«وقت طلاست». این ضرب‌المثلی است که همه‌ی ما شنیده‌ایم، اما بیش‌ترمان فقط زمانی آن را با تمام وجود درک می‌کنیم که از نظر زمانی در فشار قرار گرفته باشیم: شب امتحان و در حالی که هنوز مطالعه‌ی خیلی از مباحث امتحان باقی مانده یا روزهای آخر تحویل پروژه و در حالی که کارفرما با پیام‌هایش ما را عاصی کرده و البته خودمان می‌دانیم کار به این زودی‌ها آماده نمی‌شود. در زندگی روزمره‌ی ما از این نمونه‌ها زیاد است. برای تکمیل تمام این کارها فرصت کافی داشته‌ایم، اما وقتی به ضرب‌العجل‌ها می‌رسیم، نمی‌دانیم که با این همه «وقت» چه کرده‌ایم. شاید حتا واقعن تمام این فرصت‌ها را به بی‌خیالی نگذرانده باشیم و سخت هم کار کرده باشیم، اما باز هم در انتها وقت کم می‌آوریم. چرا؟ روز همه‌ی ما ۲۴ ساعت است، پس چطور دستاورد بعضی افراد خیلی بیش‌تر از بقیه است؟
بحث پول که می‌شود، بیش‌ترمان مراقبیم که چطور خرجش کنیم. اما به «زمان» که می‌رسیم، بی‌نهایت دست‌و‌دل‌باز می‌شویم. به تمام درخواست‌های بی‌ربطی که در قبال وقت‌مان می‌شود، پاسخ مثبت می‌دهیم. با همه‌چیز جوری برخورد می‌کنیم که انگار همین حالا باید انجام شوند؛ در جلسات بیهوده شرکت می‌کنیم، از واگذار کردن کارها به بقیه فراری هستیم، چون می‌ترسیم که کیفیت کار پایین بیاید، روزهای زندگی‌مان را به صندوق‌های ایمیل و گوشی‌های هوشمندمان افسار کرده‌ایم و لجوجانه به انجام وظایفی ادامه می‌دهیم که ماشین‌ها هم می‌توانند آن را برایمان انجام دهند. برخوردمان با با «زمان» و «پول» این‌قدر متفاوت است، در حالی که زمان بر خلاف پول برگشت‌پذیر نیست.
اینجاست که موضوع مدیریت زمان مطرح می‌شود. نمی‌خواهیم به شما بگوییم که زمان را چطور به عقب برگردانید، چون واقعن زمان برگشت‌پذیر نیست، اما احتمالن می‌توان از آن استفاده‌ی خیلی مفیدتری کرد. مدیریت زمان یعنی بتوانید به‌جای سخت‌تر کار کردن، هوشمندانه‌تر کار کنید تا در نهایت در مدت زمان کم‌تر کارهای بیش‌تری را انجام دهید.
برای شروع مدیریت زمان، پنج راهکار را به شما پیشنهاد می‌کنیم.
امروزه می‌توان انواع مختلفی از فعالیت‌ها را خودکارسازی کرد. متاسفانه بیش‌تر افراد از ابزارهای خودکارساز استفاده نمی‌کنند. ابزارهایی که تعدادشان زیاد، قیمت‌شان منطقی، کاربری‌شان ساده و در عین حال موثر هستند.
بیایید مروری داشته باشیم که چه کارهایی را می‌توان خودکارسازی کرد (فراموش نکنید که این فهرست کامل نیست):
ابزارهایی که در این موارد می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید:
فعالیت‌های فرایندمحوری را که نمی‌توان خودکارسازی کرد، یا باید به دیگران واگذار کرد یا باید برون‌سپاری شوند. اگر کاری که وقت‌تان را برایش هزینه می‌کنید حساسیت و ظرافت کمی دارد، فرایندش تکراری است و آن‌قدر ساده است که که هرکسی می‌تواند در ازای دریافت بخش اندکی از درآمد ساعتی شما از پس انجامش برآید، چرا باید خودتان آن را انجام دهید؟
در قسمتی از پادکست محبوب Joe Rogan Experience، بنیان‌گذار AngelList، نَوال راویکانت (Naval Ravikant)، پیشنهاد می‌دهد برای خودتان درآمد ساعتی آرمانی تعیین کنید و به آن پایبند بمانید: «به هیچ وجه در ازای چیزی کم‌تر از این مقدار، وقت‌تان را صرف نکنید. حالا این کار می‌خواهد شرکت در جلسه باشد یا برگشت زدن بسته‌ای که از آمازون دریافت کرده‌اید… من اگر مجبور باشم چیزی را برگشت بزنم و آن چیز ارزشش از درآمد ساعتی من کم‌تر باشد، قیدش را می‌زنم.»
استیو گلاوسکی (Steve Glaveski) می‌گوید که هنگام کار کردن با کارآفرین‌ها، جدول زیر را که پری مارشال (Perry Marshall) تهیه کرده نشانشان می‌دهد و از آن‌ها می‌پرسد: «چند درصد از وقت‌تان را صرف کارهایی می‌کنید که ارزش‌شان ساعتی ده دلار است؟»
او می‌گوید معمولن چنین پاسخی را دریافت می‌کند: «تقریبن نیمی از وقتم.» و وقتی به آدم‌ها فشار می‌آورد که کارها را برون‌سپاری کنند، آن‌ها بدون آنکه متوجه طعنه‌آمیز بودن جواب‌شان باشند، به او می‌گویند: «وقت همچین کاری رو ندارم!»
برای به‌دست آوردن زمان، باید زمان صرف کنید. اما مانند سود مرکب، در بلندمدت خیلی بیش‌تر از زمانی که هزینه کرده‌اید، صرفه‌جویی خواهید کرد.
«ولی انجام این کار هر روز فقط چند دقیقه وقتم رو می‌گیره!» اگر انجام کاری تنها ۵ دقیقه وقت‌تان را بگیرد و در روز پنج تا از این کارها داشته باشید، سالانه به اندازه‌ی ۱۵ روز کاری از زمان خودتان را صرف این خرده‌کاری‌ها کرده‌اید. تازه اگر از هزینه‌های جابه‌جایی بین فعالیت‌ها نیز صرف‌نظر کنیم.
برای برون‌سپاری فعالیت‌های کم‌ارزش، از این ابزارها استفاده کنید:
