آیا تا به حال در مراحل اولیه استخدام در یک شرکت، مخصوصا قبل از مصاحبه اول، مجبور به پر کردن فرم عریض و طویل استخدامی شده‌اید؟ آیا شما هم با خود گفته‌اید که «چرا من باید دوباره همه مشخصاتم را روی این برگه‌ها بنویسم؟ مگر رزومه‌ام را نخوانده‌اند؟!»
ابتدا باید گفت که فرم استخدام بخشی جدایی‌ناپذیر از فرآیند استخدام برای مشاغل در سراسر جهان است. این فرم‌ها طیف گسترده‌ای از اسناد را شامل می‌شوند، از جمله درخواست‌های شغلی، فرم‌های کسر مالیات و قراردادهایی که شرایط استخدام را به تفصیل بیان می‌کنند. اما این فرم‌ها در حالت کلاسیک و کاغذی، به کابوس کارجوها در مراحل اولیه مصاحبه تبدیل شده‌اند؛ حتی بسیاری از شرکت‌ها در حال مهاجرت به سمت روش‌های نوین و استفاده از فرم مصاحبه استخدام ساده‌تر و آنلاین هستند.
در این مقاله ماهیت فرم‌های استخدام، اهمیت، نقاط قوت و ضعف و مزایای انتقال به فرم‌های استخدام آنلاین را بررسی کرده‌ایم. با ما همراه باشید.
فرم‌های استخدام اسنادی هستند که یک کارمند باید به عنوان بخشی از فرآیند استخدام خود تکمیل کند. این فرم‌ها می‌توانند از سازمانی به سازمان دیگر به طور قابل توجهی متفاوت باشند؛ اما به طور کلی شامل اطلاعات شخصی، سابقه استخدام، سوابق تحصیلی و توافق‌نامه‌های قانونی در مورد شرایط استخدام می‌شوند. نمونه‌های رایج عبارتند از فرم مصاحبه استخدام، فرم‌های رضایت برای بررسی پیشینه، و برخی توافق‌نامه‌های محرمانه.
فرم استخدام اولین گام در فرآیند استخدام ساختاریافته است که به کارفرماها اجازه می‌دهد اطلاعات جامعی را در مورد کاندیداهای یک موقعیت شغلی جمع‌آوری کنند. بر اساس یک نظرسنجی توسط انجمن مدیریت منابع انسانی آمریکا (SHRM)، بیش از 84 درصد از سازمان‌ها از فرم‌های استخدام به عنوان یک روش استاندارد برای جمع‌آوری داده‌ها در مورد سوابق، مهارت‌ها و تجربیات کاندیداها استفاده می‌کنند. این روش کارفرماها را قادر می‌سازد تا به طور مؤثری کاندیداها را بررسی کنند و اطمینان حاصل شود که تنها کسانی که معیارهای خواسته‌شده را دارند در فرآیند استخدام پیش خواهند رفت.
گاهی اوقات، فرم‌های استخدام شامل اسنادی هستند که شرایط و ضوابط استخدام را مشخص می‌کند، مانند شرح شغل و توافق‌نامه‌های محرمانه. این اسناد انتظارات روشنی را برای کارمندان در رابطه با نقش، مسئولیت‌ها و سیاست‌های سازمان تعیین می‌کنند. مطالعه‌ای توسط Harvard Business Review نشان داده که بیان شفاف انتظارات شغلی منجر به مشارکت بیشتر کارکنان و بالا رفتن میزان رضایت شغلی می‌شود.
اما استفاده از این فرم، در کنار اهمیتی که برای کارفرماها دارد، دارای نقاط قوت و ضعفی هم هست که در ادامه آن‌ها را باهم بررسی می‌کنیم.
نقاط قوت:
استانداردسازی: فرم‌های استخدام روشی استاندارد برای جمع‌آوری اطلاعات از همه کاندیداها ارائه می‌دهند که باعث مقایسه و ارزیابی آسان‌تر بین گزینه‌ها می‌شود.
انطباق قانونی: این فرم‌ها کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که فرآیند استخدام از قوانین و مقررات مربوطه پیروی می‌کند و خطر مسائل حقوقی را کاهش می‌دهد.
وضوح و مستندسازی: فرم‌های استخدام چهارچوبی روشن برای شرایط استخدام، حقوق و مسئولیت‌های هر دو طرف ارائه می‌دهند و به عنوان یک نقطه مرجع در صورت اختلافات عمل می‌کنند.
نقاط ضعف:
پیچیدگی: پیچیدگی و طولانی بودن برخی از فرم‌ها می‌تواند برای کارجوها ترسناک باشد و به طور بالقوه بر تجربه و درک آن‌ها از شرکت تأثیر بگذارد.
منابع فشرده: فرآیند سنتی مبتنی بر کاغذ بسیار زمانبر است و به منابع قابل توجهی برای چاپ، ذخیره‌سازی و مدیریت نیاز دارد.
امنیت داده‌ها: فرم‌های فیزیکی مستعد آسیب، از دست دادن یا دسترسی غیرمجاز هستند و اطلاعات شخصی و حساس را در معرض خطر قرار می‌دهند.
