اگر می‌خواهید داده با‌کیفیتی برای تحلیل و تصمیم‌گیری به کمک پرسشنامه و فرم آنلاین جمع‌آوری کنید، از هشت اشتباه رایج در نوشتن سوالات پرسشنامه اجتناب کنید و این توصیه‌ها را بکار برید.
۱. پرسشنامه‌ای کوتاه طراحی کنید.
عموما پاسخ‌دهندگان به پرسشنامه، بعد از حدود ۱۵ دقیقه:
۱.۱. تصمیم می‌گیرند به پاسخ‌دهی ادامه ندهند. این نه تنها برای شما هزینه دارد، بلکه کیفیت پاسخ‌ها را زیر سوال می‌برد.
۱.۲. تمرکز روی جواب‌هایی که می‌دهند، ندارند. جواب‌ها را تصادفی انتخاب می‌کنند تا زودتر به انتهای پرسشنامه برسند.
۱.۳ عصبانی می‌شوند. اگر شما به دنبال ارزیابی رضایت مشتری هستید، با طولانی شدن پرسشنامه در حال کاهش رضایت مشتری خود هستید.
۲. بیش از یک موضوع را در هر سوال مورد پرسش قرار ندهید. به این سوال توجه کنید: «سرپرستم برای انجام کار با من مشورت می‌کند و در حیطه کاری به من آزادی عمل می‌دهد». اگر پاسخ‌دهنده به این سوال مورد مشورت قرار گیرد ولی آزادی عمل در حیطه کاری نداشته باشد، چگونه باید پاسخ دهد!؟ به این عبارات «Double-barreled Questions» گفته می‌شود؛ یعنی در یک عبارت سوالی دو موضوع مورد پرسش قرار می‌گیرند. در مثال بالا دو سوال «در شش ماه گذشته، سرپرستم برای انجام کار با من مشورت کرده است» و «در شش ماه گذشته، در حیطه کاری به من آزادی عمل داده شده است» پاسخ دقیقتری را به همراه خواهد داشت. دقت کنید که چگونه از بازه زمانی در این سوالات استفاده شده است.
۳. معنای مثبت یا منفی را در سوال القا نکنید. به این سوال توجه کنید: «در هفته گذشته، چقدر از پول خود را برای رفتن به کافه تلف کرده‌اید؟». با بکار بردن نظرات و دیدگاه‌های شخصی در متن سوال، پاسخ‌دهنده را به لحاظ ذهنی و عاطفی متاثر خواهید کرد و پاسخ‌های این نوع سوالات دقیق نخواهد بود. به این عبارات «Loaded Questions» گفته می‌شود؛ یعنی سوال بار عاطفی مثبت یا منفی را به همراه دارد. در مثال بالا «در هفته گذشته، چقدر از درآمد خود را در کافه خرج کرده‌اید؟» سوال دقیقتری خواهد بود.
۴. از لغات ساده و قابل فهم استفاده کنید.
در برخی مطالعات، به خصوص تحقیقات دانشگاهی که پرسشنامه، معمولا، از زبان دیگری ترجمه می‌شود، عبارات و جمله‌بندی‌های گنگ و نامفهوم فراوان دیده می‌شوند. فارغ از اینکه چه کسی می‌خواهد به پرسشنامه شما پاسخ دهد، زبانی ساده و شفاف را بکار برید. در جایی که لازم است از اصطلاحات، تعریفی ساده و قابل فهم ارائه دهید. اگر جامعه مورد نظر شما متخصص در حوزه‌ای هستند به جای توضیح و تفصیل، به نوشتن سوالات دقیق تمرکز کنید.
۵. از سوگیری ناشی از ترتیب سوالات بپرهیزید در یک پرسشنامه این دو سوال به ترتیب از مخاطب پرسیده شده است: «به نظر شما بازاریابی محتوا چقدر اهمیت دارد؟» و «در برنامه سال آینده، چقدر به سرمایه‌گذاری در بازاریابی محتوا اختصاص خواهید داد؟». اگر کسی معتقد باشد که بازاریابی محتوا اهمیت بسیاری دارد، احتمالا عددی متورم شده را در سوال بعد اعلام خواهد کرد. نمونه دیگری از سوگیری وقتی رخ می‌دهد که در ابتدای یک پرسشنامه و نظرسنجی، در خصوص جنسیت، درآمد و … سوالی پرسیده می‌شود. برای مثال تحقیقات نشان داده‌اند اگر در ابتدای یک تست ریاضی درمورد جنسیت پرسش شود، دختران نتایج بدتری را در مقایسه با زمانی‌که در انتهای تست جنسیت مورد پرسش قرار گیرد، خواهند داشت. این نحوه پرسشگری با خطای کلیشه‌ای(Stereotype Threat) همراه است. سوگیری ناشی از ترتیب سوالات می‌تواند نتایج و تحلیل آن‌ها را تحت تاثیر قرار دهد. در چنین مواردی بهتر است از نمایش تصادفی سوالات یا گزینه‌ها استفاده و سوالات دموگرافیک را در انتهای پرسشنامه بیان کرد.
