود را انتخاب کرد، به صفحه پایان هدایت شود و سوالهای مربوط به افراد تحت تکفل نمایش داده نشود.
در مقابل، اگر گزینه ثبتنام برای خود و افراد تحت تکفل انتخاب شود، پاسخدهنده وارد بخش سوالهای تکمیلی خواهد شد. این کار باعث میشود فرم حرفهایتر شود و هر پاسخدهنده فقط سوالهای مرتبط با وضعیت خود را مشاهده کند.
در فاز طراحی فرم میتوانید ظاهر فرم را متناسب با هویت بصری سازمان تنظیم کنید. رنگبندی، لوگو و تصویر پسزمینه را نیز میتوانید بهدلخواه شخصیسازی کنید. همچنین در هر سوال میتوانید گزینه عکس یا ویدیو را فعال کنید و با استفاده از ویژگی چیدمان، نحوه نمایش آن را در موبایل و دسکتاپ بهصورت جداگانه تنظیم کنید.
اگر ثبتنام بیمه تکمیلی فقط در یک بازه زمانی مشخص باید انجام شود، از تنظیم زمان شروع و پایان خودکار استفاده کنید. در این حالت پاسخدهی فقط در همان بازه فعال خواهد بود و پس از پایان زمان، فرم بهصورت خودکار از دسترس خارج میشود.
برای اینکه فقط کارکنان سازمان و مجموعه امکان ورود به فرم ثبت پاسخ داشته باشند، میتوانید احراز هویت پاسخدهنده را در حساب کاربری سازمانی پرسلاین فعال کنید. در تنظیمات پیشرفته، روش احراز هویت با کد را انتخاب کرده و فهرست کدهای پرسنلی را بارگذاری کنید. در این حالت فقط کارکنانی که کد معتبر دارند امکان ورود و ثبت پاسخ خواهند داشت.
پس از فعالسازی پرسشنامه، از فاز «ارسال» علاوه بر لینک مستقیم، روشهای مختلف نمایش و اشتراکگذاری فرم نیز در دسترس است. برای مثال میتوانید لینک فرم را کپی و ارسال کنید یا کد نمایش در سایت را دریافت و در صفحه داخلی پرتال سازمان قرار دهید تا کارکنان مستقیما از همان صفحه وارد فرم شوند. اگر زیردامنه اختصاصی فعال کرده باشید، امکان ویرایش بخش پایانی لینک فرم نیز وجود دارد. در این حالت میتوانید عبارت انتهایی لینک را متناسب با موضوع فرم ثبتنام بیمه تکمیلی تنظیم کنید تا لینک خواناتر و قابلتشخیصتر باشد. این کار بهخصوص زمانی مفید است که چند فرم مختلف برای کارکنان منتشر میکنید و میخواهید لینک هر فرم بهراحتی از روی عنوان آن قابل تشخیص باشد.
پس از جمعآوری پاسخها، میتوانید نتایج را از فاز «گزارش» و در بخش جدول نتایج پرسلاین مشاهده و بررسی کرده و در صورت نیاز خروجی بگیرید. اگر فرم ثبتنام را به پُرسبِیس متصل کنید، پاسخهای ثبتشده بهصورت خودکار در یک جدول داده ثبت میشود و میتوانید آنها را به شکل دقیقتر مدیریت کنید.
در پُرسبِیس این امکان را دارید که ستونهای جدول را ویرایش کنید، عنوان آنها را کوتاهتر و کاربردیتر قرار دهید و برای هر بخش نماهای جداگانه بسازید. برای مثال میتوانید یک نما فقط برای کارکنان متقاضی ثبتنام انفرادی و یک نما برای ثبتنامهای خانوادگی ایجاد کنید.
همچنین میتوانید دادهها را فیلتر و مرتبسازی کنید، روی ثبتنامهای ناقص یا نیازمند بررسی تمرکز کنید و با افزودن ستونهای تکمیلی مانند «وضعیت بررسی مدارک» یا «تایید نهایی»، فرایند رسیدگی را مرحلهبندی نمایید.
در صورت نیاز، جدول ثبتنام را با سایر اعضای تیم منابع انسانی به اشتراک بگذارید و برای هر فرد سطح دسترسی بیننده یا ویرایشگر تعریف کنید. علاوه بر این، با استفاده از اتوماسیون در پرسبیس میتوانید بخشی از کارهای تکراری مانند ارسال پیام در صورت نقص مدارک را بهصورت خودکار انجام دهید.
اگر قصد دارید فرایند ثبتنام بیمه تکمیلی را سریعتر و منظمتر اجرا کنید، همین حالا فرم مورد نظر خود را در فرمساز پرسلاین طراحی و منتشر کنید.