برای برطرف کردن این نقاط ضعف و تبدیل آن‌ها به نقاط قوت، بسیاری از شرکت‌ها در حال حاضر از فرم‌های استخدام آنلاین استفاده می‌کنند.
فرم استخدام آنلاین یک سند دیجیتالی است که توسط سازمان‌ها برای تسهیل فرآیند جمع‌آوری درخواست‌ها و اطلاعات از کارجوها استفاده می‌شود. برخلاف فرم‌های کاغذی سنتی، فرم‌های استخدام آنلاین از طریق اینترنت در دسترس هستند و به داوطلبان اجازه می‌دهند تا جزئیات، رزومه و سایر مدارک مورد نیاز خود را به صورت الکترونیکی ارسال کنند. این فرم‌ها برای ساده‌سازی و کارآمدتر کردن فرآیند استخدام برای کارفرماها و کارجوها طراحی شده‌اند. آن‌ها معمولاً شامل اطلاعات شخصی، سوابق تحصیلی، تجربه کاری و سؤالات خاص مرتبط با نقش شغلی هستند. کارفرماها به راحتی می‌توانند این فرم‌ها را متناسب با نیازهای موقعیت‌های مختلف سفارشی کنند و از داده‌های جمع‌آوری‌شده برای غربالگری کارآمد و انتخاب گزینه‌های مناسب استفاده کنند.
حرکت شرکت‌ها به سمت دیجیتالی شدن فرم‌های استخدام آنلاین، آن‌ها را به طور فزاینده‌ای محبوب کرده است. استفاده از این فرم‌ها مزایای بی‌شماری نسبت به فرم‌های سنتی کاغذی دارد:
کارایی: فرم‌های آنلاین جمع‌آوری و پردازش اطلاعات را ساده می‌کنند و در زمان هم برای کارفرمایان و هم برای کارمندان صرفه‌جویی می‌کنند.
دسترسی: فرم استخدام آنلاین را می‌توان از هر جایی در دسترس قرار داد و ارسال کرد، که باعث راحتی کارجوها و تسریع روند استخدام می‌شود.
مقرون به صرفه بودن: فرم‌های دیجیتال نیاز به مواد فیزیکی و فضای ذخیره‌سازی را از بین می‌برد و هزینه‌های سربار را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.
امنیت داده پیشرفته: فرم‌های استخدام آنلاین از نظر امنیتی گزینه بهتری برای محافظت از اطلاعات حساس در برابر نقض قوانین هستند.
تأثیرات زیست‌محیطی: استفاده از فرم‌های آنلاین مصرف کاغذ را کاهش داده و هم‌راستا با تلاش‌های جهانی برای پایداری زیست‌محیطی است.
ما در پرسلاین، نمونه‌های مختلفی از فرم استخدام آنلاین را طراحی کرده کرده‌ایم و به صورت نمونه فرم در اختیار شما قرار داده‌ایم. همچنین شما می‌توانید نمونه فرم استخدامی دلخواه خودتان را به کمک پرسلاین بسازید و از آن در پروسه استخدام آنلاین سازمان خود استفاده کنید. از انواع نمونه فرم استخدام آنلاین می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
فرم استخدام منشی:
فرض کنید می‌خواهید منشی برای دفترکار خود استخدام کنید. برای این منظور یک فرم استخدام منشی بسازید، آن را در آگهی استخدامی خود قرار دهید و از داوطلب‌ها بخواهید آن را پر کنند. سپس با در نظر گرفتن شرایط هرکدام به بهترین گزینه وقت مراجعه و مصاحبه حضوری دهید. به این ترتیب زمان کمتری از شما گرفته می‌شود، با داوطب‌های بهتری مصاحبه می‌کنید و زودتر به نتیجه می‌رسید.
برای اینکه فرم استخدام منشی شما بهتر طراحی شود علاوه بر سوال‌های دموگرافی از این سوال‌ها استفاده کنید:
فرم استخدام کارآموز:
در هر صنف و کسب‌وکاری استخدام کارآموز می‌تواند دوسر برد باشد. هم افراد تازه‌کار می‌توانند مهارت‌های خود را افزایش دهند و هم شرکت‌ها می‌توانند افراد دارای انگیزه را به عنوان منابع انسانی ارزشمند خود استخدام کنند. برای اینکه بااستعدادترین افراد را به عنوان کارآموز آموزش دهید و زمان و هزینه خود را صرف آموزش افراد درستی کنید از فرم استخدام کارآموز استفاده کنید. در این فرم می‌توانید علاوه بر سوال‌های دموگرافیک این سوال‌ها را بپرسید:
فرم استخدام فروشنده:
اگر فروشنده برای کسب‌وکار خود می‌خواهید باید به سراغ کسی بروید که مهارت‌های سخنوری، فروش و قانع‌کردن مشتری‌ها را داشته باشد و اگر بخواهید با تک تک کسانی که فکر می‌کنند این مهارت‌ها را دارند حرف بزنید زمان زیادی از شما گرفته می‌شود. برای اینکه پیش از مصاحبه با همه افراد بتوانید آن‌ها را غربالگری کنید از یک فرم استخدام آنلاین استفاده کنید.