۶. پاسخ‌دهندگان را به شیوه‌ای دوستانه مخاطب قرار دهید.
پرسش‌های شما نباید به پاسخ‌دهندگان عدم صلاحیت در پاسخ‌دهی را القا کند. از عباراتی مانند «به نظر شما»، «آیا فکر می‌کنید» و … استفاده کنید تا مخاطب حس کند نظر وی واقعا شنیده می‌شود و در حال پاسخ دادن به سوالات یک امتحان نیست!
مثلا اگر مخاطب شما مدیر منابع انسانی یک سازمان است و پرسشی درباره عملکرد نامطلوب منابع انسانی می‌خواهید بپرسید، بهتر است به جای «آیا کارکنان شما زمانی را برای یادگیری در اختیار دارند؟» مطرح کنید «در بررسی ما از بسیاری سازمان‌ها متوجه شدیم که زمان ناچیزی به یادگیری کارکنان اختصاص می‌یابد، به دلایلی مانند کمبود منابع مالی یا سایر اولویت‌های ناشی از ماموریت سازمان. آیا کارکنان سازمان شما زمانی را برای یادگیری در اختیار دارند؟». به این ترتیب پاسخ صادقانه‌تری دریافت خواهید کرد.
۷. بازه زمانی برای برخی سوال‌ها مشخص کنید.
«چقدر در اینترنت وقت صرف می‌کنید؟»، «چقدر برای مسافرت هزینه می‌کنید؟». در این نوع سوال‌ها باید یک بازه زمانی را برای خواننده سوال مشخص کنید تا اطلاعات دقیقتری بتواند به شما ارائه دهد. بهتر است بازه زمانی موردنظرتان را در ابتدای سوال بیاورید. «در هفته گذشته، چقدر در اینترنت وقت صرف کرده‌اید؟» یا «در شش ماه گذشته، چقدر برای مسافرت هزینه کرده‌اید؟». اگر زمان مشخصی را در ذهن ندارید، از کلماتی مانند «عموما»، «به‌طور کلی» و «در مجموع» استفاده کنید ولی به یاد داشته باشید که پاسخ به این نوع سوالات دشوار است و داده دقیقی را به دست نخواهید آورد.
۸. از سوالات کلی استفاده نکنید
به این سوال توجه کنید: «نظر خود را درباره محصول ما بیان کنید». وقتی پاسخ‌دهنده با این سوال مواجه می‌شود درباره چه بخشی از محصول نظر دهد. کیفیت؟ قیمت؟ ارزش خرید؟ خدمات پس از فروش؟
اگر به دنبال استفاده از اطلاعات جمع‌آوری‌شده با هدف بهبود هستید، باید سوالات خود را دقیق بنویسید. براساس اهدافی که برای پرسشنامه و فرم آنلاین یا پیمایش خود موردنظر قرار داده‌اید، کدام‌یک از جنبه‌های محصول را می‌خواهید بهبود دهید؟ اگر اطلاعاتی برای بهبود کلیه جوانب می‌خواهید جمع‌آوری کنید، به ازای هریک، سوالی جداگانه طراحی کنید و به پاسخ‌دهنده اجازه دهید تمرکز کند.
استفاده از نرم افزار فرم ساز آنلاین، زمان و هزینه ساخت نظرسنجی آنلاین را بهبود می‌دهد، اما هیچ‌وقت نباید از نحوه نوشتن سوالات پرسشنامه که گامی اساسی در تحقق اهداف شما از جمع‌آوری داده‌ها است، غافل شد. بهتر است بعد از نوشتن سوالات پرسشنامه، آن را با تعدادی از مخاطبان خود مرور کنید و اطمینان پیدا کنید از این هشت اشتباه رایج، اجتناب کرده‌اید.