فرم خود را با سوال‌های مرتبط بچینید و آن را در آگهی استخدام آنلاینتان قرار دهید. بعد از دریافت پاسخ‌ها به خوبی می‌توانید سطح هر فرد را تشخیص دهید و بهترین گزینه را انتخاب کنید. می‌توانید از این سوال‌ها برای فرم استخدام فروشنده خود استفاده کنید:
فرم استخدام تولیدکننده محتوا:
برای استخدام تولیدکننده محتوا می‌توانید در سایت‌ها و کانال‌های تلگرامی آگهی بگذارید. از افراد بخواهید رزومه خود را برایتان بفرستند و شما یکی یکی آن‌ها را بررسی کنید. فرض کنید تعداد زیادی رزومه دریافت کرده‌اید، نه تنها بررسی این رزومه‌ها زمان زیادی می‌برد بلکه ممکن است تعدادی از پیام‌ها از دیدتان پنهان بماند. حتی اگر مجددا هم به تولیدکننده محتوا نیاز داشته باشید باید مجدد آگهی بگذارید و همه این فرآیند را مجدد انجام دهید.
اما فرض کنید از فرم استخدام تولیدکننده محتوا استفاده کنید، می‌توانید چند سوال غربالگری بپرسید، رزومه‌شان را دریافت کنید، بهترین گزینه‌ها را انتخاب کنید و برای دفعات بعدی هم از این لیست استفاده کنید.
از جمله سوالات غربالگری که می‌توانید استفاده کنید این‌هاست:
فرم استخدام طراح محصول یا UX دیزاینر:
طراح‌های محصول باید ویژگی‌ها و مهارت‌های خاصی داشته باشند و برای پروژه‌های متفاوت باید ویژگی‌های متفاوتی را هم داشته باشند. مثلا ممکن است شما به یک UX دیزاینر سنیور نیاز داشته باشید یا نیروی جونیور. در هر صورت باید بتوانید رزومه همه این افراد را در بایگانی خود ذخیره کنید، بهترین گزینه‌ها را غربال کنید تا در آینده بتوانید از آن‌ها استفاده کنید. از جمله سوال‌هایی که می‌توانید در فرم استخدام طراح محصول خود بگذارید و آن را در آگهی استخدامتان بگذارید این موارد است:
آزمون استخدام:
شاید آزمون استخدامی فرم استخدام نباشد اما آزمونی بسیار مهم برای سازمان‌های بزرگی است که می‌خواهند از استخدام افراد خیالشان راحت باشد و زمان بررسی هزاران رزومه را به چند ساعت کاهش دهند.
اگر قصد استخدام دارید و می‌خواهید آگهی استخدامی بزرگی بزنید و پیش از استخدام از متقاضی‌ها آزمون بگیرید، برای کاهش هزینه‌هایتان این کار را به کمک یه آزمون استخدامی آنلاین انجام دهید.
- سوالات هوش، کامپیوتر، تخصصی و عمومی را در میان سوالاتتان بگنجانید.
- برای شروع و پایان آزمون استخدامی خود زمان تعیید کنید.
- از احراز هویت شرکت‌کننده‌ها استفاده کنید
- زمان آزمون را محدود کنید تا امکان تقلب کاهش یابد.
- در آزمون خود پاسخنامه را قرار دهید تا افراد نمره آزمونشان را بدانند.
- بهترین نتایج را به مصاحبه دعوت کنید و بهترین گزینه را انتخاب کنید.
پرسلاین نرم‌افزار ساخت فرم استخدام و انواع فرم‌های دیگر برای کسب‌وکارهای حرفه‌ای و پیشرو است. به کمک پرسلاین می‌توانید فرآیندهای زمانبر و طولانی را کوتاه کنید، در آینده داده‌های متقاضیان را داشته باشید، با ATS کاربوم یکپارچه شوید و فرآیندهای منابع انسانی برای استخدام را ساده‌تر و سریع‌تر مدیریت کنید.
برای اطلاعات بیشتر و آشنایی با نمونه فرم استخدام آنلاین پرسلاین، به لینک زیر بروید:
جمع‌بندی
پذیرش فرم‌های استخدام آنلاین می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی بر کارایی عملیاتی، تجربه کارجو و نتیجه نهایی شرکت شما داشته باشد. این فرم‌ها نه تنها فرآیند استخدام را کارآمدتر می‌کنند، بلکه به کارکنان بالقوه سیگنال می‌دهند که شرکت موردنظر شما برای نوآوری و پایداری ارزش قائل است. علاوه بر این، ویژگی‌های امنیتی و انطباق پیشرفته پلتفرم‌های دیجیتالی مانند پرسلاین می‌تواند از شرکت شما در برابر نقض داده‌ها و مسائل قانونی محافظت کند.
در آخر، از تجربیاتتان بگویید، شما هم از این فرم‌های کاغذی عریض و طویل پر کرده‌اید؟ فکر می‌کنید چه عواملی در این زمینه باید بهتر شوند؟ منتظر نظراتتان هستیم.
